Como fazer a gestão financeira de uma empresa de desenvolvimento de software

Ainda não existe nenhum algoritmo que faça a gestão financeira automática de uma empresa de desenvolvimento de software. Há muitas soluções que auxiliam nessa tarefa, como os ERPs, mas os desafios ainda são humanos e dependem de diversas variáveis.

No entanto, a busca por informação sobre como cuidar das finanças de um negócio na área da tecnologia não é fácil. Afinal, é muito comum encontrar orientações de um modo geral sobre administração e que não focam nas especificidades desse segmento. 

Por isso, desenvolvemos o texto abaixo. Nele, você conhecerá os principais desafios da gestão de uma empresa de desenvolvimento de software. Também receberá insights sobre organização e controle financeiro focados em crescimento. Basta ler até o fim.

Faça uma boa leitura!

Principais desafios da gestão de uma empresa de desenvolvimento de software

A teoria sobre como fazer a gestão financeira de uma empresa de desenvolvimento de software pode ser mais fácil de aprender do que lógica de programação. Agora, na prática, tem mais variáveis e obstáculos imprevistos que podem acontecer. 

Conheça os 6 principais desafios desse segmento:

Custos altos com infraestrutura e suporte

Muitos programadores desenvolvem aplicativos incríveis de dentro do seu quarto, com investimento apenas em estudo e equipamento. Isso é ótimo, faz deles grandes profissionais com produtos excelentes. Mas manter uma empresa de desenvolvimento de software pede mais do que isso.

Esteja preparado para investir em infraestrutura e, principalmente, suporte. Este último precisa estar disponível a todo momento para seu cliente, 24h por dia, 7 dias por semana. Do contrário, poderá perder clientes – ainda mais se trabalhar com SaaS.

Entender o que o cliente precisa

A fase de análise de requisitos é muito importante para determinar os rumos do projeto. Só que entender o que o cliente precisa de verdade é uma tarefa que leva tempo. Até porque, muitas vezes, nem eles sabem o que necessitam.

Para evitar gastos de tempo e dinheiro com retrabalho, tenha um bom processo de briefing de projeto. Converse com o seu cliente e anote tudo o que for dito. Lembre-se também de conferir todos os detalhes. 

Cumprimento de prazos

Entregar o que foi combinado dentro do prazo é outro desafio para as empresas de desenvolvimento de software. Sem contar que, muitas vezes, os atrasos são derivados de pedidos dos clientes em cima da hora. 

Para evitar que isso aconteça, é preciso de muita organização e diálogo. Converse com o cliente, explique os prazos, os impactos das alterações e alinhe as expectativas.

Veja também: Planilha de gestão do tempo e produtividade para empreendedores: Baixe Gratuitamente Agora!

Encontrar profissionais com experiência em metodologias e ferramentas diferentes

Uma boa equipe é formada por diferentes talentos. Não adianta a empresa ter apenas desenvolvedores. Você precisa contar com administradores e pessoas que saibam gerenciar o dinheiro. Porém, aqui é outro desafio. 

Os desenvolvedores precisam entender de várias ferramentas e metodologias. Portanto, é interessante analisar se vale a pena contratar um profissional com mais experiência no mercado ou treinar alguém do zero. Considere os prós e contras e lembre-se de que treinar um colaborador é um investimento não só de dinheiro, mas também de tempo. 

A dica que temos para você é, na hora de selecionar as pessoas, conte com uma empresa especializada em recursos humanos. Além disso, contar com a ajuda de um contador para cuidar das finanças é fundamental. 

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Manter um fluxo de atualização constante

A área de programação está em constante evolução e crescimento. Quando não é o trabalho que muda, são as exigências do mercado. E por isso nenhum profissional ou empresa da área pode se dar o luxo de ficar para trás.

Atualize-se constantemente. E isso serve também para a gestão financeira da empresa. Você precisa ter caixa para fazer atualizações, investir em treinamento, adquirir máquinas e muito mais. 

Gastos não previstos com terceirização

Um acontecimento muito comum em empresas de tecnologia é a terceirização de trabalho para cobrir conhecimentos que os profissionais da empresa não possuem ou para conseguir cumprir prazos. E, contratar o serviço de uma terceirizada na última hora e com qualidade, pode sair caro.

Quando for fazer seu planejamento financeiro, separe um valor para essas situações. Considere também como parte do preço a ser cobrado do cliente para não ter prejuízos.

“Tenho muitos clientes. Por que preciso me preocupar com o controle financeiro?”

A abundância de recursos leva muitos empreendedores a cometerem erros administrativos. “Se está entrando dinheiro, não preciso me preocupar com o prejuízo”.

Só que não é assim, pois imprevistos e crises no país (e no mundo) acontecem. E você não pode ser pego desprevenido.

O controle financeiro permite que a empresa de desenvolvimento de software esteja sempre com contas saudáveis. Imagine a surpresa dos negócios especializados em Flash quando o Google anunciou que não daria mais suporte, por exemplo.

Alguns podiam ter muitos clientes, mas foram perdendo e apenas quem tinha uma boa organização financeira conseguiu pivotar de área.

Dar atenção às finanças garante que você mantenha precificação correta, licenças em dia, atualizações constantes e todo o controle financeiro em geral. 

10 passos para iniciar o controle financeiro em empresas de desenvolvimento de sistemas 

O “algoritmo” para iniciar um controle financeiro em empresas de desenvolvimento de software começa com 10 passos. Todos eles estão listados e apresentados abaixo:

1. Levante e registre todos os custos com infraestrutura 

O primeiro passo para fazer o controle financeiro de uma empresa de desenvolvimento de software é analisar os custos. Isso é mais importante do que saber o quanto você tem, ganha ou vai ganhar. 

Nesse cálculo, você deve colocar infraestrutura física, licenças de softwares, uso da nuvem, investimento em suporte e tudo que precisa para a empresa funcionar e expandir. Ao saber quanto a empresa gastará, pode-se estabelecer quanto precisa faturar para pagar a conta e ainda lucrar.

2. Analise a sua precificação

Você sabe os seus gastos. Agora, para pagá-los, vai precisar vender. E calcular seu preço vai ser mais fácil, pois você já conhece seu markup e pode estabelecer uma margem de lucro desejada. 

É importante lembrar que mesmo que você receba por vendas, seus colaboradores são pagos por hora. Se sua empresa paga R$X por hora para um funcionário, vai ser o mesmo valor se vender nada no mês ou fechar 7 dígitos de faturamento.

Portanto, estude bem a sua precificação e conte com ajuda dos contadores para guiá-lo neste desafio. 

Leia também: Entenda a diferença entre Markup e margem de lucro 

3. Separe as contas pessoais das finanças do negócio

Muitos empreendedores da área da tecnologia começam seu negócio desenvolvendo um programa em casa. Da mesma forma, é bem comum misturarem as contas da empresa com as contas pessoais. E esse não é um erro apenas nesse segmento.

A separação de contas é a dica básica para qualquer empreendedor que deseja crescer. E não é só um passo que traz benefícios, ele evita muitos problemas também. Misturar pessoa física e jurídica fará você perder controle sobre a gestão financeira, tanto da empresa quanto de casa.

4. Preveja possíveis alterações de escopo nos projetos

A gestão financeira da sua empresa deve prever alterações de projeto que aconteçam no meio do seu desenvolvimento. Isso serve tanto para problemas incomuns quanto para oportunidades de otimização do processo, como novos softwares ou equipamentos.

Faça essas previsões e já reserve um valor a parte para isso, por mês, a cada bimestre ou conforme o tempo de duração do projeto. 

5. Separe uma verba extra para terceirização de equipe 

A terceirização de etapas do processo de desenvolvimento é muito mais comum no mercado do que se imagina. Afinal, podem acontecer muitos imprevistos e será necessário contratar mais pessoas para conseguir fechar um prazo. Além, é claro, da contratação de profissionais especializados para resolver certos obstáculos, como falamos. 

Ao separar uma verba para contratações, você evita o descontrole financeiro e ainda garante que atenderá o cliente no prazo acordado.

6.  Invista na capacitação do time

A evolução tecnológica é muito dinâmica. O mercado muitas vezes quer empresas com experiência em soluções que acabaram de sair do mercado. Nesses momentos, pode ser difícil corresponder às expectativas dos clientes, mas dá sim para estar um passo à frente.

Só não esqueça que uma empresa de softwares não é feita apenas de habilidades de programação e design. Soft skills como capacidade de liderança e resolução de problemas com senso de urgência também são importantes.

Selecione uma verba para investir em capacitação e treinamentos. Assim, além de preparar a sua equipe, você tem a possibilidade de entregar serviços e produtos mais completos ao cliente. 

7. Faça um planejamento financeiro

Nenhuma empresa pode funcionar na base do improviso e decisões de última hora. Sim, você precisa saber fazer isso para enfrentar surpresas desagradáveis – mas é só. Para todo o resto, o empreendedor deve saber quanto vai gastar, com o quê, quando e como. 

O planejamento financeiro também dá o norte que o dono do negócio precisa para definir as suas metas e os objetivos do negócio. Entenda mais no próximo tópico.

8. Defina suas metas de venda

Estabelecer metas de venda é importante para manter o comercial de qualquer tipo de empresa motivado e focado. 

Também permite ter expectativas financeiras realistas para a sua empresa. Se precisar saber como definir as suas, siga nosso guia.

9. Conte com ajuda de um bom contador

Sabemos que, se você é um programador, tem altas chances de entender de cálculos e suas lógicas. Mas cada um tem sua especialidade, e a ciência contábil tem muitas peculiaridades. Por isso, se quiser ter uma boa gestão financeira, conte com a ajuda de um bom contador.

10. Analise a satisfação dos seus clientes

O melhor marketing ainda é o boca a boca. Se você quiser aumentar suas vendas e ter bastante combustível financeiro na empresa, garanta que seus clientes estejam sempre satisfeitos. Eles serão parte do seu portfólio e indicarão outros clientes

Evite fazer pesquisas muito simplistas, como “você achou o serviço bom?”. Tente descobrir respostas específicas sobre o seu processo, para encontrar problemas e potenciais em comum entre todos os seus projetos. Assim, será mais fácil evoluir.

Leia também: Net Promoter Score: descubra o grau de satisfação dos seus clientes

Organização e controle financeiro são as bases para o crescimento de qualquer empresa 

Um software robusto, com mil funções, super dinâmico e que atenda a milhões de usuários pode parar de funcionar por um pequeno erro de código. O mesmo vale para a gestão financeira de uma empresa de desenvolvimento de sistemas. 

Quando você não monitora as entradas e saídas de dinheiro, os problemas vão se acumulando e o prejuízo aparece o quanto antes. E essa atenção não é apenas para empresas de tecnologia – trata-se de uma necessidade de qualquer segmento.

Você pode se proteger contra esses desafios organizando as finanças do seu negócio e registrando todas as movimentações. Desde o cafezinho até a compra de uma licença cara: tudo deve ser analisado e registrado. 

Gostou do conteúdo? Para entender mais sobre o tema, confira nosso post sobre como fazer o controle financeiro da sua empresa em 7 passos! 

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