Gestão financeira de TI: como fazer com a ajuda da tecnologia

Compra de equipamentos maior do que a necessidade, clientes inadimplentes e emissão manual de ordens de serviço são alguns desafios que as empresas podem enfrentar na gestão financeira de TI. Usar boas ferramentas  facilita o controle financeiro e vários processos de negócios deste ramo.

É verdade que muitos profissionais da área são plenamente capazes de desenvolver uma planilha no Excel ou um software para tais atividades. Mas já pensou no tempo e no trabalho que pode levar? A boa notícia é que existem várias soluções prontas para isso.

Para as áreas de gestão financeira e administrativa de empresas de TI, o ideal é usar uma plataforma de gestão integrada – ou ERP. Esse tipo de sistema consegue conectar todas as áreas do negócio, desde os contratos até a emissão de notas fiscais.

Entenda melhor porque é tão importante cuidar da gestão financeira de empresas de TI de uma forma mais profissional. Continue lendo e confira mais vantagens deste recurso. Boa leitura!

Por que usar ferramentas tecnológicas para fazer a gestão financeira de TI?

Vamos começar com um dos pontos mais importantes: usar ferramentas para a gestão financeira de TI é uma oportunidade de diminuir os riscos financeiros. Na prática, isso significa ter controle total das receitas e despesas, fazer projeções e planejamentos assertivos, montar uma reserva de emergência e gerenciar melhor os contratos. O que evita vários desafios, como ter clientes pouco rentáveis, com muito trabalho e pouco retorno financeiro.

O mercado de TI é altamente dinâmico, está sempre em mudança e sua empresa precisa estar preparada – estrutural e financeiramente – para tudo isso. Nesse contexto, um gerenciamento efetivo vai manter as operações estáveis e oferecer as melhores condições para o negócio crescer.

Ou seja, ao invés de investir tempo com tarefas que agregam pouco valor, como a emissão de notas, o gestor da empresa de TI pode focar na prospecção de clientes e talentos.

Ainda, usar boas ferramentas para a gestão financeira da empresa de TI ajuda a ter mais lucratividade. Isso porque você consegue identificar onde cortar custos sem prejudicar a operação, definir uma precificação assertiva e saber se é ou não o melhor momento para investir no negócio, como alugar uma nova sala comercial.

Lembre-se de que desenvolver uma boa solução e fechar muitos contratos não é sinônimo de lucro. Sem uma boa organização e planejamento financeiro, nenhum negócio consegue expandir suas atividades. É por isso que estamos reforçando a importância de usar as ferramentas certas.

Leia também: Guia de como precificar serviços de informática 

Como um sistema de gestão ajuda as empresas de TI

Um sistema de gestão integrada, ou ERP online,  ajuda as empresas de TI de diversas formas, pois você pode administrar vários setores ao mesmo tempo.

Separamos sete funcionalidades dessa ferramenta que facilitam a rotina dos gestores dessa área. Confira.

Processos contábeis

Um ERP ajuda na gestão dos processos contábeis de uma empresa, como na emissão automática de notas fiscais, envio ao contador e toda a organização dos demais documentos da contabilidade. Tudo isso sem perder informações, de forma segura e sem a necessidade de malotes.

Também é possível visualizar se os impostos foram pagos e quais são os próximos tributos, o que confere uma maior clareza na gestão tributária. Com a contabilidade sob controle, você evita problemas com a Receita e mantém tudo em dia.

Veja mais: Descubra o que é SLA para serviços de TI e informática

Controle das vendas

Fazer um bom controle das vendas das empresas de TI, suporte, serviços, SaaS ou Outsourcing é essencial para manter o controle financeiro.

Uma boa gestão comercial também permite monitorar possíveis inadimplências, bem como cobrar os clientes certos. Isso sem contar com uma maior previsibilidade para a empresa. Afinal, saber quanto deve ganhar no próximo mês dá mais controle sobre as decisões financeiras.

Um ERP facilita a visualização das vendas e emite relatórios objetivos e fáceis de entender sobre o seu setor comercial. Dessa forma, é possível traçar estratégias e tomar decisões mais assertivas.

Gestão dos contratos 

A gestão de contratos, assim como o controle de vendas, é importante para analisar seus ganhos futuros e evitar a inadimplência. Esse controle também ajuda a organizar melhor a operação para receber novos projetos.

Gerenciar esses documentos também permite que você tenha um planejamento financeiro melhor. E ainda favorece a manutenção da parte legal e contratual da sua relação com outras empresas, garantindo cumprimento de prazos e cláusulas e agilizando os trâmites contratuais.

Você também pode querer saber: Como um ERP ajuda na gestão de contratos.

Monitoramento das contas a pagar e a receber

O dinheiro entra e sai a todo momento de uma empresa. Isso vai desde as vendas e pagamento de fornecedores, valores contratuais a receber, aportes financeiros até a liquidação de ativos.

Logo, uma simples calculadora ou planilha eletrônica não é mais suficiente. Você administra muitos dados e movimentações ao mesmo tempo. É preciso uma ferramenta de gestão financeira de TI prática e otimizada para fazer todo o controle financeiro da empresa.

Uma plataforma de gestão integrada permite elaborar um corte de custos de maneira inteligente, bem como ajuda a identificar novas oportunidades de crescimento. Um sistema ERP também é fundamental para manter todos os pagamentos em dia, evitando juros e multas por atraso.

Por fim, gerenciar o financeiro com uma ferramenta eficiente é essencial, mais uma vez, para controlar a inadimplência. Afinal, se você sabe quem são os clientes devedores, pode cobrá-los em tempo hábil, o que aumenta as chances de receber nas datas certas.

Emissão de relatórios 

Uma boa plataforma de gestão integrada ajuda a ter uma visão geral da situação da empresa, principalmente financeira. Isso é feito por meio de relatórios completos e específicos.

Além do financeiro, um ERP também gera relatórios do estoque, das vendas por vendedor e até da quantidade de notas fiscais emitidas. Ou seja, você não precisará mais recolher manualmente essas informações e sim, apenas acessar o sistema.

Na prática, com esses documentos em mãos, o gestor da empresa de TI consegue identificar gargalos antes que virem desafios maiores.

Cadastro de clientes

Manter um cadastro de clientes atualizado é fundamental para trabalhar sua relação com eles. Dessa forma, você pode cobrar inadimplências, mandar ofertas especiais, entender quem está contratando a empresa e suas principais necessidades.

Ao contar com um sistema ERP, várias informações podem ser registradas e armazenadas em local seguro, desde que os produtos ou serviços que foram adquiridos até a data de nascimento. Tudo de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Por fim, o cadastro também facilita operações. Ao gerar uma nota fiscal ou boleto, basta escolhê-lo na sua lista de clientes e preencher os dados restantes.

Emissão de ordem de serviço

A emissão de ordens de serviço é um processo crucial na gestão de uma empresa de TI, pois permite formalizar o início de um serviço, definir prazos, materiais necessários e responsáveis pela execução. 

Portanto, este documento contribui para o controle de estoque, oferece uma previsão das necessidades de reposição e uma visão geral dos custos envolvidos em cada projeto. O que é fundamental para a saúde financeira do negócio.

Uma ferramenta como o ERP online possui diversas funcionalidades para gerenciar as finanças da empresa. Quer conferir na prática como este recurso otimiza a rotina do seu financeiro? Então veja como a Conta Azul ajuda você nesse processo: clique aqui e acesse o conteúdo completo!

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