Equipe Conta AzulSobre o que estamos falando?
- O setor financeiro é o coração de qualquer empresa. Afinal, sem o controle das finanças, não é possível sequer investir no próprio negócio;
- Fazer retiradas do caixa para pagar contas pessoais e falta de controle e registro das movimentações financeiras são alguns dos erros que devem ser evitados para garantir uma gestão de varejo eficiente;
- Modernize o setor financeiro com uma plataforma de gestão integrada online e fácil de usar. Com a Conta Azul Pro, dê adeus às tarefas manuais e retrabalho. Assim, sobra tempo para pensar na estratégia do negócio.
Sabia que mesmo vendendo muito, seu negócio pode estar lucrando pouco? Fica até difícil imaginar uma situação como essa, mas, quando não se tem uma boa gestão de varejo, o negócio pode fechar as portas com clientes ativos e até satisfeitos.
Para evitar que isso aconteça, dar atenção especial às finanças e ao estoque é indispensável. Isso porque ambos os setores influenciam a empresa como um todo.
Por exemplo, quem não cuida do estoque, principalmente na parte logística, acaba pagando por fretes mais altos, perdendo produtos pelo mau armazenamento e clientes pela ausência de itens.
Já quem não olha o fluxo de caixa e mistura as contas pessoais com as da empresa coloca em risco a saúde financeira do negócio, que pode ficar sem uma reserva para imprevistos.
Para ajudar você a identificar esses problemas, listamos os quatro principais erros da gestão de varejo e como você pode evitá-los. Tais falhas envolvem, justamente, os cuidados com os setores que citamos acima. Boa leitura!
Importância da gestão de varejo
Como falamos no início desse conteúdo, mesmo que a empresa tenha muitos clientes e um fluxo de caixa ativo, o empreendedor pode estar tendo prejuízos. Isso porque essa movimentação intensa de compra e venda pode “maquiar” outros gargalos do negócio.
O dono do negócio quase sempre é responsável por muitas atividades e acaba focando apenas no dinheiro que entra, sem se preocupar em como vai lidar com ele.
E, para fazer um bom controle financeiro no varejo, é necessário olhar a empresa na totalidade, do atendimento até a emissão das notas fiscais. Afinal, ela é um organismo vivo, no qual um problema em determinado setor oferece consequências aos outros.
Neste conteúdo, focamos nos principais erros que envolvem a gestão de estoque e o financeiro. No próximo tópico, confira quais são eles.
4 erros de gestão financeira no varejo
A seguir, vamos destacar alguns dos erros mais comuns, principalmente entre varejistas de pequeno porte ou que estão dando os primeiros passos na empresa. Fique atento para evitá-los.
1. Não separar contas pessoais das da empresa
Misturar contas pessoais com as da empresa e até não estipular um valor de salário pró-labore é um erro recorrente na gestão de varejo. A armadilha no hábito de usar o caixa da loja como se fosse um caixa eletrônico particular é que os efeitos negativos só são percebidos a longo prazo. Uma retirada aqui, outra ali, e com o tempo uma bola de neve no orçamento vai se formando.
Para piorar, alguns empreendedores que mantêm esse costume, geralmente não se comunicam como deveriam com os contadores. Assim, os profissionais de contabilidade acabam dando um jeito de camuflar os “saques” nos registros contábeis, e assim o círculo vicioso vai se perpetuando.
E se não há um contador é ainda pior, já que aumenta o risco de não cumprimento das obrigações fiscais.
A solução para isso é justamente evitar as retiradas e não usar o cartão de crédito da empresa para pagar contas pessoais.
Dessa forma, a saúde financeira da empresa não fica prejudicada, o que é muito importante para montar um reserva financeira e investir no crescimento do negócio.
2. Deixar de registrar os lançamentos
Você sabe quanto vendeu na semana passada? E em relação ao estoque, quanto foi gasto em compras no mês anterior?
A falta de registros das movimentações financeiras é um problema sério que ocorre na gestão de varejo. Quase sempre, resultados desse problema são:
Pagamento de multas por atraso, devido ao esquecimento de contas;
Desorganização no caixa;
Retrabalho para conferir manualmente cada lançamento;
Tempo perdido com essas atividades manuais, que poderia estar sendo utilizado em outra tarefa mais importante.
O registro de todas as operações financeiras é fundamental para monitorar, inclusive, outros setores do negócio. Um simples registro de um pedido junto a um fornecedor obriga a empresa a monitorar o tempo que esse pedido leva para ser entregue, por exemplo.
Quando as finanças estão controladas, a empresa consegue se sustentar de maneira saudável e ter uma boa reserva financeira. Isso evita pedidos de empréstimos e financiamentos para cobrir custos operacionais.
Para organizar o financeiro, o empreendedor pode começar de forma simples, registrando diariamente as vendas, as compras de estoque, as contas que foram pagas, ou seja, todas as entradas e saídas.
Ao final de cada período, que pode ser mensal, quinzenal ou semanal, é necessário parar para analisar os dados. Dessa forma, é possível identificar pontos que podem precisar atenção, como o aumento ou redução de vendas e custos.
3. Abandonar o controle de estoque
O estoque é o coração da empresa varejista: sem mercadorias, não é possível vender e, pior que isso, os clientes podem ficar frustrados.
Além disso, o estoque também funciona como uma espécie de termômetro, que indica o ritmo das vendas e também das preferências dos clientes.
Para controlar o estoque e otimizar a gestão de varejo, o primeiro passo é listar todas as mercadorias, identificar o volume de saída de cada uma e registar cada entrada e saída.
Dessa forma, o empreendedor garante as quantidades necessárias de cada item, preserva a qualidade daqueles que são perecíveis e consegue se planejar para fazer os pedidos. Ao solicitar com antecedência, conseguir descontos e melhores prazos de pagamento fica muito mais fácil.
4. Negligenciar o controle do fluxo de caixa
Já falamos sobre o registro das entradas e saídas, mas decidimos dedicar um tópico especialmente para falar sobre o fluxo de caixa. Este processo é fundamental para garantir a saúde financeira e uma boa gestão de varejo.
Além do caixa em si, aquele onde fica a máquina registradora, devemos incluir também as contas bancárias da empresa. Isso porque, todo local onde há movimentação financeira é considerado caixa.
Todos esses lançamentos, seja nas contas ou no próprio caixa (as vendas), devem ser, além de registrados, analisados. Pulando este passo, você não conseguirá ter noção da real situação da sua empresa e nem identificar os motivos de uma queda/aumento nas vendas.
Outro aspecto a ser destacado é que o fluxo de caixa gera receitas que não são recebidas imediatamente, principalmente quando os pagamentos são realizados em cartão de crédito.
Esse saldo a receber, se não for corretamente lançado, pode gerar confusão, criando o entendimento de que a empresa dispõe de valores que ainda não foram recebidos.
Todo erro da gestão de varejo pode ser resolvido com ajuda da tecnologia. Continue lendo e descubra como.
Acelere o sucesso da sua empresa automatizando o setor financeiro
Registrar os lançamentos financeiros e monitorar o fluxo de caixa não precisa ser um desafio inalcançável. Afinal, é a organização das finanças um dos principais fatores responsáveis pelo crescimento de um negócio.
Com as contas em dia e o caixa sob controle, você consegue descobrir se pode ou não investir na empresa e tomar decisões como contratar mais funcionários.
O caminho mais rápido e assertivo para isso na gestão de varejo é contar com o apoio da tecnologia, automatizando processos financeiros, feitos de forma manual. Conferência do caixa e de documentos são alguns deles.
Além de tornar a rotina do setor financeiro mais leve, sobrará tempo para focar na estratégia do negócio e, o mais importante: as falhas e o retrabalho serão eliminadas.
Não sabe por onde começar? Conte com a Conta Azul Pro, plataforma integrada para gestão de empresas, online, fácil de usar e perfeita para quem está começando agora!
A CA Pro faz o que você sempre sonhou: integra todos os setores do negócio no mesmo lugar e em tempo real.
Vendeu? Comprou mais mercadorias? Emitiu uma nota?
Com o ERP online, todos esses lançamentos são registrados no setor de vendas, no financeiro, a baixa é dada no estoque e as informações são enviadas à contabilidade. Tudo automaticamente, sem você precisar fazer nada. Simples assim.
São muitas as funções da plataforma. Confira as principais:
App Conta Azul de Bolso: acesse o estoque, as vendas e o financeiro pelo celular;
Notificações das quantidades mínimas dos itens do estoque, para repor em tempo hábil e não perder vendas;
Conciliação fiscal e de vendas automáticas, eliminando a necessidade de conferir o extrato bancário manualmente;
Geração de relatórios detalhados e fáceis de entender;
Cadastro dos produtos, serviços, clientes, fornecedores e parceiros;
Emissão descomplicada de notas fiscais e envio automático para o contador.
Aproveite para conhecer a solução de pagamentos da Conta Azul e agilize os recebimentos por Pix Cobrança, cartão de crédito (via link) e boleto bancário.
