Gestão em escola de idiomas: desafios, pilares e tecnologia

Em busca de um guia de gestão para escolas de idiomas? Você chegou ao lugar certo. Veja desafios, pilares e dicas.

A gestão em escola de idiomas deve ser bem conduzida para garantir a saúde financeira do negócio no longo prazo. Embora a instituição de ensino tenha um propósito educativo, é preciso enxergá-la como uma empresa, que deve ser bem administrada para alcançar o sucesso no mercado.

Ou seja: não basta criar estratégias para os aspectos educativos. É preciso ir além, focando também na gestão financeira e administrativa, na capacitação de professores e na aquisição de alunos, por exemplo.

Quer saber mais? Confira a seguir nosso guia de gestão em escolas de idiomas.

Desafios de gestão em escolas de idiomas

Nas linhas a seguir, conheça quatro desafios de fazer a gestão de uma escola de idiomas:

1. Aquisição de novos alunos

Um desafio relevante é que, em escolas de idiomas, a captação de alunos novos ocorre geralmente só duas vezes por ano, nos períodos de férias, quando é realizada a organização de turmas.

Soma-se a isso o fato de que há alta concorrência no setor.

Então, encontrar seu diferencial e criar uma estratégia de marketing para atrair alunos se torna essencial para superar esse desafio.

2. Retenção de alunos

Depois de captar alunos, a gestão em escola de idiomas tem outro desafio: fazer com que eles permaneçam na instituição.

É claro que a qualidade do ensino é o fator mais relevante para isso, mas ele não é o único.

A experiência que o aluno tem no dia a dia, desde o relacionamento com professores à estrutura da escola, também é primordial para retê-lo.

3. Realizar processos burocráticos

Em uma escola de idiomas, lidar com todos os processos burocráticos é uma atividade que demanda atenção especial.

Afinal, é preciso arquivar uma grande quantidade de dados e documentos, como informações cadastrais de alunos, histórico escolar, configurações de turmas, documentos e relatórios, por exemplo.

E o excesso de papéis pode ser um verdadeiro empecilho para o acesso rápido às informações.

Por isso, existe a necessidade de utilizar uma solução digital que centralize as informações.

4. Gestão empresarial

É comum que gestores de escolas tenham formação em áreas como a Pedagogia. 

Essa pode ser uma barreira à própria gestão do negócio.

Afinal, uma escola de idiomas é também uma empresa, que precisa ser bem administrada para que renda lucro.

Na prática, então, adquirir conhecimentos de gestão é essencial para que o empreendedor conduza os negócios de maneira assertiva.

Planejamento para a gestão de escolas de idiomas

Agora que você conhece os desafios da gestão em escola de idiomas, é hora de entender melhor como fazer o planejamento para além da metodologia de ensino. Para isso, confira cinco passos essenciais:

1. Análise da concorrência

O primeiro passo para planejar a gestão é analisar as estratégias usadas pelas escolas de idiomas concorrentes.

Essa etapa é primordial para buscar insights sobre as estratégias que funcionam na prática e que poderiam ser implementadas na escola e, sobretudo, para encontrar o seu diferencial no mercado.

2. Definição do público-alvo

Outra etapa crucial é a definição do público-alvo que você deseja atrair para a escola.

Não significa que você precisa atrair somente um perfil. 

É possível atender tanto adultos que precisam de outro idioma para os negócios e crianças que vão aprendê-lo do zero, por exemplo.

Mas é essencial ter noção de quem é o público para criar estratégias assertivas.

3. Criação de metas 

Parte importante de um planejamento é a definição de metas organizacionais.

Algumas metas poderiam ser aumentar o número de alunos em 10% ao ano, ou abrir uma nova filial na cidade no prazo de 2 anos, por exemplo.

Mas é importante que elas sejam criadas para nortear as decisões da gestão, que deve criar um plano de ações para que os objetivos sejam concretizados.

4. Capacitação de professores

Sim, a capacitação de professores faz parte da gestão em escolas de idiomas.

Afinal, a experiência dos alunos está diretamente ligada à atuação desses colaboradores.

Logo, se você quiser fidelizar alunos e criar uma boa reputação para a escola, contar com um time qualificado de professores é um ponto estratégico para ter sucesso.

5. Análise de indicadores de desempenho

A análise de indicadores de desempenho (KPIs) é importante para entender quais são os aspectos do negócio que precisam de melhorias.

Índice de retenção de alunos, desempenho escolar e número de novas matrículas por semestre são alguns exemplos de números a serem acompanhados.

Pilares da gestão na escola de idiomas

Agora que você já sabe como fazer o planejamento, confira quais são alguns pilares da gestão em escola de idiomas:

1. Controle financeiro

A gestão de uma escola de idiomas não é eficaz sem uma boa administração das finanças.

A gestão financeira é, digamos, um ponto de partida para direcionar investimentos, contratar professores capacitados e manter a estrutura da escola, por exemplo.

Então, torna-se primordial acompanhar o fluxo de caixa, controlar entradas e saídas e criar estratégias para reduzir a inadimplência  — tudo isso para otimizar os recursos.

2. Gestão administrativa

Aqui entra a manutenção da estrutura da escola, a gestão dos recursos materiais e financeiros e a organização dos processos operacionais.

3. Gestão pedagógica

A gestão pedagógica é outro pilar do sucesso de uma escola de idiomas, já que está relacionada aos conteúdos e métodos empregados e, consequentemente, ao desenvolvimento dos alunos.

4. Recursos humanos

Conforme você já sabe, os professores, coordenadores e demais funcionários são peça fundamental para reter alunos.

Por isso, a gestão de recursos humanos não pode ser negligenciada.

É necessário criar estratégias de valorização, oferecer treinamento e criar um bom ambiente de trabalho para aproveitar, ao máximo, o capital humano da escola.

5. Tecnologia

Tenha em mente que a gestão da sua escola de idiomas não pode deixar de lado a tecnologia  — principalmente porque, caso contrário, você ficará atrás da concorrência.

A dica é adotar uma plataforma de gestão integrada para automatizar processos burocráticos e melhorar a gestão financeira. E a Conta Azul Pro é a ferramenta perfeita para fazer isso: um ERP online muito fácil de usar. 

Entre as funcionalidades, estão o monitoramento do fluxo de caixa, acompanhamento de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de boletos e notas fiscais e integração com a contabilidade.

Assim, você otimiza a gestão e deixa todos os processos mais organizados.