Nota fiscal de remessa: perguntas e respostas

Nota fiscal de remessa

Você tem dúvidas sobre a utilização da nota fiscal de remessa?

Esse documento é utilizado sempre que alguma mercadoria é transportada para fora da sua empresa. Na maioria dos casos, costuma ser isento ou suspenso de impostos. Esse benefício depende do estado onde a empresa está localizada.

Caso um fiscal detecte que um item saiu da sua empresa sem nota fiscal, pode ocorrer penalização, pois toda mercadoria deve estar acompanhada de um documento fiscal. Ou seja, sua empresa pode sofrer multas e penalidades se deixar de usá-la nessas operações.

Para entender melhor a importância desse documento, seu conceito e informações principais sobre ele, preparamos este post, que vai abordar algumas dúvidas sobre o tema. Experimente Grátis o ContaAzul: Emita Notas Fiscais de sua empresa dentro de um sistema de gestão para evitar erros

A nota fiscal de remessa

Antes de falarmos da nota de remessa, precisamos entender o conceito de NF-e, que é a nota fiscal eletrônica. Esse é um documento de emissão obrigatória sempre que ocorre circulação de mercadorias. Pode ser em uma operação de compra e venda, por exemplo, mas também na devolução de um item ou remessa.

Particularmente sobre esse último, estamos nos referindo à retirada de um produto do seu estoque para envio a outro estabelecimento, mas em operação não comercial. Ou seja, se mercadorias são transportadas de uma filial para outra, por exemplo, uma nota de remessa deve ser emitida.

Basicamente, podemos dividir em duas as finalidades desse documento:

  • Saída: quando o material está sendo retirado da sua empresa, como o envio de um item para conserto
  • Entrada: quando o item está entrando na sua empresa e não possui uma nota fiscal, como nos casos de amostras grátis recebidas de pessoas físicas, que não emitem nota.

Assim, qualquer produto que será transportado para outra empresa ou pessoa física requer a emissão dessa nota específica.

A emissão desse documento pode ser feito diretamente pelo sistema emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e). Já a tributação varia conforme a operação realizada. Em muitos casos, é isenta ou possui a suspensão de impostos. Mas isso deve ser verificado em cada caso.

Exemplos de nota fiscal de remessa

Existem diversos exemplos de notas de remessa. Os principais são:

  • Amostra grátis
  • Brindes
  • Doações
  • Conserto
  • Consignação
  • Demonstração
  • Depósito externo
  • Industrialização (caso de transformação da matéria-prima em uma unidade diferente da empresa)
  • Armazém.

Existem ainda outras justificativas para a remessa de bens e mercadorias. A emissão é simplificada, justamente porque na grande maioria dos casos há isenção ou suspensão de tributos.

Para entender melhor, veja as características de três modelos de nota de remessa:

Conserto

É válida quando o produto adquirido por um cliente apresenta defeitos e é entregue para reparos. Sua empresa encaminha a um terceiro ou devolve para a empresa que comprou para fazer o conserto e, para isso, precisa da nota. O documento está suspenso ou isento de impostos, dependendo do estado, e o retorno pode ocorrer no prazo máximo de 180 dias.

Demonstração

Refere-se às transações em que o produto é enviado para que o cliente possa conhecer o seu produto e verifique sua performance.

Vale lembrar que esse tipo de nota fiscal deve ser utilizada para enviar pequenas quantidades do seu produto e, conforme o Ajuste SINIEF 08/2008, a mercadoria deve retornar no prazo de 60 dias.

A empresa que recebeu a mercadoria deve devolvê-la com uma nota fiscal de retorno de demonstração.

Esse tipo de nota fiscal pode ter a cobrança de ICMS, dependendo do produto e das regras do seu estado, mas ao receber a nota fiscal de retorno de demonstração dentro do prazo, esse valor é compensado, ou seja, o saldo final de ICMS é zerado.

Armazém

É empregada quando há terceirização de armazém e a mercadoria é encaminhada para ser guardada no armazém ou devolvida para a sua empresa. Também há suspensão ou isenção de impostos.

Perguntas e respostas sobre nota fiscal de remessa

Os principais questionamento sobre esse assunto estão reunidos a seguir:

Como emitir a nota de remessa?

A emissão deve ser feita pelo mesmo sistema em que faz a expedição das NF-es. No caso da plataforma Conta Azul, esse processo pode ser feito pelo menu Vendas - Notas fiscais de produto - Criar nova - Nota de remessa.

Depois, é só escolher o motivo da operação e informar os dados de cliente, frete, produtos e as informações tributárias da nota fiscal, por exemplo: Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e alíquotas ou a suspensão/isenção dos impostos.

O envio pode ser feito pelo próprio sistema, que é integrado à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).

Quais são as principais informações solicitadas no preenchimento da nota?

Os principais dados requeridos no preenchimento são:

  • CFOP
  • Natureza da operação
  • Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
  • Programa de Integração Social (PIS)
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
  • Situação Tributária (CSOSN/CST)
  • Origem do Produto
  • Produto
  • Quantidade
  • NCM
  • Dados do cliente/fornecedor
  • Informações complementares, quando for o caso. Se houver NF anterior, é importante que seja informado. Por exemplo, se você recebeu uma NF de demonstração e está emitindo a NF de retorno de demonstração, você precisa registrar o número dessa nota.
  • Preço unitário (de custo) da mercadoria.

Como preencher o CFOP e a natureza da operação na nota de remessa?

Esses dois itens são os que mais causam dúvidas.

A natureza da operação depende da transação realizada, e o tipo de nota fiscal deve ser emitida de acordo com a transação.

Clique aqui para consultar a tabela de CFOP da Receita Federal.

Lembre ainda que os CFOPs que iniciam com 5 e 6 são referentes às saídas e os CFOPs que iniciam com 1 e 2 são entradas.

Por exemplo, você emitirá uma NF de remessa para conserto com CFOP 5.915 para empresas do mesmo estado ou 6.915 para empresas de outros estados.

Quando a mercadoria retornar, a empresa emitirá uma NF de retorno de conserto com CFOP 5.916 ou 6.916 e você dará entrada no seu sistema com os CFOPs 1.916 ou 2.916, respectivamente.

Quais CFOP são admitidos para cada CST?

O CST (Código de Situação Tributária) também é um item que causa muitas dúvidas no momento de emitir uma NF de remessa, pois a combinação entre CFOP e CSTs é muito grande e é importante estar atento, pois cada CFOP admite uma combinação de CSTs e vice-versa.

Veja a seguir a tabela de CST para o ICMS:

  • 00 - tributação integral
  • 10 - tributação com cobrança de ICMS por substituição tributária
  • 20 - tributação com redução de base de cálculo
  • 30 - isenção ou não tributação e com cobrança de ICMS por substituição tributária
  • 40 - isento
  • 41 - não tributado
  • 50 - suspenso
  • 51 - diferimento
  • 60 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
  • 70 - com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária
  • 90 - outras.

As combinações são diversas e devem sempre levar em consideração as particularidades de cada transação e cada tipo de mercadoria.

Considerando, por exemplo, que uma nota de demonstração com CFOP 5.912 é emitida, o ICMS deve ser informado como suspenso, ou seja, CST 50 (Suspensão).

Além disso, o PIS e a COFINS devem ser o informados com o CST 08 (Operação sem incidência da Contribuição) e o IPI deve ser analisado de acordo com o tipo de mercadoria.

Como é um assunto que necessita de uma análise específica, caso tenha alguma dúvida, o ideal é pedir a ajuda do seu contador para garantir que sua nota fiscal seja emitida corretamente, além de contar com um sistema que facilite o registro da nota fiscal, como o da ContaAzul.

Para que serve a nota fiscal de remessa?

Esse documento simplifica o controle de movimentação de mercadorias e permite comprovar a procedência da carga em caso de fiscalização. Por isso, é imprescindível lançar as operações no Livro de Saída da empresa, detalhando que é uma “simples remessa não tributável” e utilizando os CFOPs corretos.

Quais controles são necessários?

Os cuidados são bastante variados quando se pensa em todos os tipos de nota de remessa. Os principais são:

  • CFOP correta: a falha na inserção desse dado pode originar a cobrança de ICMS, que deveria ser isenta ou suspensa, dependendo do caso.
  • Manifesto do destinatário: o destinatário pode confirmar o recebimento para que o emitente possa solicitar a prorrogação do ICMS.
  • Controle do prazo: a maioria das notas de remessa têm a cobrança de ICMS suspensa pelo período de 60 a 180 dias e caso sua empresa não solicite o retorno da mercadoria dentro dos prazos, perderá a suspensão do ICMS e deverá pagá-lo. Além disso, um grande volume de notas sem retorno pode chamar a atenção do fisco.
  • Monitoramento dos saldos retornados: o controle dos que já voltaram e dos que ainda estão pendentes é fundamental. Essa é uma obrigação legal, mas também é válida como forma de gerenciar o estoque e evitar prejuízos.

Não se descuide da nota fiscal de remessa

Como você pôde perceber, a nota fiscal de remessa é um documento importante e simplificado, no qual geralmente inexiste a cobrança de impostos, na maioria dos casos. No entanto, se sua emissão for esquecida, a empresa pode sofrer sanções. Por isso, atente-se às dicas que repassamos. Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história  Preparamos um guia para ajudar você a entender e a usar a NF-e Baixar o guia agora

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