Numeração da nota: como inutilizar NF-e em caso de número de série

A empresa que emite nota fiscal eletrônica, por razões variadas, pode se deparar com uma quebra na sequência dos números de série. Quando isso acontece, é preciso partir para a inutilização de NF-e. Veja neste artigo como realizar esse processo.

Quando realizar a inutilização de NF-e

Quem utiliza qualquer sistema emissor de nota fiscal eletrônica já está habituado com o campo “Série”, no qual há um número que identifica o documento em questão. A numeração possui uma sequência, ou seja, após a nota de número 1.001.091 virá a nota 1.001.092 e assim sucessivamente.

A legislação é bastante clara: essa sequência precisa ser respeitada e não pode haver nenhuma lacuna na numeração. Se ela ocorrer, desde que não tenha sido intencional, é preciso fazer uma espécie de denúncia espontânea à Secretaria da Fazenda, justificando o problema. É aí que se inicia o processo para inutilizar uma NF-e ou uma faixa delas.

A inutilização de NF-e, então, sinaliza aos órgãos de fiscalização que houve um equívoco no controle da numeração e que os números informados na sua manifestação não serão utilizados em nenhuma nota fiscal.

Veja quais fatores são necessários para inutilizar uma NF-e:

• Ter ocorrido quebra na sequência numérica da NF-e
• A numeração em questão não ter sido usada em nenhuma outra NF-e
• O número não ser relativo à NF-e cancelada
• O número não ser relativo à NF-e autorizada
• O número não ser relativo à NF-e denegada
• A quebra na sequência não ser fruto de fraude ou dolo (intencional).

Mas o que pode ter acarretado a quebra na sequência? Em geral, estamos falando de um problema técnico no sistema emissor do contribuinte, sendo mais comum quando é realizada a migração entre diferentes soluções, mas não apenas nesses casos. O que importa para fins de inutilização, como já falamos, é que não seja um erro intencional.

Como inutilizar NF-e

Se você registrou uma quebra de sequência na numeração de suas notas e quer comunicar a inutilização, terá que fazê-lo até o décimo dia do mês subsequente. É o que determina a legislação aplicável à NF-e. Por exemplo, se o erro foi identificado no mês de outubro, a nota ou o conjunto de notas deve ser inutilizado no máximo até 10 de novembro.

Para realizar o processo, é preciso acessar o seu sistema emissor de notas fiscais. Não há um passo a passo que se aplique a cada um deles, mas o procedimento é simples e intuitivo. Para quem usa as soluções da ContaAzul, por exemplo, você verá no campo “Status da Nota Fiscal” a mensagem “NF não encontrada” e, ao lado dela, um ícone com um X e a opção de “Inutilizar Nota Fiscal”.

De forma geral, será preciso oferecer informações como o ano vigente, modelo, série e os números inicial e final ausentes, além da justificativa para a sua inutilização.

Vale destacar ainda que, conforme a legislação, as notas de numeração inutilizada devem também ser lançadas nos livros fiscais, sem valores monetários, obedecendo às regras gerais de escrituração.

Quando não se aplica a inutilização de nota

Uma confusão comum diz respeito ao cancelamento de NF-e. Nesses casos, não se aplica a inutilização da nota. O equívoco de entendimento costuma ocorrer porque uma NF-e cancelada também não possui valor monetário, tendo aos olhos dos órgãos responsáveis apenas efeito técnico. Vamos entender melhor essa e outras situações:

NF-e cancelada

Sempre que a numeração da nota fiscal é aprovada, mas não ocorre a circulação de mercadoria, ela precisa ser cancelada. Isso acontece, por exemplo, quando há erro de digitação no documento, falha em cálculos ou até desistência na negociação.

Quando uma nota precisa ser cancelada, a transmissão do pedido também é realizada a partir do sistema emissor, mas isso precisa ser feito em até 24 horas após a autorização da nota pela Secretaria da Fazenda e desde que não tenha ocorrido a ciência do destinatário. Se o cliente em questão confirmar a ciência da nota, ainda que a mercadoria esteja no seu estabelecimento, ela não poderá mais ser cancelada. Nesse caso, estamos falando de devolução da NF-e.

NF-e devolvida

Além do exemplo citado anteriormente, a devolução de NF-e se aplica a casos diversos, como na ausência de mercadorias e por atraso na entrega. A nota fiscal de devolução tem por objetivo anular os efeitos da operação de compra.

Entre seus campos, ela deve conter o número, a data da emissão e o valor da operação original, além de informar os impostos aplicáveis à transação. Ela deve ser enviada ao destinatário e também autorizada pelo Fisco, como qualquer NF-e.

NF-e rejeitada

A rejeição de uma NF-e acontece quando o documento possui erros nas informações relativas ao faturamento, quando a empresa emissora não está cadastrada com essa condição ou ainda se a sua assinatura digital se encontra corrompida. Também ao tentar utilizar a numeração de uma nota denegada, ela pode vir a ser rejeitada.

A rejeição da nota pode ser corrigida, sendo novamente submetida à Secretaria da Fazenda com a mesma numeração ou utilizando uma nova. Isso é possível porque o documento não tem validade jurídica.

NF-e denegada

A denegação de uma NF-e pode ocorrer quando há irregularidade ou pendência fiscal envolvendo o emitente ou o destinatário. Diferentemente de quando ocorre a rejeição, o número de uma nota denegada fica registrado na base de dados da Secretaria da Fazenda e não pode mais ser utilizado. O arquivo XML referente a essa NF-e precisa ser armazenado pelo prazo decadencial de cinco anos.

NF-e complementar

Como o nome indica, uma NF-e complementar é emitida para acréscimo de informações ao documento original, podendo trazer dados sobre valores, quantidade ou de ICMS. Seu caráter é sempre de complemento e nunca deve ser usada para substituir ou subtrair informações.

A NF-e complementar pode ser emitida quando ocorre aumento do preço original da operação, no volume de mercadoria ou para lançar imposto não recolhido inicialmente devido a um erro de cálculo, por exemplo.

Considerações finais

Neste artigo, você viu em que casos deve inutilizar NF-e e como realizar o procedimento. Também conheceu outras situações possíveis envolvendo a emissão de notas fiscais eletrônicas. Para não errar, a dica é manter uma boa organização de seus documentos, recorrer a um sistema confiável para emissão e armazenamento e sempre contar com o apoio do contador para receber orientações quanto às melhores práticas.

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