O que é invoice, como funciona e quem deve fazer?

Sobre o que estamos falando?

  • Invoices são documentos importantes para empresas que fazem transações de produtos e serviços no exterior. Eles devem ser emitidos sempre que a transação passar de US$ 3 mil dólares;
  • Também chamada de proforma invoice, esse documento deve ser emitido pela empresa que prestar serviço ou vender produto em transação internacional;
  • Descubra como agilizar sua gestão contábil e financeira, inclusive com emissão automática de notas fiscais de exportação e importação, com a ajuda da Conta Azul Pro.

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A alta do dólar pode ser uma chance para aumentar o faturamento do seu negócio, independentemente do tamanho dele. Se puder exportar seu serviço ou produto, lucrará bastante ao cobrar na moeda estrangeira. E para fazer essa cobrança, você precisa saber o que é invoice.

O invoice é um documento que serve como uma nota fiscal e uma fatura internacional. É importante saber como ele funciona, visto que serve para prestar contas para outros países além do Brasil.

Confira os tópicos:

O que é invoice? 

Também conhecido como invoice internacional, proforma invoice ou comercial invoice, esse documento é como uma fatura utilizada para importação e exportação de produtos ou serviços. Ele deve ser emitido pelas empresas que fazem comércio com o exterior.

Ainda que a palavra invoice funcione parecido a uma nota fiscal e, no inglês, a palavra seja usada da mesma forma que a NF, não são exatamente a mesma coisa. Inclusive, os dois documentos devem ser emitidos e enviados juntos para o cliente.

Ela acaba sendo um comunicado, visto que pode ser aprovada ou reprovada pelo importador. E, falando em importação, saiba que a invoice é emitida na língua do país de origem.

Você não terá problemas em emitir se for o vendedor, mas se estiver importando algo, é bom contar com tradutores especializados para ajudar no entendimento do documento.

Entenda como pequenas empresas podem exportar produtos.

Como funciona o invoice?

Um invoice serve para documentar uma relação internacional de comércio de produtos ou serviços, seja de dentro do Brasil para fora ou no caminho contrário, quando acontece uma importação. 

Eles devem ser encaminhados para as partes envolvidas e não dispensam a emissão de nota fiscal. Contudo, como NFs brasileiras não têm validade contábil em outros países, a emissão do invoice se torna importante para segurança e controle financeiro das partes.

Na verdade, nem todas compras e vendas obrigatoriamente pedem a emissão do invoice, mas, mesmo assim, faça. Afinal, por identificar a origem da operação, continua sendo um instrumento de segurança, transparência e gestão financeira para você e seu cliente.

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Quando o invoice é obrigatório?

A emissão do invoice é obrigatória sempre que o valor total da transação superar 3 mil dólares americanos. Caso sua empresa esteja lidando com negociações em outros países, é preciso fazer a conversão da moeda estrangeira para o dólar

Digamos que sua empresa está negociando com um cliente argentino e o câmbio do dia marca 100 pesos para comprar 1 dólar. Sendo assim, se a transação superar 300 mil pesos (3 mil dólares americanos) será necessário emitir o invoice para regularizar a transação. 

Quem deve fazer um invoice?

Se você é empreendedor e vai exportar ou importar produtos e serviços, é bom saber o que é invoice, já que terá que lidar com ele. Mas saber como funciona não habilita você a fazer a emissão: é importante contar com a ajuda de um contador para a operação.

Afinal, terão outros documentos a serem emitidos, os dados terão que ser alinhados com as obrigações fiscais e anotados para gestão financeira, além de outras burocracias contábeis e tributárias que somente um contador estará apto a realizar

Não se esqueça que notas fiscais de serviços são gerenciadas pelas prefeituras municipais, logo, sempre que um serviço é prestado, mesmo que seja para fora do Brasil, as autoridades locais precisam receber os dados da transação de acordo com suas regras. 

Aprenda a emitir notas fiscais eletrônicas.

Principais informações para lançar no invoice 

Assim como acontece com as notas fiscais, os invoices têm diversos campos de informação que precisam ser cuidadosamente preenchidos com dados importantes que vêm do cliente e da empresa contratada. 

Mesmo que não haja um modelo único para esses documentos, algumas informações são consideradas essenciais para a emissão. Veja quais são elas:

Dados do remetente e do destinatário

Entram aqui todas as informações básicas do contratante (empresa ou cliente que comprou seus produtos ou solicitou seus serviços) e da contratada (seu negócio). É comum que encontrar os seguintes dados:

  • Endereço completo;

  • Nome fantasia ou nome de registro da empresa;

  • Nome dos responsáveis pela transação (geralmente entram aqui o nome de quem vende e o responsável do setor financeiro da empresa contratante).

Dados do produto ou do serviço prestado

Como o invoice também serve para a fiscalização dos órgãos responsáveis, é preciso discriminar bem o produto, ou seja, detalhar o que gerou aquela fatura. Devem ser inseridos dados como:

  • Quantidades;

  • Espécie de produto;

  • Peso do pacote.

Valor da transação comercial

A quantia envolvida na operação precisa estar clara. Recomenda-se o detalhamento por produto, as taxas envolvidas e, claro, o valor total. Não se esqueça que as informações devem ser em dólares ou então na moeda utilizada no país do cliente.

Meio de pagamento

A forma como o dinheiro vai chegar até sua empresa também precisa estar descrita no invoice. Isso é indispensável para evitar problemas com o fisco. 

Dados sobre o frete e forma de transporte

Para criar um invoice completo, recomenda-se que os dados sobre o transporte da mercadoria estejam presentes no documento. Quanto mais completo, melhor. Portanto, vale destacar os dados de frete, como o valor, o prazo e a empresa responsável. 

Outro ponto importante é destacar a forma de transporte. O controle aduaneiro (que faz parte da Receita Federal) pode questionar como sua empresa pretende enviar as mercadorias, portanto, para evitar problemas sempre deixe essas informações bem claras.

Termos e condições

Aqui entram as regras da transação. Veja um exemplo:

  • O valor descrito se mantém válido por 15 dias após a emissão;

  • Caso o pagamento não seja efetuado em até 15 dias úteis, a validade do invoice será anulada.

Toda condição existente para o fechamento do acordo deve ser descrita nesta parte do documento. 

Em qual idioma minha empresa precisa emitir o invoice?

A língua oficial do comércio exterior é o inglês. Geralmente empresas de todo o mundo aceitam invoices escritos em inglês, porém, vale conversar com a empresa contratante para definir esses detalhes. 

Como é feito o pagamento do invoice?

O pagamento pode ser feito de diferentes formas. A mais comum é via transferência internacional, feita através de bancos ou de plataformas financeiras especializadas, como Paypal e Western Union

Taxas cobradas

A transação é taxada. Sua empresa não pagará impostos municipais e nem estaduais, mas deve recolher IOF. A alíquota é de 0,38% do valor total da nota fiscal de importação. Dependendo do caso, há também incidência de Imposto de Renda. 

Outra dica importante: é recomendado a emissão de 3 vias idênticas do documento e todas devem conter a assinatura e/ou carimbo oficial do emissor. 

Gerencie suas notas fiscais e acabe com processos manuais com a Conta Azul Pro

Se gerenciar uma empresa no Brasil já é desafiador, quando se começa a vender para fora fica tudo mais complexo. Entender o que é um invoice é apenas o primeiro passo. O cuidado com a gestão financeira e a emissão de notas, por exemplo, deve ser redobrado.

Todas essas e muitas outras tarefas se tornam mais fáceis quando você conta com a Conta Azul Pro no seu dia a dia. A plataforma oferece a solução completa para quem deseja reduzir o tempo gasto com operações de controle, diminuir erros de processos e integrar os setores mais importantes do negócio.

Além disso, a Conta Azul Pro permite que você monitore o estoque, negociações, vendas, investimentos em publicidade, a gestão tributária e mais, além de ter integração com diversos parceiros de gestão, plataformas de vendas e automação de marketing.

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