Integração bancária: tire o máximo do extrato no formato OFX

Entenda o que é o formato OFX

Se você lida com a gestão financeira de uma empresa e nunca ouviu falar nos arquivos em formato OFX, é bom prestar atenção: eles podem fazer a diferença no controle do dinheiro e na conciliação bancária. A seguir, vamos explicar por quê.

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O que é o formato OFX

O formato OFX é um tipo de arquivo usado para armazenar informações financeiras, geralmente utilizado pelos bancos. OFX significa Open Financial Exchange, ou Intercâmbio Financeiro Aberto.

O formato foi criado pelas empresas Microsoft, Intuit e CheckFree, que anunciaram a novidade em 1997. Até hoje, é o tipo de arquivo mais utilizado para exportar o extrato bancário de sistemas de internet banking.

O arquivo no formato OFX contém somente informações sobre as movimentações bancárias – as mesmas que você encontra ao imprimir seu extrato. Por isso, ele é considerado seguro, já que não exibe senhas ou outras informações sigilosas.

Um arquivo desse tipo é armazenado como XML e, por isso, pode ser aberto no Microsoft Excel. Basta selecionar a opção “Todos os arquivos” quando estiver na janela Abrir e, depois de abri-lo, escolher a opção “Como uma tabela XML”. Pode acontecer, no entanto, de o OFX conter informações adicionais, impedindo que o arquivo seja aberto corretamente no Excel.

Para que serve o formato OFX

Mas a utilidade dos arquivos com essa extensão não está em possibilitar a visualização do extrato em uma planilha, o que não seria nada prático. A grande serventia dos arquivos em formato OFX é a possibilidade de importá-los em um software de controle financeiro ou gestão empresarial.

Os principais bancos do Brasil oferecem aos seus clientes a possibilidade de exportar arquivos OFX com informações sobre sua conta, e, a partir daí, fica muito simples, basta importá-los no programa de gestão utilizado.

Os processos que envolvem a importação de um arquivo no formato OFX são homologados pelo Sistema Financeiro Nacional. Essa importação é útil para que o gestor faça a conciliação bancária, também chamada de integração bancária.

O que é conciliação bancária

Conciliação bancária é a comparação entre o saldo do controle interno da empresa e o extrato bancário. Ela serve para conferir se há harmonia entre os dois, permitindo identificar possíveis fraudes ou problemas na conta bancária. O processo é especialmente importante em empresas que recebem muitos pagamentos a partir de cartões de crédito e débito e boletos.

Antes da informatização dos escritórios e da praticidade dos softwares de gestão, essa conferência era feita manualmente. O gestor imprimia um extrato e conferia com uma planilha na qual as saídas e entradas de dinheiro na conta eram registradas. A partir da possibilidade de importar o arquivo OFX, tudo ficou muito mais simples, e várias horas são economizadas.

Como exportar o arquivo OFX

Cada banco tem o seu próprio sistema e conjunto de tecnologias. Para exportar um arquivo OFX, geralmente o cliente precisa acessar o internet banking e encontrar essa opção na seção de extrato bancário.

Vamos dar um exemplo de como o processo funciona no sistema de internet banking do Banco Santander. Depois de acessar o ambiente com seus dados e senha, faça o seguinte:

  1. No menu, na parte superior da tela, clique em “Conta corrente”
  2. Na lista de opções “Saldo e extrato”, clique em "Extrato por período"
  3. Selecione o período exato do qual você quer extrair os dados bancários
  4. Clique em “Exibir” para ver o extrato
  5. Abaixo dos resultados, ao lado de "O que mais você pode fazer:", clique em “Exportar”.
  6. Selecione a opção “Money 98/99 / Finance”
  7. Clique em confirmar e faça o download do arquivo “extrato.ofx”.

Lembre-se de que esse é o procedimento do banco Santander. Se você é cliente de outra instituição, procure no internet banking a opção para exportar ou salvar o arquivo OFX – geralmente ela está onde você consulta o extrato.

Tendo dificuldades em encontrar essa opção, entre em contato com a central de atendimento do banco, certifique-se de que ele oferece a possibilidade de exportar o extrato nesse formato e peça orientação.

Como importar o arquivo OFX

Assim como a exportação vai depender da arquitetura de informação e navegação do sistema de internet banking do seu banco, o processo para importar um arquivo no formato OFX para a conciliação bancária varia conforme o sistema que você utiliza.

Em um software de gestão como o ContaAzul, você consegue importar o extrato bancário em OFX para a conciliação bancária. Intuitivo e simples, é desenvolvido especialmente para micro e pequenas empresas. Ele permite controlar vendas, estoque e emitir nota fiscal, entre muitas outras funções. Com o ContaAzul, é possível economizar até 20 horas por mês na tarefa da conciliação bancária, por exemplo.

Ganhe ainda mais tempo com a conciliação bancária automática

Importando um arquivo em formato OFX no seu sistema de gestão, é claro que a conciliação bancária toma muito menos tempo do que se você tivesse que comparar o controle interno e o saldo bancário por conta própria.

Mas essa tarefa pode ficar ainda mais rápida com a conciliação bancária automática, um recurso especial do ContaAzul, disponível para clientes com contas no Banco do Brasil, Caixa, Santander, Sicoob, Banrisul, Itaú, Bradesco ou Sicredi.

Com essa função, você não precisa acessar o internet banking, exportar e depois importar o arquivo. Tudo é feito no próprio ambiente do ContaAzul.

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