Nota fiscal de importação: tudo o que sua empresa precisa saber

A nota fiscal de importação é uma obrigação do importador. Veja tudo que você precisa saber para emitir a nota e facilitar esse processo.

A nota fiscal de importação é uma obrigação do importador. Sua emissão deve ocorrer para que a mercadoria seja nacionalizada e possa fazer parte do estoque da sua empresa.

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No entanto, existem vários detalhes que precisam ser verificados para evitar penalidades e até a inviabilização do processo da NF-e.

Neste post, abordaremos como funciona essa nota, como emiti-la e os cuidados necessários ao adotar esse procedimento. Ficou interessado? Então siga a leitura.

O que é a nota fiscal de importação?

Esse documento permite a entrada da mercadoria nacionalizada no estoque da empresa. Ele formaliza a importação e, portanto, deve ser emitida pelo importador. A nota de importação tem a função de "nacionalizar as mercadorias", por isso deve ser emitida em português.  

Além disso, mesmo que a compra tenha ocorrido em outra moeda, como dólares ou euro, os valores devem ser convertidos com a cotação da data de desembaraço, que consta na Declaração de Importação, e são especificados em real.

A emissão desse arquivo deve ser feita de acordo com os dados da Declaração de Importação (DI) e da Invoice (ou fatura comercial), que é o documento enviado pela empresa que realizou a exportação.

Com a Invoice e com a taxa da moeda em mãos, é possível calcular os valores do impostos incidentes nessa operação.

A nota fiscal de importação é uma obrigação da legislação brasileira, afinal o fisco precisa saber quais itens estão entrando no território nacional e quanto de imposto precisa ser recolhido.

Ou seja, se você é um empresário e comprou uma matéria-prima importada, essa só poderá ser retirada do porto e lançada no seu estoque depois que a Nota Fiscal de Entrada de Importação estiver emitida.

O lançamento fiscal, que ocorre após a emissão, é a condição exigida para que sua empresa tome crédito dos tributos, de acordo com o regime tributário da empresa, como o Lucro Real e o Presumido.

Vale a pena destacar que a nota de importação é um documento interno e que, por isso, não há necessidade de ser enviada ao exportador, pois para ele é necessário apenas que seja efetuado o pagamento de acordo com os valores acordados na Invoice, onde consta o valor dos produtos e custos adicionais acordados entre as partes, como frete.

Entre os tributos incidentes, estão:


Além desses tributos, também incorrem outras taxas e despesas, como taxa Siscomex, frete, despesas ocorridas até o momento do desembaraço aduaneiro, inclusive IOF, etc.

O que é importação direta?

Existem diversas maneiras de importar um item, como a importação direta, indireta e via trading, mas neste artigo estamos tratando da importação direta.

Nesse tipo de importação, sua empresa é a responsável pela emissão da nota fiscal de entrada de importação, que falaremos com mais detalhes a seguir.

Uma diferença da importação direta das demais é que você tem o contato direto com a empresa do exterior e, no momento da emissão da nota fiscal, os impostos já estarão pagos, pois a maioria deles deve ser quitada antes mesmo de a mercadoria sair do porto.

Como fazer a nota fiscal de importação?

A emissão desse documento é feita pelo mesmo sistema utilizado para a geração de notas fiscais eletrônicas (NF-e). Esse processo é obrigatório para todas as pessoas jurídicas que realizam importação de imobilizados, materiais de uso e consumo ou matéria-prima, independentemente de regime tributário.

O procedimento deve ser realizado para a retirada da mercadoria do local de desembaraço,  que é quando os produtos ganham o status de nacionalizados. Para isso, você precisa ter em mãos:

  • DI (caso não tenha essa declaração, a solicitação pode ser feita ao despachante aduaneiro ou é possível fazer a consulta diretamente no site da receita, com a possibilidade de baixar o arquivo em formato XML ou PDF)
  • Invoice
  • Guias de pagamento dos impostos.

Tenha em mente que as informações inseridas devem ser condizentes com os dados da DI, com o valor da mercadoria em moeda nacional e com a classificação citada nos documentos de embarque, ou seja, na fatura comercial e no conhecimento de transporte.

Veja, a seguir, o que deve constar em cada uma das páginas da DI, caso esteja em formato PDF (a quantidade de páginas varia de acordo com a quantidade de produtos que está sendo importado):

Informações da página 1 da DI

Os dados exigidos são:

  • Número da declaração de importação
  • Pesos líquido e peso bruto
  • Quantidade da embalagem
  • Tipo da embalagem
  • Total dos impostos
  • Valor do frete
  • Valor do seguro.

Informações da página 2 da DI

As informações requeridas são:

  • Taxa do dólar
  • Taxa do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex)
  • Resumo dos tributos
  • Base de cálculo dos impostos
  • Alíquotas dos impostos.

Informações da página 3 da DI

Os dados a serem inseridos pelo importador são:

  • Valor unitário do produto
  • Quantidade da mercadoria
  • Classificação fiscal da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM)
  • Alíquota de tributos
  • Valores dos impostos
  • Bases de cálculo
  • Descrição dos produtos em português.

É importante informar o número da DI nas observações da sua NF de importação.

Geralmente, o despachante envia um planilha com os dados necessários para a emissão da nota de importação, mas isso depende do despachante contratado, e pode ser necessário criar uma planilha interna da sua empresa para emitir sua NF de entrada de importação.

Quais cuidados são necessários com a nota fiscal de importação?

O processo burocrático de compra de produtos estrangeiros e as obrigações acessórias exigidas requerem alguns cuidados com a emissão desse documento. Confira as dicas principais:

Reveja os dados da DI

Essa declaração apresenta os dados relativos à nacionalização da mercadoria, como incidência de impostos, informações do importador, do exportador e do fabricante, especificações do produtos etc. Ela também garante o despacho aduaneiro, registra o procedimento de importação e encaminha ao governo federal por meio do Siscomex.

Por isso, os dados devem ser iguais para evitar divergências. Mais que isso, o número de registro da DI — que é gerado na emissão da declaração — deve constar na nota de importação para evitar o impedimento da homologação do documento.

Verifique a natureza da operação

A natureza da importação deve ser definida de acordo com a destinação do material dentro da sua empresa. Essa questão é fundamental porque impacta diretamente no cálculo de impostos a serem recolhidos.

Sabendo a natureza de operação, você consegue definir qual CFOP será utilizada, sendo que existem diversas maneiras de nacionalizar os produtos, conforme apontado neste link, e as mais utilizadas são:

  • 3.101 - Compra para industrialização (matéria-prima)
  • 3.102 - Compra para comercialização
  • 3.551 - Compra de bem para o ativo imobilizado
  • 3.556 - Compra de material para uso ou consumo
  • 3.949 - Outra entrada de mercadoria

Analise a incidência de impostos

Os tributos devem ser corretamente calculados para a operação para assegurar o compliance tributário e fiscal. O crédito de impostos costuma ocorrer pelo registro da nota fiscal de entrada, que deve ser emitida com base nos dados da DI. Assim, as declarações do Sped Fiscal e Contribuições são enviados de modo adequado.

É importante avaliar ainda possíveis variações na formação da base de tributos regulares, como IPI, ICMS e PIS. Eles podem sofrer alterações por conta da operação ou estado.

Por fim, valide a origem do produto e a alíquota de ICMS na Câmara de Comércio Exterior (Camex), bem como confira a nota de importação antes de enviá-la.

Além disso, não deixe de contatar um despachante confiável para que você possa ter maior tranquilidade no recebimento de mercadorias importadas e não precise se aprofundar ainda mais nesse assunto, pois existem diversos detalhes que exigem maior conhecimento do tema.

Para tirar qualquer dúvida, lembre-se de conversar com o seu contador, que pode indicar os melhores caminhos para resolver essas questões.

Caso sua empresa possua um alto volume de importação, considere ainda a possibilidade de contratar um funcionário especializado em importação para ajudar na logística da sua empresa, além de capacitar seus funcionários do departamento fiscal.

Seguindo essas recomendações para a nota fiscal de importação, você tem maior segurança na hora de nacionalizar mercadorias, aumenta sua eficiência operacional e melhora os resultados do negócio sem correr riscos de multas e penalidade.

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