Gestão no escritório de engenharia: 8 passos para otimizar

Quer otimizar sua gestão no escritório de engenharia? Descubra como assumir o controle do seu negócio em 8 passos.

A gestão no escritório de engenharia pode ser desafiadora para os empreendedores da área. 

Afinal, nem todo engenheiro está pronto para dominar as funções gerenciais, que exigem uma visão de negócio diferenciada.

Embora pareçam mais simples do que os cálculos da profissão, as tarefas administrativas e operacionais são a base do sucesso de qualquer empresa. 

Por isso, você terá que ir além do talento para engenharia e encarnar o gestor profissional, se quiser prosperar nesse mercado. 

Este artigo é um ótimo começo para estruturar a gestão do escritório de engenharia e tem dicas valiosas para otimizar seu trabalho. 

Pronto para assumir o controle do seu negócio?

Siga a leitura.

O papel da gestão no escritório de engenharia

A gestão no escritório de engenharia é o que determina sua capacidade de realizar projetos, satisfazer clientes e lucrar com os serviços prestados.

Ou seja: não adianta ter qualificação técnica e um portfólio diferenciado se você não souber gerenciar seu negócio.

O problema é que a formação em arquitetura em engenharia é totalmente focada nos conteúdos técnicos da profissão, e quase nunca aborda a questão gerencial e empreendedora.

Como resultado, muito engenheiros enfrentam dificuldades na hora de abrir seu próprio negócio —  mesmo aqueles que se destacam na área.

Ao mesmo tempo, a redução de postos de trabalho no setor está direcionando esses profissionais para o empreendedorismo, como veremos a seguir.

Os números do mercado de engenharia

De acordo com dados do Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) de 2017, publicados no FecomercioSP, 79.537 vagas de trabalho de arquitetura e engenharia foram fechadas entre 2014 e 2016, com tímida recuperação a partir de 2017.

Já o estudo Perfil Arquitetura & Engenharia Consultiva 2017, publicado pelo Sinaenco, mostra que o setor registrou uma queda real de 15,83% do lucro líquido em 2015. 

Devido ao impacto da crise, muitos profissionais demitidos abriram suas próprias empresas.

Consequentemente, hoje temos 96,68% do setor representado por micro, pequenas e médias empresas, com até 20 pessoas envolvidas — sendo que 85,71% têm até quatro vínculos, entre sócios e colaboradores.

Em 2018, o mercado começou a dar sinais de recuperação, com projeção de crescimento de 10%, segundo dados da Câmara Brasileira da Indústria da Construção (CBIC) publicados na Exame. 

Conclusão: estamos diante de um cenário de pequenos escritórios de engenharia que precisam de fôlego para crescer.

E a resposta, naturalmente, está na melhora da gestão e eficiência operacional. 

8 passos para estruturar sua gestão no escritório de engenharia 

Você pode ser um ás dos cálculos e projetos, mas também precisa dominar a gestão no escritório de engenharia para ser bem-sucedido.

Confira os passos essenciais para estruturar seu negócio.

1. Controle as finanças e contabilidade

A gestão financeira e contábil é o primeiro pilar do seu escritório de engenharia, que garante a saúde do negócio e suas condições de crescimento.

Por isso, você deve acompanhar de perto o fluxo de caixa, folha de pagamento, entrega de obrigações fiscais, planejamento orçamentário e demais funções que movimentam o dinheiro na sua empresa.

No caso dos escritórios de engenharia, o capital de giro tem uma importância crucial, pois o prazo de recebimento pode ser longo e exigir um caixa mais robusto.

Vale lembrar que o apoio de um contador com perfil consultivo é indispensável, pois toda informação é bem-vinda para otimizar suas finanças.

2. Fique de olho nos custos

A contabilidade de custos é outro ponto-chave da gestão no escritório de engenharia, pois cada projeto envolve vários tipos de gastos.

Para precificar corretamente seus serviços e calcular honorários, você precisa registrar — e se esforçar para reduzir —  todos os custos e despesas, desde o aluguel do espaço até os materiais utilizados pelos profissionais.

Afinal, você precisa garantir que a receita seja superior aos custos para obter lucro, e nem um centavo pode ficar de fora do cálculo.

3. Tenha um método de gestão de projetos

Seu método de gestão de projetos é o que garante um fluxo de trabalho organizado, com prazos sempre em dia e clientes satisfeitos.

Você pode usar como base o clássico PMBOK (guia de gerenciamento de projetos do Instituto PMI) ou inovar com métodos ágeis como o Scrum, por exemplo.

O importante é ter uma proposta de serviço e etapas bem definidas, utilizando ferramentas para controlar as tarefas e horas trabalhadas desde a coleta de briefing até a conclusão do serviço. 

4. Crie um relacionamento com o cliente

A gestão do escritório de engenharia também inclui o relacionamento com o cliente, que pode ser uma empresa, construtora ou consumidor final.

Qualquer que seja seu público-alvo, você deve manter uma base de clientes organizada e criar um vínculo de confiança, buscando sempre a retenção e fidelização.

Lembrando que as indicações são estratégias de marketing poderosas nesse mercado, e um cliente satisfeito pode gerar muitas oportunidades de negócio.

5. Engaje sua equipe

Por mais enxuta que seja sua equipe, você deve garantir um ambiente de trabalho saudável e altos níveis de engajamento. 

Afinal, boa parte do sucesso de um escritório de engenharia depende do talento, criatividade e expertise de seus profissionais, e também é papel do gestor explorar esse potencial.

Por isso, é fundamental ter planos de carreira e incentivos para impulsionar a produtividade e desempenho dos colaboradores — um grande diferencial competitivo na área. 

6. Pratique o planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que permite projetar o futuro do seu escritório, fixando objetivos e metas para crescer.

Então, se você pretende reduzir custos, fazer novos investimentos, contratar pessoas ou ampliar sua base de clientes, comece com um bom plano.

Para entender melhor como traçar estratégias e chegar aonde você quer, vale a pena conferir nosso post sobre planejamento empresarial. 

7. Use indicadores de desempenho

Os KPIs (Key Performance Indicators), ou indicadores de desempenho, são métricas que você pode usar para medir a eficiência e progresso da sua gestão no escritório de engenharia.

Comece pela análise de KPI básica, incluindo indicadores financeiros como faturamento, lucratividade e rentabilidade, que permitem acompanhar a evolução das finanças da empresa.

Nos projetos, você tem métricas como o Índice de Desempenho de Custo (IDC), Índice de Desempenho de Qualidade (IDQ) e Índice de Desempenho de Recursos HUmanos (IDRH) para usar como parâmetro.

8. Invista em automação 

Para otimizar a gestão no escritório de engenharia, você terá que automatizar o máximo de tarefas que puder.

Isso significa adotar ferramentas e tecnologias que facilitem rotinas administrativas e operacionais, desde a gestão de contratos até processos de produção como desenho de plantas e cálculo de obras. 

Se você utilizar somente planilhas e documentos para gerenciar o negócio, é bem provável que cometa erros e perca o controle dos dados — fora o tempo perdido com tarefas manuais e repetitivas.

Para focar no que realmente importa, você precisa de sistemas que simplifiquem a gestão financeira, contábil e comercial do seu escritório.

A Conta Azul, por exemplo, tem todas as funcionalidades para controlar finanças, gerir serviços e monitorar processos em uma plataforma 100% online. 

Com uma única solução, você terá uma visão completa do negócio e poderá acompanhar seu fluxo de caixa, cobrar clientes, emitir notas fiscais e gerenciar ordens de serviço a qualquer hora e lugar.

Finalmente, aquelas tarefas burocráticas serão concluídas em poucos cliques, liberando um tempo precioso para você se dedicar aos projetos e pensar no futuro da empresa.

Para completar, você estará diretamente conectado ao seu contador, recebendo insights valiosos para tomar as melhores decisões.

Esse é o caminho para profissionalizar a gestão no escritório de engenharia e alcançar um novo patamar.

Agora é só colocar o aprendizado em prática para se destacar dos seus concorrentes e aproveitar as previsões promissoras do mercado.