Guia completo de documentos fiscais de uma empresa

Uma das dúvidas mais comuns entre os empreendedores que acompanham nosso blog envolve a gestão dos documentos fiscais e os tipos exigidos para cada tipo de empresa.

Dominar esse tema é indispensável para qualquer dono de negócio que deseja aplicar uma gestão estratégica, evitando multas. 

Mas a gente sabe que esse tema é complexo e cheio de detalhes, ou seja, não é algo que se domina da noite para o dia. Por isso, pensando em acabar com todas as dúvidas e concentrar as principais informações em um só lugar, criamos este guia completo! 

A seguir, você poderá conferir o que há de mais importante quando o assunto são os documentos fiscais de uma empresa:

• O que são documentos fiscais?
• Por que os documentos fiscais são importantes?
• Para que servem os documentos fiscais na prática?
• Quais são os tipos de documento fiscal?
• Como armazenar os documentos fiscais?
• Quais são os riscos de não estar em conformidade?
• Quais são os documentos fiscais obrigatórios?
• A Conta Azul te ajuda além dos documentos fiscais

O que são documentos fiscais?

Para uma empresa, os documentos fiscais servem como forma de comprovar as operações que ela faz junto às pessoas físicas, autoridades e outras empresas. 

Eles servem como registro das operações de transporte e de compra e venda de produtos e serviços. Além disso, neles estão contidas as informações sobre os impostos pagos nessas transações. 

A emissão desses documentos é uma exigência não apenas da Receita Federal, mas também de outros órgãos públicos, como as Secretarias de Finanças municipais e a Secretaria da Fazenda de seu estado. 

Por que os documentos fiscais são importantes?

Descuidar dos documentos fiscais de uma empresa traz consequências terríveis até para sua vida pessoal. Por isso, quando falamos da importância deles, não podemos deixar de destacar o fator mais relevante: a conformidade fiscal. 

Empresas que trabalham fora dos padrões exigidos pela fiscalização podem sofrer diversas punições – não só financeiras, como também a suspensão das atividades até que a regularização seja feita. 

Já imaginou o tamanho do prejuízo que é fechar as portas durante um tempo só porque a documentação está errada? Com certeza, você não deseja passar por isso! Dependendo do tamanho da multa e do tempo de suspensão, até mesmo a continuidade do seu negócio pode ficar em xeque. 

Mas não pense que esse é o único risco que sua empresa corre com a má gestão dos documentos fiscais. Todos os seus lançamentos contábeis e balancetes podem ficar comprometidos, o que atrapalha a gestão e dificulta a criação de relatórios confiáveis.

Tudo isso tem impacto sobre outras obrigações importantíssimas, como a declaração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e o pagamento de tributos de acordo com as normas da Receita Federal. 

Por fim, mas não menos importante, empresas que descuidam de seus documentos fiscais podem ter problemas na hora de:

1. construir sua reputação no mercado;
2. negociar com fornecedores;
3. construir parcerias com outras instituições, 
4. conseguir financiamentos e linhas de crédito com bancos;
5. prestar serviços ou participar de concorrências e licitações feitas pelos órgãos públicos.

Para que servem os documentos fiscais na prática?

Os documentos fiscais de uma empresa têm como principal missão o registro das operações e dos impostos recolhidos nessas atividades. Contudo, essa não é a única função que eles têm dentro da contabilidade de um negócio. 

Eles servem como base para que uma empresa cumpra com suas obrigações contábeis. É com base neles que o contador alimenta as informações dos livros fiscais e preenche todos aqueles formulários exigidos na hora de prestar contas. 

Isso acontece porque os documentos fiscais orientam as autoridades sobre o volume de impostos a ser cobrado e também servem como confirmação sobre aqueles que já foram recolhidos – e se foram pagos da maneira certa. 

Não se esqueça que essa documentação também serve de prova, caso sua empresa enfrente algum tipo de processo ou auditoria do Fisco. Por isso, é fundamental:

1. Guardá-los de forma organizada para fácil acesso;
2. Fazer a assinatura digital dos documentos eletrônicos, para que tenham validade jurídica. 

Quais são os tipos de documentos fiscais?

Separamos 14 documentos que são indispensáveis em seu negócio. Confira e tire todas as suas dúvidas, a seguir!

Os diferentes tipos de Notas Fiscais

As notas são os documentos fiscais mais conhecidos. Por isso, vamos começar explicando para você os diferentes tipos de NF:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um dos documentos fiscais mais utilizados em todo o Brasil. Sua função é registrar a negociação entre uma empresa e seus clientes, e pode ser usada para comprovar processos de compra e venda de produtos e serviços. 

Todo o processo de emissão e armazenamento da Nota Fiscal Eletrônica é digital, tornando a vida das empresas e dos contadores bem mais simples. 

Até mesmo a transmissão dos dados para as autoridades é mais ágil. Por isso, a NF-e chegou para substituir os antigos modelos de nota, que eram mais “analógicas” e complicadas de lidar. 

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Nota de uso exclusivo das empresas prestadoras de serviços. Deve ser emitida tanto em prestações feitas para pessoas físicas quanto jurídicas. Assim como a NF-e, a NFS-e também é totalmente digital e prática.

Essa nota é exigida pela Receita Federal e pela prefeitura de sua cidade. Isso acontece porque as administrações municipais cobram o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN).

Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e)

Esse modelo de NF é usado para registro de vendas presenciais e realizadas no domicílio do cliente. 

Ela é a substituta das antigas notas de venda ao consumidor e deve ser encaminhada para quem comprou o produto e/ou serviço. Esse encaminhamento pode ser feito via e-mail ou através de um QR Code.

Nota fiscal avulsa (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa foi criada com a intenção de permitir o controle das vendas para profissionais autônomos, MEIs e microempresas que ainda não registraram seu CNPJ.

Documentos fiscais para transporte

O trânsito de mercadorias feito pelas empresas também exige a emissão de documentos fiscais. Veja mais sobre eles, a seguir:

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O CT-e surgiu para substituir vários documentos que eram exigidos de acordo com o modal de transporte, que é o meio utilizado para transitar a carga. 

Ao todo, seis documentos que eram usados para os modais ferroviário, terrestre e marítmo foram substituídos pelo CT-e, deixando a logística mais prática e ágil.

O documento fiscal também é eletrônico, o que facilita a transmissão das informações para as autoridades.

Conhecimento de Transporte para Fretamento e Outros Serviços (CT-e OS)

O CT-e OS contempla as operações de transporte que não podem ser enquadradas no CT-e, como o transporte de pessoas, o excesso de bagagem e as cargas de alto valor. 

Ele foi criado para substituir a antiga Nota Fiscal para Serviços de Transporte, conhecida como NFST. 

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Este documento é usado para facilitar a fiscalização da Receita Federal nos postos de controle, que estão espalhados por todo o Brasil. As informações no MDF-e servem para que as autoridades saibam dados como:

1. Motorista responsável;
2. Informações do veículo de transporte;
3. Origem e destino da carga.

Outros documentos fiscais importantes para sua empresa

Além dos documentos que comprovam as operações de compra, venda e transporte, existem outros também importantes para a formalização dos negócios. Conheça alguns:

Carta de Correção Eletrônica (CC-e) 

Utilizado em casos de correções nos outros documentos fiscais de uma empresa, como a Nota Fiscal Eletrônica ou o CT-e. 

Mas, fique atento! O CC-e não pode ser usado para corrigir informações sobre os impostos. Seu uso é feito apenas para ajustar erros no destinatário do produto, na data em que a NF foi emitida ou nos endereços do comprador e do vendedor.

Cupom Fiscal

Documento que contabiliza o ICMS de produtos comercializados no varejo e serve como substituto para a NF modelo 2, antes usada para registrar a venda ao consumidor. 

Cada estado tem suas regras para estruturar o cupom fiscal. Portanto, consulte os órgãos da sua UF para entender quais são as exigências.

Documentos de registro

Além de tudo o que é utilizado para registrar e comprovar operações, existem outros documentos essenciais para se manter em dia com as autoridades fiscais. São eles:

1. Livros contábeis;
2. Guias de recolhimento fiscal;
3. Alvará de funcionamento;
4. Inscrição estadual (exigido em alguns ramos de atividade);
5. CNPJ. 

Como armazenar os documentos fiscais?

Tão importante quanto emitir corretamente os documentos fiscais da sua empresa é guardá-los para eventuais consultas. E, claro, para que eles sirvam de base para a contabilidade fazer seu trabalho. 

A gestão dessas informações faz toda a diferença na hora de construir uma empresa organizada, além de evitar problemas fiscais e simplificar a prestação de contas. 

Não existe uma regra para armazenamento. Sua empresa deve fazer esse processo da forma mais intuitiva possível, o que vai facilitar a consulta e a pesquisa dali em diante.

Primeiro, vamos pensar sobre o formato desses documentos:

Documentos impressos

Se eles estão em papel, vale utilizar um arquivo físico bem organizado, com pastas separadas de acordo com a data de emissão e o tipo de documento.

Para evitar perdas ou danos, vale a pena escaneá-los e ter uma cópia digital.  

Documentos digitais

Você pode organizar os documentos eletrônicos em pastas no seu computador, no seu e-mail ou em um servidor na nuvem.

Se utilizar as pastas do PC, crie uma organização semelhante ao arquivo físico. Caso opte pelo arquivamento no e-mail, abra pastas para deixar tudo mais fácil. O mesmo também vale para o servidor em nuvem.

Na verdade, seja qual for o meio utilizado, a organização deve ser prioridade. Afinal, ao longo do tempo, sua empresa irá reunir muitos documentos fiscais – e eles precisam ser encontrados com facilidade quando necessário. 

E quanto tempo devo guardá-los? 

O tempo de armazenamento de um documento fiscal varia. Veja a tabela abaixo para entender os detalhes:

Quais são os riscos de não estar em conformidade?

As empresas que não fazem a emissão correta, ou que declaram informações erradas nos documentos fiscais, podem ser enquadradas na Lei 4.729/65, que avalia casos de sonegação fiscal. 

Na ocorrência de problemas com o fisco, um negócio pode receber multas pesadas, que variam entre 2 e 5 vezes o valor devido em impostos. Até mesmo o responsável pode ser punido na esfera criminal, com pena de até 5 anos de prisão. 

Já imaginou todo o seu esforço para montar um negócio indo por água abaixo por conta de irregularidades fiscais? Com certeza, você não quer que isso aconteça! Então, nada melhor do que cuidar bem dos seus documentos.

Além dos impactos financeiros, não se esqueça que empresas com problemas fiscais têm mais dificuldades em coisas básicas, como fechar um acordo com um fornecedor de qualidade e conseguir uma linha de crédito com o banco onde tem conta PJ aberta. 

Quais são os documentos fiscais obrigatórios?

Dentre todos os documentos citados até aqui, vale ressaltar que alguns não são obrigatórios, como a Carta de Correção, que só deve ser emitida se uma NF conter erros. Contudo, a grande maioria é obrigatória. Saiba quais são:

A Conta Azul te ajuda além dos documentos fiscais!

O ERP da Conta Azul contribui para reduzir os erros e desafios na gestão dos documentos fiscais de uma empresa. A Conta Azul permite:

1. Conexão com o Certificado Digital para emissão de NFs;
2. Armazenamento seguro, digital e prático para documentos fiscais eletrônicos;
3. Emissão de Notas Fiscais de Serviço, tudo homologado com o sistema municipal de mais de 500 cidades do Brasil;
4. Emissão da NF-e de forma simples, inclusive permitindo o envio automático do documento para o fornecedor ou cliente;
5. Geração da NFC-e para as notas fiscais do consumidor. 

Aproveite o melhor da tecnologia em seu negócio e modernize processos, reduza custos de contabilidade e tenha mais controle sobre os principais documentos fiscais exigidos. 

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