Controle Financeiro

Guia da gestão financeira: tudo o que você precisa saber para ficar no azul

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 07/07/2023 | 16 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Uma boa gestão financeira é o caminho para sucesso de qualquer negócio. Afinal, toda empresa precisa de dinheiro para funcionar;

  • Por mais que o empreendedor entenda sobre o seu produto ou serviço, é essencial ter conhecimentos básicos sobre processos financeiros;

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Sabia que, nem sempre, um alto volume de vendas significa lucro? Ou então, que aquele produto que você vende bastante pode não estar sendo tão rentável assim?

Pois bem, é com uma boa gestão financeira que o empreendedor consegue analisar o desempenho da empresa e controlar suas finanças. Ou seja, saber quanto dinheiro entra e sai do negócio.

 Aprender mais sobre os principais conceitos financeiros permitirá que você se organize melhor e atinja objetivos como montar uma reserva de emergência, fazer planejamentos assertivos de curto, médio e longo prazo e até realizar o sonho de expandir o negócio. 

Se você precisa entender mais sobre o assunto, este é o conteúdo certo! Aqui, reunimos os conceitos essenciais que envolvem o tema, explicados de forma simples e bem didática. Continue lendo e tire todas as suas dúvidas! 

Neste post, você vai ver os seguintes temas: 

CAPÍTULO 1

O que é gestão financeira?

Gestão financeira é o conjunto de métodos e ações que permitem planejar, analisar e controlar as atividades financeiras da empresa. Em outras palavras, esse gerenciamento visa melhorar os resultados e fazer uso dos recursos financeiros de modo eficiente.

Podemos pensar na gestão financeira como a administração do dinheiro e dos bens da empresa. Da mesma forma que controlamos nosso orçamento pessoal para pagar contas e poupar, precisamos cuidar das finanças do negócio para garantir que os ganhos sejam suficientes para cobrir gastos e gerar lucros.

Na prática, o controle financeiro empresarial exige conhecimento de alguns processos que envolvem finanças, como: 

  • Análise de resultados: a empresa está lucrando de fato ou não?

  • Planejamento financeiro: quais decisões que precisam ser tomadas e que envolvem dinheiro? O que é prioridade? Quando as ações serão realizadas? 

  • Captação de recursos: de que forma vamos conseguir investimentos para o negócio?

  • Levantamento de custos: quanto custa para a manter a empresa funcionando?

  • Gestão das cobranças: como é o acompanhamento dos clientes devedores? Qual é a melhor forma de cobrar?

  • Controle do fluxo de caixa: temos clareza das entradas e saídas de dinheiro do caixa?

  • Monitoramento de contas a receber e a pagar: sabemos as datas de vencimento? E se não recebermos, qual a segunda opção? 

Veja que a gestão financeira está diretamente relacionada com o alcance dos objetivos do negócio. Afinal, somente com dinheiro é possível expandir as atividades da empresa.

Tudo o que envolve a condução das finanças do negócio para maximizar os lucros está no domínio da gestão financeira, que é colocada em prática diariamente nas empresas. 

CAPÍTULO 2

Importância do controle financeiro

O controle financeiro é a base que sustenta as operações do negócio e torna sua atividade lucrativa. De nada adianta vender muito se os custos são altos ou investir na expansão se o caixa vive no vermelho. Nesse cenário, a empresa terá prejuízo no saldo final, além de não manter um crescimento sustentável.

Esses riscos ficam claros quando observamos a taxa de inadimplência dos negócios no Brasil. Segundo um estudo realizado pela Serasa Experience, foram identificadas 6.332.952 mil empresas inadimplentes em outubro de 2022 no país. Cada uma delas tem, em média, 7 contas atrasadas. 

Além disso, a pesquisa Sobrevivência das Empresas 2020, realizada pelo Sebrae, apontou que o fator gestão é a principal causa do fechamento dos negócios menores. 

E não surpreende que a falta de planejamento e controle adequado das finanças estejam entre as principais causas da mortalidade empresarial. Isso porque a sobrevivência de qualquer empresa depende de uma base financeira sólida. 

CAPÍTULO 3

Conceitos essenciais da gestão financeira

Antes de se aprofundar na gestão financeira, é importante conhecer os conceitos básicos que embasam esse tema. A seguir, elencamos os mais importantes.

Ciclo financeiro

Mapear o ciclo financeiro da empresa é um dos primeiros passos para colocar a gestão financeira em prática. Esse ciclo retrata a movimentação de capital do negócio – desde a compra dos insumos (ou produtos) até o recebimento pela venda.

Em uma empresa que comercializa mercadorias, por exemplo, o dinheiro é investido na compra dos produtos dos fornecedores, passa pelo pagamento do estoque, transporte, impostos e retorna para o caixa – com a venda para o consumidor final.

Vale ressaltar que é importante conhecer esse fluxo de perto para manter o capital necessário em caixa, bem como monitorar as datas de pagamentos e recebimentos. Dessa forma, o negócio terá um ciclo financeiro tranquilo e eficiente.

Fluxo de caixa

Controlar o fluxo de caixa significa acompanhar o processo de entrada e saída de dinheiro da empresa. Essas transações devem ser registradas em detalhes para que o gestor tenha uma visão diária, semanal e mensal das movimentações.

Para tornar esse controle eficiente, todas as receitas e despesas (por menores que sejam) precisam ser registradas. Assim, o gestor terá como analisar os resultados e identificar gargalos em tempo hábil.  

Ativos e passivos

A gestão dos ativos e passivos é outra tarefa fundamental para manter as finanças da empresa em dia. 

Explicando de forma simples, ativo é todo bem ou direito que sua empresa possui, como: imóveis, terrenos, frota de carros, equipamentos, investimentos, saldo bancário, créditos, estoques (tanto de produtos acabados quanto de matéria-prima) e duplicatas a receber.

Já o passivo corresponde aos deveres e obrigações do negócio, como dívidas com fornecedores, contas, empréstimos, financiamentos, obrigações fiscais e sociais.

A diferença entre os dois é que determina o valor que a empresa tem no mercado, retratado pelo balanço patrimonial

Capital de giro

O capital de giro é o dinheiro em caixa que faz a empresa girar, ou seja, que é usado no curto prazo para manter as atividades essenciais do negócio. Essa reserva em caixa deve ser suficiente para cumprir as obrigações e cobrir os custos enquanto não entram as receitas, mantendo o funcionamento regular, sem prejudicar a operação. 

A necessidade de capital de giro oscilará conforme o ciclo financeiro da empresa. Quanto mais o negócio demora a receber, mais longo será esse processo e a demanda por recursos para custear as atividades do negócio.

Custos e despesas

Conhecer muito bem os custos e despesas da empresa também é parte da gestão financeira eficiente.  É a partir desses gastos que o gestor financeiro consegue analisar qual o preço da venda ideal dos produtos ou serviços, onde cortar custos e como melhorar os resultados do negócio mês a mês. 

Basicamente, existem quatro tipos de custos e despesas:

  • Custos fixos: gastos recorrentes que não se alteram conforme o volume de produção, como o aluguel do escritório e folha de pagamento;

  • Custos variáveis: gastos que variam conforme o volume de produção, como a matéria-prima para fabricação de produtos e impostos pagos na comercialização;

  • Despesas fixas: despesas administrativas que não variam segundo as vendas e distribuição, como o IPTU do escritório e serviços de limpeza e manutenção;

  • Despesas variáveis: despesas administrativas que aumentam ou diminuem na mesma proporção das vendas, como a comissão de vendedores.

CAPÍTULO 4

Erros mais comuns do controle financeiro

Por não dominar o tema, gestores iniciantes podem cometer alguns erros de controle financeiro que geram problemas para a empresa.. 

Para evitar isso, é importante conhecer as principais falhas e saber como preveni-las. Confira abaixo:

Não definir um pró-labore

O pró-labore é a remuneração mensal que o dono do negócio define para si mesmo.

Quando esse valor não é determinado, o empreendedor acaba retirando dinheiro extra do caixa da empresa para o pagamento de contas pessoais, prejudicando o orçamento e todo o ciclo financeiro do negócio

Por isso é fundamental definir um valor e se limitar a ele, mesmo que a empresa tenha lucrado a mais no mês — o excedente deve ser investido no próprio crescimento do negócio.

Misturar as contas pessoal e jurídica

Outro erro comum ocorre quando o empreendedor não separa a conta bancária pessoal da conta jurídica. Essa mistura pode gerar muita confusão e prejudicar o andamento do negócio com as retiradas constantes.

Também pode acontecer o oposto: o empreendedor acabar investindo todo o seu patrimônio pessoal na empresa. Por isso é importante manter as contas separadas e cuidar do negócio à parte das finanças pessoais.  

Não registrar todas as entradas e saídas

A gestão financeira eficaz depende do registro de todas as entradas e saídas do orçamento, por menores que sejam os valores. Isso significa que pequenas transações (como a retirada de dinheiro para comprar materiais de escritório) devem entrar na planilha ou sistema de gestão financeira. 

Se esse controle financeiro não for feito com rigor, os valores não vão bater com o saldo bancário e a empresa terá problemas de orçamento e possíveis irregularidades na contabilidade

Não criar uma reserva financeira

Imprevistos acontecem a todo momento, e as empresas também precisam estar preparadas financeiramente para enfrentar qualquer situação. 

Por isso é fundamental criar uma reserva financeira a partir do planejamento do orçamento, tanto para pagar despesas urgentes quanto para ter capital a fim de investir e incentivar o crescimento do negócio.

Não estabelecer objetivos financeiros

A falta de objetivos financeiros é um erro comum que atrapalha os planos do empreendedor e não deixa claro aonde ele quer chegar com o negócio.

Não à toa, o planejamento é um dos pilares da gestão financeira, que permite criar objetivos de curto, médio e longo prazo.

CAPÍTULO 5

9 passos para colocar sua gestão financeira em dia

Agora que você conhece as bases da gestão financeira, fica mais fácil colocar as finanças em dia para alcançar os seus objetivos.

Siga o passo a passo para cuidar bem do seu negócio. 

1. Controle o fluxo de caixa de perto

O controle de fluxo de caixa é o ponto de partida de uma gestão financeira assertiva, pois permite acompanhar de perto todas as receitas e despesas do negócio. Com esse processo organizado, é possível prever, planejar e controlar as entradas e saídas, além de antecipar decisões em caso de falta ou sobra de dinheiro.

As movimentações revelam se a empresa terá ganhos suficientes para cobrir seus gastos e se está trabalhando com aperto ou folga financeira. Lembrando que não basta monitorar as entradas e saídas atuais: é preciso fazer a projeção de fluxo de caixa para prever o desempenho nos próximos meses e planejar ações futuras.

2. Faça um plano de contas

O plano de contas reúne todas as regras e normas para proporcionar uma visão geral das contas da empresa. Para ter sucesso com esse documento, é necessário nomear e classificar as receitas e despesas de cada área do negócio.

Uma dica é usar categorias como recebimentos de vendas, despesas operacionais, impostos, comissões, pró-labore, salários, etc. — o importante é registrar todas as entradas e saídas para ter alguma previsibilidade.

3. Mapeie os custos e despesas

Como vimos, existem vários tipos de custos e despesas essenciais ao funcionamento do seu negócio. Para ter controle sobre esses gastos, você deverá mapeá-los em detalhes e monitorar cada centavo desembolsado na empresa.

O objetivo é identificar se o dinheiro está sendo usado de forma eficiente e tem um retorno significativo — ou se existem custos e despesas que podem ser cortados ou reduzidos pela saúde financeira do negócio. 

4. Defina seu capital de giro

Para gerenciar corretamente o capital de giro, você deverá dimensionar a quantidade ideal em caixa para manter as operações do negócio. Para isso, basta utilizar a fórmula de “necessidade de capital de giro”:

NGC = Ativo circulante operacional – Passivo circulante operacional

Acompanhe as definições de cada termo na tabela abaixo:

Ativo circulante 

operacional

Passivo circulante operacional

Tudo o que a empresa possui que pode ser convertido em dinheiro, ou seja, caixa líquido, em curto espaço de tempo. 

São todos os valores/contas a pagar de uma empresa num curto prazo. 

Exemplos

Estoque e contas a receber

Aluguel e pagamento de impostos.

 

Se o resultado do cálculo for negativo, significa que o gasto com contas a pagar é superior aos ativos disponíveis na empresa — o que exige o financiamento de mais capital de giro.

Do contrário, um resultado positivo indica que a empresa está se sustentando sem precisar recorrer ao crédito dos bancos. 

Sabendo quanto a empresa precisa para fazer girar a operação, você terá a clareza necessária para tomar decisões importantes, como qual é o momento certo para cortar gastos e quando investir em uma nova filial será mais interessante, por exemplo.  

5. Use relatórios para fazer o diagnóstico financeiro

Para um diagnóstico financeiro mais preciso, você deverá usar relatórios gerenciais fornecidos pela contabilidade. Os principais são o de fluxo de caixa, o DRE Gerencial, o balanço patrimonial e as análises de pagamentos e recebimentos. 

O DRE, em especial, mostra um resumo de todas as receitas, custos e despesas do negócio e revela se você teve lucro ou prejuízo. 

6. Use indicadores para monitorar seu desempenho

Além dos relatórios, você também precisa monitorar os principais KPIs (Indicadores-chave de Desempenho) da gestão financeira. Estes são alguns indispensáveis:

  • Faturamento: soma de todos os valores obtidos com as vendas de produtos ou serviços

  • Lucro líquido: receita total da empresa menos os custos fixos e variáveis, resultante no dinheiro que efetivamente vai para o bolso do empreendedor

  • Ponto de equilíbrio: momento em que a receita total da empresa é exatamente igual à soma dos custos e despesas (quando a empresa chega ao zero a zero e está pronta para começar a lucrar);

  • Margem de lucro: porcentagem adicionada aos custos totais de produtos e serviços que define a lucratividade do negócio;

  • Margem de contribuição: ganho bruto sobre as vendas, ou seja, o que sobra após pagar o custo de produção e impostos sobre produtos ou serviços;

  • Liquidez corrente: capacidade da empresa de arcar com suas obrigações a curto prazo.

7. Controle o estoque

O controle de estoque é outra função essencial da gestão financeira, que consiste em monitorar os produtos armazenados para garantir que as demandas serão atendidas sem excessos e prejuízos.

Com uma gestão adequada dos fluxos de entrada e saída, você consegue prever as necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos, além de obter condições de negociação melhores com fornecedores. 

8. Faça seu planejamento financeiro

Além de acompanhar as finanças da empresa o tempo todo, você precisa definir aonde quer chegar e se planejar para os futuros cenários e movimentações. Para fazer um bom planejamento financeiro, considere os seguintes fatores:

  • Diagnóstico da situação financeira atual do negócio;

  • Definição de objetivos e metas: aumentar o faturamento em 20%, reduzir custos fixos em 15%, quitar empréstimos, etc.;

  • Definição de estratégias: cortar gastos, investir em um novo produto/serviço, rever preços;

  • Projeção de possíveis cenários: se chegar um novo concorrente? E se um deles fecha?

  • Orçamento detalhado: quanto temos em caixa e qual valor necessário para atingir os objetivos?

  • Cronograma de ações: o que é prioridade? Quem ficará responsável por qual parte?

  • Métricas de desempenho: como vamos analisar se o planejamento está sendo executado de forma eficiente? 

Lembrando que o planejamento deve ser monitorado continuamente e revisado para se adequar às mudanças no meio do caminho. 

9. Invista na tecnologia

Com tantos indicadores, números e resultados para monitorar, você precisa de um sistema de gestão que dê conta das finanças do negócio. Há quem faça a gestão financeira com planilhas, mas as chances de erros são maiores e o tempo gasto na tarefa é muito mais longo.

Por isso, o ideal é contar com uma plataforma digital que organize os dados financeiros e contábeis, permita o acompanhamento do caixa em tempo real e gere relatórios automaticamente, integrando seu financeiro às vendas e à contabilidade.

CAPÍTULO 6

Gestão financeira na Conta Azul

Sim, é possível ter uma gestão financeira eficiente. Como abordado neste artigo, o segredo para atingir esse objetivo é adotar estratégias, eliminar falhas comuns e organizar todos os processos relacionados às finanças. 

Dessa forma, o gestor exerce um controle maior sobre os resultados financeiros, bem como insere o negócio em uma “rota” de sustentabilidade, produtividade e sucesso. Outra maneira de obter uma gestão financeira de qualidade é por meio da tecnologia, como falamos. Já imaginou poder centralizar todas as atividades da gestão financeira em um único local? 

Isso é possível com do ERP online Conta Azul Pro, que oferece todas as funções necessárias para controlar suas finanças de forma ágil e eficiente. Além disso, você também pode controlar o estoque, acompanhar as vendas, emitir relatórios e notas fiscais. 

Por meio dessa plataforma, o gestor não precisa se preocupar com a emissão manual desses documentos e nem ficar “nas mãos” dos sistemas públicos. Todo o processo é realizado com precisão e eficiência. Além disso, os documentos emitidos são armazenados com segurança.

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