ERP: O que um sistema integrado faz por sua empresa

4 Comentários Publicado:  Assunto: Gestão e Negócios, Glossário

sistema integrado de gestão: ilustração mostra empresário com mesa cheia de papéis e documentos atrasados e outro com fluxos resolvidos e automatizados

Toda empresa tem suas rotinas e suas qualidades. Mas também tem suas dores. Nem sempre há tempo para priorizar a solução de todas elas e, por vezes, procurar remédios separados não permite alcançar a saúde da gestão. É só uma comparação para pensar no impacto que um sistema de gestão pode promover.

Controle o financeiro com um sistema integrado para sua empresa

Gerenciar todas as informações de uma empresa e ajudar o negócio a se destacar e se desenvolver de forma sustentável. Esse é um dos valores que um ERP (Enterprise Resource Planning, na sigla em inglês). Se você quer entender o que é sistema integrado e como ele melhorar na gestão de seu negócio, temos muito assunto pela frente.

Reduzir perdas, ganhar tempo e melhorar a produtividade são algumas delas. Em jogo está a busca por uma boa colocação no mercado. Sua empresa faz pesquisa de mercado, cria e planeja estratégias avançadas, recruta equipe de talento e investe em marketing para se destacar e alcançar o posicionamento e os objetivos traçados. Mas nem sempre o diferencial competitivo fica claro para a própria empresa.

ERP: O que é sistema integrado de gestão

ERP ou sistema integrado de gestão empresarial é um software que organiza o fluxo de informações entre as diferentes atividades da empresa. Ao interligar módulos para cada área, ele faz o gerenciamento dos dados setores de uma empresa e também dela por inteiro, se apresentando como uma solução completa para gestão empresarial. Ele melhora a visão sobre dados relativos a processos operacionais, administrativos e gerenciais, concentrando informações do que é mais importantes da empresa no momento.

Dentro do sistema, os setores da empresa estão todos integrados, o que significa que a informação registrada em uma área fica disponível para um relatório gerado de outra, por exemplo.

Módulo é o termo técnico que designa as partes que formam o ERP. O conjunto interligado dessas "peças" é o que ajuda a enxergar o que acontece em cada setor, entregando e recebendo dados relevantes de outras áreas.

Guia ContaAzul: ERP  Saiba agora o que é e para que serve um ERP. Baixar agora

Como um sistema de gestão integrado ajuda a empresa

Imagine uma empresa que vive atrasada com o pagamento das contas. Não é por mal, mas esse pequeno empreendedor do nosso exemplo realmente não consegue se organizar em relação aos prazos para quitá-las. Algumas vezes o motivo pode ser esquecimento da data, em outros a falta de caixa e perdas de dinheiro com empréstimos ou juros que poderiam ter sido evitados.

Ele também costuma demorar muito até encontrar uma ou outra informação importante, para entender a que contrato de compra se refere cada uma das notas fiscais a pagar. Ao localizar esse tipo de dado, nosso empresário acaba tomando decisões baseadas no curto-prazo, com um horizonte de dias ou semanas. O efeito de algumas dessas escolhas termina se mostrando o contrário do que ele imaginava, porque outros fatores sequer puderam ser considerados -- ele não tinha acesso a essa informação.

Se essa narrativa fez você se identificar ou se lembrar de alguém, vale a pena entender alguns dos benefício potenciais desse passo, que representa uma evolução na administração do negócio. O impacto varia de acordo com a maturidade da gestão do negócio e a capacidade de manter as informações atualizadas, além do conhecimento para fazer análises.

É muito comum uma empresa usar um ou mais sistemas em cada área para realizar atividades específicas. Por exemplo: o setor de pessoal, tem uma ferramenta para fazer folha de pagamento, enquanto o estoque usa recursos para controlar inventários, entradas e saídas de bens, e o financeiro usa softwares para controlar faturamento e fluxo de caixa.

Digitar um valor errado no salário de um dos funcionários ou um simples esquecimento no aviso ao financeiro de uma compra de oportunidade para antecipar uma sazonalidade, pode provocar impactos no fluxo de caixa. Para falar português claro: falta de dinheiro para alguma das despesas.

Quando o controle de finanças, pessoal e estoques é feito apenas com apoio de planilhas no computador, o risco pode até ser mais agudo e crítico. Os recursos disponíveis com o Excel, OpenOffice ou Google Spreadsheets são muito úteis e apoiam análises essenciais. Mas se tudo depender delas, os dados circulam dentro desses arquivos, sendo copiados e colados ou redigitados várias vezes. E a visão geral fica prejudicada.

Em qualquer desses casos, dá para imaginar o tamanho da dor de cabeça que essa falta de comunicação pode dar. Faz sentido ter um único sistema que integre todos os departamentos, promovendo um verdadeiro trabalho de equipe entre as áreas.

Ele mantém todos os dados registrados e, com base nele,s é possível trabalharmos informações mais abrangentes e refinadas, como o produto mais vendido, quem são os melhores clientes da empresa, época do ano em que se vende mais um determinado produto, e por aí vai. Ou seja, informações importantes e competitivas sobre o negócio que só podem ser obtidas com essa organização e cruzamento de dados.

Ha um componente relacionado à exigência do mercado. Para se destacarem em relação às outras e conquistarem seu espaço, as empresas precisam ser competitivas e gerenciar de forma adequada seus recursos, dados e procedimentos. O foco por vezes está em reter e utilizar as informações de forma a compor seus diferenciais, por vezes em oferecer agilidade aos clientes e simplificar processos burocráticos e operacionais. É uma boa ideia priorizar seu tempo para se dedicar com atividades táticas e estratégicas -- que demandam suas melhores capacidades de análise, inteligência e tomada de decisão.

Que recursos e módulos são oferecidos

Cada empreendedor encontra, no início do seu negócio, a melhor maneira de organizar e controlar processos e finanças. Normalmente é apenas o possível, ainda distante de um nível ótimo -- e a maior parte dos empresários reconhece isso. Entre os métodos mais comuns estão as famosas planilhas eletrônicas e aqueles grandes livros de anotações. Mas uma hora, parece que as linhas da planilha se acabam. É que esses métodos funcionam muito bem enquanto a empresa dá os seus primeiros passos, mas quando começa a se desenvolver, crescem também o volume de operações e informações e a necessidade de contratar mais funcionários.

Mesmo nem é preciso esperar para sofrer com esse limite. Adaptar sua empresa logo no início de seu ciclo de vida a um método mais eficiente e moderno de gestão é mais prático. Adotar boas práticas e processos mais maduros ajuda a moldar a cultura do negócio, prezando por relatórios gerenciais e informações precisas.

sistema-integrado-erp-grafico-2

Um sistema gestão integrado geralmente inclui módulos de controle financeiro, nos quais é possível acompanhar contas a pagar e a receber, fluxos de caixa, receitas, despesas e outros fatores importantes para você entender as finanças do seu negócio e saber em tempo real a sua saúde financeira.

Outro módulo frequentemente oferecido é de controle de vendas ou serviços. Com ele, o empreendedor consegue organizar e acompanhar seus processos de venda desde a proposta comercial até a emissão da nota fiscal eletrônica. Também pode emitir boletos e gerenciar vendedores, comissões de equipes de vendas, clientes e orçamentos, ou seja, administrar todos os processos relacionados a vendas.

Recursos como controle de estoque detalham o que entra e sai da empresa, garantindo o acompanhamento do estoque do abastecimento de mercadorias para que a empresa não perca vendas, além do gerenciamento de notas fiscais, transportadoras e fornecedores.

Relatórios podem estar agrupados em um módulo ou ser um recurso distribuído em todos eles, por serem um recurso que facilita o diagnóstico e a tomada de decisão. Produtos e serviços mais vendidos, faturamento, vendas por cliente, evolução de custos… A integração facilita o acesso a dados de áreas diferentes.

Um software integrado de ponta tem flexibilidade para atender necessidades diferentes, porque cada empresa tem suas características. Você pode utilizar apenas as funcionalidades que fizerem sentido para o seu momento de gestão, conforme o tipo de atividade ou o grau de maturidade da equipe envolvida. Com o tempo, à medida que outras demandas surgem, outros módulos podem ser ativados, sem demandar investimentos elevados.Controle o financeiro com um sistema integrado para sua empresa

Dores e valores: benefícios de um sistema integrado

Um sistema como este abrange do planejamento ao monitoramento de resultados da organização, relacionamentos com clientes e fornecedores. Listar funcionalidades é útil, mas enxergar alguns desses recursos como remédio para dores reais de uma empresa são uma maneira mais simplificada de enxergar o valor de aderir a uma solução como essa. Nem todas as empresas padecem dos mesmos males, mas seguir boas práticas provavelmente é uma maneira de remediar boa parte desses incômodos.

1ª dor: Cobrança e fechamento mensal

Emitir uma nota fiscal eletrônica, de produto ou serviço, pode nem ser tão difícil. Associar cada documento fiscal gerado a um pedido ou a um contrato já é mais trabalhoso. À medida que as vendas ou a demanda de atendimentos cresce, mais sofisticada fica a administração do fechamento e da cobrança. Ferramentas como usar boletos bancários, enviados automaticamente a partir da nota fiscal, com baixa a medida que são pagos soa bem como analgésico para esse mal?

2ª dor: Falta de controle de caixa

Um pedido a um fornecedor caiu dia 10, mas o pagamento do cliente veio no dia 12. Nesse tempo, faltou dinheiro em caixa. Sem um acompanhamento sistemático, você talvez só tenha percebido o desajuste de datas depois que ele aconteceu ou reagiu em cima da hora para evitar juros bancários. Um controle de fluxo de caixa integrado a conciliação bancária do extrato de sua conta automatiza esse tipo de projeção e antecipa ações para evitar prejuízos.

3ª dor: Contratos desorganizados ou pedidos

Todos os contratos em uma pasta suspensa, guardada no arquivo morto da empresa, e uma planilha com os principais dados de cada um deles. Pareceu familiar? A falta de clareza sobre vigência, data de faturamento, escopo e pedidos associados a cada contrato ferem a gestão de muitas micro e pequenas empresas. Os módulos de controle de contrato organizam e agilizam ações relacionadas a vencimento e cobrança, além de evitar o risco de o perder o arquivo com todas as informações porque o computador travou.

4ª dor: Lucratividade e rentabilidade de clientes

Que produtos ou serviços oferecem maiores margens de lucro e melhor rentabilidade? Se você não sabe a resposta facilmente, mas gostaria de ter essa visão, pode começar a pensar nas informações necessárias: gastos associados à realização ou produção, gastos com marketing, despesas fixas e variáveis da empresa, gastos com mão-de-obra… Se cada um desses custos está organizado em um lugar diferente, consolidar a análise fica difícil. Por outro lado, módulos interligados trocando cifras e dados aceleram a obtenção de relatórios, por cliente, por produto, por central de custo ou conforme os critérios que você precisa.

5ª dor: Mudanças na lei

Alterações na legislação são ponto de atenção para todas as empresas. Em alguns casos, elas se tornam oportunidades, em outros, ameaças. Um sistema na nuvem, contratado como serviço, é atualizado constantemente, inclusive para se adequar a essas mudanças na lei. Exigências novas, como envio de documentos digitalizados, ou registro em boletos bancários são implementados dentro da dinâmica da solução.

6ª dor: Terror dos impostos

O sistema tributário brasileiro não é dos mais simplificados, isso é senso comum. Mas o terror em questão aqui nem é o de ter de pagar impostos, obrigação que todo empresário tem. O ponto é ter certeza de que o valor recolhido está correto. É preciso ter em mãos os valores de base de cálculo, seja sobre o faturamento, seja baseado em outros referenciais. Um sistema de gestão organiza os dados e permite calcular automaticamente o que deve ser pago ao governo. Isso ajuda quem é optante pelo Simples ou em outros regimes tributários.

7ª dor: Informação perdida

Arquivos compartilhados em redes locais de computadores ou que circulam em inúmeras versões, em trocas intermináveis de e-mail são suscetíveis a perdas e confusões. Basta trabalhar sobre uma versão desatualizada para um relatório ficar cheio de erros. Rodando na nuvem, o sistema oferece recursos de segurança para proteger a empresa contra invasões de crackers e utilização indevida das informações, controle de acesso, históricos de uso e backup dos dados. Uma preocupação a menos.

8ª dor: Falta de comunicação

Tem vezes em que parece que a informação nem saiu de uma área para outra da empresa. Em outras, você tem a impressão de que ela até foi passada, mas não chegou à outra equipe. Falhas de comunicação sempre são um desafio a ser superado. No entanto, quando times usam sistemas isolados, o efeito pode ser agudo. Se, ao contrário, o processo de faturamento tiver as informações sobre estoque e compras, consegueavançar sem precisar que alguém se lembre de detalhar um pedido novo. Guia ContaAzul: ERP  Saiba agora o que é e para que serve um ERP. Baixar agora

Quando vale a pena investir em um ERP?

Pesquisas apontam que, guardadas as proporções de cada empresa, é possível ter até 32% de redução nos estoques e de 14% nos custos com tecnologia da informação. Somado a isso, a produtividade pode crescer até 26%, a gestão dos caixas melhorar e as receitas e lucros aumentarem 11%, o transporte e a logística ficarem 9% melhores e a pontualidade na entrega aumentar 6%.

Clientes ContaAzul compartilham conosco diariamente vários tipos de experiências UAU com nosso sistema de gestão empresarial. Muita gente que administrava a empresa com papel e caneta ou planilhas, passa a gastar menos tempo com a gestão e a errar menos. Muitos deles relatam que foram capazes de poupar esforços para se concentrar nas atividades do coração da empresa.

A verdade é que não importa há quanto tempo você está no mercado, mas sim a vontade que tem de organizar seus processos e informações e tornar sua gestão competitiva para crescer.

Esse é seu momento na empresa? Se tiver dúvidas sobre como implantar ou quiser compartilhar ganhos de produtividade com a adoção de um sistema integrado, comente!

 
Vinicius Roveda
Sobre o autor

CEO da ContaAzul. É formado em Ciência da Computação pela UDESC e tem MBA em Business e Product Manager pela Fundação Getúlio Vargas.

MUDANDO UM POUCO DE ASSUNTO

4 Comentários
 
Contador, antes de ir...   Você já conhece o ContaAzul para Contadores? MEU ESCRITÓRIO CONTÁBIL QUER CRESCER  <https://contaazul.com/contabilidade/?utm_source=modal&utm_campaign=blog-modal-cacont>
 
newsletter

Junte-se aos mais de 600 mil empreendedores inteligentes e seja o primeiro a receber as nossas novidades e dicas!