Nota fiscal e fatura: você sabe a diferença?

A nota fiscal e a fatura são dois documentos importantes que fazem parte do cotidiano de uma empresa.

Embora sejam comuns, algumas pessoas ainda confundem suas funções. Porém, sem esse entendimento, o negócio pode ter prejuízos financeiros com multas e também ações judiciais, como a acusação de sonegação fiscal.

Nesse conteúdo, vamos esclarecer as diferenças entre nota fiscal e fatura, as variações desses documentos e quando é necessária a emissão de cada um. Acompanhe os próximos tópicos!

• Por que é importante saber a diferença entre nota fiscal e fatura?

• Entenda a diferença entre nota fiscal e fatura

• O que é nota fiscal e para que serve?

• O que é fatura e para que serve?

• Como emitir nota fiscal?

• Emitir notas fiscais é muito mais fácil com a Conta Azul!

Por que é importante saber a diferença entre nota fiscal e fatura?

Apesar de serem complementares, a nota fiscal e a fatura possuem diferentes objetivos e por isso, é de extrema importância conhecer suas diferenças, principalmente para evitar ações judiciais e multas administrativas vindas de falhas na emissão desses documentos. 

Além disso, entender a finalidade de cada um te ajudará a manter em ordem a gestão financeira. O resultado disso? Uma empresa com boa reputação perante o Fisco!

Entenda a diferença entre nota fiscal e fatura

A nota fiscal é o documento obrigatório que comprova a efetivação de uma compra. Através dela, são recolhidos tributos de transações comerciais, como: 

• Imposto Sobre Serviços (ISS);                                                            

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);

• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);

• Programa de Integração Social (PIS);

• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

O objetivo principal da NF é descrever detalhes referentes a transação e cobrar a quantia final do produto ou serviço.

Já a fatura não tem a mesma obrigatoriedade, validade fiscal e tributária.

Outra diferença importante entre nota fiscal e fatura é que, ao emitir a primeira, o pagamento do produto e/ou serviço e as deduções tributárias já foram realizados. Já no caso da segunda, a emissão é feita antes da quitação do valor.

Devido à importância legal, o cancelamento da nota fiscal é um processo controlado por regras específicas. Por exemplo, é preciso de uma autorização do Fisco e a mercadoria não pode ter sido enviada.

Outra regra fiscal determina um prazo de, no máximo, 24 horas para o cancelamento da nota fiscal. Se o documento é cancelado após o prazo, o Fisco exige o pagamento de uma multa que corresponde a 1,5% da quantia total da transação.

O que é fatura e para que serve?

A fatura é o documento que detalha uma transação comercial. Ela não recolhe impostos e refere-se a um pagamento que ainda será realizado. Por conter todas essas informações, muitas empresas utilizam a fatura como um controle na gestão financeira.

Geralmente, os dados que integram a fatura são:

• Data de emissão;

• Número da fatura;

• Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;

• Número de Identificação Fiscal (NIF) do fornecedor de bens ou prestador de serviços;

• Nome ou denominação social do destinatário e do fornecedor de bens ou serviços;

• Número de Identificação Fiscal (NIF) do destinatário de bens ou serviços;

• Denominação e quantidade dos bens ou serviços;

• Taxas aplicáveis. 

Tipos de fatura

Os tipos de fatura usadas pelas empresas são:

• Fatura recibo: emitida quando a data da emissão e do pagamento coincidem;

• Fatura proforma: utilizada na cotação e transação internacional de produtos;

• Fatura manual: documento impresso em papel timbrado autorizado pela Autoridade Tributária e Aduaneira;

• Fatura eletrônica: emissão feita por aplicativos certificados.

O que é nota fiscal e para que serve?

Como citado, a nota fiscal é um documento obrigatório para todas as empresas, pois registra a transação da venda de produtos e/ou serviços. A exceção são os MEIs e autônomos, que só precisam emitir caso a venda seja para pessoa jurídica. 

Por meio desse documento, o Fisco recolhe impostos comerciais e, para que ele tenha validade, a nota fiscal precisa conter as seguintes informações:

• Número de ordem e série;

• Natureza da operação; 

• Data de emissão;

• Identificação do titular (nome, endereço, inscrição estadual e CNPJ);

• Data de saída das mercadorias;

• Identificação do destinatário (nome, endereço, inscrição estadual e CNPJ);

• Detalhamento das mercadorias vendidas (quantidade, marca, tipo, modelo etc);

• Dados sobre o transportador dos produtos;

• Informações referentes ao recolhimento dos tributos;

• Forma de acondicionamento dos itens.

Tipos de nota fiscal

Vários tipos de nota fiscal são utilizados pelas empresas. Entre eles estão:

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): emitida nas vendas diretas aos consumidores finais, substituindo o cupom fiscal;

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): versão digital da nota fiscal impressa;

• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): versão eletrônica da nota fiscal impressa para prestadores de serviços;

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): nota fiscal emitida em prestações de serviços de transporte de carga.

Como emitir nota fiscal?

Para fazer a emissão de notas fiscais é preciso seguir algumas etapas:

1. Saiba qual NF emitir

Para início de conversa, é preciso que o negócio saiba qual tipo de nota fiscal emitir: a de serviços, produtos ou para o consumidor. Também é importante identificar a situação cadastral, o enquadramento fiscal da empresa e os documentos que serão usados nas transações comerciais.

A fim de facilitar todo esse processo, alguns empreendedores recorrem aos serviços de contadores. Se esse for o seu caso, encontre um aqui!

  2. Cadastre-se nos órgãos competentes

Outro passo essencial para a emissão de notas fiscais é o credenciamento nos órgãos competentes. Para emitir a NFe e a NFCe, é preciso ter a autorização da Secretaria Estadual da Fazenda da região onde a empresa está localizada.

No caso da NFSe, o empreendedor deve contatar a Secretaria Municipal de Finanças e Fazenda (ou órgãos similares) da região onde o negócio está registrado.

   3. Adquira um certificado digital

O certificado digital é uma assinatura virtual que assegura a validade das transações realizadas e da nota fiscal emitida. Embora não seja obrigatório para todas as empresas, ele é recomendado para garantir a autenticidade dos documentos.

Essa certificação é adquirida através de uma Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Quando o certificado digital é concedido, a empresa precisa levar os documentos à Autoridade de Registro, que irá validar os dados. Feito isso, o negócio receberá um token ou smartcard de acesso configurado para realizar transações.

Emitir notas fiscais é muito mais fácil com a Conta Azul

Erros de digitação, gastos com papel para impressão, desperdício de espaço físico para armazenamento, perda de documentos… Já parou para pensar sobre os desafios ao emitir notas fiscais manualmente? 

Com a Conta Azul, esse processo fica muito mais simples, otimizado e prático. Além disso, você consegue emitir e armazenar em nuvem os principais tipos de notas fiscais, incluindo:

• Nota fiscal de produtos (NF-e);

• Nota fiscal de serviços (NFS-e);

• Nota fiscal do consumidor (NFC-e).

Outro benefício do ERP Conta Azul é a integração da nota fiscal eletrônica com o processo de vendas e o controle de diversas áreas da empresa, como:

• Controle de estoque, monitorando tudo o que entra e sai;

• Conciliação bancária e fiscal, sem precisar de malotes para o envio dos documentos;

• Criação de orçamentos e propostas personalizados conforme as necessidades do cliente;

• Preenchimento dos dados dos clientes de forma automática;

• Armazenamento de tudo na nuvem, ou seja, online.

Para gerar mais segurança às transações e conformidade com o Fisco, o ERP possui integração com certificados digitais A1 (para emissão de NF-e) e A3 (para emissão de NF-e com validade de três anos).

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