Não deixe as finanças atrapalharem sua agência

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A qualidade do serviço de uma agência de comunicação é importante, mas definitivamente não é o único fator que a levará ao sucesso. Sem um bom planejamento financeiro e sem os devidos cuidados com as finanças, os resultados da agência podem acabar comprometidos, gerando dificuldades para sua manutenção. Por essas e outras é que conhecer algumas dicas nesse âmbito pode garantir que as finanças estejam sempre em dia, fazendo com que sua agência se beneficie de uma boa gestão financeira!

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Conheça as finanças da agência

Você sabe exatamente quanto sua agência movimenta durante o mês? Você consegue identificar quais são as despesas fixas (aquelas que acontecem com regularidade) e quais são as variáveis? Você sabe exatamente quanto sobra ao final do mês em forma de lucro? Sem conhecer todos esses fatores é absolutamente impossível ter um bom controle financeiro. Assim, cedo ou tarde, as finanças acabam atrapalhando. Por isso, é muito importante dedicar um tempo para conhecer a parte financeira da agência e entender, em detalhes, como tudo funciona.

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Tenha um plano de contas

Uma das melhores formas de aumentar o conhecimento sobre o financeiro da agência é justamente criando um plano de contas. Basicamente, o plano de contas é responsável por separar e categorizar cada despesa e cada receita do negócio. Você pode fazer um plano de contas começando com a divisão entre despesas fixas e variáveis, por exemplo. Nas despesas fixas, é possível criar divisões relativas a despesas operacionais, estruturais ou destinadas a fornecedores. Nesse caso, o aluguel pode funcionar como uma despesa fixa que diz respeito à estrutura. O mesmo vale para as receitas, que precisam ser identificadas conforme sua origem e sua periodicidade. Ao fazer isso, você consegue identificar quais são os pontos críticos de recebimento para seu negócio e também quais são os gargalos financeiros nas despesas.

Defina metas para as finanças

Para garantir que todas as contas fiquem dentro do esperado, é importante que a agência comece definindo metas para o orçamento e em quanto tempo essas metas devem ser alcançadas. Você pode almejar obter uma determinada redução de gastos dentro de um período ou alocar mais recursos para o setor de captação de clientes, por exemplo. Estabelecer essas metas é importante porque serão justamente elas que nortearão todo o planejamento financeiro da empresa e como o negócio aplicará seus recursos.

Monte um orçamento

Com as metas devidamente definidas, é preciso planejar um orçamento. Essa é a ferramenta mais importante do planejamento financeiro justamente por ser a responsável por identificar como serão feitos os gastos dentro de um determinado período de tempo. É benéfico dividir os recursos disponíveis entre os diferentes setores, de acordo com sua importância. Isso significa que o orçamento destinado para o atendimento não deve ser o mesmo que o de criação ou de follow-up, a menos que todos os setores tenham as mesmas necessidades. Como isso praticamente nunca acontece em uma agência de comunicação, atente-se para as prioridades. Criar esse orçamento é importante, inclusive, para evitar que um setor termine consumindo mais recursos que o necessário, deixando outros setores em dificuldades. Nesse cenário nada ideal, os resultados acabam sendo afetados.

Faça o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é outra ferramenta financeira que não deixa as finanças atrapalharem sua agência. Consiste, basicamente, no registro de todas as entradas (as receitas) e todas as saídas (as despesas) da agência dentro de certo período. Para um maior controle, o ideal é que o fluxo de caixa seja feito diariamente. Esse fluxo de caixa também serve para o planejamento financeiro uma vez que você pode incluir as contas a pagar e a receber para prever a necessidade de capital dentro de um determinado período. Caso seja necessário pagar os fornecedores na primeira semana do mês, mas os clientes só paguem a partir da segunda semana, sua agência precisará dispor de uma quantia em caixa para não ficar inadimplente. Assim, o fluxo de caixa é responsável por permitir que a agência se prepare para momentos de maior necessidade de recursos, diminuindo as chances de imprevistos e evitando que o funcionamento da empresa seja comprometido.

Analise o DRE

O Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) usa o plano de contas para fornecer informações sobre a situação financeira da agência. Como soma toda as receitas e diminui todas as despesas, o DRE é responsável por indicar, de maneira simplificada, se a agência está dando lucro ou não. Sua análise permite que, caso a agência esteja apresentando prejuízo, corrija-se os principais problemas em tempo hábil para evitar maiores danos. Além disso, a análise vertical do DRE também possibilita que você identifique qual é o ponto em que a agência começa a dar prejuízo, caso aplicável. Ao conhecer esse tipo de gargalo, é possível analisar todas as etapas, reduzir custos e aumentar o lucro do negócio.

Conte com um software de gestão

E por mais que muitas agências efetivamente conheçam a importância de boa parte dessas atitudes, ainda utilizam planilhas defasadas e pouco integradas. O resultado, além de mais trabalho e de mais tempo gasto, vê-se na falta de confiabilidade. Para corrigir essa situação e evitar que qualquer confusão com as finanças atrapalhe sua agência, é recomendável contar com um bom software de gestão. Essa ferramenta reunirá em um só lugar todas as movimentações da agência, o fluxo de caixa e a geração de relatórios, ajudando sua agência a obter um planejamento financeiro mais relevante.

Para não deixar as finanças atrapalharem sua agência, é preciso garantir o máximo de organização. Isso é obtido com um bom planejamento financeiro, contando com orçamento e plano de contas, além de também lançar mão do uso de ferramentas extremamente úteis, como o fluxo de caixa e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).

Para tornar tudo ainda mais relevante, o uso de um software de gestão aumenta a qualidade das informações e ajuda a garantir que as finanças estejam sempre em dia. Agora para só por um minutinho para pensar em como você realiza a gestão das finanças da agência atualmente. É possível melhorar?

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