Nota fiscal em São Paulo: Contribuintes do Simples Nacional terão que emitir NF-e a partir de outubro

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A nota fiscal em São Paulo vai mudar. Quem tem uma microempresa ou uma empresa de pequeno porte e opera no Estado de São Paulo não poderá mais emitir notas fiscais em papel a partir de outubro.

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A determinação foi anunciada pela Secretaria da Fazenda no início de maio, e vai afetar cerca de 300 mil contribuintes optantes pelo Simples Nacional no Estado. Eles precisarão migrar para a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), em substituição à Nota Fiscal modelo 1/1A em papel.

Neste artigo, você vai entender as razões da mudança, vai conhecer as opções para emitir a NF-e para o Simples Nacional e vai descobrir como se adaptar à legislação da nota fiscal em SP. Outubro está chegando, e é melhor não perder tempo, concorda?

Mudanças na nota fiscal em São Paulo

De 2008 até maio deste ano, a obrigação de emitir a NF-e em São Paulo ficava restrita a empresas que realizam operações destinadas a Administração Pública direta ou indireta, empresas que realizam operações cujo destinatário está localizado em outro Estado ou empresas que realizam operações de comércio exterior, além de empresas enquadradas em uma lista com mais de 100 atividades, desde fabricantes de cigarros até fabricantes e importadores de pisos e revestimentos cerâmicos.

Na prática, o contador de cada empresa paulista precisava consultar os anexos da Portaria CAT- 162, de 29/12/2008, que dispõe sobre a emissão de nota fiscal em SP, para descobrir se era necessária a emissão da NF-e.

Em maio deste ano, a portaria foi alterada pela Portaria CAT 36, de 04/05/2018, que ampliou as exigências de emissão da NF-e no Estado de São Paulo. O texto se resume a acrescentar, ao artigo 7º da portaria original, que trata da obrigatoriedade para emissão da NF-e, o seguinte texto: “a partir de 01-10-2018, forem optantes do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - “Simples Nacional”.”

Em resumo, a obrigatoriedade foi ampliada para todas as microempresas e empresas de pequeno porte do Estado de São Paulo que optam pelo Simples Nacional como regime de tributação. Vale lembrar, porém, que a obrigatoriedade de emissão de NF-e a partir de outubro não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI).

Entre as razões para a ampliação da exigência, podem ser citados os principais benefícios que a emissão da NF-e traz para o Fisco, como o aumento da confiabilidade da nota fiscal, a melhoria no processo de controle fiscal, a redução de custo nesse processo de controle e a diminuição da sonegação com aumento da arrecadação, sem aumento da carga tributária.

Para os contribuintes, a mudança da Nota Fiscal em SP traz redução dos custos de impressão, dos custos de aquisição de papel e dos custos de armazenagem da documentação fiscal.

Validade jurídica da Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica é, nas definições da Secretaria da Fazenda, “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes”.

A NF-e tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador (comercialização). Ela tem validade em todos os Estados e está presente na legislação brasileira desde outubro de 2005, sendo popularizada e tendo a exigência ampliada desde então.

A legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que era utilizada, em geral, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.

Como se adequar às exigências da nota fiscal em São Paulo

Para se adequar às exigências da nota fiscal em SP, as microempresas e empresas de pequeno porte deverão solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo. Vale lembrar que o credenciamento em um Estado não credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e.

Depois de solicitar o credenciamento, é necessário possuir o certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil contendo o n° do CNPJ do estabelecimento.

Finalmente, para emitir a NF-e propriamente dita, será necessário utilizar um software de emissão. Desde 2006, parte dos micro e pequenos empresários utilizava o emissor de nota fiscal eletrônica desenvolvido pela Secretaria da Fazenda de São Paulo (Sefaz). Em 2016, porém, o emissor foi descontinuado pela secretaria, sob alegação de que a maior parte dos contribuintes já utilizava softwares próprios (contratados) para emitir as NF-e.

Assim, coube ao Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) de São Paulo firmar uma parceria com o Sefaz para oferecer a modalidade de emissor de nota fiscal gratuito aos micro e pequenos empresários.

Mesmo assim, muitos empresários decidiram evoluir para emissores de notas fiscais próprios, devido aos inúmeros benefícios de integrar um emissor de notas fiscais eletrônicas ao sistema de gestão da empresa.

De acordo com o levantamento da Secretaria da Fazenda do total de NFe processadas por mês, 93,3% das emissões ocorrem por softwares próprios dos contribuintes.

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