Empresas de manutenção: como manter as contas sempre no verde?

Manter os processos de uma empresa de manutenção funcionando com eficiência e ainda garantir uma boa gestão financeira não é uma tarefa tão simples. Desde gerenciar pessoas até fechar contratos, são muitas as atividades que dependem do gestor. Nem sempre, ele consegue acompanhar o operacional de perto e, ao mesmo tempo, cuidar da estratégia. 

Mas, para que o negócio cresça, é indispensável ter atenção a todas as áreas, principalmente nas finanças. Afinal, sem dinheiro, é impossível investir na empresa. Acontece que, para manter as contas equilibradas, diferente do que muitos pensam, não basta apenas cortar gastos: é preciso analisar vários aspectos para encontrar as raízes dos desafios e, assim, tomar decisões assertivas. 

Este conteúdo foi feito para empreendedores como você, que cuidam de negócios de instalação e manutenção, mas que precisam entender mais sobre controle financeiro. Continue a leitura para conferir dicas importantes. Veja também as principais tendências do setor, desafios e como solucioná-los.

Confira os tópicos e tenha uma boa leitura!

• Empresas de manutenção: principais tendências do setor
• Principais desafios das empresas de instalação e manutenção
• Dicas valiosas de gestão financeira para empresas de manutenção  

Empresas de manutenção: principais tendências do setor 

Entender o movimento do setor de instalação e manutenção é essencial para que sua empresa se mantenha competitiva. Dessa forma, é possível fazer as mudanças necessárias para elevar a qualidade do serviço e aproveitar as inovações que a tecnologia oferece.

Confira nos próximos itens as principais tendências de manutenção e instalação.

Manutenção proativa

As despesas com manutenção representam uma parte significativa do orçamento de qualquer empresa. Isso porque, quando os equipamentos apresentam falhas inesperadas, elas precisam ser corrigidas com urgência e o valor cobrado pode aumentar. 

Apostar em serviços de manutenção proativa e criar um fluxo de comunicação com os seus clientes garante a recorrência. Com isso, você pode se programar, em termos financeiros e operacionais, para atender à demanda. 

Manutenção como Serviço (MaaS)

A Manutenção-como-Serviço, ou e-manutenção é, basicamente, quando os próprios fabricantes dos equipamentos oferecem a manutenção. O que é muito benéfico, já que eles conhecem os aparelhos produzidos melhor do que qualquer pessoa. 

O monitoramento dos equipamentos pode ser realizado como um serviço por assinatura. Você também pode implantar este modelo na sua empresa de manutenção, desde que seja credenciada com as marcas para realizar os reparos. 

Internet das Coisas

A internet das coisas (IoT) é o conceito da conexão entre dispositivos e aparelhos com a internet. Em relação às empresas de manutenção, ela ajuda a detectar problemas no funcionamento dos equipamentos e emite um alerta para que a gestão possa verificar o ocorrido. 

Perceba que a introdução da internet das coisas vai facilitar também a manutenção preventiva. Afinal, uma máquina não precisará apresentar defeito para que o problema a seja percebido. 

Adoção de práticas sustentáveis

Nos últimos anos, muitos negócios têm se dedicado cada vez mais às práticas sustentáveis. Esse movimento também chegou para as empresas de instalação e manutenção. 

Pensar em estratégias de sustentabilidade, além dos benefícios óbvios para o meio ambiente, também pode reduzir gastos. 

No setor de manutenção, as inspeções frequentes das máquinas ajudam a evitar problemas de funcionamento, evitam o consumo excessivo e a poluição.

Especialização

Em qualquer setor, a qualificação dos colaboradores é um grande diferencial. Afinal, os clientes sempre esperam o melhor daquele serviço. Por isso, é essencial que sua equipe passe por treinamentos de especialização.

Na área de manutenção, essas capacitações devem ser cada vez mais aprofundadas, específicas e diferenciadas, para atender a pessoas que procuram especialistas em uma área com eficiência, rapidez e segurança. 

Porém, também é importante investir em treinamentos de atendimento ao cliente, visto que o colaborador vai lidar diretamente com o público e é ele que vai deixar a primeira impressão sobre a sua empresa.

Lembre-se que investir na capacitação também é uma forma de acompanhar a evolução do setor. Além disso, os profissionais se sentem valorizados e se tornam mais engajados nas suas atividades.

Principais desafios das empresas de instalação e manutenção 

Os contratempos enfrentados no dia a dia pelas empresas de manutenção, apesar de inconvenientes, são oportunidades de adaptação e melhoria. Veja na lista abaixo os principais desafios do setor e como solucioná-los.  

Ausência de processos bem definidos

Contar com bons profissionais é essencial, porém, não é o único aspecto que influencia no sucesso da empresa. Afinal, não ter processos bem definidos impacta negativamente no desempenho dos colaboradores e pode fazer com que você perca negócios. 

Portanto, cada funcionário deve saber qual sua função, o que deve ser feito e como deve ser feito. É importante também que cada processo seja mapeado e tenha um responsável para acompanhar os resultados. 

Retrabalho com correções nos serviços

Imagine que um de seus colaboradores realizou a instalação de um ar-condicionado. Durante o serviço, o técnico acabou esquecendo um dreno no local errado, o que gerou um vazamento na parede.

Por causa disso, ele precisou voltar para consertar o novo problema, mas o estrago maior já estava feito. Com isso, o cliente ficou insatisfeito com o serviço prestado. 

Ter que fazer correções como essa constantemente, além do retrabalho, também diminui a produtividade da equipe e gera gastos para a empresa. 

Este é outro grande desafio, que pode ser solucionado de várias maneiras. Uma delas é justamente a definição de processos, que falamos no tópico anterior. 

Falta de monitoramento do nível de satisfação do cliente

Os consumidores estão ficando cada vez mais exigentes e informados. Por conta disso, o cuidado com a satisfação também tem se tornado extremamente importante. 

Acontece que, nem sempre existe essa preocupação nas empresas de instalação e manutenção. Porém, tão importante quanto oferecer um serviço ágil e de qualidade é monitorar a percepção do cliente.

Ao fazer isso, além de garantir a fidelização, é possível conquistar novas oportunidades de negócios, já que este consumidor satisfeito pode indicar seus serviços para outras pessoas.  

Dificuldade em manter a recorrência

Esse desafio tem ligação com o tópico anterior. Sem um monitoramento da satisfação, você não terá como garantir que aquele cliente retorne. Isso porque, na ausência desse controle, fica mais difícil entender as características e necessidades dos consumidores. 

Desafios de padronização

Este é um desafio comum não somente às empresas de manutenção e instalação, mas também das prestadoras de serviço de maneira geral. Sem monitorar o desempenho, cada profissional trabalha de uma maneira diferente, impedindo a padronização.

No entanto, ao definir processos e estabelecer padrões, o cliente não terá preferência por um colaborador, e sim pela sua empresa. 

Controle de estoque

Fazer o controle do estoque é fundamental. Afinal, não dá para executar um bom trabalho sem o material necessário para isso.

Um estoque organizado permite que os colaboradores possam atender os clientes de uma forma mais ágil, sem perder preciosos minutos buscando por uma ferramenta ou uma peça de reposição.

Com esse monitoramento, você aumenta o tempo de resposta e a produtividade da equipe, o que, consequentemente, leva a um aumento no lucro. 

Dicas valiosas de gestão financeira para empresas de manutenção  

Como empreendedor, ver uma lista de desafios pode até desanimar. Mas, calma: trouxemos sugestões valiosas para otimizar os processos da sua empresa e aperfeiçoar a gestão financeira. Acompanhe! 

Elabore e padronize processos para todos os setores

Para evitar que algum desafio atrapalhe a fluidez do trabalho e gere prejuízos financeiros, crie processos de padronização para todos os setores (estoque, recebimento, atendimento, etc). 

Dessa forma, é mais fácil manter a produtividade da equipe e a qualidade dos serviços. Isso sem contar com a eliminação de gastos, como repor uma ferramenta que estava apenas perdida, por exemplo. 

Identifique custos fixos e variáveis

Identificar o que é um custo fixo, como pagamento dos colaboradores, e os variáveis, que mudam dependendo do projeto ou do período, é uma forma de potencializar o controle de custos e despesas e o financeiro da empresa.

Assim, é possível estabelecer o que é gasto em cada contrato, quais gastos podem ser reduzidos e que pode ser otimizado para que o caixa não fique no vermelho. Ou seja, você terá uma visão completa de quanto dinheiro está entrando e saindo da empresa. 

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Estude a sua precificação

Não cobrar o valor adequado pelos serviços é o caminho para o prejuízo. 

Por isso, estude bem o mercado e quanto cobram as outras empresas de manutenção, para não ficar muito abaixo da média do setor. Lembre-se de levar em consideração a qualidade dos seus serviços, a especialização da equipe e, claro, os seus gastos.

Tenha um cuidado especial com o estoque

A desorganização do estoque leva a perda de produtividade e de dinheiro, como mencionamos. 

Uma boa estratégia para evitar prejuízos é estruturar o estoque em categorias, deixando as peças e ferramentas que são mais usadas em locais de fácil acesso.

Você também pode usar um sistema de etiquetas para identificar cada seção, formando quase um mapa do estoque, que vai facilitar a vida dos colaboradores.

Aposte na tecnologia para monitorar as contas a pagar e a receber

Se você ainda faz a conferência manual do caixa e das contas a receber saiba que já existem ferramentas que fazem esse trabalho. 

Usando um sistema ERP, fica muito mais fácil calcular as entradas e saídas do caixa. Além de ser mais difícil deixar passar algum cliente inadimplente, até porque algumas plataformas já possuem a função de cobrança automática. 

Faça uma reserva financeira

O fluxo de serviços costuma variar durante o ano, isso é normal. Mas, para não sofrer com algum imprevisto que surgir nos meses de baixa, o ideal é fazer uma reserva financeira. 

Porque pode ser que em um desses meses seja necessário comprar novas peças ou trocar ferramentas, por exemplo. Com este valor, você não precisa usar parte do capital de giro para resolver essa situação.

Crie estratégias para recorrência dos clientes

O pós-vendas não é uma etapa reservada só para quem vende produtos. Empresas de manutenção também devem se preocupar com esse atendimento.

Manter o contato com o cliente mesmo após a conclusão do serviço pode levar a novos negócios e aumentar seu faturamento. Você pode desde ligar para oferecer a manutenção de um aparelho, ou enviar um e-mail falando sobre novos serviços. 

Faça um planejamento financeiro

Um bom gestor sabe que o sucesso de uma empresa está muito atrelado ao controle financeiro. Afinal, para alcançar metas, como investir em mais tecnologia e continuar contratando profissionais qualificados, você precisa de dinheiro. 

A melhor forma de fazer isso é a partir de um planejamento, que deve levar em consideração todos os custos da empresa e as projeções de vendas. Contar com uma planilha de controle financeiro pode ajudar quem está começando a organizar as finanças. 

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