Gestão do Negócio

O guia definitivo para você entender tudo sobre sistema ERP

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 01/12/2023 | 12 mins de leitura | ← voltar

Sobre o que estamos falando?

  • Um sistema ERP é a solução ideal para tornar a gestão financeira da sua empresa mais simples e eficiente

  • Capaz de conectar todas as áreas administrativas da do negócio, um software de gestão ERP facilita a tomada de decisões assertivas;
  • No texto abaixo, você entenderá o que é um sistema ERP,  para que serve essa tecnologia e como ela otimiza a sua gestão financeira empresarial.

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Reduzir erros e retrabalho, otimizar processos administrativos e facilitar o acesso aos dados importantes: para tudo isso, a melhor solução é um sistema ERP. Entre as vantagens oferecidas por essa plataforma, está a automatização de várias tarefas, o que vai liberar seu tempo para pensar estrategicamente no negócio.

Entender como funciona um sistema ERP é essencial para aproveitar ao máximo este recurso, eliminar prejuízos financeiros e agilizar as tomadas de decisão diárias. Comprar um novo equipamento ou contratar novos funcionários? Abrir uma nova filial ou esperar mais um pouco? O software de gestão ERP facilita essas respostas.

Na prática, essa ferramenta é indispensável para o controle financeiro para empresas. No guia abaixo, descubra tudo o que precisa saber sobre essa tecnologia. Confira também dicas de como implantar um sistema ERP. Boa leitura!

Neste conteúdo, você vai ver::

sistema ERP

O que é um sistema ERP?

ERP online é um sistema que reúne e consolida dados de diferentes processos de uma empresa, como estoque, vendas e cadastro de clientes, entre outros. A sigla em inglês Enterprise Resource Planning, em português significa Planejamento de Recursos Empresariais.

O objetivo de implantar um sistema assim é auxiliar a gestão, o planejamento e a tomada de decisão no dia a dia e a longo prazo. Isso nos leva à pergunta: como funciona um sistema ERP?

Essa tecnologia reúne diversas funcionalidades de gestão da empresa, fazendo com que as áreas se integrem e troquem dados automaticamente. Seu fluxo de caixa, por exemplo, é alimentado em tempo real pelos números de vendas online e offline.

Para que serve um sistema ERP? 

Um sistema ERP online permite que um gestor visualize por completo as transações realizadas pela empresa, desenhando um amplo cenário de seus negócios. Dessa forma, ele favorece decisões mais inteligentes, diretamente relacionadas aos indicadores de desempenho da empresa.

O diferencial do software ERP é que as informações de cada um dos setores gerenciais da empresa ou dos processos administrativos, operacionais e de produção são consolidados em um único ambiente de trabalho, composto por módulos integrados.

A troca de informações automatiza etapas e permite ganho de produtividade, ao mesmo tempo em que possibilita um fluxo de dados segura e eficaz.

Vantagens do uso do ERP sistema

Uma plataforma de gestão online como um ERP na nuvem possui uma grande lista de vantagens. Isso porque há as básicas – que toda plataforma oferece – e as extras, que dependem do fornecedor.

Confira as 6 vantagens que quase todo sistema ERP oferece:

Menos erros e retrabalho

Um dos problemas comuns de gerenciar sua empresa com caderninhos ou planilhas de Excel é a alimentação de dados e realização de cálculos. Da mesma forma, há emissão de relatórios imprecisos, sujeitos ao preenchimento de forma equivocada ou expostos de forma menos eficiente.

Um sistema de gestão financeira automatiza boa parte da inserção de dados, capturando e computando os números em tempo real, de forma fácil e eficiente. Feito isso, essa ferramenta emite relatórios padronizados e inteligentes.

Diminuição dos prejuízos financeiros

O ERP online torna suas ações administrativas mais assertivas e rápidas, o que ajuda muito a economizar. Você deixa de desperdiçar tempo com atividades manuais e de perder dinheiro vindo de erros nos cálculos e anotação de dados.

Acesso rápido e fácil aos dados importantes

Uma grande vantagem de um software de gestão financeira é que a organização de dados e a interface típica permitem que você acesse qualquer dado da empresa com grande facilidade e agilidade.

Normalmente, bastam apenas alguns cliques para obter a informação que você quer sobre o seu negócio. Fluxo de caixa, lista de fornecedores e desempenho de vendedores. Tudo isso fica integrado e à disposição.

Emitir relatórios com poucos cliques

Redução de tempo na geração e análise de relatórios sobre vendas, comissão e fluxo de caixa. Em sua maioria, os sistemas de ERP possuem emissão de relatórios automaticamente a partir dos dados já cadastrados.

Com isso, os gestores conseguem analisar o desempenho da empresa de forma mais rápida e intuitiva, otimizando as tomadas de decisão em uma empresa.

Eliminar recursos manuais 

Um sistema de gestão online permite a extinção de planilhas, tabelas, agendas e outros inúmeros recursos manuais que circundam o dia a dia da administração de uma empresa.

Todos os dados ficam guardados e integrados em um painel de controle de maneira segura na internet, sempre disponíveis aos gestores da empresa ao toque de poucos cliques.

Maior segurança e planejamento para a gestão financeira

Com os dados do capital ativo e passivo da empresa integrados, a probabilidade de erros nos cálculos de faturamento e lucro da empresa diminuem consideravelmente, permitindo um planejamento mais preciso do capital investido da empresa.

Quanto custa um sistema ERP?

A dúvida sobre o preço de um ERP é comum e muitos acreditam que é um serviço exclusivo para grandes empresas. Porém, há opções no mercado com preços mensais de R$ 30 a R$ 500, dependendo das funções e períodos contratados.

Ainda, alguns softwares ERPs oferecem benefícios extras, como opções de cobrança competitivas e integração de dados e funcionalidades exclusivas — que podem levar a preços maiores.

Como implantar um sistema ERP: erros a serem evitados

ERPs online são ótimas ferramentas para auxiliar no controle financeiro, mas a implantação deve ser inteligente. Confira os principais erros neste processo:

Escolha inadequada do fornecedor do ERP

Imagine se no meio de uma transação importante, em que você precisa acessar os dados do seu controle de estoque, ocorre um erro no servidor que abriga o sistema ERP da sua empresa: quem irá te salvar?

A escolha certa de um fornecedor garante um suporte acessível e qualidade, capaz de ajudar você quando mais precisar.

Não se preocupar com a segurança dos dados

Ao implementar um sistema ERP na sua empresa, crie uma política de segurança de dados junto aos seus fornecedores e colaboradores.

Com seus fornecedores, estabeleça os direitos e deveres de cada parte caso os dados sejam roubados, acessados por computadores não registrados ou até mesmo deletados do servidor.

Já com seus colaboradores, defina todas as senhas de acesso, agende datas para backups períodos de todos os arquivos e reforce o sigilo dos dados apresentados no dia a dia da empresa.

Customizações desnecessárias

Customizações custam caro e em sua maioria tornam o sistema burocrático e complexo. Pode ser tentador deixar a plataforma mais cheia de recursos o possível — mas lembre-se que cada ferramenta precisa fazer sentido, não apenas somar à lista das disponíveis.

Um sistema de gestão financeira empresarialfunciona para dar agilidade aos processos da sua empresa, então tente se manter o máximo possível com as funcionalidades gerais antes de pedir ao fornecedor novos módulos para integrar dados específicos da sua empresa.

Não fazer a integração com outros sistemas já existentes na empresa

Este é um grande risco para quem já controla os dados da empresa de uma maneira automatizada. Certifique-se que o seu ERP consegue importar dados de tabelas do Excel e também de arquivos gerados por outros sistemas.

Se isso não ocorrer, tenha certeza que sua equipe gastará algumas semanas para importar e atualizar todas as informações para o novo sistema. Isso é, sem contar o tempo dispensado em retrabalho caso aconteçam problemas de preenchimento.

Exemplos de uso de um ERP

  • O responsável pela gestão de estoque pode conferir os relatórios de rotatividade e elaborar uma estratégia de reposição mais assertiva;
  • O departamento de marketing pode analisar os dados do controle de vendas e perceber que o desempenho da venda de determinado produto não está indo bem. A partir deste dado, o setor consegue criar uma nova estratégia para transformar este quadro.
  • O financeiro pode saber rapidamente quanto do dinheiro da empresa vai para os impostos e quanto vai para pagar os funcionários, consultando o fluxo de caixa em poucos cliques.

Etapas para implementar um ERP

Softwares ERP não são programas que você baixa rapidamente na internet e sai usando no mesmo dia. Uma solução como essa pode demorar de uma semana até três meses para ser integrado a todos os departamentos de uma empresa. Isso dependerá da eficiência da equipe de treinamento do fornecedor.

Geralmente a implementação de um ERP segue por cinco etapas:

  1. Integração da infraestrutura
  2. Migração de Dados
  3. Treinamento de pessoal
  4. Integração de departamentos
  5. Testes de segurança

Qual o melhor sistema ERP para empresas? Veja como escolher

Se você está se perguntando qual o melhor sistema ERP para empresas, saiba que a resposta é: depende das suas necessidades. Para ajudar na escolha, listamos alguns itens básicos. Confira:

Mapeamento de processos internos

Quais departamentos da sua empresa são mais atrasados em relação à entrega de resultados? Quais destes atrasos resultam em atraso e retrabalho para outros departamentos?

Entenda exatamente quais são as falhas de comunicação e integração entre os departamentos de sua empresa para ter um problema-chave para resolver com um ERP.

Assim, sua empresa poderá traçar um “antes e depois” da implementação do sistema e medir o Retorno de Investimento (ROI) em relação ao custo do software ERP e da produtividade de determinado departamento.

Orçamento com fornecedores

Além de buscar em média três fornecedores qualificados para te atender, busque saber quais e quantas empresas do seu ramo de atuação elas atendem. Por exemplo, se você tem uma loja virtual, procure utilizar um sistema ERP que tem experiência neste ramo.

Nesse caso, a empresa fornecedora poderá te ajudar de uma forma mais customizada e assertiva, pois em geral já conhece quais são os problemas de integração para lojas virtuais.

Planejamento da implantação

O planejamento deve ser feito pelo fornecedor em unidade com o calendário da sua empresa e com a disponibilidade de cada gestor. Evite datas de muita movimentação dos funcionários e dos gerentes.

Entenda que a gestão de sua empresa vai mudar completamente em poucos meses e você precisa direcionar grande parte da atenção da sua equipe na implementação do sistema ERP.

Sistema ERP

Treinamento e revisão dos hábitos da equipe

O que leva ao bom uso de um sistema de controle financeiro empresarialnão é apenas sua estrutura tecnológica, e sim o valor das pessoas que operam no sistema.Promova concursos, workshops e palestras dentro da sua empresa para mostrar quais serão os benefícios de um sistema ERP e como toda a empresa vai ganhar com isso.

Quando o assunto é ERP, não existe uma fórmula mágica para todas as empresas.

O importante é sempre buscar o que se adapta melhor à realidade de seus clientes e da maneira que sua equipe trabalha.

Prefira tomar suas decisões sobre esse tema em equipe e coloque seus colaboradores em sintonia, para extrair o máximo dessa ferramenta para gerir o seu negócio.

Gostou de saber mais sobre o assunto? Então visite este conteúdo para entender as funcionalidades que a Conta Azul oferece e como nossa tecnologia ajuda a sua empresa!

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