Qual modelo de nota fiscal é o ideal para sua empresa?

Sobre o que estamos falando?

  • Aprenda de forma simples sobre os diferentes tipos de notas fiscais;
  • Identifique se sua empresa precisa emitir e entenda como emitir cada nota;
  • Veja como é simples emitir notas fiscais com a Conta Azul e como facilitar a sua rotina.

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As notas fiscais são documentos importantes que comprovam a troca de serviços e produtos. Seja para emissão aos seus clientes comprovando as vendas, ou na relação com fornecedores, todas as empresas têm como obrigação emitir notas fiscais. E eis que surge a dúvida: qual modelo de nota fiscal usar na sua empresa?

Quando os produtos dão entrada no seu estoque, chama-se de nota fiscal de entrada. Contudo, no que se refere às notas que a empresa emite, cabem alguns esclarecimentos para descomplicar a vida de quem precisa gerenciar um negócio, mas não entende de contabilidade.

No caso das micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, não há retenção de impostos em pagamentos efetuados à elas, mas é importante saber exatamente em qual tipo de empresa a sua se enquadra.

Saiba mais sobre os modelos de nota fiscal e como simplificar a rotina no conteúdo que apresentaremos abaixo!

Para que serve cada modelo de nota fiscal?

Veja a seguir as principais diferenças entre os modelos de notas fiscais existentes e também como se preparar para trabalhar com cada uma com agilidade e segurança:

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Modelo de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) 

O modelo de nota fiscal eletrônica ou NF-e, que é do tipo 55 (por ter essa característica de justamente ser eletrônica, sendo a mais comum) é emitida eletronicamente, com um software ou sistema reconhecido pela Receita Federal.

Portanto, geralmente ela é emitida no caso de compra de algo tangível, como um produto, tanto em loja física quanto em loja online. Ela comprova o envio de uma mercadoria, é o atestado de uma venda.

O envio é feito com cadastro em um posto fiscal, geralmente do estado onde a empresa é registrada. Como essa nota é eletrônica, precisa de uma assinatura digital. Nesse caso, a empresa deve adquirir um certificado digital, que precisa ser emitido por autoridades certificadoras. Além disso, é necessária a autorização da Secretaria da Fazenda do estado.

Modelo de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)

Já a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é digital, emitida e armazenada eletronicamente por um órgão como a prefeitura ou uma entidade conveniada a ela. Basicamente, esta nota documenta as prestações de serviço (veja o “S” no nome).

Nem sempre é necessário a emissão de uma nota física, especialmente se o que foi comprado não for um serviço. Ela pode ser emitida pela internet, pelo microempreendedor ou empresa, e enviada ao cliente também digitalmente.

O próprio empreendedor, no site da sua prefeitura, consegue acessar a área com um login e enviar a NFS-e, assim como consultar as notas que foram emitidas nos outros meses. Mas, para isso também é preciso se cadastrar no posto fiscal do município. Isso porque, ao contrário das demais notas, é a prefeitura e não a SEFAZ estadual que é responsável por ela.

Assim, ela substitui uma declaração de serviço e há um campo para que o prestador insira o detalhamento. No sistema também é possível cuidar de procedimentos como cancelamento.

Modelo de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

Este modelo de nota fiscal é bem parecido com os outros, mas é mais comum no varejo, novamente comprovando operações que movimentam mercadorias.

No caso, a NFC-e substitui a impressora de cupom fiscal e o cupom eletrônico, ou SAT. É usada quando se refere ao consumidor final, sendo bem mais simples que a NF-e.

Modelo de NFA-e (Nota Fiscal Avulsa) 

Também considerada modelo 55, ou seja, de existência digital, a nota fiscal avulsa é emitida por sistema eletrônico disponibilizado normalmente por uma Secretaria da Fazenda.

Ela é opcional e é gratuita e serve para aqueles usuários que não estão obrigados a emitir nota, são avulsos e não contribuintes do ICMS.

Isso varia em função do ramo de atividade, por isso, não são todos que se enquadram. A maioria das empresas precisam emitir nota, mas aqui pode ser o caso, por exemplo, de um produtor rural, que seja pessoa física. Por isso são só algumas categorias.

Um requerimento online é feito quando se deseja emiti-la, e um cadastro precisa ser finalizado antes no sistema transmissor de SAT que, como mencionado, é o cupom fiscal.

Modelo de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) 

O DANFE é um modelo de nota fiscal que representa de forma mais simples o documento e fica junto ao produto em sua movimentação.

Ele ajuda a tornar mais fácil a visualização de seus elementos. É muito comum que se tenha o DANFE no caso de produtos que precisam ser transportados para entrega, pois acompanha a operação enquanto ela ainda estiver ocorrendo.

Por isso, quando se vende mercadorias online é bem comum ver esse tipo de nota, pois assegura a carga.

Modelo de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) 

Bastante específico para as transportadoras, o modelo de nota fiscal CT-e é também emitido e armazenado digitalmente. Serve para o caso de cargas levadas para outras cidades diferentes de suas origens.

Ela exige o credenciamento prévio na Secretaria da Fazenda,  um certificado digital (todos devem estar vinculados ao ICP-Brasil) e um sistema emissor próprio.

No caso de brindes ou amostras grátis, por exemplo, é a nota fiscal de remessa ou de transporte que acompanha.

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Erros comuns na hora da emissão 

Embora com a prática se torne mais fácil o entendimento desses procedimentos, no começo as empresas podem cometer enganos e erros que depois precisam ser corrigidos e podem gerar até mais custos.

O primeiro erro comum é a emissão equivocada de um certificado digital. Existem vários tipos e a empresa precisa ver se precisa do tipo físico, como o A3, plugado no computador quando se aciona o sistema de emissão, ou se pode usar outro tipo, como o A1, totalmente digital (mas em uma máquina).

Emitir uma nota para cada cliente também é essencial, e as empresas que não conhecem essa necessidade, para simplificar a rotina, podem lançar uma única nota global de seus serviços, sobre o faturamento. Isso está equivocado e gera retrabalho!

Outro erro que pode acontecer é a empresa enviar a DANFE e não a nota para seu cliente. Embora a DANFE resuma as informações da nota e ajude a ter ciência sobre os produtos, ela não tem validade jurídica. Entregue sempre a nota.

Como simplificar a emissão de nota fiscal com a Conta Azul PRO

Agora que você já sabe um pouco mais sobre os modelos de notas fiscais e como funciona cada uma, que tal simplificar a sua rotina na hora da emitir?

Olha só é prático emitir notas fiscais com a Conta Azul:

 

Já imaginou contar com uma plataforma que faz tudo isso e te livra dos detalhes burocráticos? Sim, a Conta Azul PRO facilita todas as tarefas do dia-a-dia do seu negócio, dando baixa automática do estoque, alimentando o financeiro e evitando os riscos de erros manuais nas informações sobre vendas.

O seu certificado digital é facilmente importado para o sistema também, independente do tipo que seja. Só é preciso realizar o credenciamento adequado para emitir os documentos. Após autorização da Secretaria da Fazenda Estadual ou da prefeitura, como o funcionamento da emissão de nota via prefeitura de  São Paulo, você já pode começar a utilizá-lo.

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