Guia do ICMS: o que é, quem deve pagar e como recolher o imposto (2020)

O ICMS é um dos principais impostos do país e incide sobre a maioria dos produtos e serviços. Saiba tudo sobre ele neste guia.

O ICMS é um dos impostos mais importantes do país, que já está incluso no preço da maioria dos produtos e serviços que você consome.

Para o empreendedor, ele pode gerar muitas dúvidas na hora de entender quais mercadorias são tributáveis, calcular as alíquotas e recolher o valor correto.

De fato, é um tributo que se aplica a muitas situações e possui normas diferentes em cada estado.

Por isso, preparamos este guia com tudo o que você precisa saber sobre o ICMS:

Leia com atenção e tire todas as suas dúvidas sobre o imposto. 

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O que é ICMS

ICMS é a sigla para Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação: um tributo que incide sobre a movimentação de mercadorias em geral.

Ele é cobrado sobre os mais variados produtos tributáveis — de alimentos a eletrodomésticos — que circulam entre as cidades e também sobre serviços de transporte interestadual/intermunicipal e de comunicação. 

Devido à sua abrangência, é uma das principais fontes de arrecadação dos estados e está incluso no valor da maioria dos produtos que consumimos.

Enquanto os consumidores pagam o tributo indiretamente, já embutido no valor dos produtos e serviços, os empresários precisam estar atentos às alíquotas do ICMS e acertar as contas com a Receita em todas as operações.

Cabe aos estados e Distrito Federal definirem os valores e regras do imposto para os contribuintes, considerando fatores como a origem e destino do produto, empresa, cliente, entre outros critérios.

Os convênios de ICMS são regulamentados pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) que é dirigido pelos Secretários de Fazenda, Finanças ou Tributação de cada estado e pelo Ministro de Estado da Fazenda, e tem missão de promover a harmonização tributária entre os Estados da Federação.

Sobre quais operações o ICMS incide?

De acordo com a Lei Complementar nº 87 de 1996, o ICMS incide sobre as seguintes operações: 

  • Operações relativas à aquisição de mercadorias em geral, incluindo o fornecimento de alimentos e bebidas em bares, restaurantes e estabelecimentos similares
  • Prestação de serviço de transporte interestadual e intermunicipal, por qualquer meio, de pessoas, bens, mercadorias ou valores
  • Prestação de serviços de comunicação (emissão, geração, recepção, transmissão, etc.)
  • Fornecimento de mercadorias com prestação de serviços
  • Importação de mercadorias do exterior, qualquer que seja a finalidade
  • Serviços prestados no exterior ou que tenham começado fora do país
  • Entrada, no Estado de destino, de petróleo, inclusive lubrificantes e combustíveis líquidos e gasosos dele derivados, e de energia elétrica, quando não destinados à comercialização ou à industrialização.

O fato de o bem ser objeto de compra e venda ou doação, ter finalidade assistencial ou cultural, não altera a incidência do ICMS. 

Apesar da rigidez do tributo, os estados têm direito de estabelecer convênios para conceder e revogar diversos benefícios fiscais.

Quais operações estão isentas do ICMS?

A lei que regulamenta o ICMS também define as operações isentas do imposto.

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São elas:

  • Operações com livros, jornais, periódicos e o papel destinado à impressão
  • Operações e prestações que destinem ao exterior serviços ou mercadorias, inclusive produtos primários e produtos industrializados semi-elaborados
  • Operações interestaduais relativas à energia elétrica e petróleo, inclusive lubrificantes e combustíveis líquidos e gasosos dele derivados, quando destinados à industrialização ou à comercialização
  • Operações com ouro, quando definido em lei como ativo financeiro ou instrumento cambial
  • Operações com arrendamento mercantil
  • Operações de hortifrutigranjeiros
  • Operações de insumos agrícolas (incluindo mudas de plantas e sementes)
  • Aquisição de veículos adaptados para pessoas com deficiência física.

Como é cobrado o ICMS?

O ICMS, como qualquer outro imposto, é cobrado a partir de um fato gerador — que nada mais é do que o evento que motiva a aplicação do tributo. 

Nesse caso, o fato gerador é a mudança de titularidade da mercadoria, e não o simples registro da titularidade na nota fiscal

Explicando melhor: toda vez que uma mercadoria é transportada de uma localidade para outra, a titularidade e propriedade dela ficam registradas na nota fiscal.

Mas, para que seja cobrado o ICMS, é preciso que o produto seja passado para o nome de outro comprador

Dessa forma, a cobrança do imposto é lícita e o valor do tributo pode ser arrecadado pelo estado.

Lembrando que, com exceção da energia elétrica e dos derivados do petróleo, o imposto sempre será cobrado no estado da origem da mercadoria ou serviço.

Logo, o ICMS varia de acordo com cada estado, e qualquer informação sobre o imposto deve levar em conta a localização da operação.

Qual a importância do ICMS

O ICMS é o imposto de maior peso no orçamento dos estados e municípios e sua arrecadação vem crescendo ano após ano.

Para você ter uma ideia, foram arrecadados mais de R$ 660,5 bilhões pelos estados em 2019, dos quais R$ 509,7 bilhões (mais de 77%) são referentes ao ICMS, segundo dados do Conselho Nacional de Política Fazendária publicados em 2020 no Valor Econômico.

No Estado de São Paulo, por exemplo, foram arrecadados R$ 144 bilhões em ICMS em 2019, ou 84% do total de tributos cobrados, de acordo com dados da Secretaria da Fazenda e Planejamento de SP.

Além disso, para aliviar o imposto, o estado possui o programa Nota Fiscal Paulista que devolve até 30% do ICMS de volta ao contribuinte.

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Por lei, 75% dos recursos são destinados ao estado e 25% são repassados aos municípios. 

O dinheiro é usado para implementar políticas públicas para a educação, saúde, segurança e cultura, além de financiar o desenvolvimento da indústria e projetos de infraestrutura. 

Como calcular o ICMS

Para calcular o ICMS, basta multiplicar o valor do produto ou serviço pela alíquota (porcentagem cobrada) correspondente, utilizando a seguinte fórmula:

Preço da mercadoria x Alíquota = Valor do ICMS da mercadoria

Por exemplo, se você tiver uma loja em São Paulo e vender um produto que custa R$ 1.000,00, terá que pagar uma alíquota de 18% de ICMS (valor de 2020), levando ao seguinte cálculo:

R$ 1.000,00 x 18% = R$ 180,00

Logo, nesse caso, o valor devido de ICMS seria R$ 180,00 na circulação do produto. 

Em cada estado, é cobrada uma alíquota diferente, e o empreendedor deve verificar a tabela vigente para calcular o imposto. 

Além disso, o valor também muda conforme a origem e destino da mercadoria, pois o imposto é diferente para movimentações internas (dentro dos estados) e interestaduais (entre estados). 

Como identificar a alíquota do ICMS

Para saber exatamente qual alíquota de ICMS sua empresa deve pagar, é preciso avaliar o tipo de operação, porcentagens cobradas pelos estados envolvidos e o regime tributário da sua empresa.

Veja como identificar o valor devido em diferentes situações.

Alíquota para movimentações internas

Se o produto ou serviço é comercializado dentro do estado, é mais fácil saber quanto você deve pagar de ICMS, porque as alíquotas são fixas.

Confira os valores para 2020:

  • Paraíba – 18%
  • Paraná – 18%
  • Pernambuco – 18%
  • Piauí – 18%
  • Rio Grande do Norte – 18%
  • Distrito Federal – 18%
  • Espírito Santo – 17%
  • Goiás – 17%
  • Rio de Janeiro – 20% (18% + 2% de FECP)
  • Rio Grande do Sul – 18%
  • Amazonas – 18%
  • Amapá – 18%
  • Bahia – 18%
  • Ceará – 18%
  • Sergipe – 18%
  • Tocantins – 18%
  • Acre – 17%
  • Alagoas – 18%
  • Rondônia – 17,5%
  • Roraima – 17%;
  • Santa Catarina – 17%
  • São Paulo – 18%
  • Maranhão – 18%
  • Mato Grosso – 17%
  • Mato Grosso do Sul – 17%
  • Minas Gerais – 18%
  • Pará – 17%.

Alíquota do Simples Nacional

As empresas optantes pelo Simples Nacional pagam uma alíquota padronizada de ICMS incluída no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), juntamente com os outros impostos unificados.

No caso, as empresas de comércio e serviços são tributadas conforme os Anexos I e II da tabela do Simples Nacional, que trazem o valor do ICMS discriminado conforme a faixa de receita bruta do negócio.

Por exemplo, na 1ª faixa do Anexo I (empresas do comércio que faturam até R$ 180 mil ao ano), o ICMS representa 34% do total de tributos cobrados na alíquota de 4%.   

Alíquota para movimentações interestaduais

No caso das movimentações interestaduais, a alíquota do ICMS fica um pouco mais complicada, pois é preciso calcular a diferença entre as alíquotas interna e interestadual do ICMS – chamado de Diferencial de Alíquota ou DIFAL. 

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Vamos entender melhor como funciona esse cálculo a seguir. 

Tabela ICMS 2020

A tabela ICMS reúne as alíquotas fixas dos estados para movimentações internas e também as alíquotas para movimentações interestaduais.  

Por meio dela, as empresas optantes pelo Lucro Presumido e Lucro Real — que são obrigadas a calcular o ICMS separadamente em suas vendas, ao contrário dos optantes pelo Simples — podem identificar a alíquota efetiva de ICMS em suas operações interestaduais.

Como vimos, os produtos que circulam internamente são tributados por alíquotas fixas dos estados, mas, quando a operação é interestadual, é preciso calcular o DIFAL (Diferencial de Alíquota). 

Esse instrumento foi criado para proteger a competitividade do estado onde o comprador da mercadoria ou serviço está, evitando que as pessoas comprem somente dos estados onde a alíquota é menor e o mercado local saia prejudicado.

Assim, o DIFAL é basicamente a diferença entre a alíquota interna do destinatário e a alíquota interestadual do remetente.

Por exemplo, se a alíquota interna de um Estado é de 17% e a alíquota interestadual de outro estado é de 7%, o diferencial de alíquota nessa operação é 10% (17% – 7%).

Para calcular a alíquota de ICMS devida nesses casos, basta usar a tabela abaixo:

Como funciona o Crédito de ICMS

O ICMS também possui um sistema de crédito que garante sua não cumulatividade e reduz o impacto no valor final do produto. 

Ele permite que o comprador da mercadoria ou serviço credite um valor já tributado na hora de pagar os impostos sobre o produto. 

Com essa compensação, os valores já pagos se tornam crédito a ser abatido e o ICMS devido é reduzido. 

Por exemplo, imagine que um produto é vendido a R$ 200,00 para uma revenda e tributado em 18% nesse processo (R$ 36,00 de ICMS).

Em tese, se o comerciante revender o produto por R$ 250,00, teria que tributá-lo novamente em 18%, pagando mais R$ 45,00 de ICMS.

Com o sistema de crédito, esse contribuinte paga apenas a diferença entre os dois valores, ou seja, R$ 9,00 — imposto somente sobre o valor agregado.

Para ter esse direito, a empresa tem de lançar o documento na escrituração fiscal como entrada tributável e não ser optante do Simples — o regime não permite a utilização dos créditos.

O que é substituição tributária

A substituição tributária é um regime que permite a cobrança do ICMS de um contribuinte que não é o próprio gerador da ação de venda (o chamado ICMS-ST).

Esse mecanismo simplifica a arrecadação de tributos ao responsabilizar uma única empresa pelo recolhimento em toda a cadeia de produção — por isso denominação “substituto” tributário. 

Por essa razão, a arrecadação do imposto costuma se concentrar em indústrias e importadores.

É o caso, por exemplo, de um fabricante de bebidas que faz o recolhimento integral do tributo e, por consequência, desobriga a rede atacadista que dele compra e também os pequenos mercados que serão responsáveis pela venda final ao consumidor. 

Os dois últimos atores da cadeia não precisarão se preocupar com o cálculo do ICMS na compra e na venda dos referidos produtos.

Lembrando que não são todos os produtos industrializados que estão sujeitos ao regime de recolhimento do ICMS-ST.

Eles são definidos e atualizados constantemente pela Confaz e o empreendedor deve acompanhar a divulgação das normativas — no convênio ICMS 142/18 consta a versão completa, mas sempre há atualizações sendo publicadas.

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Como pagar o ICMS

Para recolher o ICMS, sua empresa deve ser cadastrada na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) da sua região. 

Depois do credenciamento, você receberá uma Inscrição Estadual (IE) a confirmação de que o negócio tem essa obrigação tributária, além da autorização para emitir nota fiscal eletrônica.

Para saber quais documentos são obrigatórios e conferir as alíquotas do ICMS do seu estado, peça ajuda ao contador para verificar a legislação local.

O pagamento é realizado por meio da Guia Própria Estadual (operações internas) e Guia Nacional de Recolhimento Estadual (GNRE) (transações interestaduais) — com exceção dos optantes pelo Simples, que pagam pelo DAS.

Vale ressaltar que o não pagamento do ICMS pode resultar em multas e juros (fixados de acordo com a Taxa Selic) cumulativos para a empresa.

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Agora você já sabe tudo sobre o ICMS, mas também precisa conhecer o IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS, IPI, CPP e outros impostos que podem incidir sobre o seu negócio. 

Para facilitar sua gestão fiscal, vale a pena usar uma plataforma 100% online como a Conta Azul, que reúne todas as funções para manter sua empresa em dia com o governo.

Em um único sistema, você consegue emitir nota fiscal eletrônica (NF-e, NFS-e e NFC-e) em um processo integrado ao sistema de vendas da sua empresa e conectado à contabilidade.

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Assim, é muito mais fácil acompanhar os impostos pagos pelo negócio, evitar multas e trabalhar em conjunto com seu contador para aliviar a carga tributária — a chamada elisão fiscal

Para saber mais sobre o assunto, confira também nosso artigo que detalha todos os impostos para pequenas empresas.

E então, ficou claro o que é ICMS e como esse imposto deve ser pago?

Deixe seu comentário contando se recolhe o tributo e aproveite para compartilhar o texto.

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