Planejamento de compras para reduzir custos

Como fazer o planejamento de compras em uma pequena empresa

Um bom planejamento de compras é essencial para quem precisa de matéria-prima para produção ou de material para revenda. Sem esse cuidado, as falhas aparecem, atingem do estoque às vendas e causam prejuízos às finanças. Trabalhar com previsão é a melhor estratégia, inclusive nas pequenas empresas, nas quais a eficiência, mais do que luxo, é uma necessidade.

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Por que planejar suas compras

A empresa X fabrica calçados e utiliza diariamente componentes diversos para atender a um pedido. Já a empresa Y é revendedora na área de vestuário, e o tipo de roupa mais procurado pelos seus clientes varia muito de acordo com o clima em determinada semana.

Nos exemplos, temos um estabelecimento industrial e outro comercial, mas algo em comum: a necessidade do planejamento de compras. No primeiro caso, se faltar matéria-prima, a produção é comprometida e a entrega atrasa. No segundo, sem o produto desejado no estoque, resta ao cliente tentar resolver sua demanda em outra loja. Em ambos, é prejuízo na certa.

Quando você sai às compras, não quer ouvir do fornecedor que a mercadoria que precisa atrasou ou está em falta, não é mesmo? Então por que sujeitar o seu cliente a essa desagradável situação? Se não quer correr o risco de perdê-lo, afetando a imagem da sua empresa, é importante que saiba planejar as compras. Mas como fazer isso?

Reduza custos com o planejamento de compras

Fazer compras planejadas significa adquirir tudo aquilo que é essencial ao negócio, seja para produção, para revenda ou mesmo para a execução de um serviço, na frequência definida como ideal para que a atividade seja realizada sem interrupções.

Essa característica de trabalho ininterrupto vai ao encontro da eficiência nos processos internos. Também evita que gastos extras sejam gerados, como no caso de uma compra urgente, sem margem para negociar valores, por vezes junto a um fornecedor de menor qualidade, apenas para atender a uma exigência que deveria ter sido prevista.

Como é possível perceber, um bom planejamento de compras depende de solucionar uma equação que envolve desde a equipe interna até fornecedores e clientes, passando por preços e prazos de entrega dos produtos. Mas quem é responsável por dar ordem a esse processo?

Em grandes empresas, há departamentos específicos para compras. Em negócios menores, pode haver uma área ou mesmo uma pessoa encarregada da tarefa. Em outros, um profissional acumula essa e mais funções - por vezes, é o próprio dono quem cuida de tudo sozinho.

É claro que a complexidade da tarefa varia bastante conforme o porte da empresa, mas há algumas etapas essenciais que se aplicam a todas elas, tornando viável estabelecer uma boa organização, evitar o desabastecimento e ainda reduzir custos.

Veja o que você pode fazer:

Conheça a demanda

Uma fábrica de calçados que deixa de finalizar um pedido pela falta de cadarços é como uma loja de roupas que chega ao verão sem itens de moda praia, ou como uma lanchonete que serve cachorro-quente sem salsicha. A demanda é quase sempre fácil de ser observada, mas exige que se pense sobre ela. Se alguma matéria-prima importante está em falta, é um claro sinal de desorganização.

Identifique os fornecedores

Uma mínima organização exige que se conheça quem vende os produtos que precisa. É válido cadastrar os fornecedores, incluindo seus dados, contatos e informações gerais, como preços e prazos de entrega, além da qualidade das mercadorias e atendimento e do grau de confiança. Tudo isso ajuda na definição sobre as empresas que serão procuradas para cotação.

Faça cotações

A cotação objetiva encontrar o menor preço pela máxima qualidade e melhor prazo de entrega. Ao identificar os fornecedores mais confiáveis, você já deu um passo nesse sentido, mas pode qualificar ainda mais o processo. Para isso, busque pelo menos três orçamentos, pois isso estimula a competição entre as empresas.

Saiba negociar

Encontrou o menor valor? Ainda não bata o martelo: o negócio ideal pode estar no preço de uma empresa, no prazo de entrega de outra e na condição de pagamento da terceira. Use as informações a seu favor e argumente com os fornecedores para construir o melhor cenário de compra possível.

Tenha um plano B

Esta é uma etapa importante, mas caso tenha obedecido às anteriores, nem precisará se preocupar exclusivamente com ela. Se buscou cotações e negociou com fornecedores, a dica é manter conversas e um bom relacionamento com aqueles que não foram escolhidos. Se algum problema ocorrer, você terá a quem recorrer há tempo de evitar prejuízos.

Gerencie o estoque

Equilíbrio é a palavra-chave nesse espaço. O estoque não pode estar vazio ao ponto de faltarem insumos para produção ou itens para revenda e tampouco cheio ao ponto de materiais serem desperdiçados - isso sem falar que o dinheiro ali parado na forma de mercadorias poderia ser investido em outras necessidades do negócio.

Envolva toda a empresa

O estoque, como se viu, é o setor que define quando é hora de comprar e quanto é preciso adquirir. Mas todas as áreas da empresa são afetadas pelo processo de compras e, por isso, devem participar do planejamento. Vamos entender melhor por que isso acontece:

  • Financeiro: cada nova compra gera uma conta a pagar
  • Vendas: sua demanda define saídas do estoque e compras futuras
  • Produção: depende das compras para funcionar
  • Controle de qualidade: estabelece padrões mínimos aceitáveis.

Invista em um sistema de gestão

O tópico anterior deixa clara a importância de as diferentes áreas da empresa conversarem entre si. E uma das melhores formas de fazer isso é através de um sistema de gestão. Entre suas funcionalidades, um registro de vendas gera um aviso automático no estoque para saída de produtos e necessidade de nova compra - dois assuntos que interessam ao financeiro. E nem falamos do estoque, cujo controle a partir desse tipo de software é facilitado.

Capacite seus colaboradores

Chegamos ao fim da lista, mas este item é tão ou mais importante que os anteriores. Quando a empresa investe no treinamento de seus colaboradores, colhe motivação, produtividade e comprometimento com as metas e diretrizes. O processo de compras -  assim como os demais - tende a funcionar de forma muito mais eficiente quando há envolvimento de todos.

Considerações finais

Você viu neste artigo que um planejamento de compras pode reduzir custos e ir além, otimizando processos, aumentando a produtividade e se refletindo positivamente em todas as áreas da empresa.

Para terminar, vale um recado ao empreendedor: busque também a capacitação, estude, leia e se informe, converse com seu contador sobre as melhores práticas de gestão e dê um exemplo positivo para a sua equipe. Quando suas ações são bem planejadas, os resultados tendem a ser satisfatórios.

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