Gestão de tempo em pequenas empresas: dicas, métodos e ferramentas

Para pequenos empreendedores, fazer a gestão de tempo é essencial para tornar os processos de trabalho mais eficientes.

E-mails, reuniões, redes sociais, ligações… A lista de coisas que fazem com que os funcionários desviem o foco das tarefas diárias é grande. Por isso, o gerenciamento dessas atividades garante que a empresa não perca o ritmo da produtividade.

Neste artigo, selecionamos dicas interessantes para lhe ajudar a gerenciar melhor o tempo dos seus funcionários. Confira!Indique seu Contador  Conecte-se a seu contador via ContaAzul: economize tempo e dinheiro na gestão Quero indicar meu contador

Importância da gestão de tempo em pequenas empresas

A primeira coisa que você deve fazer, na posição de líder, é ter consciência sobre a importância da gestão de tempo. Se você não tratar o assunto com seriedade, isso se refletirá na postura da equipe. E esse gerenciamento é, de fato, primordial.

Suponhamos que você tenha uma empresa de varejo, por exemplo. Fatores como abertura e fechamento da loja, gestão de vendas, controle de estoque e atendimento ao cliente demandam tempo - por isso, ele precisa ser bem aproveitado.

Então, é necessário mapear todas essas atividades e controlar o tempo gasto em cada uma. Mas qual a real importância disso?

Em um artigo para a revista Entrepreneur, a gerente de marca Dipti Parmar afirma que o controle do tempo elimina a redundância e otimiza os processos de trabalho. Isso faz com que você reduza os custos gerais do negócio.

Mas os benefícios vão além disso. Otimizando as atividades dos funcionários, a empresa ganha produtividade. Isso afeta diretamente a qualidade do serviço que você oferece ao cliente.

Sem contar que, com o gerenciamento, os processos da equipe se tornam mais organizados. Pense no seu negócio como uma máquina: todas as engrenagens precisam rodar plenamente para que o produto final seja satisfatório.

Desafios da gestão de tempo nas empresas

No entanto, embora a gestão de tempo seja fundamental para as empresas, colocá-la na prática é um processo que envolve desafios.

É preciso compreender que esse gerenciamento requer mudanças de hábitos e de comportamento dos funcionários. Isso, na maioria dos casos, só é possível quando também há uma mudança na cultura da empresa - algo que depende da liderança.

Por isso, avalie alguns aspectos do negócio. Como você orienta os seus funcionários a lidar com imprevistos? Como eles identificam as tarefas prioritárias? E mais: como você ajuda os profissionais a otimizarem as atividades?

Também é necessário ter uma relação direta com os funcionários, para que todos possam mapear erros na gestão do tempo, identificando quais fatores atrapalham a produtividade e quais medidas podem solucionar o problema.

Mas nada disso será útil se a equipe não souber lidar com as distrações no trabalho. Especialista em produtividade, Maura Thomas destaca em um texto para a Harvard Business Review: “A raiz dos problemas da equipe não é gerenciar o tempo, mas gerenciar a atenção”.

Vamos voltar ao exemplo da empresa de varejo. Geralmente, as lojas recebem muitos e-mails de consumidores, e responder a todos eles demanda tempo. Esse é um dos principais desafios à produtividade nesse tipo de negócio.

Para que o funcionário não pare o que está fazendo a cada mensagem recebida, uma boa alternativa seria criar um mecanismo de resposta automática, informando ao consumidor que entre em contato por telefone, caso o assunto seja urgente.

Desse modo, você evita que o profissional perca a produtividade desenvolvendo uma tarefa que não é tão urgente. Estratégias como essa são simples, mas fazem a diferença no cotidiano da empresa.

Ferramentas para a gestão de tempo

Agora que você entende a importância e os desafios da gestão, que tal conhecer algumas ferramentas e métodos úteis?

Softwares de organização

Softwares de organização são importantes para que a equipe acompanhe os projetos da empresa. Confira algumas opções:

Trello

Com a ferramenta, você cria um painel com os projetos da empresa, por meio do qual é possível identificar o seu estágio e as tarefas. Também é possível estabelecer prazos e checklists, fazer comentários e carregar arquivos. Além disso, a plataforma envia notificações por e-mail sobre atividades importantes.

MeisterTask

Permite a criação de vários projetos e a distribuição de atividades. Quando um colaborador conclui determinada tarefa, automaticamente, a próxima etapa é direcionada ao funcionário responsável. A plataforma também permite a contagem de horas gastas em cada atividade.

G Suite

Trata-se da versão empresarial das ferramentas do Google, como Gmail, Agenda e Drive. A proposta é aumentar a produtividade da empresa a partir de ferramentas que centralizam os trabalhos na nuvem.

Assim, todos os funcionários têm acesso aos materiais e podem se comunicar, trabalhando de forma colaborativa.

Asana

O software oferece um painel com os projetos da empresa, no qual é possível definir etapas e delegar tarefas. Você também pode estabelecer prazos para cada atividade e adicionar ícones de prioridade para cada uma. Outra funcionalidade interessante é que a equipe visualiza as atividades em um calendário, deixando tudo mais organizado.

Técnica Pomodoro

Criada na década de 80 pelo italiano Francesco Cirillo, a técnica Pomodoro se propõe a aumentar a produtividade. Você cria uma lista de tarefas e começa a marcar o cronômetro. Então, trabalha por 25 minutos sem interrupções. Ao fim desse tempo, você ganha cinco minutos para descansar a mente.

Completando esse ciclo de Pomodoros por quatro vezes, você faz um período de descanso maior: de 15 a 20 minutos. Depois, é só recomeçar a técnica.

Vale lembrar que, quando o fluxo de trabalho sofre uma interrupção, é preciso recomeçar do zero.

Análise SWOT

Você provavelmente já ouviu falar em Análise SWOT, mas o que ela significa? A sigla é do inglês e remete a quatro aspectos: Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Cada colaborador deve fazer uma auto-análise de sua produtividade, questionando-se acerca dos quatro aspectos centrais:

  • Forças: quais tarefas você desenvolve bem e tem conhecimento a respeito? Elas podem ser desenvolvidas primeiro para aproveitar melhor o tempo.
  • Fraquezas: de quais tarefas você não gosta, ou em quais áreas você ainda precisa adquirir conhecimento?
  • Oportunidades: quais são as possibilidades para explorar novas atividades e buscar conhecimento?
  • Ameaças: o que outros profissionais do mercado estão fazendo e quais fatores externos à empresa podem influenciar a sua atuação?

Com esse mapeamento, fica mais fácil para o profissional identificar oportunidades de ser mais produtivo e o que ele deve fazer para superar obstáculos.

Métodos ágeis

Essa é uma alternativa mais flexível em relação a outras abordagens de gestão de projetos tradicionais.

Por meio de métodos ágeis, o gerenciamento visa à adaptação constante dos processos de trabalho. Já a equipe busca um balanço entre as necessidades dos clientes e da própria empresa.

Alguns conceitos norteiam os métodos ágeis: trabalho em equipe, comunicação rápida e frequente, aprendizado constante, aproveitamento de oportunidades e entrega de valor aos clientes.

A vantagem é que existe uma série de modelos que você pode aplicar na sua empresa, como FDD, Scrum, MSF e XP. Vale a pena conhecer essas metodologias.Planilha de produtividade  Tenha um melhor controle da produtividade Baixar a planilha agora

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