Como a organização e o controle financeiro impactam na redução de inadimplentes

Controlar a quantidade de clientes inadimplentes e atuar de forma efetiva na redução desses índices não é uma tarefa fácil.

Ainda que dependa de diversos fatores, você pode começar a adotar algumas ações para reduzir a inadimplência na sua empresa agora mesmo.

Antes de abordar como você deve tratar disso, precisamos falar sobre as principais causas de inadimplência e desmitificar alguns conceitos. 

Quais são os principais motivos que levam uma pessoa a deixar de pagar uma conta?

Veja agora:

Os principais motivos que levam alguém a deixar de pagar uma conta

Se você fizer essa pergunta para qualquer colega que também seja dono de negócio, você deve receber algumas respostas do tipo:

“Ah, o cliente ficou sem grana!”
“Ele era caloteiro mesmo, não tinha o que fazer”

Ainda que existam casos como esses, não são exclusividade. Vamos agora abordar as causas mais frequentes que encontramos na nossa rotina de cobranças:

1. A situação apertou

A falta de recursos para pagamento e priorização de contas mais críticas realmente é um dos principais motivos para falta de pagamento.

2. Falta de organização por parte do cliente

É algo muito comum, principalmente no universo de pequenas e médias empresas, uma vez que não dispõem de sistemas de gestão empresarial, acabam literalmente esquecendo de pagar um boleto ou outro.

Não é por maldade, é que o volume de tarefas nesses casos geralmente é acima do ideal, fazendo o empreendedor se perder na rotina.

3. Ruído no relacionamento

Há relatos diários de clientes insatisfeitos com os produtos ou serviços que acabam utilizando a inadimplência como uma forma de externalizar esse descontentamento.

4. A empresa esquece de cobrar

Parece surreal mas é muito mais comum do que se imagina. Assim como os devedores, por vezes não se organizam, o mesmo acontece com os credores.

Existem casos onde a pendência é identificada somente 2 ou até 3 meses depois do vencimento.

Nesses casos perde-se um dos principais elementos no sucesso da cobrança: a tempestividade. Vamos abordar sobre esse tema um pouco mais à frente.

Agora que já conhecemos as principais causas, vamos fazer uma breve análise:

Percebeu que dos 4 pontos citados, 3 são passíveis de solução somente com organização e relacionamento?

O melhor disso tudo é que você não precisa investir uma nota pra fazer isso acontecer, implementando algumas rotinas simples e rápidas já será possível perceber bons resultados.

Pois é. Vamos mostrar como você pode aplicar isso na sua empresa a partir de já: 

1. Colete as informações dos seus clientes

O primeiro passo é iniciar a coleta de informações de todas as pessoas que compram seus produtos ou contratam seus serviços.

Um cadastro simples, constando nome, telefones, endereço e CPF já ajuda muito uma eventual e futura cobrança.

Reforce essa importância com a sua equipe, na euforia da venda é comum esquecer de pedir para o cliente.

A Conta Azul desenvolveu 3 modelos de ficha de clientes que você pode aproveitar para te ajudar a cadastrar informações sobre todos os seus clientes. Para baixar grátis, basta clicar aqui.

2. Organize essas informações

Muitas empresas adotam a primeira etapa, mas pecam na segunda. Para organizá-las há duas formas mais utilizadas de controle:

•     Planilhas
As planilhas ainda funcionam muito bem, desde que se tenha disciplina para mantê-las alimentadas. Aqui no blog tem uma prontinha para você. Basta fazer download e começar a utilizar.

O único inconveniente de trabalhar com planilhas, é a integração de todas as informações, que para cada controle dentro da empresa será necessária uma planilha diferente.

•     Sistema de Gestão de Negócios
Um sistema de gestão vai definitivamente te livrar de muita dor de cabeça, com integração nas diversas áreas de sua empresa, é possível ter um controle completo de tudo que acontece e exportar facilmente os dados necessários.

Além disso, uma interface mais amigável permite maior aceitação por parte dos funcionários, facilitando a implementação da rotina de registro e deixando-os mais felizes (:

3. Automatize tarefas

Lembra que comentamos sobre esquecer de cobrar né?
Então, algumas ferramentas possuem uma régua de cobrança já integrada no sistema.

Essa régua é uma sequência de lembretes enviados automaticamente para o consumidor, destacando datas de vencimento, facilitando a geração/impressão de boletos, reduzindo consideravelmente as pendências por esquecimento.

Quer saber mais sobre como montar uma régua de cobrança? Clique aqui e saiba tudo sobre isso.

4. Preze pelo relacionamento

Agora que você já coleta os dados desses clientes, é a hora de utilizá-los a seu favor.

Como uma das principais causas de inadimplência é o descontentamento do cliente, procure manter um contato periódico.

Ouvi-lo vai te ajudar a diagnosticar eventuais pontos de melhoria na sua empresa, e muitas vezes é só disso que ele precisa: ser ouvido.

Quando a dívida é gerada por um descontentamento, o cliente tem aquele sentimento no subconsciente de que está no direito de não pagar.

Posicionando-se como um amigo ou parceiro dele na solução dos problemas relatados, ele retoma a responsabilidade para si e na maioria dos casos acabam quitando as pendências.

Só tenha cuidado com as comunicações em texto, mesmo em ligações há casos de má interpretação da abordagem.

Escrever uma boa mensagem de cobrança pode te ajudar minimizar esse risco.

Se você começar a aplicar essas dicas na sua empresa, com certeza terá bons resultados. Conta pra gente aqui nos comentários como foi.