Planejamento: Como dar os primeiros passos no controle financeiro

Controle financeiro é parte essencial no planejamento de longo prazo

Se alguém perguntar: “Quais são os controles financeiros iniciais mais importantes para uma empresa? ” Qual seria sua resposta? Aqui, vamos analisar os processos de monitoramento mínimo que devem ser levados em conta, a fim de proteger e preservar os ativos de uma empresa.

Controle o financeiro com um sistema integrado para sua empresa

O que o empreendedor deve estabelecer além de planejar e monitorar, é definir meticulosamente qual serão os limites financeiros que, se ultrapassados, poderão causar danos à empresa. Esses limites serão como seu “cão de guarda”. Um deles, por exemplo, pode ser o controle do orçamento do fluxo de caixa, das receitas e das despesas. Fazer o planejamento e monitoramento desses pontos básicos poderão ser cruciais para proteger a empresa ou alertar sobre as necessidades diárias do negócio.

Ser empreendedor significa estar exposto a números, gastos, ganhos e decisões diariamente. Caso a empresa tenha dados concretos e confiantes, é possível juntar informações suficientes para tomar decisões futuras. Muitas dessas informações são obtidas com um controle financeiro, ou seja, a finalidade de um controle financeiro é ser o mais preciso e realista.

Os primeiros anos para qualquer novo negócio são extremamente importantes para o sucesso a longo prazo, com muitos desafios a superar e lições a serem aprendidas.

Problemas de liquidez e finanças mal administradas são as principais causas do fracasso empresarial nos primeiros anos. Algumas empresas não conseguem planejar adequadamente, alguns esquecem de ser realistas, não mantém o controle de custos, outros deixam de cobrar pagamentos pendentes. Por isso, é necessário ter em mente que não adianta a empresa ter uma série de dados se eles não forem organizados. Tenha principalmente essas respostas bem claras, seja em uma planilha ou um aplicativo de controle financeiro:

  • Qual é o valor total a receber dos clientes?
  • Qual é o valor que tenho para receber nos meses seguintes?
  • Tem algum montante em atraso? Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?
  • Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

Com isso, é possível maximizar as chances de sucesso do negócio por estar ciente das armadilhas. Você pode gerenciar as finanças da sua empresa com cuidado e manter um olhar atento sobre o seu fluxo de caixa.

Tomar medidas sensatas e práticas irão ajudar no controle de gastos e fazer com que o seu negócio não corra riscos financeiros excessivos. Aqui estão algumas dicas úteis para os primeiros passos:

Faça um planejamento financeiro e com previsões

Desenvolva um plano financeiro ou uma estrutura clara para manter o controle das finanças que entram e saem da sua empresa. Por exemplo, um modelo de gastos para o seu negócio pode ser feito da seguinte maneira:

  • 50% das receitas utilizar para as despesas (tais como folha de pagamento ou materiais – custos diretos)
  • 30% da receita na construção do negócio (como a expansão, novos equipamentos ou custos de recrutamento).
  • 20% da receita para o futuro, para o desenvolvimento de novos produtos e serviços.

Diferentes métodos ou planos podem ser utilizados, depende de como a sua empresa funciona melhor. É necessário discutir isso com seu contador ou sócio.

Em relação a previsões, não se deixe enganar ou quebrar a cabeça para fazer uma previsão de mais de 3 anos. Uma decisão pode mudar todas as circunstâncias do seu negócio, e quando isso acontecer, lembre-se de alterar o planejamento financeiro também. Tente realizar algumas previsões simples do seu negócio. Seja realista e estime o quanto você vai vender e quanto você vai gastar. É possível se basear em pesquisas sobre negócios da mesma área que você, por exemplo dados do seu concorrente. 

Conecte estes números em seu plano financeiro e veja se os resultados são positivos. Se não, talvez seja necessário alterar seus planos, como por exemplo, procurar um investidor ou fazer um empréstimo.

Seja ambicioso, porém realista

Ambição e entusiasmo são características importantes para empreendedores e gestores. Mas é necessário se manter focado para tomar decisões financeiras racionais com base em fatos. Quando você abre um novo negócio, a sensação de controle financeiro pode ser ótima. Mas com isso, vem a responsabilidade. Algumas decisões poderão ser boas, outras nem tanto.

Como qualquer outra área da vida, aprender a gerir uma empresa vem através da experimentação, de sucessos e erros ocasionais. Porém, empreendedores bem-sucedidos têm duas coisas em comum - eles aprendem com seus erros, e cometem erros pequenos o suficiente para que sejam capazes de se recuperar financeiramente. Por isso, tenha sempre um plano B na manga.

Fluxo de caixa traçado

Um bom software de gestão pode criar gráficos com os dados de entrada (vendas de bens ou serviços) e saídas (contas a pagar) para o seu negócio. Se você olhar para estas informações ao longo de um período de semanas e meses, você terá uma ideia das taxas de fluxo de dinheiro que entram e saem do seu negócio. Obviamente você precisa que as entradas sejam maior do que as saídas para ter um lucro. Caso você tenha um longo período de despesas altas ou se o seu produto for sazonal, é necessário fazer ajustes para não ter problemas de liquidez - reestruturar para evitar quedas.

Algumas medidas a serem tomadas para balancear seu fluxo de caixa, podem ser:

  • Considere a negociação de diferentes datas de pagamento aos seus fornecedores para alinhar melhor as entradas e saídas
  • Não deixe pagamentos atrasados de clientes em aberto
  • Compreenda o impacto negativo de ter estoques no escritório ou armazém – isso custa espaço e dinheiro
  • Estabeleça uma boa linha de crédito do negócio para que você possa acessar o dinheiro extra a curto prazo, se necessário.

Gerir a dívida da sua empresa

Avalie suas dívidas regularmente. Olhe para os custos de reembolso, veja se as suas circunstâncias mudaram, e decida se você precisa reduzir - ou aumentar - o financiamento da dívida.

É importante ficar atento sobre as despesas, com relatórios de:

  • Lucros e perdas
  • Relatórios de balanço
  • Demonstração dos fluxos de caixa
  • Contas a pagar e contas a receber
  • Depreciação
  • Folha de pagamento

Lembre-se de manter suas finanças pessoais e profissionais separadas: use um cartão de crédito e conta bancária separada para despesas relacionadas ao negócio. Isso torna o controle de custos da empresa em algo bem menos complicado.

Conclusão

Gerir as suas finanças e fluxo de caixa não deve ser nunca colocado de lado. Deve ser uma parte fundamental da sua estratégia de negócios.

Para ser um empreendedor bem-sucedido você deve entender completamente os números que impulsionam o seu negócio. Isso dará o conhecimento que você precisa para manter sua empresa funcionando, e ajudá-la a crescer quando for a hora certa.

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