Não deixe as finanças atrapalharem sua agência

A qualidade do serviço de uma agência de comunicação é importante, mas definitivamente não é o único fator que a levará ao sucesso. Sem um bom planejamento financeiro e sem os devidos cuidados com as finanças, os resultados da agência podem acabar comprometidos, gerando dificuldades para sua manutenção. Por essas e outras é que conhecer algumas dicas nesse âmbito pode garantir que as finanças estejam sempre em dia, fazendo com que sua agência se beneficie de uma boa gestão financeira!

Conheça as finanças da agência

Você sabe exatamente quanto sua agência movimenta durante o mês? Você consegue identificar quais são as despesas fixas (aquelas que acontecem com regularidade) e quais são as variáveis? Você sabe exatamente quanto sobra ao final do mês em forma de lucro? Sem conhecer todos esses fatores é absolutamente impossível ter um bom controle financeiro. Assim, cedo ou tarde, as finanças acabam atrapalhando. Por isso, é muito importante dedicar um tempo para conhecer a parte financeira da agência e entender, em detalhes, como tudo funciona.

Tenha um plano de contas

Uma das melhores formas de aumentar o conhecimento sobre o financeiro da agência é justamente criando um plano de contas. Basicamente, o plano de contas é responsável por separar e categorizar cada despesa e cada receita do negócio. Você pode fazer um plano de contas começando com a divisão entre despesas fixas e variáveis, por exemplo. Nas despesas fixas, é possível criar divisões relativas a despesas operacionais, estruturais ou destinadas a fornecedores. Nesse caso, o aluguel pode funcionar como uma despesa fixa que diz respeito à estrutura. O mesmo vale para as receitas, que precisam ser identificadas conforme sua origem e sua periodicidade. Ao fazer isso, você consegue identificar quais são os pontos críticos de recebimento para seu negócio e também quais são os gargalos financeiros nas despesas.

Defina metas para as finanças

Para garantir que todas as contas fiquem dentro do esperado, é importante que a agência comece definindo metas para o orçamento e em quanto tempo essas metas devem ser alcançadas. Você pode almejar obter uma determinada redução de gastos dentro de um período ou alocar mais recursos para o setor de captação de clientes, por exemplo. Estabelecer essas metas é importante porque serão justamente elas que nortearão todo o planejamento financeiro da empresa e como o negócio aplicará seus recursos.

Monte um orçamento

Com as metas devidamente definidas, é preciso planejar um orçamento. Essa é a ferramenta mais importante do planejamento financeiro justamente por ser a responsável por identificar como serão feitos os gastos dentro de um determinado período de tempo. É benéfico dividir os recursos disponíveis entre os diferentes setores, de acordo com sua importância. Isso significa que o orçamento destinado para o atendimento não deve ser o mesmo que o de criação ou de follow-up, a menos que todos os setores tenham as mesmas necessidades. Como isso praticamente nunca acontece em uma agência de comunicação, atente-se para as prioridades. Criar esse orçamento é importante, inclusive, para evitar que um setor termine consumindo mais recursos que o necessário, deixando outros setores em dificuldades. Nesse cenário nada ideal, os resultados acabam sendo afetados.

Faça o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é outra ferramenta financeira que não deixa as finanças atrapalharem sua agência. Consiste, basicamente, no registro de todas as entradas (as receitas) e todas as saídas (as despesas) da agência dentro de certo período. Para um maior controle, o ideal é que o fluxo de caixa seja feito diariamente. Esse fluxo de caixa também serve para o planejamento financeiro uma vez que você pode incluir as contas a pagar e a receber para prever a necessidade de capital dentro de um determinado período. Caso seja necessário pagar os fornecedores na primeira semana do mês, mas os clientes só paguem a partir da segunda semana, sua agência precisará dispor de uma quantia em caixa para não ficar inadimplente. Assim, o fluxo de caixa é responsável por permitir que a agência se prepare para momentos de maior necessidade de recursos, diminuindo as chances de imprevistos e evitando que o funcionamento da empresa seja comprometido.

Analise o DRE

O Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) usa o plano de contas para fornecer informações sobre a situação financeira da agência. Como soma toda as receitas e diminui todas as despesas, o DRE é responsável por indicar, de maneira simplificada, se a agência está dando lucro ou não. Sua análise permite que, caso a agência esteja apresentando prejuízo, corrija-se os principais problemas em tempo hábil para evitar maiores danos. Além disso, a análise vertical do DRE também possibilita que você identifique qual é o ponto em que a agência começa a dar prejuízo, caso aplicável. Ao conhecer esse tipo de gargalo, é possível analisar todas as etapas, reduzir custos e aumentar o lucro do negócio.

Conte com um software de gestão

E por mais que muitas agências efetivamente conheçam a importância de boa parte dessas atitudes, ainda utilizam planilhas defasadas e pouco integradas. O resultado, além de mais trabalho e de mais tempo gasto, vê-se na falta de confiabilidade. Para corrigir essa situação e evitar que qualquer confusão com as finanças atrapalhe sua agência, é recomendável contar com um bom software de gestão. Essa ferramenta reunirá em um só lugar todas as movimentações da agência, o fluxo de caixa e a geração de relatórios, ajudando sua agência a obter um planejamento financeiro mais relevante.

Para não deixar as finanças atrapalharem sua agência, é preciso garantir o máximo de organização. Isso é obtido com um bom planejamento financeiro, contando com orçamento e plano de contas, além de também lançar mão do uso de ferramentas extremamente úteis, como o fluxo de caixa e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).

Para tornar tudo ainda mais relevante, o uso de um software de gestão aumenta a qualidade das informações e ajuda a garantir que as finanças estejam sempre em dia. Agora para só por um minutinho para pensar em como você realiza a gestão das finanças da agência atualmente. É possível melhorar?