O que é certificado digital: como funciona, vantagens, exemplos A1 e A3 e mais

Sobre o que estamos falando?

  • O certificado digital é uma espécie de identidade virtual, que pode ser utilizada por pessoas físicas e por empresas. Ele garante a autenticidade e a segurança na hora de trocar informações;
  • Na Conta Azul, você pode importar os certificados digitais A1 e A3 para emitir as suas notas fiscais com segurança e buscá-las na Receita. 

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Ainda não sabe o que é certificado digital? Esse tipo de documento é obrigatório para a maioria das empresas e facilita muito sua vida. Veja como obter o seu passo a passo.

Logo o certificado digital será tão comum quanto a tradicional assinatura à mão e a firma reconhecida em cartório.

Essa assinatura digital veio para substituir a papelada e garantir a segurança e autenticidade das transações eletrônicas.

Com um simples arquivo criptografado, você consegue assinar documentos online com validade jurídica, autenticar transações e cumprir obrigações do negócio pela internet, sem precisar sair de casa. 

Não à toa, a maioria das empresas já é obrigada a utilizar o certificado digital para enviar obrigações ao governo. 

Por isso, se você ainda não tem o seu, é melhor tirar todas as suas dúvidas neste guia:

Leia até o fim e entenda por que o certificado digital é tão importante. 

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O que é certificado digital?

O certificado digital é a identidade digital da empresa ou pessoa física que permite assinar documentos com validade jurídica e fazer transações online com segurança. 

Ele foi criado para garantir a autenticidade das operações online e identificar pessoas físicas e jurídicas por meio de uma assinatura eletrônica.

Assim, fica muito mais fácil assinar documentos digitais, enviar obrigações ao governo e emitir todo tipo de documento oficial sem precisar da assinatura em papel ou reconhecimento de firma em cartório. 

Se você emite nota fiscal eletrônica no seu negócio, é provável que já conheça o certificado digital, pois ele é obrigatório para boa parte das empresas que geram NF-e e NFS-e.

No Brasil, esse documento digital pode ser adquirido no formato de arquivo para ser instalado no computador, em um dispositivo (cartão ou token) ou como arquivo na nuvem.

As responsáveis pela comercialização são as Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO.

Hoje, já é possível encontrar vários tipos de certificado digital, desde as versões virtuais do CPF e CNPJ até documentos específicos para emitir nota fiscal e para micro e pequenas empresas

Para que serve esse documento?

O certificado digital serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online, garantindo segurança, privacidade e agilidade aos envolvidos.

Estes são alguns exemplos de aplicações do documento:

  • Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica;

  • Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo; 

  • Realizar transações bancárias online com segurança;

  • Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;

  • Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;

  • Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais;

  • Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita;

  • Enviar informações da empresa pelo sistema eSOcial e SPED;

  • Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal.

Resumindo, tanto pessoas físicas como pessoas jurídicas podem se beneficiar do uso de certificados digitais para facilitar transações e qualquer operação que necessite de identificação e validação jurídica pela internet.

Como os certificados digitais são armazenados?

Os certificados digitais são apresentados na forma de um arquivo e podem ser disponibilizados separadamente, podendo ser salvos no próprio computador ou em uma mídia externa, como um pen drive por exemplo. 

Esses documentos digitais podem ser armazenados de diversas maneiras, dependendo do formato do documento. As principais são:

  • Token: dispositivo parecido com um pen drive onde fica o certificado digital A3, que falaremos mais adiante;

  • Cartão com chip: semelhante a um cartão de crédito/débito, ele pode ser usado para o certificado A3. Contudo, é necessária uma leitora para fazer utilizá-lo no computador; 

  • Servidor: esse é o caso dos certificados digitais SSL, que servem para proteger as informações de um site; 

  • Na nuvem, ou seja, online através de um sistema que faça a leitura desse certificado, a Conta Azul é um deles. 

O que contém no arquivo do certificado?

  • Informações particulares da empresa em questão como nome, e-mail, CPF/CNPJ;

  • Chave pública e privada;

  • Período de validade do certificado;

  • Caminho, link, para que o prazo do certificado seja aumentado;

  • Assinatura das entidades que atestam a veracidade dos dados.

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Como funciona a tecnologia?

Com o crescimento constante das transações eletrônicas, a segurança da informação se tornou uma preocupação real para empresas, pessoas físicas e governo. 

Por isso, o certificado digital foi desenvolvido com o que há de mais avançado em criptografia, garantindo a proteção dos dados e validade das operações. 

Todo arquivo eletrônico desse tipo possui uma chave criptográfica pública ou privada, ou seja, um nome e um número exclusivo que protegem as informações do usuário.

Basicamente, essas chaves são um aglomerado de bits condicionados a um algoritmo que cifra e decifra informações.

Assim, toda vez que o certificado digital é acionado para emissão de uma assinatura, os dados são enviados pelo emissor com uma chave pública, de modo que apenas o receptor possa acessar os dados por uma chave privada capaz de decifrar a informação — o chamado sistema de criptografia assimétrica. 

Graças a essa tecnologia, os certificados virtuais permitem que a troca de informações online seja totalmente segura.

Sua função é emitir, carregar e entregar as informações que só você pode criar, e depois transmitir esses dados exclusivamente para as pessoas ou entidades que você quer que as receba.

Outra tecnologia que aumenta ainda mais a segurança são os dados criptografados em “Hash” (dados produzidos de forma única e tamanho fixo), que servem para comprovar que o documento não foi modificado e permanece íntegro.

Além disso, o usuário precisa criar senhas fortes ao emitir seu certificado junto à autoridade certificadora, misturando letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos. 

Quando surgiu o certificado digital?

Origem do certificado digital no Brasil

No Brasil, o certificado digital nasceu em 2001, com a criação da ICP-Brasil pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Segundo a lei, o sistema de certificação digital nacional foi fundado para “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”.

Desde então, as Autoridades Certificadoras (órgãos responsáveis pela criação e gerenciamento de certificados digitais) podem gerar e comercializar esses documentos de acordo com as regras da ICP-Brasil. 

A emissão dos certificados já vinha crescendo ano após ano no país, e deu um salto ainda maior por conta da pandemia do coronavírus, que acelerou a transformação digital nas empresas. 

Em julho de 2020, a ICP-Brasil registrou o recorde histórico de mais de 600 mil certificados digitais emitidos em um único mês, segundo dados publicados pela Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD). 

Um dos grandes impulsionadores desse crescimento foi a possibilidade de emitir o documento por videoconferência durante o período de quarentena e distanciamento social (até agosto de 2020), já que normalmente é preciso comparecer pessoalmente para validar a certificação. 

De acordo com as projeções do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) divulgadas em agosto de 2020, a expectativa é gerar 6,3 milhões de certificados até o final do ano — em 2019, foram 5,4 milhões.

Ao todo, já existem mais de 9,2 milhões de certificados ativos no Brasil, dos quais 53,3% são de pessoas jurídicas, 46,2% de pessoas físicas e 0,5% de equipamentos.

A tendência é que esse número cresça ainda mais e esses documentos digitais se tornem tão comuns quanto uma assinatura em papel — só que muito mais práticos e seguros. 

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4 vantagens do certificado digital 

O certificado digital traz inúmeros benefícios para empresas e pessoas físicas e deve se tornar padrão no mercado.

Veja o que você tem a ganhar com esse documento.

1. Mais praticidade

Uma das principais vantagens que o certificado digital proporciona é a praticidade de resolver qualquer trâmite burocrático sem sair de casa.

Em vez de ter que ir até o cartório para reconhecer firma da assinatura ou se deslocar para assinar documentos físicos, você pode simplesmente usar seu certificado online para validar qualquer documento, contrato e transação.

2. Mais segurança nas transações

Se você já olhou com desconfiança para transações online, principalmente quando envolvem dinheiro e dados sigilosos da sua empresa, saiba que o certificado digital garante total segurança em qualquer atividade pela internet.

Como vimos acima, sua tecnologia criptográfica protege a troca de informações no ambiente virtual e assegura a validade jurídica e fiscal de documentos e assinaturas.

Dessa forma, você evita fraudes, vazamentos e incidentes cibernéticos nas transações eletrônicas.

3. Redução de custos

O certificado digital também ajuda a reduzir uma série de custos e aumentar a produtividade na empresa.

Estes são alguns gastos que a assinatura digital elimina da sua rotina:

  • Compra e impressão de papel

  • Abertura e reconhecimento de firma em cartório

  • Necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos

  • Custos administrativos para organização e gerenciamento de arquivo

  • Custos com envio de documentos

  • Custos de transporte e deslocamento para assinatura de documentos físicos.

Além disso, você não corre o risco de perder documentos importantes por descuido ou acidentes e tem os arquivos sempre à mão armazenados na nuvem ou backup. 

4. Facilidade de acesso a serviços públicos

Uma das principais razões para obter um certificado digital é ter acesso liberado a diversos serviços do governo pela internet. 

Para muitas empresas, é obrigatório ter a assinatura digital para emitir notas fiscais, por exemplo.

Mas também vale a pena adquirir o certificado voluntariamente para acessar sistemas como o do INSS, eSocial, SPED, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), Prouni, DMED (Declaração de Serviços Médicos e da Saúde) e várias outras plataformas do governo.

 

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Quais tipos de instituições utilizam o certificado? 

Normalmente, as instituições bancárias são as mais interessadas nos certificados digitais, principalmente as que possuem algum controle governamental. 

Além disso, uma gama de outras empresas, como verificadoras de crédito, lojas online, sistemas governamentais, servidores de e-mail já oferecem serviços para criar e ler certificados digitais.

Quem é obrigado a ter o documento?

Por lei, toda empresa que emite NF-e (nota fiscal eletrônica de produtos) é obrigada a ter um certificado digital. 

Da mesma forma, empresas inscritas nos regimes tributário do Lucro Presumido e Lucro Real também precisam da assinatura digital para declarar obrigações à Receita.

Já as empresas do Simples Nacional são obrigadas a usar o documento se tiverem mais de um empregado — até 2017, era exigido apenas para empresas com mais de cinco funcionários, como explicamos no artigo sobre certificado digital obrigatório para pequenas empresas. 

A única exceção é o MEI (microempreendedor individual), que ainda está desobrigado, na maioria dos casos, mas pode optar voluntariamente pelo documento. 

Conforme a Resolução CGSN 140/18, o certificado poderá ser exigido de microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP) nos seguintes casos:

  • Para recolher o FGTS, entregar a GFIP e enviar informações trabalhistas pelo eSOcial;

  • Quando a legislação municipal ou o CONFAZ exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;

  • Prestar informações relativas ao ICMS, desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;

  • Prestar informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.

Como você pode ver, o governo federal estende cada vez mais a necessidade de certificação digital para diferentes obrigações, órgãos e programas.

Além disso, muitas prefeituras e Secretarias da Fazenda estão implementando a certificação digital em aplicações de SPED Fiscal, EFD, livros fiscais de entrada/saída, IPI, apuração do ICMS e inventários.

Se sua empresa não emite NF-e e está enquadrada no Simples Nacional, peça ajuda ao contador para consultar a legislação do seu estado e município e verificar se o documento é obrigatório. 

Se você é microempreendedor individual, não precisa usar a assinatura digital e pode cumprir suas obrigações com um código de acesso — consulte nosso artigo sobre certificado digital para MEI para saber mais.

Lembrando que a empresa obrigada a usar o certificado digital pode sofrer multas sobre tributos não declarados, sanções administrativas e outras penalidades se não usar o documento. 

Pessoas físicas também podem ter um certificado digital, chamado e-CPF e se trata de uma versão digital do CPF. Com ele, é possível assinar documentos, como procurações e acessar serviços públicos como o eSocial, e-CAC e Receitanet.

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Tipos de certificado digital

Ao todo, existem 12 tipos de certificados digitais e cada um é aplicado em um caso específico.

Esses certificados estão agrupados em 5 categorias. São elas:

  • Certificado tipo A, de assinatura digital;

  • Certificado tipo S e T, chamados de certificado de sigilo, para proteger informações, de modo que apenas quem estiver autorizado tenha acesso a elas;

  • Certificado tipo A CF-e-SAT, emitidos para todos os equipamentos do Sistema de Autenticação e Transmissão do Cupom Fiscal Eletrônico – SAT-CF-e;

  • Certificado tipo OM-BR, emitido somente para equipamentos metrológicos regulados pelo Inmetro.

Por serem mais conhecidos e utilizados, vamos explorar aqui o certificado tipo A e o S. 

 Certificados digitais tipo A: A1 e A3

O certificado digital tipo A permite a assinatura virtual de documentos e o principal objetivo é confirmar e identificar o assinante, seja ele pessoa física ou jurídica. Assim, logo que um documento é assinado digitalmente, ele já ganha autenticidade jurídica.

Existem vários tipos de certificados digitais, mas aqui falaremos dos mais conhecidos, o A1 e o A3. 

Diferenças entre Certificado digital A1 e Certificado digital A3

Certificado digital A1 x Certificado digital A3

 

Certificado digital A1

Certificado digital A3

Precisa de leitora de cartão?

Não

Sim

Instalação

Simples e fácil

Mais complicado, pois depende de um instalador

Armazenamento

Armazenado na nuvem

Necessita de uma mídia externa para armazenamento, como um pen drive. 

Permite backup?

Sim

Não

Validade

1 ano

3 anos

Pode ser importado por um sistema para a emissão de notas fiscais?

Sim

Não

 

Quais são os certificados digitais tipo S? 

Os certificados digitais tipo S são chamados de Certificados de Sigilo, pois a principal função desse documento é proteger informações sensíveis, principalmente dos criminosos da internet - os hackers. 

Esse tipo de certificado permite que apenas pessoas autorizadas acessem o conteúdo dos documentos. 

Como o certificado pode ser obtido?

O certificado pode ser obtido de diversas maneiras e por algumas entidades diferentes, dependendo de qual seja o fim desejado. 

Existem entidades que lidam com os sistemas governamentais e outras de verificação de crédito e de instituições bancárias.

Ao adquirir a sua licença para um certificado específico, procure conhecer várias formas de proteger seus dados para saber as vantagens e os riscos oferecidos.

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Passo a passo para obter seu certificado

Agora que você tirou todas as dúvidas sobre certificado digital, só falta aprender a emitir o seu.

Confira o passo a passo.

1. Escolha sua Autoridade Certificadora (AC)

O primeiro passo para adquirir seu certificado digital é escolher uma das Autoridades Certificadoras (ACs) subordinadas à ICP-Brasil.

No site da ICP-Brasil, você confere uma lista completa com empresas como Caixa Econômica Federal, Correios, Serasa Experian, Certisign, Casa da Moeda, etc.

Confira também nosso artigo sobre o certificado digital dos Correios e dicas de outras certificadoras.

2. Selecione o certificado ideal

No catálogo da certificadora, você terá diversas opções de certificados digitais e deverá selecionar a mais indicada para o seu caso. 

Se você tem uma pequena empresa e precisa emitir nota fiscal, por exemplo, pode escolher o, NF-e (mais recomendado), e-CNPJ ou e-Simples. 

Também será preciso escolher entre o tipo A1 (arquivo instalado no computador), A3 (hardware) ou opções móveis e na nuvem. 

3. Apresente a documentação

Para adquirir o certificado digital, você terá que apresentar alguns documentos pessoais ou da empresa à certificadora.

No caso de empreendedores, são exigidos:

  • Documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário)

  • Alteração contratual registrada nos órgãos competentes (se houver)

  • Documentos de eleição da diretoria vigente (quando aplicável)

  • Documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF)

  • Cartão do CNPJ impresso.

Dependendo do tipo da empresa, serão solicitados outros documentos como estatuto social, Certificado do MEI e ato constitutivo.

4. Agende a validação

Para concluir a compra do certificado digital, será preciso comparecer pessoalmente a um dos postos de atendimento da certificadora para validar o documento.

Tanto na primeira emissão quanto na renovação, esse passo é essencial para garantir a autenticidade do documento e evitar fraudes — somente pessoas físicas podem renovar o certificado pela internet. 

Então, você terá que agendar uma data para validação presencial no local mais próximo e apresentar toda a documentação, além de fazer um cadastro biométrico e assinar alguns termos.

5. Aguarde a entrega ou retire o certificado

Após fazer sua validação presencial, o certificado digital para emitir notas fiscais ficará disponível em algumas horas ou dias, dependendo do tipo e da empresa escolhidos. 

Se você comprar um certificado do tipo A1, por exemplo, receberá um link no seu e-mail para baixar o arquivo.

Se for um tipo A3 com dispositivo físico, você poderá retirar o hardware no local da validação. 

Como fazer a renovação do certificado digital?

Os certificados digitais do tipo e-CNPJ e NF-e podem ser renovados online e o primeiro passo é entrar em contato com a Autoridade Certificadora - AC que o emitiu.

Depois, basta escolher a versão do certificado que deseja renovar e a forma de pagamento. Geralmente, é cobrada uma taxa que pode variar entre R$ 150,00 e R$ 300,00.

No caso dos certificados e-CPF, a renovação é feita mediante a instalação de um sistema da AC. 

É interessante buscar a renovação do certificado digital com pelo menos 30 dias úteis antes do vencimento. Afinal, algumas AC ainda solicitam um prazo de pelo menos 3 úteis para conclusão do processo.

Vale lembrar que os certificados digitais vencidos são cancelados e a empresa fica impedida de emitir a nota fiscal e realizar qualquer tipo de transação online. 

Além disso, outros documentos atrelados ao certificado digital vencido também perdem a validade jurídica. 

E, neste caso, é necessário adquirir um novo certificado, pois não é permitido reverter o documento já vencido. 

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Como usar o certificado na Conta Azul?

Na Conta Azul, você pode usar seu certificado do tipo A1 para emitir NF-e, NFS-e, NFC-e e buscar automaticamente suas notas de compra na Receita.

Já o certificado A3 das certificadoras homologadas pode ser usado para emitir NF-e pela plataforma.

A vantagem é poder utilizar nosso emissor 100% online que agiliza a emissão de notas fiscais eletrônicas e integra os documentos ao seu controle financeiro. 

Basta importar seu certificado digital e começar a emitir notas fiscais com muito mais agilidade, praticidade e inteligência. 

E se você precisar de ajuda para adquirir seu certificado, não precisa se preocupar: é só contatar nosso suporte.

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