Plano de contas: guia para estruturar o seu (com exemplos)

O plano de contas coloca ordem nas receitas e despesas da sua empresa. Veja como estruturar o seu e tomar decisões melhores.

O plano de contas mostra a situação do patrimônio e coloca ordem em todas as entradas e saídas da empresa.

Se você comanda um negócio, precisa entender o que são ativos e passivos, custos, despesas, investimentos e outras categorias que classificam cada movimentação financeira e econômica.

Quando essas operações são organizadas em um único documento, temos um plano de contas, que serve como base para elaborar relatórios, definir orçamentos e tomar decisões.

Vamos entender melhor o que isso significa ao longo do artigo:

• O que é plano de contas?
• Para que serve o plano de contas
• Principais categorias do plano de contas
• Como estruturar um plano de contas
• Plano de contas referencial x plano de contas contábil
• Exemplos de planos de contas
• Organização do seu plano de contas com a Conta Azul.

Siga a leitura e aprenda a elaborar seu plano de contas do zero.

O que é plano de contas?

O plano de contas é uma relação de códigos e classificações usada para registrar as movimentações financeiras e econômicas da empresa.

Ele serve como base para elaborar relatórios contábeis importantes como o balanço patrimonial (BP) e a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE). 

Logo, podemos dizer que o plano de contas não é um simples relatório, mas sim um compilado de padrões usado para gerar outros documentos.

Basta pensar em todos os ativos, passivos, receitas, custos, despesas e investimentos do seu negócio, que precisam ser organizados e classificados para gerar os demonstrativos contábeis. 

Alguns exemplos de categorias são as contas de bancos, estoque, aplicações financeiras, contas a pagar, empréstimos, impostos, receitas de vendas, etc. 

O plano de contas é basicamente a relação padronizada dessas contas, que serão agrupadas dentro do balanço, permitindo um controle econômico e financeiro mais preciso. 

Por isso, é fundamental seguir as normas de contabilidade para elaborar um plano completo e estruturado, que será a principal base da escrituração contábil. 

Para que serve o plano de contas

Como já ficou claro, o plano de contas é a base para a elaboração dos principais relatórios contábeis da empresa: DRE, Fluxo de Caixa, Balancete, entre outros. 

Esses relatórios demonstrativos são fontes indispensáveis de informação para calcular os indicadores fiscais e contábeis.

Esse plano também tem a função de apresentar os resultados da empresa de forma clara e ampliar o nível de detalhamento dos pagamentos e recebimentos do extrato bancário, para que a gestão tenha uma noção clara da situação financeira e econômica.

Quando o plano de contas é elaborado corretamente e abrange todas as movimentações do negócio, os balanços e demonstrações são produzidos de forma mais analítica e fornecem informações valiosas para a tomada de decisão.

Além disso, um plano bem-feito também serve como ponto de partida para a elaboração do orçamento empresarial. 

Para empresas optantes pelo Lucro Presumido ou Lucro Real, o envio das obrigações com a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é obrigatório.

Principais categorias do plano de contas

A estrutura do plano de contas segue as diretrizes da Lei das Sociedades Anônimas, que divide as movimentações da empresa entre ativos, passivos, custos, despesas e receitas.

Confira o que significa cada uma dessas categorias.

Ativos

Na categoria dos ativos, entram todos os bens e direitos da organização, ou seja, a parte positiva do seu patrimônio. 

Eles são divididos em duas subcategorias:

• Ativo circulante: são bens e direitos realizáveis em um prazo inferior ao ciclo operacional (período transcorrido desde a compra de matéria-prima, produtos ou insumos até o recebimento pelas vendas) de uma empresa ou que não ultrapasse doze meses após a data do balanço (Ex.: aplicações financeiras, dinheiro em caixa e estoques)
• Ativo não circulante: são bens e direitos realizáveis em um prazo superior ao ciclo operacional de uma empresa ou que ultrapasse doze meses após a data do balanço (Ex.: participações societárias, imóveis para renda, máquinas e equipamentos) 

Os ativos não circulantes ainda podem ser divididos em quatro grupos:

• Realizável em longo prazo: bens e direitos que serão realizados em longo prazo, após o término do exercício social (Ex.: aplicações financeiras e empréstimos de longo prazo)
• Investimentos: são participações e aplicações societárias permanentes que geram rendimentos para a empresa (Ex.: investimento em ouro, propriedades, obras de arte, ações de outras empresas, etc.)
• Imobilizado: bens e direitos de natureza permanente como imóveis, terrenos, máquinas e equipamentos
• Intangível: são bens não palpáveis com valor econômico e contábil, como softwares, marcas, patentes, licenças, etc. 

Passivos

Os passivos são as dívidas e obrigações da empresa, que representam a parte negativa do patrimônio.

Eles são subdivididos desta forma:

• Passivo circulante: obrigações exigíveis em um prazo inferior ao ciclo operacional da empresa ou que não ultrapasse doze meses após a data do balanço (Ex.: pagamento de fornecedores, impostos e contas de consumo)
• Passivo não circulante: obrigações exigíveis em um prazo superior ao ciclo operacional da empresa ou que ultrapasse doze meses após a data do balanço (Ex.: empréstimos bancários).
• Patrimônio líquido: capitais próprios dos sócios ou dos acionistas de uma empresa num determinado momento. 

Custos

Os custos são os gastos diretamente relacionados à produção, comercialização de produtos ou prestação de serviços na empresa.

Eles podem ser divididos entre as seguintes categorias:

• CMV (Custo de Mercadorias Vendidas): indicador utilizado no comércio para apurar o custo das mercadorias vendidas, considerando o saldo de estoque e valor da compra

• CPV (Custo de Produtos Vendidos): indicador utilizado na indústria para calcular o custo dos produtos vendidos, considerando saldo de estoque, gastos de fabricação, custo de matéria-prima e mão de obra, entre outros fatores

• CSV (Custo de Serviços Vendidos): indicador utilizado nas empresas de serviços para calcular o custo de cada serviço prestado, considerando gastos com mão de obra, locação, subcontratações, equipamentos, transporte, etc. 

Despesas

As despesas são gastos necessários para manter o funcionamento da empresa, que não estão diretamente relacionados à produção e vendas.

São elas:

• Despesas comerciais: gastos relacionados às vendas, como publicidade e propaganda, embalagens, brindes, fretes, etc. 
• Despesas administrativas: gastos relacionados à administração do negócio, como salários, seguros, material de escritório, aluguel, água, internet, etc. 
• Despesas financeiras: gastos relacionados às finanças, como juros de empréstimos, comissões e despesas bancárias. 

Receitas

As receitas representam todo o valor recebido pelas vendas de produtos e serviços na empresa.

Elas podem ser categorizadas da seguinte maneira:

• Receitas de vendas: dinheiro recebido pela venda de produtos e mercadorias no comércio e indústria
• Receitas de prestação de serviços: dinheiro recebido pela prestação de serviços
• Receitas financeiras: rendimentos de aplicações financeiras e aluguéis.

Como estruturar um plano de contas

Com a estrutura anterior em mente, fica mais fácil entender o formato padrão do plano de contas.

Basicamente, as contas são organizadas em um modelo hierárquico formado por níveis e subníveis, da seguinte forma:

• 1. Primeiro nível
• 1.1 Segundo nível
• 1.1.1 Terceiro nível
• 1.1.1.1 Quarto nível.

Por exemplo, veja como fica a categorização do dinheiro disponível no caixa da empresa:

• 1. Ativo
• 1.1. Ativo circulante
• 1.1.1 Disponível
• 1.1.1.1 Caixa.

Mas esse é apenas um exemplo, já que as empresas podem criar suas categorias conforme suas necessidades e movimentações.

O importante é respeitar a estrutura básica do balanço patrimonial, que tem a seguinte ordem:

1. Ativo
2. Passivo
3. Custos 
4. Despesas
5. Receitas.

Dentro de cada uma dessas categorias, são criadas as contas sintéticas, que funcionam como agrupadoras. 

Depois, vêm as subcontas detalhadas, também chamadas de contas analíticas.

Por exemplo, as “Vendas à vista” estão dentro do subgrupo “Vendas de produtos”, que fazem parte do grupo “Receitas  de vendas” e da categoria principal “Receitas”.

Plano de contas referencial x plano de contas contábil

O Plano de Contas Referencial da Receita (PCRR) é um modelo criado pela Receita Federal que padroniza as classificações de contas nas empresas.

Ele permite às empresas informarem adequadamente seus saldos contábeis na Escrituração Contábil Fiscal (ECF). 

No entanto, os optantes pelo Simples Nacional não precisam se preocupar com esse padrão, pois ele é obrigatório apenas para empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real.

O plano de contas contábil não precisa, necessariamente, seguir o formato do PCRR, enquanto o plano de contas gerencial pode ser simplificado, apenas para compreensão da gestão e apoio no processo decisório.

Exemplos de planos de contas

Agora que você entendeu como o plano de contas é estruturado, vamos ilustrar com alguns exemplos.

Confira a aplicação prática em várias situações.

Plano de contas simplificado

Para começar, o plano de contas pode ser mais simples, incluindo apenas as categorias principais:

1. Ativo
   1.1. Caixa
   1.2 Aplicações financeiras
   1.3 Estoque
   1.4 Produtos para revenda
   1.5 Máquinas e equipamentos
   1.6 Imóveis
2. Passivo
   2.1 Impostos
   2.2 Contas a pagar (fornecedores)
   2.3 Empréstimos bancários
   2.4 Folha de pagamento
3. Custos e despesas
   3.1 Custo dos produtos vendidos (ou serviços prestados)
   3.2 Despesas administrativas
   3.3 Despesas financeiras
   3.4 Despesas de vendas
4. Receitas
   4.1 Receitas de vendas
   4.2 Rendimentos de aplicações.
   

    

Plano de contas detalhado

No próximo nível, o plano de contas pode ser mais detalhado e trazer mais subcategorias para enriquecer a análise.

Veja um exemplo:

Nesse segundo modelo, temos um detalhamento muito maior, que permite um controle mais eficaz dos gastos de uma pequena e média empresa ao longo do ano.

Organize seu plano de contas com a Conta Azul

Se parece complicado elaborar seu plano de contas do zero, você pode recorrer à tecnologia para facilitar essa tarefa.

Na plataforma de gestão 100% online da Conta Azul, você pode cadastrar as categorias e subcategorias que quiser para formar seu plano de contas, de acordo com as receitas e despesas do seu negócio.

As contas a pagar e a receber lançadas no sistema são usadas para construir o DRE Gerencial e o relatório de fluxo de caixa, garantindo demonstrativos completos e sempre atualizados. 

Em vez de fazer tudo à mão ou lidar com planilhas, você só precisa criar as categorias uma única vez e deixar que a Conta Azul alimente os relatórios automaticamente com base nesses filtros. 

O módulo financeiro ainda permite que você crie centros de custo e organize ainda melhor as entradas e saídas da empresa.

E agora, ficou clara a importância do plano de contas para o seu negócio?

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