O que é TEF e como funciona esse sistema

Você sabe o que é TEF e por que ela é tão importante para o seu negócio? A Transferência Eletrônica de Fundos é uma solução de vendas que efetua transações financeiras de modo eletrônico na hora em que uma compra por cartão de crédito ou débito é efetuada.

Ela é comumente utilizada em empresas de varejo e comércio, em que há um grande fluxo de vendas no dia a dia. Porém, todos os tipos de negócio podem se beneficiar muito com esse sistema, que amplia as formas de pagamento oferecidas ao consumidor e aprimora o controle de vendas.

Se você não entende muito bem o que é essa solução, ou pensa que ela só adequada a grandes empresas, é hora de saber mais sobre o assunto com os tópicos:

• O que é TEF
• Tipos de TEF
• Por que usar o sistema de Transferência Eletrônica de Fundos
• Como funciona uma TEF? 
• Vantagens e desvantagens da TEF
• Como escolher o melhor sistema de TEF?
• Conciliação automática com a solução de cobranças da Conta Azul

O que é TEF

TEF é a sigla para Transferência Eletrônica de Fundos. Esse sistema possibilita que transações financeiras referentes a compras por cartão sejam feitas de maneira rápida e segura nas operações de compra e venda.

Uma solução de TEF funciona da seguinte forma: o empreendedor instala um software no computador e conecta a ele uma maquininha de cartão especial, o PinPad. Toda vez que uma compra é efetuada com a maquininha, as informações da transação são registradas automaticamente no software.

Dessa forma, as transações passam por uma central, permitindo que o pagamento seja autorizado e que as informações da compra sejam conciliadas com o sistema de vendas da empresa.

Diferente das maquininhas comuns de cartão, que aceitam somente uma determinada bandeira, o PinPad é capaz de integrar diferentes bandeiras. Isso é muito benéfico para as empresas, já que, dessa forma, elas obtêm taxas mais vantajosas com as adquirentes de cartão.

Sem contar que hoje as empresas precisam flexibilizar as formas de pagamentos, uma vez que grande parte dos consumidores não carregam mais dinheiro em espécie no dia a dia, preferindo sempre os cartões.

Para implementar um sistema de TEF na sua empresa, duas ferramentas são fundamentais:

• Software de TEF: instalado no computador, tablet, notebook ou celular, esse software é responsável por registrar as informações das compras por cartão. Ele armazena, portanto, dados relativos a valores e formas de pagamento.
• PinPad: é a maquininha que faz a leitura do cartão. Como ela é conectada ao computador, as informações sobre a transação de compra são transmitidas automaticamente ao software de TEF.

Resumindo: a TEF é uma solução de vendas integrada, que descarta a necessidade de o empreendedor ter várias maquininhas de cartão e melhora o controle das vendas por meio do registro automático de dados no sistema de gestão da empresa.

Tipos de TEF

Existem diferentes tipos de TEF. A implementação da melhor solução depende da frequência de vendas da sua empresa. Para quem tem maior fluxo de informações financeiras, por exemplo, opções rápidas são as mais adequadas.

Mas antes de fazer a escolha, conheça os tipos de TEF:

TEF discada

Na TEF discada, a comunicação entre a empresa que vende o serviço e a operadora de cartão é feita por meio de uma linha telefônica. A cada transação feita por meio de cartão, essa transferência de informações é feita por meio de acesso discado. Assim que são feitas a análise e a aprovação da operação, a ligação termina.

Esse tipo de TED, de modo geral, funciona para pequenos e médios negócios. A desvantagem é que a comunicação é mais lenta em relação a outras opções, já que a discagem é feita por linha telefônica.

TEF dedicada

Esse modelo utiliza uma linha especial, que permanece 24 horas por dia conectada com as operadoras de cartões. Essa conexão é feita por linhas VPN, que são redes virtuais privadas.

Uma das principais vantagens da TEF dedicada é a rapidez das transações. Geralmente, elas ocorrem em um tempo que varia entre dois a cinco segundos. Por causa disso, esse modelo é adequado a empresas com intensos fluxos de venda por cartão.

TEF IP

A TEF IP também utiliza uma comunicação por VPN, no entanto, a conexão entre a empresa e a operadora é feita por meio de protocolo IP. Ou seja, todas as informações financeiras são transmitidas pela internet, tornando a autorização da operação financeira ainda mais rápida.

Por isso, a TEF IP, assim como a dedicada, é ideal para empresas com grande volume de operações por cartões de crédito e débito devido à sua performance.

Por que usar o sistema de Transferência Eletrônica de Fundos

Ainda não está convencido de que você precisa de uma TEF? Abaixo, elencamos cinco boas razões pelas quais o seu pequeno negócio deve adotar um sistema de transferência eletrônica de fundos. Veja:

1. Flexibilidade no pagamento

Um dos principais motivos para adotar uma TEF é simples: os consumidores geralmente pagam por meio de cartões de crédito e débito. Isso significa que, se você não oferecer esses meios de pagamentos, perderá clientes para a concorrência. Portanto, não deixe que o consumidor desista da compra no último minuto.

2. Segurança e facilidade na compra

Esse é justamente o motivo pelo qual as compras com cartão são cada vez mais utilizadas: a compra é feita com mais segurança e comodidade tanto para o vendedor quanto para o consumidor. Portanto, a TEF é o melhor jeito de poder proporcionar isso aos seus clientes.

3. Proteção contra fraudes

Um importante benefício de adotar um sistema TEF em um pequeno negócio é que você elimina os riscos de erros, mal-intencionados ou não, na hora de registrar o valor a ser pago na maquininha de cartão. Isso porque os valores são introduzidos de maneira automática, descartando a possibilidade de fraudes nas cobranças.

4. Melhor controle financeiro

Implementar uma TEF é uma forma de manter um controle de vendas mais rigoroso, uma vez que ela permite a conciliação bancária dos dados referentes a vendas. Assim, as informações podem ser registradas diretamente na ferramenta de gestão utilizada na empresa.

Caso contrário, o processo de controle dos recibos fica muito suscetível a erros, já que a conferência das transações precisa ser feita manualmente. Com a TEF, isso não é mais uma preocupação.

5. Melhores taxas

Como já abordamos, o PinPad é uma maquininha que aceita diferentes bandeiras e adquirentes de cartão. Por isso, a primeira vantagem é que o empreendedor reduz os custos para manter várias máquinas, cada uma para uma bandeira específica.

A segunda vantagem é que, com essa flexibilidade, o vendedor pode optar por uma adquirente que ofereça condições melhores para a bandeira e a forma de pagamento escolhidas pelo consumidor, chegando a taxas mais baixas durante as transações. Isso, para um pequeno negócio, pode ser uma grande economia.

Como funciona uma TEF? 

Agora que você já sabe o que é TEF, quais seus tipos e principais vantagens, vale relembrar como seu funcionamento é prático e facilita os recebimentos da sua empresa. 

Isso porque, para implementar o sistema e fazer as cobranças por ele basta seguir as etapas:

1. Instale o sistema TEF no sistema de gestão da sua empresa;
2. Conecte esse sistema à maquininha PinPad;
3. Receba os pagamentos dos clientes diretamente no PinPad;
4. Sempre que uma operação é feita, os dados de recebimento são registrados automaticamente no software;
5. Cada operação passa por uma central, responsável pela autorização do pagamento e pelo agrupamento dos dados no sistema de vendas da empresa;
6. Durante o pagamento, a TEF mostra o valor automaticamente. Assim, o operador de caixa não precisa digitar o preço na máquina. 

Com a integração do sistema de pagamento ao sistema de gestão, sua empresa agrega mais valor aos seus processos.

Afinal, os controles não ficam mais passíveis de erros, comuns no preenchimento de cadastros e planilhas manuais, na aplicação de preços pelos funcionários, entre outras situações. 

O melhor é que a TEF funciona de um jeito muito prático, intuitivo e rápido. O resultado é mais qualidade para os seus processos e satisfação para seus clientes. 

Vantagens e desvantagens da TEF 

Como você pôde acompanhar neste artigo, o grande benefício da TEF é a capacidade de controle que ela agrega ao seu negócio. 

Somado a isso, está o fato de que os valores são inseridos automaticamente. Ou seja, os riscos de erros e até de fraudes se tornam praticamente nulos.

Como se não bastasse, você ainda garante muito mais competitividade. Afinal, a TEF agrega as mesmas possibilidades de trabalhar com inúmeras maquininhas de cartão, mas sem precisar arcar com seus grandes custos.

A única desvantagem é a dependência da internet. Evidentemente, ao aderir o sistema, você precisa garantir uma ótima conexão.

Isso porque a TEF só funciona online. Se o provedor cair, não é possível vender por meio dela. Claro que essa é uma pequena limitação diante de tantos benefícios, mas é válido ficar atento.

Como escolher o melhor sistema de TEF?

Lembre-se que a TEF deve simplificar as rotinas da sua empresa, e não torná-las mais complicadas.

Dessa forma, o primeiro passo na hora de escolher o seu sistema é garantir que ele seja prático e intuitivo de usar. 

Mais que ter uma adesão simplificada e ser eficiente, o sistema também precisa garantir a segurança dos seus dados e das informações dos clientes.

Sendo assim, dê prioridade para as plataformas em nuvem. Com elas, você não perde nada, mesmo se os computadores da empresa falharem. Além disso, seu funcionamento é apoiado por excelentes protocolos de criptografia. 

Caso você faça vendas pela internet, não se esqueça de checar se a TEF se integra de forma eficaz ao seu e-commerce. 

O comércio online é repleto de possibilidades, mas sua operação deve ser robusta. Caso o sistema não flua bem com a plataforma de vendas, com o sistema de emissão de notas, de gestão de estoque, entre outros, é possível que você tenha dores de cabeça no dia a dia. 

Afinal, sem a integração, será preciso transmitir os dados manualmente entre os sistemas. Isso é algo muito inviável, pois toma tempo e causa riscos de erros nas informações, que podem ser fatais para o bom andamento dos seus processos. 

Observados esses requisitos, finalize com uma pesquisa de mercado. Cheque as avaliações de outras empresas, busque por referências e verifique a reputação da TEF. Dessa forma, você garante um bom custo-benefício na sua aquisição. Além disso, se certifica que a plataforma atenderá às suas necessidades.

Para não errar na sua escolha, veja abaixo todos os benefícios e possibilidades de integrar a Conta Azul à sua TEF. 

Conciliação automática com a solução de cobranças da Conta Azul 

Agora que você já sabe o que significa TEF e quais são seus principais benefícios, aproveite para melhorar ainda mais o processo de vendas com a solução de cobranças da Conta Azul, que integra funcionalidades da Conta Azul e da Stone.

Esse sistema de pagamentos por cartão de crédito (via link) lança todas as informações referentes a vendas no débito ou crédito de maneira automática na plataforma de gestão da Conta Azul.

Dessa forma, você não precisa inserir os dados de cada pagamento, nem validar os comprovantes para controlar valores recebidos e a receber. Esses dados são importantes para que a empresa saiba se a operadora está repassando os valores corretos e nas datas corretas, considerando as taxas referentes ao serviço.

Outra vantagem é que, a partir da conciliação dos dados, é possível ter uma visão mais ampla das finanças da empresa, o que torna muito fácil encontrar irregularidades e gerar relatórios de performance de vendas.

A solução de cobranças da Conta Azul contempla as modalidades débito e crédito nas bandeiras Visa e Mastercard. Já na bandeira Hipercard, é possível utilizar apenas a modalidade crédito.

O sistema tem um funcionamento simples e perfeito para micro e pequenos negócios. Depois de fazer o cadastro, você vai receber um leitor de cartões, que deve ser conectado ao celular e utilizado junto ao aplicativo de vendas da Conta Azul. Assim que a venda é efetuada, os dados são registrados automaticamente.

E aí, já sabe qual tipo de TEF vai usar em sua empresa? Não perca tempo e teste grátis a Conta Azul para comprovar na prática as facilidades da nossa solução e cobranças e deixar suas vendas muito mais eficientes.

Leia mais:

• Venda a prazo: vale mesmo a pena ou melhor evitar?
• Pagamento recorrente no cartão de crédito: saiba como funciona
• Principais meios de pagamento digitais que você precisa conhecer