Como fazer a gestão das finanças em serviços de saúde

A gestão das finanças em serviços de saúde exige atenção — mesmo para quem nunca tem tempo a perder.

A gestão das finanças em serviços de saúde exige atenção — mesmo para quem nunca tem tempo a perder.

Não importa o tamanho da organização: pode ser uma clínica, um laboratório, um consultório, uma unidade de pronto atendimento e até um centro hospitalar.

Como negócios desse tipo costumam ser conduzidos por profissionais da área médica, que não possuem formação em administração de empresas ou contabilidade, erros comuns podem acarretar perdas financeiras e dificuldades para o crescimento.

Neste artigo, você vai entender a importância da gestão das finanças em serviços de saúde e aprender, com dicas simples, como melhorar o controle e o planejamento do dinheiro.

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Importância da gestão das finanças em serviços de saúde

A importância da gestão das finanças em serviços de saúde pode ser exemplificada em uma história fictícia, como veremos a seguir. 

Imagine um pequeno consultório odontológico controlado por dois dentistas. 

Eles se formaram juntos na faculdade, há menos de um ano, e decidiram criar a sociedade.

Ela é especialista em ortodontia, e ele trabalha com implantes.

Entusiasmados pelo novo negócio, a dupla investe alto: escolhe os melhores equipamentos, os utensílios mais modernos em uma sala ampla, mobiliada com a ajuda de uma empresa de decoração.

O investimento alto, imaginam, logo será recuperado quando os primeiros clientes surgirem.

Mas os clientes demoram a aparecer. Mesmo investindo em publicidade, são pouquíssimas pessoas que entram no consultório para pegar informações – e menos ainda decidem marcar consultas.

Três meses depois da abertura, o dinheiro que a dupla havia separado para a empreitada já se esgotou, em gastos com manutenção da sala, energia elétrica, água e o salário da secretária.

Sem fluxo de caixa para contornar as despesas diárias, enquanto o número de clientes não cresce, a dupla decide fazer um empréstimo para cobrir os gastos.

Dá para ter uma ideia de onde essa história vai parar, não é mesmo?

A gestão das finanças em serviços de saúde nada mais é do que o controle sobre o dinheiro da empresa.

Falando em termos simplificados, a gestão tem a função de planejar gastos e receitas – o que nossos amigos dentistas não fizeram –, além de analisar e controlar.

É desse tripé – planejamento, análise e controle – que depende a sobrevivência da empresa no médio e no longo prazo.

Por isso, é possível dizer que a gestão das finanças é a única maneira de qualquer empresas minimizar os riscos de operação e garantir a sustentabilidade financeira no futuro.

Desafios da gestão das finanças em serviços de saúde

Como qualquer tipo de empresa, as organizações que trabalham com serviços de saúde enfrentam desafios na gestão diária das suas finanças.

A seguir, listamos alguns dos principais desafios que afetam essa área em especial. Acompanhe:

Diversidade e complexidade dos recursos humanos

Quando falamos em serviços de saúde, o escopo de profissionais é imenso: além das pessoas que trabalham na área administrativa, há técnicos, assistentes, enfermeiros e médicos.

Lidar com esse quadro de funcionários tão singular pode ser complexo, porque as decisões deles afetam diretamente os custos hospitalares. Ao mesmo tempo, são categorias organizadas, com modelos de contratação específicos, que exigem cuidados dos gestores.

Infraestrutura cara

A infraestrutura de uma empresa especializada em serviços de saúde, como uma clínica, costuma ser mais cara do que a de outras empresas. 

São utensílios, máquinas e equipamentos tecnológicos e que precisam ser constantemente atualizados para acompanhar a modernização do setor. 

De macas a equipamentos de raio-x, passando por remédios e ferramentas de esterilização, o custo com infra-estrutura tende a ser alto – e difícil de calcular.

Especialização dos profissionais

Outro fator que acaba se tornando um desafio para a gestão financeira em serviços de saúde é a crescente especialização dos profissionais, o que se relaciona com a complexidade dos recursos humanos, da qual tratamos acima.

Como a Medicina precisa estar alinhada à tecnologia, sua empresa deverá ter profissionais especializados à altura para atender um público cada vez mais bem informado.

Dificuldade de mensurar atividades

Em comparação com diversos outros setores, os serviços de saúde podem ser considerados mais variáveis, complexos e dinâmicos, com demandas que se alteram de um dia para o outro.

Por isso, pode ser difícil controlar as atividades, medir e planejar o uso de insumos.

Natureza emergencial das atividades

Ao contrário de outras empresas, muitas das demandas que surgem no dia a dia de uma empresa de saúde são urgentes e não podem ser adiadas. 

Assim, por mais que seja possível fazer uma média entre eventos recorrentes, é impossível prever quando determinado procedimento cirúrgico ou exame de imagem precisará ser realizado.

Dicas para a gestão das finanças em serviços de saúde

Agora que você conhece os principais desafios da gestão das finanças em serviços de saúde, chegou a hora de entender como otimizar suas práticas, mirando a sustentabilidade financeira da sua empresa no longo prazo.

Dê atenção especial ao orçamento

O orçamento da sua empresa será um dos itens mais importantes para estabelecer as metas da organização e acompanhar os resultados. Embora o ato de montar o orçamento seja trabalhoso, cansativo e complexo, ele é fundamental para alcançar os objetivos estabelecidos pela gestão. 

Somente por meio do orçamento você conseguirá avançar para controlar custos, medir o desempenho e garantir um saldo positivo na conta da empresa no fim do mês. 

Planeje e controle os processos

O orçamento é a peça-chave para a organização financeira da sua empresa, porque ele será o ponto de partida para o planejamento e o controle financeiro. É o somatório dessa trinca que vai garantir que sua empresa esteja sempre no azul.

Planejar significa projetar todos os passos e atividades da sua empresa. Você precisa traçar estratégias que vão levar a empresa a atingir o que foi proposto no orçamento.

controlar significa acompanhar as atividades executadas, medir os resultados e antecipar os erros, para que, novamente, o orçamento seja seguido à risca.

Invista na qualidade e na integração das informações

Mas você não conseguirá colocar o orçamento, o planejamento e o controle em prática se não possuir informações de qualidade à disposição.

Foque na integração de todos os processos e setores, para que a informação esteja disponível para todos, em todos os momentos. Isso significa que você precisará digitalizar a operação ao máximo, difundindo as informações vitais dentro da empresa. 

Aposte na prevenção

Uma das melhores maneiras de evitar o alto custo com tratamento prolongados é a prevenção. Nesse sentido, os órgãos de saúde e as empresas que oferecem serviços de saúde atuam na mesma direção: prevenir doenças caras e manter os pacientes saudáveis é um ótimo negócio para todos. 

Por isso, vale investir em pesquisa científica, investigação médica, exames preventivos, diagnósticos precoces e boas práticas que mantenham o paciente saudável. 

Tecnologia de gestão em finanças

A tecnologia surge como uma das principais aliadas de quem está interessado em fazer a gestão das finanças em serviços de saúde, porque ela – e apenas ela – pode garantir automatização dos processos com universalização da informação.

No longo prazo, o investimento em tecnologia compensa, porque reduz a incidência de erros e de retrabalho, poupa o tempo que seria dedicado a tarefas operacionais e ainda integra diversas áreas da mesma empresa.

Para fazer a gestão das finanças em serviços de saúde, uma alternativa para a sua empresa é a Conta Azul, uma plataforma de gestão online que ajuda o empresário a administrar todos os aspectos do negócio.

Com a Conta Azul, você consegue controlar o fluxo de caixa e o estoque, emite notas fiscais e faz a conciliação bancária. Tudo que a sua empresa precisa do ponto de vista financeiro a Conta Azul oferece.

Empresas do ramo de saúde que escolheram a Conta Azul estão organizando todas as finanças em busca da sustentabilidade no longo prazo. 

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