[Planilha] Como fazer um fluxo de caixa para controle diário

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O fluxo de caixa é uma peça-chave na administração de qualquer empresa e essencial para quem quer fazer uma boa gestão financeira. Afinal, ele controla todas as entradas e saídas de dinheiro, dando a você uma visão precisa do que está acontecendo no seu negócio. Por isso, é extremamente importante atualizá-lo diariamente com muita disciplina e seriedade para manter o negócio sempre saudável. Para ajudá-lo nessa tarefa e facilitar a sua rotina, vamos explicar o que é e como funciona essa ferramenta, além, é claro, de apresentar dicas e maneiras eficazes de monitorar as movimentações financeiras. Acompanhe!

ContaAzul é um sistema de gestão com controle de fluxo de caixa para sua empresa

O que é um fluxo de caixa?

Trata-se de um instrumento de controle adotado em empresas para acompanhar a movimentação financeira em um determinado período de tempo, no qual entradas e saídas de capital são registradas para verificação e análise. Sendo assim, para se ter mais exatidão nos resultados, todas as receitas e despesas, por menor que sejam, devem ser lançadas, tanto por meio do uso de planilhas quanto de um sistema de gestão online.

Veja algumas informações que você não pode deixar de registrar no seu fluxo de caixa:

  • Receitas: vendas à vista e a prazo, contas a receber, reembolsos, saldo de investimentos, venda de ativos.
  • Despesas: aluguel, impostos, salários e comissões, contas a pagar, manutenção de equipamentos, retiradas de sócios, empréstimos, juros e multas.

A partir desse levantamento, que é uma ação básica e indispensável de gestão financeira, é possível contar com uma verdadeira base de dados, fornecendo ao dono do negócio subsídios para a tomada de decisão. No entanto, para que isso aconteça, é fundamental usar uma ferramenta que permita a geração de relatórios com uma periodicidade determinada  — diária, semanal, quinzenal ou mensal.

Por que é importante fazer o fluxo de caixa diário

Identificar com facilidade erros que levam a perdas de recursos, aumentando as chances de reverter o quadro antes que se torne um problema irreversível, é apenas um dos muitos benefícios que o fluxo de caixa proporciona ao dono do negócio. Quem explica por que esse controle diário é tão importante e vantajoso para as empresas é Antônio Lino Pinto, administrador e consultor em gestão financeira:

 

Como fazer um fluxo de caixa eficiente

Fazer o fluxo de caixa pode parecer um bicho de sete cabeças, porém, ele é mais simples do que você imagina. Então, para facilitar a sua rotina, trouxemos duas alternativas que podem ser usadas no seu negócio. É só escolher aquela que mais se enquadra com o seu jeito de trabalhar. Confira!

1. Planilha

A planilha de controle de caixa diário é uma boa maneira de iniciar esse exercício, especialmente se ele ainda não faz parte da rotina. Ao realizar o fluxo de caixa no Excel, tradicional programa de planilhas da Microsoft, você consegue categorizar receitas e despesas, inserir as informações manualmente e acompanhar a atualização automática do saldo, a partir da inserção de fórmulas pré-determinadas nas células. A maior vantagem desse instrumento é justamente poder acompanhar o desempenho do seu caixa e de como cada movimentação vai alterando os resultados diariamente.

Não perca tempo: baixe agora o modelo de planilha de fluxo de caixa diário e comece a utilizá-lo hoje mesmo na sua empresa. É fácil, rápido e seguro!

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2. Plataforma de gestão online

Agora, se você pretende qualificar o seu controle de fluxo de caixa e ainda poupar tempo, o melhor caminho a seguir é substituir a planilha por um sistema de gestão online. Como vantagem, além da facilidade de acesso, de atualização das informações e de geração de relatórios, você pode acompanhar os resultados de qualquer lugar, a qualquer hora. O ContaAzul é um ótimo exemplo disso, porque é uma plataforma online fácil de usar com tudo que você precisa para organizar seus negócios. Com ele é possível conectar seu banco e sua contabilidade ao controle de vendas e estoque, além de emitir notas fiscais e fazer uma gestão completa do seu financeiro.

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Como interpretar o controle de caixa diário

Com os dados em mãos, o primeiro passo é comparar os resultados com o saldo no banco, em um processo conhecido como conciliação bancária. Se houver divergência entre o capital em caixa e aquele disponível na conta, o erro, certamente, é interno. Provavelmente, você esqueceu de fazer algum registro ou se equivocou em algum valor lançado. Nunca ignore essa diferença! Ainda que ela seja pequena, trata-se de um erro no método que pode se repetir e, assim, fazer o seu prejuízo aumentar cada vez mais.

Se o saldo bater, mas for negativo, não deve ser motivo para desespero. Como esse é um exercício diário, é completamente natural que haja um déficit no caixa em datas específicas, como no vencimento das principais contas ou no pagamento dos salários. Da mesma forma, se for positivo, não antecipe uma comemoração. Pode ter sido um dia de boas vendas (mas não necessariamente de lucro), ou mesmo uma data em que se concentraram recebimentos.

O mais importante de tudo é olhar os números dentro de um contexto, analisar o comportamento de cada receita e despesa e fazer um acompanhamento diário, demonstrando disciplina. Será essa avaliação minuciosa que permitirá a você identificar problemas na gestão do seu dinheiro e propor soluções para que a sua empresa fique com a saúde financeira em dia e cresça de modo estruturado.

Fluxo de caixa como ferramenta para prever o futuro do seu negócio

Há dois campos fundamentais que devem estar presentes no seu controle financeiro: o previsto e o realizado. Dessa forma, com a quantidade de informações obtidas, é possível prever o comportamento esperado do seu caixa para determinado período. A ideia de usar a ferramenta como projeção é justamente para antecipar os cenários futuros, propondo medidas corretivas ou preventivas, evitando ser pego de surpresa por um resultado abaixo do esperado. Para tanto, é essencial gerar relatórios e trabalhar com elementos visuais, como gráficos, para conseguir enxergar com exatidão o que está acontecendo dentro da sua empresa.

Por exemplo, ao observar resultados negativos, você pode promover cortes e negociar dívidas ou, até mesmo, recorrer a empréstimos para manter a empresa na ativa. Já em um cenário positivo, consegue identificar a ação que gerou tal aumento e pode replicar — ou quem sabe aperfeiçoar — a estratégia para manter o crescimento.

Importante: o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas do controle financeira, mas não é a única. Para um diagnóstico mais eficaz, deve ser usado em conjunto com outros instrumentos, como a própria conciliação bancária, o controle de estoque, o balanço patrimonial e o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).

E você, está fazendo o controle correto do seu fluxo de caixa? Conte com a gente para uma gestão financeira completa do seu negócio. E não esqueça: qualquer dúvida, é só deixar um comentário aqui embaixo.

José Carlos Sardagna
Sobre o autor

Marketing Manager da ContaAzul. É formado em Gestão de Empresas pela Fundação Getúlio Vargas e em Ciências da Computação pela UDESC.

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