Guia completo sobre IRRF para não cair na malha fina

São muitos os tributos que pessoas físicas e empresas precisam pagar à Receita Federal. Um deles é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), que costuma gerar dúvidas sobre a sua forma de cobrança.

Empreendedores e colaboradores precisam ficar atentos em relação a este imposto tanto para não cair na malha fina e ter de pagar multas, quanto para pedir a restituição dos valores na Declaração do Imposto de Renda. 

Por isso, criamos para você um guia completo que reúne tudo sobre o IRRF. Com ele, você vai entender como funciona o recolhimento do Imposto de Renda direto na fonte e de que forma é possível orientar seus funcionários para a época da declaração. 

Acompanhe os seguintes tópicos:

• O que é IRRF? 
• Quem deve declarar o IRRF? 
• Como calcular o IRRF? 
• Como funciona a restituição do Imposto de Renda?
• É possível receber restituição do IRRF?
• 6 dicas para não cair na malha fiscal
• Como saber se caí na malha fina? 
• Como corrigir minha declaração do Imposto de Renda? 
• Por que declarar meu Imposto de Renda com certificado digital? 
• Tenha acesso às principais informações do seu negócio com a Conta Azul

O que é IRRF? 

O Imposto de Renda Retido na Fonte, ou IRRF, é um tributo declarado mensalmente por pessoas físicas que recebem mais de R$ 28.559,70 em rendimentos tributáveis ou R$ 40 mil em rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados na fonte, além de empresas que precisam declarar o Imposto de Renda, considerando os critérios definidos pela Receita Federal na tabela de IRRF e os rendimentos apurados dentro de um mês. 

Na prática, o IRRF é uma antecipação do Imposto de Renda (IR) declarado anualmente.

No IRRF, a Receita Federal cobra o imposto mensalmente, direto na folha de pagamento de colaboradores CLT que tenham uma base salarial maior que o teto estipulado, que é R$ 1.903,98.

A declaração de Imposto de Renda serve como uma fonte de informações para o órgão público conferir se o indivíduo deve pagar mais impostos ou ser restituído, caso tenha pagado algo a mais durante os descontos mensais.

Essa forma de cobrança reduz a sonegação de impostos. Afinal, é mais fácil concentrar o controle de arrecadação do imposto nas empresas do que em cada contribuinte. 

Você pode estar se perguntando: “Então são pagos dois impostos, o IR e o IRRF?”. 

Não! No IR, são apenas descontados os valores já pagos mensalmente para o IRRF. Nesse caso, o pagamento é feito em uma única etapa.

Quem deve declarar o IRRF? 

Devem declarar o IRRF:

• Empresas que possuem funcionários com carteira assinada que recebem acima de R$ 2.500,00;
• Pessoas jurídicas, quando recebem valores relativos a aluguel de imóveis e pagamento de serviços, como publicidade;
• Pessoas físicas ou jurídicas que fazem investimentos.

Como calcular o IRRF? 

O IRRF é calculado de maneira simples, tendo como base a tabela de alíquotas vigente, divulgada pela Receita Federal. 

Hoje, a tabela do IRRF utilizada é a mesma de 2015. Sempre que ocorrem mudanças, os beneficiários são informados pelos principais portais de notícias.

Confira abaixo a tabela do IRRF atualizada:

Tabela IRRF 2022

Exemplo de cálculo 

Considerando que um funcionário com um dependente receba, mensalmente, um salário de R$ 5.000,00, o cálculo do IRRF acontece em quatro passos:

1. Identificar a faixa salarial do desconto do IRRF

Para quem recebe acima de R$ 4.664,69, a alíquota de desconto do IRRF é de 27,5%. No exemplo, será esse o percentual a ser aplicado. Porém, antes é necessário descontar o valor do INSS e dos dependentes, ok?

2. Fazer o desconto do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

Atualmente, os valores a serem descontados seguem essa tabela:

Nesse caso, o desconto do INSS é de 14%, já que o colaborador recebe R$ 5.000. Sendo assim, temos:

14% de R$ 5.000 = R$ 700,00

R$ 5.000 – R$ 700,00 = R$ 4.300

3. Descontar a alíquota correspondente aos dependentes

Na tabela do IRRF vigente, o valor é de R$ 189,59. O cálculo é feito dessa forma:

R$ 4.300 – R$ 189,59 = R$ 4.110,41 

4. Descontar o percentual do IRRF do valor restante

Continuando o cálculo, o valor obtido será de:

R$ 4.110,41 – 27,5% = R$ 2.980,04

Em resumo, o funcionário desse exemplo terá um desconto de R$ 1.130,26 referente ao IRRF no seu salário. Na ausência de outros descontos relacionados a benefícios, como plano de saúde, o salário líquido do colaborador ficará em R$ 2.980,04. 

Como funciona a restituição do Imposto de Renda?

A restituição funciona de maneira bem simples: quem ganha mais, paga mais impostos. Da mesma forma, quem recebe menos, recolhe menos tributos. 

Em alguns casos, como o dos contribuintes de IRRF, o valor pago à Receita pode superar o previsto. Ou seja, o contribuinte paga a mais para o Governo e, por causa disso, pode pedir a restituição do IR. Cuidado para não confundir!

Pessoas físicas e jurídicas podem pedir a restituição logo após o envio da Declaração de Imposto de Renda. Vale lembrar que, no primeiro caso, a solicitação de restituição pode ser feita no mesmo documento. 

Confira o passo a passo completo para restituição de IR no site do Governo Federal. 

Para saber se você tem direito à restituição, o valor e o calendário para pagamento dos valores, é só acessar o site da Receita Federal.

Vale lembrar que idosos com mais de 60 anos têm prioridade de recebimento.

É possível receber restituição do IRRF?

Pedir a restituição do IRRF, em si, não é possível. Porém, você pode solicitar a restituição na sua declaração de IR. O mesmo é permitido em casos de despesas dedutíveis, que são os gastos durante o ano com:

• Educação;
• Saúde;
• Despesas com dependentes; 
• Doações à instituições sociais;
• Previdência social e privada.

Se você pagou no último algumas dessas despesas e listou todas elas na sua declaração de IR pessoa física, dentro do prazo indicado pela Receita, terá direito à restituição.

Veja também:

• Guia do IRPJ: domine o Imposto de Renda Pessoa Jurídica
• O que é IRPF – Imposto de Renda Pessoa Física?
• DIRF: Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

Qual é a diferença entre IRRF, IRPF, DIRF e IRPJ?

É muito comum a confusão quanto ao uso dessas siglas.

Para começar, o IRRF é o Imposto de Renda Retido na Fonte, assunto deste conteúdo. Já o  IRPF, ou Imposto de Renda de Pessoa Física, é um tributo pago por pessoas físicas ou empresas, considerando os rendimentos recebidos na competência analisada e desde que se encaixem nos critérios estabelecidos pelo Governo.

O IRPJ, também conhecido como Imposto de Renda Pessoa Jurídica, é pago por todas as empresas com CNPJ ativo, salvo algumas exceções. Enquanto isso, a DIRF, ou Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, como o próprio nome diz, não é um imposto, e sim uma declaração feita pela fonte pagadora. 

6 dicas para não cair na malha fiscal

Malha fiscal ou malha fina são os termos usados para indicar que um contribuinte não passou na “peneira” da Receita Federal. Isso significa que a Declaração de Imposto de Renda apresentou divergências.

Dependendo da inconsistência, o contribuinte pode perder o direito de restituição ou até ser investigado pela Receita Federal.

Mesmo que você não tenha a intenção de burlar o Governo, é importante saber como fazer a declaração da forma correta e, assim, evitar problemas. Por isso, confira agora 6 dicas infalíveis para não cair na malha fiscal:

1. Separe os documentos com antecedência

Separe com calma e antecedência os documentos necessários para a sua Declaração de Imposto de Renda. Os principais são:

• CPF, RG, comprovante de residência e título de eleitor seu, dos dependentes e/ou alimentandos;
• Comprovantes de despesas dedutíveis, como educação, saúde, previdência social e privada, doações e pensão alimentícia;
• Contracheques ou outro documento que informe os rendimentos apurados no ano anterior;
• Comprovantes de pagamento e/ou recebimento de aluguéis, venda de bens e herança;
• Comprovante da declaração do IR do ano anterior à competência;
• Extrato do INSS para aposentados e notas fiscais para autônomos.

É importante também se atentar ao prazo para envio do documento, que geralmente é até o último dia útil de fevereiro. Em 2022 será dia 28, que cai em uma segunda-feira.

2. Informe todos os seus rendimentos

Considerando o último ano, informe seus rendimentos e de seus dependentes. Salários, aposentadorias e ágeis devem ser repassados à Receita. No momento que você fizer a declaração do IR, indique também suas contas com valores acima de R$ 140,00.

Feito isso, confira se as informações estão corretas, se batem com os comprovantes e se todas as movimentações foram declaradas.

Vale lembrar aqui a importância de não ceder sua conta para receber dinheiro de outras pessoas e de não omitir qualquer recebimento. Afinal, é possível tributar esses valores na DIRPF.  

Caso você não declare a movimentação de terceiros ou esconda algum valor, a Receita descobrirá ao fazer o cruzamento das informações. 

3. Declare suas despesas corretamente

Fique atento na hora de declarar as suas despesas e de seus dependentes, pois cada gasto deve ter um comprovante. Não aumente ou reduza os valores, pois a Receita pode descobrir essa informação adulterada. 

4. Não esqueça de declarar seus bens

Informe corretamente os valores de todos os seus bens e de seus dependentes. Carros, imóveis, embarcações, aeronaves e investimentos em geral acima de mil reais devem ser declarados. 

5. Bata sua declaração com a da fonte pagadora

Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é o nome da declaração de IR feita por quem tem os seus tributos retidos na fonte pagadora (pessoa jurídica).

Por meio do documento, a fonte pagadora informa valores pagos a terceiros e retenções, principalmente. Porém, tudo que for informado por ela deve bater com o que está sendo indicado pelo contribuinte. 

Conferindo essas informações, você garante que os dados informados estão corretos e não corre o risco de cair na malha fiscal. 

6. Revise seus dados antes do envio 

Antes de enviar a sua declaração de IR, confira todos os dados. Isso evita que você precise de mais um processo junto à Receita: a retificação do Imposto de Renda. 

Caso haja erro ou inconsistência na sua DIRPF, somente após a Declaração Retificadora você terá direito a receber a restituição.

Baixe aqui nosso infográfico sobre Imposto de Renda e entenda mais sobre!

Como saber se caí na malha fina? 

Acompanhe o passo a passo para verificar se a sua declaração caiu na malha fina:

1. Acesse o sistema e-CAC da Receita Federal;
2. Vá à opção “Meu Imposto de Renda”;
3. Em “Processamento”, escolha a opção “Pendências de Malha”.

Além do status, é possível visualizar o motivo pelo qual a sua declaração foi barrada. 

Como corrigir minha declaração do Imposto de Renda? 

Se você preencheu alguma informação errada ou incompleta no envio do seu Imposto de Renda, pode optar pela Declaração Retificadora. Trata-se de um documento onde você pode corrigir uma inconsistência detectada no documento original.

A Declaração Retificadora pode ser enviada pelo mesmo sistema e-CAC. Basta acessar a sua declaração de IR, clicar em “+” e depois “Retificar Declaração”. Também é possível enviar o documento pelo aplicativo “Meu Imposto de Renda” ou pelo mesmo caminho que você já usou para fazer o envio.

Quem caiu na malha fina no primeiro envio da Declaração do Imposto de Renda fica impedido de enviar a retificação, já que todo o processo estará em investigação fiscal por conta da inconsistência das informações.

Se você ainda tem dúvidas sobre como proceder no recolhimento do seu IRRF e demais impostos, não se arrisque! Fale com um contador. Para isso, conte com a Conta Azul.

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Por que declarar meu Imposto de Renda com certificado digital? 

O certificado digital é uma assinatura virtual com validade jurídica que pode ser utilizada por pessoas físicas ou empresas para validar transações online.

Com uma assinatura digital ao fazer a declaração de IR, os campos com dados pessoais, rendimentos, deduções e bens são preenchidos automaticamente. Assim, você não erra as informações e ainda ganha tempo.

Além disso, o certificado deixa o processo mais seguro e permite que você acompanhe as etapas da declaração de IR online. 

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Tenha acesso às principais informações do seu negócio com a Conta Azul

O IRRF, como falamos, é um imposto recolhido dos colaboradores pela empresa quando estes recebem mais de R$ 1.903,98. Mas, se você é pessoa física, tem uma empresa e seus rendimentos superaram R$ 28.559,70 no ano anterior, será necessária a Declaração de Imposto de Renda como pessoa física e também jurídica. 

Uma das formas de evitar que você caia na malha fina em cada uma dessas situações é fornecendo e conferindo todas as informações, principalmente quando se trata dos seus rendimentos. O lado bom disso é que, com a Conta Azul, você tem acesso a todos os dados que precisa para fazer a declaração de IR!

O ERP Conta Azul é um sistema que centraliza dados sobre os setores mais importantes do seu negócio, como estoque, financeiro, vendas e até contabilidade. Você ainda pode consultá-los a qualquer momento e de qualquer lugar com o App Conta Azul de Bolso. 

Com a Conta Azul, você pode:

• Dar adeus aos problemas com conciliação bancária e fiscal, já que eles ocorrem de forma automática;
• Acompanhar o fluxo de caixa, as contas a pagar a receber;
• Gerar relatórios sobre todas as áreas da empresa com poucos cliques;
• Controlar seu estoque e ser alertado quando os itens estiverem em baixa;
• Ser notificado sobre a data de pagamento dos tributos para não perder o prazo.

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