Entenda o que é backoffice e sua importância

Se na sua empresa há problemas em processos internos que vêm afetando os resultados, está na hora de realmente entender o que é backoffice e as principais funções dessa área. Afinal, trata-se de um setor muito importante, composto por vários profissionais que, juntos, têm o objetivo de garantir a operação do negócio.

Basicamente, o backoffice compreende todos os setores administrativos que têm pouco ou nenhum contato com o cliente. Entre eles, estão o estoque, RH, marketing, financeiro e jurídico.

Estudar sobre o assunto é a  melhor forma de entender o significado prático de backoffice e sua importância. Para ajudar você, elaboramos um texto que tira essas e várias outras dúvidas. Prossiga lendo e descubra qual a melhor forma de fazer a gestão dos bastidores da empresa.

Confira os tópicos:

• O que é backoffice? 
• A importância do backoffice na sua empresa
• Quem faz parte do backoffice?
• Vantagens de ter um backoffice organizado
• A tecnologia facilita o monitoramento do backoffice

O que é backoffice?

Fica mais fácil entendermos o que é backoffice ao usarmos exemplos. Enquanto o termo mais usado na sua tradução é retaguarda, saiba que se trata de toda a operação que acontece “por trás das cortinas”. Quer um exemplo?

Imagine uma loja de bolsas. O atendente faz a venda ao cliente, mas o exemplar que está na estante é apenas para mostruário. Logo, ele aciona o estoque, que fará a logística de separar e entregar (ou enviar, caso o cliente solicite).

Essa parte do estoque em diante é o backoffice. Agora, imagine um problema, uma falha ou atraso em qualquer uma das etapas. Pode acontecer um grande prejuízo.

É justamente a partir do trabalho do backoffice que o gestor busca prevenir e corrigir desvios na operação que possam afetar seus resultados. O backoffice é importante em qualquer atividade que movimente mercadorias ou preste serviços. Devido às suas características, no entanto, é no comércio eletrônico que ganha destaque.

A função exerce o papel de suporte. Os profissionais envolvidos nela não atuam na linha de frente (front office), mas são indispensáveis para garantir a continuidade das operações, sem sobressaltos. Sim, eles são colaboradores que colocam óleo na máquina para assegurar que suas engrenagens funcionarão corretamente.

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A importância do backoffice na sua empresa

Muitas vezes, a falta de atenção aos detalhes pode atrapalhar o crescimento de uma empresa. Quando tudo parece ajustado, um processo imperfeito na sequência de ações provoca uma reação em cadeia.

Imagina acabar a farinha em uma padaria? Ou se o responsável pela limpeza em uma clínica estética não esteriliza o ambiente?

As consequências são várias, como afastar clientes, prejudicar o faturamento e encher o gestor de preocupações. Não precisa e não deve ser assim. Cuidar do backoffice é tarefa prioritária em qualquer negócio, independente do tamanho.

A melhor forma de fazer isso é modernizando a maneira como conduz as operações. Se você ainda depende de controles manuais, pode estar aí a origem dos gargalos na sua equipe de backoffice.

A tecnologia existe e está ao seu alcance para solucionar tais erros manuais que possam vir a prejudicar seus resultados. Invista nela. Quando se sabe o que é backoffice, percebem-se os riscos que podem ser evitados.

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Quem faz parte do backoffice?

O backoffice compete a todos aqueles que prestam serviços indiretos, ou seja, não diretamente relacionados com a atividade principal da empresa.

Em um estabelecimento comercial, por exemplo, são todos os colaboradores que não atuam nas vendas; em uma indústria, quem não participa da produção.

O que é backoffice sem seus membros mais importantes? E aí entram funcionários do administrativo, financeiro, estoque, jurídico, recursos humanos, entre outros não vinculados à atividade fim.

Veja só como estamos falando de um grupo amplo, que não aparece diretamente para o cliente, mas que é de grande importância para as operações do negócio. Afinal, o que seria da empresa sem um responsável pelas contratações, outro pelas compras e mais um pelas cobranças?

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Impactos de ter um backoffice organizado

O backoffice da sua empresa é o conjunto de pilares que a segura no lugar. Não é o motor, nem as rodas, ou o volante do carro – mas garante que tudo isso funcione e em sintonia.

Pense em uma pequena loja virtual. Depois que cliente envia o produto para o carrinho e fecha a compra, todo um processo interno se inicia como consequência da venda.

Sem uma boa estratégia de backoffice, talvez ocorra um atraso na separação do pedido, ou até mesmo um erro que direcione um item diferente para o comprador.

O equívoco pode ocorrer ainda no processo de cobrança, na emissão da nota fiscal ou mesmo no estoque, que não sinalizou a falta do produto e a loja acabou vendendo uma mercadoria indisponível.

Veja só quanta dor de cabeça e prejuízos diversos podem ocorrer devido a falhas no backoffice. É por isso que a sua função na empresa é o eixo que segura as rodas do carro.

A tecnologia facilita o monitoramento do backoffice

Um dos erros mais comuns que os gestores cometem é monitorar os dados do backoffice e de quem está na linha de frente separadamente. Acontece que essas duas áreas funcionam conectadas e devem estar em sintonias. São duas grandes engrenagens da mesma máquina.

A maneira mais adequada de manter tudo em ordem é integrando, também, a administração dessas áreas. Para isso, uma plataforma de gestão integrada é a solução.

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