O que é aging list e como ele ajuda a receber mais rápido

Como usar o aging list

Nem todo empreendedor tem habilidade para lidar com números e, por vezes, encontra dificuldade para organizar e compreender informações sobre contas a pagar e a receber. A boa notícia é que existem ferramentas que ajudam muito nessa tarefa, como é o caso do aging list. Veja neste artigo como ele complementa o seu fluxo de caixa.

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O que é aging list?

Aging list é um relatório sobre títulos a pagar e a receber em uma empresa, recebendo classificação em ordem cronológica. O termo em inglês pode ser traduzido como “lista de envelhecimento”, tendo suas informações apresentadas na forma de tabela, permitindo uma análise mais simples e rápida sobre o saldo financeiro.

Ao utilizar a ferramenta, o gestor separa os títulos por períodos, criando uma divisão a cada 30 dias, por exemplo. Dessa forma, ele identifica a sua capacidade de realização de contas e também a expectativa sobre recebimentos, ou seja, quanto dos seus recursos estão comprometidos com despesas e quanto os clientes lhe devem.

Como abrange receitas e despesas, você pode estar se questionando: o que o aging list tem de diferente do fluxo de caixa? Seria só mais um nome estrangeiro para um mesmo processo?

Há algumas diferenças pontuais (mas importantes) entre as ferramentas. A principal delas está no detalhamento das informações. Enquanto o fluxo de caixa costuma responder o total a ser pago e o total a receber no período, o aging list é mais específico, pois permite conhecer o que cada cliente deve e o que é devido a cada fornecedor, incluindo aí títulos vencidos.

Por suas características, é considerado um bom instrumento de gestão financeira complementar ao próprio fluxo de caixa.

Vantagens do aging list

Vamos elencar agora algumas boas razões para a sua empresa preparar e usar um relatório de aging no controle financeiro:

  • Identifica os títulos a pagar e a receber compensados ou não
  • Prevê com maior exatidão receitas e despesas previstas em duplicatas
  • Melhora o controle e organização de débitos a quitar
  • Mede o nível de inadimplência dos clientes
  • Identifica possíveis falhas no setor de cobranças
  • Permite resgatar créditos de contas em atraso
  • Fornece informações relevantes para a tomada de decisão na empresa
  • Atesta o cumprimento ou não das metas do planejamento estratégico.

Onde fazer

Assim como acontece com o fluxo de caixa, o aging list também pode ser criado a partir de planilhas eletrônicas, como no programa Excel, que permite o uso de tabelas dinâmicas e a inserção de fórmulas prontas para facilitar a obtenção de resultados.

O segredo está na escolha dos campos que irão compor a sua tabela. Veja algumas informações que podem ser utilizadas na sua construção:

  • Identificação do cliente/fornecedor
  • Data de vencimento
  • Data de pagamento
  • Divisão por receitas e despesas
  • Tipo de duplicada e situação
  • Divisão por grupos (não quitados, a vencer, 30, 60, 90 dias, etc.).

Se você não confia muito nos controles manuais e é adepto da tecnologia, pode utilizar o seu sistema de gestão para realizar uma análise a partir do aging list, o que torna a tarefa bem menos complexa e assegura a maior confiabilidade dos resultados.

Seja na planilha ou no software, o relatório irá fornecer algumas informações interessantes, entre as quais podemos citar o valor nominal devido por cliente ou fornecedor, o valor total de contas a receber vencidas e a vencer pelos próximos 30, 60 e 90 dias, além do valor total devido em contas a pagar já vencidas ou a vencer nos períodos determinados.

Aging list ajuda a receber mais rápido

Voltemos ao ponto do artigo que cita as possíveis vantagens de um relatório de aging list. Perceba que entre elas aparece a medição do nível de inadimplência dos clientes. Esse é um aspecto importante, capaz de reverter um problema em solução, ou seja, corrigir falhas na cobrança para resgatar créditos que estavam perdidos ou esquecidos.

Quando uma empresa disponibiliza a opção de compra a prazo aos clientes, sem que tenha um plano para receber os pagamentos, ela abre as portas para a inadimplência. Um relatório de aging list pode revelar que vários daqueles que compraram de você estão nessa situação. Não por acaso, é por essa razão que o instrumento é utilizado com relativa frequência em auditorias contábeis.

Não custa lembrar: identificar a dívida do cliente é o primeiro passo para cobrá-la, e quanto mais tempo demorar para detectar que um pagamento está atrasado, mais difícil será recebê-lo e maior será o prejuízo.

É por isso que afirmamos que o aging list permite à empresa receber mais rápido. Ele dá ao gestor uma espécie de segunda chance. Se a venda não foi planejada, a cobrança precisa ser.

Se for o caso, comece por um contato educado, buscando uma negociação pacífica e, só após essa tentativa, passe a medidas mais restritivas, como registrar o cliente em órgãos de proteção ao crédito, protestar o título não pago e buscar reparação no Juizado Especial Cível, também conhecido como pequenas causas.

Afinal, eu preciso do aging list?

Apresentamos neste artigo o conceito de aging list, suas vantagens e indicamos como elaborar um relatório do tipo. A decisão sobre usar ou não esse recurso depende muito da realidade financeira na sua empresa e da avaliação sobre suas necessidades.

O aging list, embora possa trazer revelações importantes para a saúde do negócio, não se propõe a substituir o fluxo de caixa - esse sim tem caráter indispensável em qualquer empresa. Ainda assim, pode ser decisivo para melhorar os resultados em uma empresa com problemas no setor de cobranças.

Se você tem muitos clientes, com perfis diferentes e recebimentos em datas variadas ao longo do mês, a mínima falta de organização cobrará um preço alto e boletos vencidos e não pagos deixarão de reverter em receitas para a empresa.

Então, se é um gestor preocupado com as finanças, pode ir além do que tradicionalmente é feito e apostar no aging list. Conhecimento não ocupa espaço: leia mais sobre o tema, estude e busque as melhores práticas para o seu negócio.

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