Os principais gastos de uma empresa e como reduzi-los

Gerenciar os gastos de uma empresa pode ser um desafio para muitos empreendedores, que ficam com dúvidas sobre onde realmente podem economizar. Afinal, por mais que seja importante reduzir os custos, a operação do negócio não pode ser prejudicada. 

Portanto, muitas vezes a pergunta certa não é “como cortar gastos”, e sim como reduzi-los sem que o cliente fique insatisfeito. Imagine uma boleira que é conhecida pelos seus doces. Se ela comprar um chocolate mais barato, os bolos podem ficar com um gosto diferente, deixando de agradar o público. 

Para ajudar você no processo de redução de gastos da empresa, neste conteúdo, vamos dar dicas práticas de como economizar de forma inteligente. Ao final, confira também uma informação valiosa para o seu negócio. Boa leitura! 

Principais gastos de uma empresa e como reduzi-los

É importante ter em mente que, em uma empresa, nem todo dinheiro que sai pode ser considerado gasto. Existem os investimentos, as despesas, os custos com a operação em geral e os não operacionais. Entenda melhor a definição de cada um: 

• Investimentos: gastos que trazem benefícios para a empresa, como cursos e treinamentos;

• Despesas: gastos relacionados à administração e manutenção da empresa que não estão ligados diretamente ao produto final , como aluguel, materiais de escritório e impostos;

• Custos: todos os gastos relacionados com a produção do serviço ou mercadoria, como a matéria-prima e o salário dos colaboradores envolvidos na produção.

Sabendo que nem todo gasto é despesa, está na hora de olhar para cada um deles e ver onde é possível economizar sem afetar a operação. Continue lendo para conferir em quais setores e processos você pode fazer isso. 

Contratação de pessoal

Sabia que pode sair mais barato treinar os seus colaboradores do que optar pela demissão daqueles que ainda não conseguem se adequar aos processos da empresa ou novas contratações?

É claro que, muitas das vezes, quando o funcionário não compartilha dos mesmos valores do negócio, a demissão acaba sendo inevitável. No entanto, em outras situações, um bom treinamento pode solucionar desafios de atendimento, vendas, postura e até mesmo de apresentação pessoal. 

Afinal, o colaborador é quem faz toda a engrenagem da empresa funcionar. Por isso é preciso ter atenção ao seu time para que o cliente final fique satisfeito com o produto ou serviço.

Nossa dica aqui é: analise a sua equipe, identifique os desafios e pondere onde vale a pena treinar e em quais casos a demissão e/ou novas contratações são pertinentes. 

Aquisição de materiais: estoques, móveis e utensílios de escritório

Os estoques de matérias-primas e produtos, além dos móveis e utensílios de escritório, são os gastos rotineiros da empresa. 

O recebimento e controle das quantidades das mercadorias deve ser feita com o máximo de precisão, já que, se compradas em excesso ou em escassez, podem gerar diversos prejuízos. 

Além disso, é necessário sempre estudar o valor e custo benefício dos fornecedores. Não adianta contratar olhando apenas para o preço se a qualidade da matéria-prima ou das mercadorias é inferior.

Já os móveis e utensílios de escritório devem ser racionalizados. Usar a impressora da empresa para imprimir documentos pessoais e os celulares corporativos para ligações particulares refletem em gastos muito maiores do que o esperado, por exemplo. 

Por isso é importante um controle desses bens e uma correta orientação aos colaboradores e gestores. Também é essencial conhecer a realidade da sua empresa para realizar as compras da forma mais assertiva  Se os seus colaboradores precisam de um bom computador para trabalhar, procure o equipamento com maior  custo-benefício possível.

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Aluguel e condomínio

Alguns empreendedores sonham com um espaço físico invejável para realizar suas atividades e, muitas vezes, esquecem de ponderar se ele realmente será necessário e bem aproveitado. Gastos com aluguéis e condomínio são despesas que pesam bastante. 

Ao optar por espaços menores os gastos também são reduzidos. Além disso, hoje também é comum utilizar espaços de coworking, ou seja, dividir um escritório com outras pessoas e outras empresas. 

Por isso, sempre avalie a necessidade de possuir ou não um espaço físico. Diversos negócios operam no modelo 100% remoto atualmente e possuem uma produtividade maior do que nunca. 

Caso você realmente precise de um espaço físico, busque por opções que não pesem tanto no orçamento. Para isso, pesquise bastante. 

Maquinário e serviços

Os custos decorrentes do funcionamento das máquinas (água e eletricidade, por exemplo), estão intimamente ligados à produção de bens ou até de serviços. 

Tão importante quanto saber o valor que uma empresa gasta para produzir uma mercadoria ou prestar um serviço é entender que esses valores devem entrar diretamente no custo final do seu produto, já que esses são custos de produção.

Internet, telefones e outros serviços gerais também são gastos corriqueiros que devem ser adquiridos sob medida para a sua empresa. 

Não há necessidade de contratar uma internet de 80 gigas se sua empresa só tem 10 funcionários e a utilização massiva desse serviço será aproveitada apenas para o envio e recebimento de e-mails, por exemplo. 

Portanto, pondere bem e estude com as operadoras as melhores propostas oferecidas.

Também é muito importante a manutenção e reparos de máquinas e demais equipamentos. Criar um cronograma para tais processos e divulgar entre os colaboradores formas de conservá-los são ações essenciais para evitar problemas e gastos maiores. 

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Fique atento aos custos fixos e variáveis

É muito importante a identificação dos custos fixos e variáveis da sua empresa. 

Os custos variáveis são aqueles ligados à produtividade, como luz (no caso da indústria), e aquisição de matérias-primas. Já os custos fixos, são todos aqueles que são geridos independentemente do quanto você produziu no mês, como aluguel.

Ter noção desses dois conceitos ajuda a saber o quanto cobrar por produtos e serviços, descobrir quais deles podem ser cortados ou economizados e quais devem ser mantidos.

Uma boa iniciativa para reduzir os custos variáveis é justamente conversar com os colaboradores e incentivar práticas de economia, como desligar luzes de sala que não estão sendo utilizadas. 

Parece simples, talvez até clichê, mas divulgar essas orientações e acompanhar o cumprimento delas é essencial para uma gestão financeira eficiente. 

Leia também este conteúdo em que damos diversas dicas de como reduzir esses custos dentro da sua empresa.

Use a tecnologia para gerenciar os custos da sua empresa 

Como já dissemos, cortar gastos de uma empresa não é uma tarefa fácil. Porém, quando se analisa todo o ambiente do negócio, tomar decisões de onde é saudável reduzir custos ficará bem mais fácil

Com esse conhecimento, é possível diminuir os custos sem prejudicar a operação do negócio nem o serviço ou produto que é oferecido ao cliente. Além disso, contar com a tecnologia é fundamental para gerenciar os gastos da sua empresa de uma forma eficiente.

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• Monitoramento das vendas, para identificar o que vende mais e menos;

• Emissão simplificada de notas fiscais e integração com contador, sem precisar de malotes e

• Conciliação bancária automática. 

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