Fiscal e Tributário

O que é SPED Fiscal e como funciona?

Marcos Perillo Marcos Perillo | Atualizado em: 10/11/2023 | 8 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • O SPED Fiscal é um sistema digital que permite organizar e enviar informações de impostos para o governo;
  • Entendê-lo ajuda o empreendedor a evitar problemas com multas e a manter as obrigações fiscais em dia;
  • Veja como utilizar o SPED Fiscal, quem precisa fazer, e qual a diferença para o SPED Contábil.

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Abrir e gerir um negócio é um caminho repleto de aprendizados. Entre os termos que podem cruzar seu caminho está o SPED Fiscal. Essa sigla pode parecer um bicho de sete cabeças à primeira vista, mas entender o que significa e como se aplica ao seu negócio é fundamental para manter tudo em ordem.

Convidamos você a continuar a leitura e desvendar, de forma simples, o que é o SPED Fiscal e como ele pode impactar o seu negócio.

Uma pessoa mexendo em seu computador com papéis e um copo de café na mesa

O que é SPED?

O SPED, ou Sistema Público de Escrituração Digital, é uma maneira moderna de enviar documentos importantes para os órgãos responsáveis, sem precisar de papel.

É como se fosse uma ponte digital entre quem tem um negócio e as autoridades fiscais, tornando mais fácil e rápido compartilhar informações necessárias, como vendas, compras e quanto de imposto deve ser pago.

Ao adotar o SPED, o processo de organizar e enviar essas informações se torna menos complicado, o que pode ajudar bastante na gestão do seu negócio.

O que é o SPED Fiscal e para que ele serve?

O SPED Fiscal é uma parte do SPED que ajuda a organizar e enviar informações fiscais de um negócio para o governo. Ele serve para facilitar essa troca de informações, tornando tudo mais rápido e evitando a utilização de papel.

O sistema opera por meio de um software, no qual você coloca as informações de vendas, compras e outros dados fiscais, e encaminha para os órgãos responsáveis. Tudo de forma digital, sem envio de papelada.

Ao utilizar o SPED Fiscal, a empresa substitui a escrituração e impressão dos Livros Registro de entrada, de saída, de inventário, de apuração do IPI e do ICMS, de controle da produção e do estoque e do documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP).

Dessa forma, entre os documentos que devem constar no SPED Fiscal, estão os registros de entrada e saída, os registros de inventário, estoque e produção, a apuração de impostos e os cadastros de produtos, clientes e fornecedores. 

Isso inclui o Bloco K, que é um registro digital de controle da produção e do estoque. Ele deve ser atualizado por estabelecimentos industriais ou que ofereçam algum serviço similar e precisa conter dados como saldo de estoque, consumo de insumos e insumos produzidos.

Quais as vantagens do SPED Fiscal?

A seguir, confira os pontos positivos desse sistema:

Redução de custos

O SPED Fiscal ajuda a diminuir custos com impressão e armazenamento de documentos. Como tudo é feito digitalmente, não há necessidade de gastar com papel, impressoras, tinta ou espaço para guardar arquivos.

Agilidade no acesso às informações

As informações ficam disponíveis de maneira mais rápida e fácil. Em poucos cliques, é possível acessar dados importantes, facilitando na hora de tomar decisões ou apresentar informações para fiscalizações.

Menor chance de erros

A digitalização dos processos fiscais por meio do SPED Fiscal minimiza as chances de erros humanos. Sem a necessidade de digitar ou redigitar informações, o risco de cometer equívocos diminui significativamente.

Atualização em tempo real

Ele permite que as informações sejam atualizadas em tempo real — isso é ótimo para manter tudo em dia e evitar surpresas desagradáveis com dados desatualizados ou incorretos.

Conformidade com a legislação

Manter-se em ordem com as leis fiscais é fundamental. O SPED Fiscal facilita a garantia desse cumprimento, pois organiza e envia as informações conforme o exigido pelos órgãos fiscalizadores, evitando problemas legais.

Como se faz o SPED Fiscal?

Fazer o SPED Fiscal não é complicado, mas requer atenção.

Primeiro, você precisa instalar um programa no computador. É nele que você colocará as informações fiscais sobre o seu negócio. Pode ser um programa fornecido pelo governo ou um privado, mas ele precisa ser compatível com o SPED Fiscal.

Após preencher todos os dados, você enviará essas informações pela internet, direto do programa para os órgãos do governo que cuidam dos impostos. Isso ajuda a manter tudo organizado e em dia com as obrigações fiscais.

Quem tem que fazer SPED Fiscal?

A entrega do SPED Fiscal é obrigatória para empresas do Lucro Real ou Presumido contribuintes de ICMS e IPI, incluindo comércios, indústrias e prestadores de serviço. 

Já os optantes pelo Simples Nacional não precisam fazer o SPED Fiscal, a não ser que realizem operações com Substituição Tributária ou sujeitas à retenção de ICMS ou ISS.

Logo, se você for um micro ou pequeno empresário, é bom dar uma conferida se o seu negócio não está nessa lista. O melhor caminho é tirar a dúvida com o seu contador.

Qual é a multa para quem não entregar o SPED Fiscal?

Quem não entrega o Sped Fiscal, ou entrega com erros e atrasos, está sujeito a multas estaduais e federais. O valor delas depende do tipo de erro ou atraso na entrega e pode mudar de acordo com a região.

No caso das estaduais, é necessário consultar a legislação do estado em que a sua empresa se encontra, Já as multas federais são de:

  • 0,2% por dia sobre a receita bruta do período, limitada a 1% da receita bruta, em caso de entrega em atraso;
  • 0,5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% da receita bruta, em caso de erro ou omissão de informação;
  • 0,5% sobre o valor da receita bruta no período em que se refere a escrituração, em caso de inobservância dos requisitos.

Para evitar esses problemas, é sempre bom conferir tudo com muita atenção antes de enviar. E, se tiver dúvidas, um contador pode ser um grande aliado para garantir que as informações estejam em conformidade.

Como evitar erros no SPED Fiscal?

Evitar erros no SPED Fiscal é mais fácil com organização. Por isso, mantenha sempre todos os dados do negócio, como vendas e compras, devidamente registrados.

Um software que controle essas informações, como um ERP, pode auxiliar muito. Esses programas ajudam a manter os dados atualizados e proporcionam acesso facilitado a eles – assim, você pode chegar à informação correta de forma mais rápida. 

Além disso, é sempre bom ficar de olho nas regras dos impostos, que podem mudar ocasionalmente.

Ter a ajuda de um contador também faz diferença. Ele pode checar as informações antes de enviar para o SPED Fiscal e corrigir qualquer erro.

Qual a diferença entre SPED Fiscal e SPED Contábil?

O SPED Fiscal é sobre impostos. Ele ajuda a mostrar ao governo tudo que você tem que pagar de tributos com base nas suas vendas e compras. É como um jeito de organizar e contar sobre os impostos do seu negócio.

Já o SPED Contábil é sobre o dinheiro do seu negócio. Ele ajuda a mostrar como o dinheiro entrou e saiu, como numa conta de chegadas e partidas. Enquanto o SPED Fiscal fala com o governo sobre impostos, o SPED Contábil conta a história do dinheiro do seu negócio.

Se você tiver dúvidas, busque ajuda!

Compreender o funcionamento do SPED Fiscal é essencial para manter a regularidade fiscal de seu negócio e evitar problemas com multas. A modernização e simplificação proporcionadas por essa ferramenta são vantagens claras. 

Se você ainda tem dúvidas sobre como organizar as finanças da sua empresa, pode ser hora de contar com a ajuda de um contador. Veja o que considerar ao considerar este profissional!

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