Integração bancária: tire o máximo do extrato no formato OFX

Entenda o que é o formato OFX

Se você lida com a gestão financeira de uma empresa e nunca ouviu falar nos arquivos em formato OFX, é bom prestar atenção: eles podem fazer a diferença no controle do dinheiro e na conciliação bancária. A seguir, vamos explicar por quê.

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O que é o formato OFX

O formato OFX é um tipo de arquivo usado para armazenar informações financeiras, geralmente utilizado pelos bancos. OFX significa Open Financial Exchange, ou Intercâmbio Financeiro Aberto.

O formato foi criado pelas empresas Microsoft, Intuit e CheckFree, que anunciaram a novidade em 1997. Até hoje, é o tipo de arquivo mais utilizado para exportar o extrato bancário de sistemas de internet banking.

O arquivo no formato OFX contém somente informações sobre as movimentações bancárias – as mesmas que você encontra ao imprimir seu extrato. Por isso, ele é considerado seguro, já que não exibe senhas ou outras informações sigilosas.

Um arquivo desse tipo é armazenado como XML e, por isso, pode ser aberto no Microsoft Excel. Basta selecionar a opção “Todos os arquivos” quando estiver na janela Abrir e, depois de abri-lo, escolher a opção “Como uma tabela XML”. Pode acontecer, no entanto, de o OFX conter informações adicionais, impedindo que o arquivo seja aberto corretamente no Excel.

Para que serve o formato OFX

Mas a utilidade dos arquivos com essa extensão não está em possibilitar a visualização do extrato em uma planilha, o que não seria nada prático. A grande serventia dos arquivos em formato OFX é a possibilidade de importá-los em um software de controle financeiro ou gestão empresarial.

Os principais bancos do Brasil oferecem aos seus clientes a possibilidade de exportar arquivos OFX com informações sobre sua conta, e, a partir daí, fica muito simples, basta importá-los no programa de gestão utilizado.

Os processos que envolvem a importação de um arquivo no formato OFX são homologados pelo Sistema Financeiro Nacional. Essa importação é útil para que o gestor faça a conciliação bancária, também chamada de integração bancária.

O que é conciliação bancária

Conciliação bancária é a comparação entre o saldo do controle interno da empresa e o extrato bancário. Ela serve para conferir se há harmonia entre os dois, permitindo identificar possíveis fraudes ou problemas na conta bancária. O processo é especialmente importante em empresas que recebem muitos pagamentos a partir de cartões de crédito e débito e boletos.

Antes da informatização dos escritórios e da praticidade dos softwares de gestão, essa conferência era feita manualmente. O gestor imprimia um extrato e conferia com uma planilha na qual as saídas e entradas de dinheiro na conta eram registradas. A partir da possibilidade de importar o arquivo OFX, tudo ficou muito mais simples, e várias horas são economizadas.

Como exportar o arquivo OFX

Cada banco tem o seu próprio sistema e conjunto de tecnologias. Para exportar um arquivo OFX, geralmente o cliente precisa acessar o internet banking e encontrar essa opção na seção de extrato bancário.

Vamos dar um exemplo de como o processo funciona no sistema de internet banking do Banco Santander. Depois de acessar o ambiente com seus dados e senha, faça o seguinte:

  1. No menu, na parte superior da tela, clique em “Conta corrente”
  2. Na lista de opções “Saldo e extrato”, clique em "Extrato por período"
  3. Selecione o período exato do qual você quer extrair os dados bancários
  4. Clique em “Exibir” para ver o extrato
  5. Abaixo dos resultados, ao lado de "O que mais você pode fazer:", clique em “Exportar”.
  6. Selecione a opção “Money 98/99 / Finance”
  7. Clique em confirmar e faça o download do arquivo “extrato.ofx”.

Lembre-se de que esse é o procedimento do banco Santander. Se você é cliente de outra instituição, procure no internet banking a opção para exportar ou salvar o arquivo OFX – geralmente ela está onde você consulta o extrato.

Tendo dificuldades em encontrar essa opção, entre em contato com a central de atendimento do banco, certifique-se de que ele oferece a possibilidade de exportar o extrato nesse formato e peça orientação.

Como importar o arquivo OFX

Assim como a exportação vai depender da arquitetura de informação e navegação do sistema de internet banking do seu banco, o processo para importar um arquivo no formato OFX para a conciliação bancária varia conforme o sistema que você utiliza.

Em um software de gestão como a Conta Azul, você consegue importar o extrato bancário em OFX para a conciliação bancária. Intuitivo e simples, é desenvolvido especialmente para micro e pequenas empresas. Ele permite controlar vendas, estoque e emitir nota fiscal, entre muitas outras funções. Com o Conta Azul, é possível economizar até 20 horas por mês na tarefa da conciliação bancária, por exemplo.

Ganhe ainda mais tempo com a conciliação bancária automática

Importando um arquivo em formato OFX no seu sistema de gestão, é claro que a conciliação bancária toma muito menos tempo do que se você tivesse que comparar o controle interno e o saldo bancário por conta própria.

Mas essa tarefa pode ficar ainda mais rápida com a conciliação bancária automática, um recurso especial da Conta Azul, disponível para clientes com contas no Bradesco, Santander, Itau, Banco do Brasil e Sicredi.

Com essa função, você não precisa acessar o internet banking, exportar e depois importar o arquivo. Tudo é feito no próprio ambiente da Conta Azul.

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