Saiba como fazer o planejamento anual da sua empresa em 11 passos!

Uma dúvida comum na rotina dos donos de empresas é como fazer um planejamento anual. Essa tarefa pode parecer algo distante, restrita somente às grandes marcas, porém a realidade é bem diferente. 

Todo negócio deve ter seu plano anual, pois é essencial para o controle das operações, a saúde financeira e o acompanhamento de resultados ao longo do ano. Elabore o seu e comece o ano com o pé direito!

Mesmo que você divida sua rotina entre tarefas de operação e de administração, é sempre importante reservar um tempo para montar este documento, que servirá como um guia para suas atividades e para todos que estarão ao seu lado.

Para evitar retrabalho e facilitar a construção do seu plano de negócios, trouxemos algumas dicas práticas neste artigo. Veja a seguir como montar seu planejamento anual e quais os impactos positivos que podem ser gerados para a gestão.

Aqui você vai aprender:

• Para começar, o que é um planejamento anual? 
• Qual é a importância do planejamento estratégico anual e quando fazê-lo?
• Como fazer um planejamento anual para sua empresa em 11 passos?
• Como acompanhar o seu planejamento anual de forma prática!

Para começar, o que é um planejamento anual? 

O planejamento anual é um documento no qual as empresas estabelecem os objetivos e metas do negócio, juntamente às ações necessárias para cumpri-los. Estamos falando de uma ferramenta que orienta e esclarece cada passo dado na construção das estratégias de negócio.

É recomendado que a sua construção seja feita de um ano para o outro. Por exemplo, o planejamento anual de 2025 deve ser feito ainda em 2024. A antecedência é necessária, pois o processo é detalhado e exige muita atenção e discussão entre as equipes.

Mas não basta apenas criar os processos e discuti-los. O processo envolve também uma pitada de reflexão sobre o desempenho da empresa no ano anterior. O objetivo é definir com precisão os passos a serem dados, identificando erros e acertos construídos ao longo dos últimos 12 meses.

Caso seu negócio ainda não tenha construído nenhum plano de negócios para ajudar nessa comparação, então será preciso levantar alguns indicadores de performance, os KPIs. Eles esclarecem detalhes sobre o desempenho empresarial e ajudam a entender detalhes como:

1. Quantidade de vendas;
2. Retenção de clientes;
3. Receita e despesa;
4. Status da saúde financeira da empresa;
5. Reclamações sobre o produto ou serviço;
6. Custos de produção;
7. Valor dos salários e rotatividade dos funcionários.

Sem esses, fica difícil estabelecer o ponto de partida e, claro, aonde seu negócio quer chegar. Para o planejamento financeiro ser ainda mais efetivo, é preciso estudar tanto o ambiente interno quanto o externo. Então, além de analisar os indicadores da empresa, é necessário ficar de olho em todas as movimentações do mercado.

Qual é a importância do planejamento estratégico anual e quando fazê-lo?

Para entender como a criação de um planejamento anual faz a diferença na rotina da sua empresa, vamos dividir a importância dele em 3 pilares:

1. Organização das atividades;
2. Correção de erros;
3. Previsão de desafios.

Entenda cada um deles abaixo:

Organização

Criar um planejamento estratégico nas empresas é sinônimo de estar preparado para o futuro e não cometer os mesmos erros do passado. Ao montar o plano de negócios, você está arrumando a casa para o próximo ano, descobrindo qual direção seguir e como garantir que todos na empresa estejam alinhados com os objetivos e metas.

Veja esse exemplo de planejamento mês a mês envolvendo estoque, meta de vendas e controle de custos:

Mas fique atento: um planejamento financeiro é muito mais completo do que o exemplo. Use a tabela acima para entender como as informações precisam ser claras, organizadas e, se possível, detalhadas em relação aos custos e principais desafios.

Correção de erros

Ter um planejamento anual não significa que seu negócio estará isento de erros. O que muda é a forma de encarar os deslizes e corrigir a rota. Caso algo saia do planejado, o plano servirá de guia para entender como contornar o problema e decidir o que precisará ser feito para encontrar a solução ideal.

Retomando a tabela, vamos supor que a empresa não bateu a meta de vendas para fevereiro. Com base no que faltou, os donos do negócio podem aumentar a meta de março ou diminuir o valor de reposição do estoque para não comprometer o fluxo de caixa, por exemplo. 

Esse é um problema que pode ocorrer com qualquer tipo de negócio, mas com um bom planejamento, é possível solucioná-lo rapidamente.

Previsão de desafios

Com um planejamento em mãos, você e sua equipe podem até mesmo prever cenários e situações ao longo do ano, antes mesmo que eles aconteçam. Vamos usar como exemplo o que aconteceu com o mundo em 2020.

A pandemia fez com que muitos negócios precisassem se ajustar do dia para a noite. As empresas que contavam com um planejamento estratégico e já tinham processos bem definidos foram mais adaptáveis às mudanças e saíram na frente daquelas que não tinham uma programação para o ano.

Algumas precisaram mudar todas as suas metas para focar no delivery e recuperar o bom desempenho, mas tudo bem organizado, sem aquele sentimento de que é preciso apagar um incêndio.

Como fazer um planejamento anual para sua empresa em 11 passos?

Não existe uma fórmula exata para fazer o planejamento anual. Geralmente, as empresas adaptam seu plano conforme a realidade do negócio e suas particularidades. Mas isso não significa que não existam alguns direcionais que servem para todos. Confira a seguir:

1. Analise os pontos fortes e fracos do último ano

Junte os dados sobre o ano anterior e avalie pontos fortes e o que precisa ser melhorado. Isso é muito importante e deve ser aplicado em todas as áreas da empresa, tanto para mapear a maior quantidade possível de desafios quanto para enxergar as coisas boas que acontecem nos setores.

Comece elencando aquilo que não pode faltar: 

• Informações do controle financeiro;
• Resultados de vendas;
• Taxas de devolução;
• Resumo do fluxo de caixa;
• Taxa de retorno das campanhas de marketing;
• Volume de vendas por vendedor. 

Caso tenha outros indicadores de performance, é hora de juntá-los aqui também. Depois, reúna aquilo que não deu certo, que trouxe prejuízo ou fez com que o negócio deixasse de bater suas metas. Podem entrar nesta lista desde problemas com fornecedores, falta de mão de obra, atraso na contagem de estoque etc.

O importante é não deixar de fora os obstáculos que dificultaram resultados. Eles precisam estar claros para não serem repetidos. Avaliar os objetivos que não foram alcançados é tão importante (senão mais) quanto levantar os que foram, assim, é possível mapear estratégias de melhorias.

2. Projete gastos e ações de marketing

Toda empresa deseja atrair e fidelizar mais consumidores, aumentar seu volume e retorno sobre as vendas, bem como ter uma marca competitiva no mercado. Esses objetivos estão diretamente atrelados ao marketing. 

Para obter um bom retorno sobre os investimentos na área, é importante projetar seus principais gastos, considerando as campanhas de divulgação, as interações de vendas e a própria sazonalidade do negócio.

Uma boa forma de ter clareza a respeito desses custos é elaborar um calendário específico para as ações de marketing. Assim, é possível atribuir a verba necessária para as ações de cada campanha.

Ao elaborá-lo, vale considerar indicadores de marketing e vendas anteriores, além de dados a respeito do seu público, a fim de determinar quais estratégias podem gerar um maior retorno para a sua empresa.

Durante o planejamento, também é importante levar em conta a capacidade da sua força de vendas. Certifique-se de que pode atender à demanda gerada pelo marketing e as metas alinhadas ao planejamento atual do negócio. 

3. Faça projeções com base na matriz SWOT

SWOT é uma abreviação das palavras em inglês Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, que significam forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A função dessa ferramenta é avaliar os ambientes interno e externo da empresa, formulando táticas para otimizar o seu desempenho no mercado.

No ambiente externo, são analisadas as oportunidades e ameaças. Já no interno, as forças e fraquezas institucionais são avaliadas, considerando os fatores atuais, como pontos fracos, recursos, experiências, conhecimentos e habilidades.

Utilizar a matriz SWOT permite desenvolver uma atuação mais segura diante dos desafios de mercados cada vez mais exigentes e competitivos.

Aprenda mais sobre a SWOT aqui!

4. Tenha um cronograma para o planejamento

Como você verá no próximo tópico, é essencial que seu modelo de planejamento anual tenha metas, objetivos e indicadores de desempenho bem definidos. 

Mas antes, saiba que é importante ter um cronograma para implementá-las, garantindo clareza sobre as ações necessárias para atingir seus objetivos e sobre os indicadores atrelados a cada meta.

Com um cronograma bem organizado, será mais fácil e intuitivo monitorar os resultados e promover ajustes conforme necessário. Isso também favorece o engajamento das diferentes equipes do seu negócio com o planejamento anual, aumentando as chances de sucesso.

O ideal é segmentar o cronograma de acordo com as demandas próprias da sua empresa, elaborando-o de forma semestral, trimestral ou até mesmo mensal. 

5. Defina metas, objetivos e indicadores

As metas são os valores numéricos que você deseja que seus indicadores atinjam. Sendo assim, elas também podem ser vistas como uma materialização dos seus objetivos. Por exemplo, alcançar 50 mil seguidores no Instagram e 500 mil visitantes no seu site.

Você escolhe o que quer atingir, transforma esses objetivos em algo mais palpável (que são as metas), e mede o desempenho das estratégias adotadas através de indicadores de desempenho.

Como dica final para metas, lembre-se de usar a metodologia SMART:

• S de seja específico: Suas metas não podem ser muito amplas e devem focar em desafios pontuais;
• M de mensurável: metas funcionam melhor quando podemos medir o progresso delas;
• A de alcançável: objetivos devem ser realistas e possíveis de serem cumpridos;
• R de relevantes: não perca seu tempo criando metas que não importam para o seu sucesso ou que são pouco importantes perante outros desafios;
• T de tempo de execução: o prazo de cumprimento deve ser proporcional ao tamanho do desafio.

6. Pesquise sobre novos desafios e tendências 

É muito importante saber como fazer um planejamento anual da empresa considerando os cenários externos. Analisar o que seus concorrentes estão fazendo, quais são as projeções da economia para o próximo ano e identificar os setores que prometem crescer expressivamente são etapas relevantes.

Além disso, estude as novas tendências para conseguir mapear ações eficientes e com isso, atingir mais pessoas. Elas possibilitam identificar novos hábitos de compra por meio do comportamento dos consumidores. Ao aplicá-las, é possível examinar e identificar quais mudanças têm potencial significativo de crescimento no futuro.

Conheça 11 tendências de mercado para ficar de olho em 2024 clicando aqui.

7. Calcule seu orçamento para os próximos meses

Um ponto que vai ajudar muito para fazer o planejamento anual é prever receitas e despesas para os próximos 12 meses.

Esse cálculo auxilia no planejamento do fluxo de caixa e facilita a tomada de decisões que envolvem dinheiro, como fazer empréstimo para um novo projeto ou montar uma campanha de divulgação mais cara para um produto em alta.

O processo engloba as projeções mensais da área financeira, portanto, deve conter dados como as expectativas de lucro e as entradas previstas. O mesmo acontece com o que sai, por exemplo, as despesas com salários, aluguel, matéria-prima, energia e assim por diante.

8. Fique por dentro da agenda tributária

Acompanhar a agenda tributária também é importante durante os processos de elaboração e atualização do planejamento empresarial, já que ela permite projetar com exatidão os gastos mensais com tributos.

Basicamente, trata-se de um documento disponibilizado pela Receita Federal com o detalhamento dos prazos para a entrega das declarações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Seu acesso pode ser feito no próprio site da instituição.

Ao seguir as orientações do material, você consegue cumprir com exatidão todas as determinações dos órgãos fiscalizadores, evitando penalidades, multas, inconformidades e penalidades legais.

Isso sem falar que, ao saber quanto sairá do seu caixa com impostos, você também garante um planejamento financeiro mais assertivo e com menores riscos ou imprevistos.

Clique aqui e fique por dentro de mais detalhes sobre a agenda tributária.

9. Registre seu planejamento e revise todo mês

Planejamento anual feito? Então ele precisa ser registrado. Pode ser em um documento de texto, planilha ou apresentação, o importante é que todas as áreas da empresa tenham fácil acesso ao plano.

O próximo passo é revisar o que foi proposto ao fim de todos os meses. Isso serve para identificar se o planejamento financeiro está sendo seguido e se existem pontos que precisam de reestruturação, especialmente se imprevistos acontecerem.

10. Estude medidas de contingência

Mesmo que sua empresa tenha um bom planejamento estratégico, acompanhe indicadores sólidos, antecipe as tendências do mercado e siga todas as recomendações que citamos até aqui, alguns riscos ainda podem surgir.

Afinal, nenhum negócio está livre de imprevistos capazes de afetar negativamente seu fluxo de caixa. 

Felizmente, você pode adotar algumas precauções para evitar que a saúde financeira da sua empresa sofra danos maiores, mesmo diante de crises ou situações adversas e inesperadas. 

Entre as melhores medidas de contingência, está a manutenção de uma reserva de caixa emergencial e o mapeamento das linhas de crédito PJ para recorrer em períodos de necessidade. 

11. Conte com o apoio da tecnologia

Contar com um sistema de gestão torna todo o seu planejamento estratégico muito mais fácil, já que ele junta todas as informações essenciais que você precisa saber para montar um bom plano.

E se esse ERP for 100% online como o da Conta Azul, melhor ainda, pois você poderá gerenciar os recursos financeiros, de vendas, estoque e clientes com facilidade.

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Como acompanhar o seu planejamento anual de forma prática!

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