Equipe Conta AzulSobre o que estamos falando?
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A gestão de escritório de advocacia envolve uma série de tarefas administrativas;
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Quando realizadas de forma manual, a empresa perde em produtividade, o que dificulta o sucesso do negócio;
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Com a Conta Azul Pro, é possível otimizar o gerenciamento, ganhando tempo para focar em atividades mais estratégicas.
A gestão de escritório de advocacia envolve mais do que questões jurídicas. Tarefas como fazer o controle financeiro e o planejamento estratégico e organizar arquivos também fazem parte do dia a dia de quem trabalha nesse ramo.
Muitas vezes essas atividades administrativas acabam consumindo tanto tempo que não sobra muito para cuidar do relacionamento com os clientes, das estratégias de crescimento, dos colaboradores e até mesmo do marketing da empresa de advocacia.
Sabemos que esses processos não têm muito a ver com o que você aprendeu na faculdade de direito. Até porque ”como gerenciar um escritório de advocacia” não é uma disciplina coberta pelo curso. No entanto, entender sobre gestão é essencial para manter um negócio funcionando de maneira saudável.
Pensando nisso, neste conteúdo veja como a Conta Azul Pro, sistema ERP online, ajuda você, advogado e empreendedor, a transformar a gestão do seu escritório de advocacia. Desejamos uma excelente leitura!
Desafios na gestão de escritórios de advocacia
Listamos os principais desafios da gestão de escritório de advocacia e trouxemos algumas dicas que vão ajudar a superá-los. Confira.
Controle de prazos
A ausência de uma boa gestão de tempo e produtividade impede a organização da demanda e o cumprimento dos prazos. O que pode causar muitos prejuízos financeiros ao escritório.
Conseguir administrar adequadamente o tempo, por si só, já é uma tarefa difícil. Isso porque o dia a dia de um advogado contempla muitas reuniões e audiências fora da empresa de advocacia.
Para gerenciar tantos compromissos, é fundamental criar processos que facilitem a coordenação dos prazos – desde tarefas simples até as datas de pagamento ou recebimento.
Dessa forma, você mantém a boa imagem do escritório perante o público, evita a insatisfação dos clientes, garante uma rotina organizada e também menos estressante.
Excesso de tarefas administrativas manuais
Todo negócio – independentemente do segmento – precisa executar atividades administrativas como gestão financeira ede contratos e emissão de notas fiscais de serviço.
Só que essas demandas somadas às atribuições jurídicas resultam em um grande número de tarefas que precisam ser resolvidas. Na correria do dia a dia, isso tudo pode acabar se tornando uma grande bola de neve, cada vez mais difícil de controlar. Principalmente se tudo for feito manualmente.
Contar com tecnologias, como os sistemas de gestão, elimina as atividades manuais, os erros e o retrabalho. A rotina fica mais leve e você ganha tempo para pensar na estratégia da empresa de advocacia.
Gestão financeira e de cobranças
Por mais estranho que pareça, não dá para ter um escritório de advocacia e só focar na parte jurídica. Para que o negócio continue crescendo é preciso ter organização financeira.
Deixar de efetuar pagamentos ou não realizar as cobranças no devido período e aos clientes certos são formas certeiras de prejudicar seu orçamento.
Assim como no tópico anterior, um sistema de gestão para escritório de advocacia também é uma ótima solução para os problemas com os processos financeiros. Com essa ferramenta, é possível automatizar rotinas de contratos, fazer conciliação bancária e programas cobranças automáticas, reduzindo as chances de inadimplência.
Falta de tempo para pensar na estratégia do escritório
Sem uma administração eficiente das demandas, vai parecer que as 24 horas do dia não são suficientes para tudo que precisa ser feito. O resultado: você leva trabalho para casa no final do dia, não consegue terminar e acorda igualmente cansado – e com as tarefas ainda atrasadas.
Além de atrapalhar a produtividade, essa desorganização também afeta outro aspecto importante da gestão de escritório de advocacia: o planejamento estratégico. E isso envolve desde a divulgação dos serviços até o atendimento.
Para resolver o problema da falta de tempo, é indispensável, como já falamos, criar processos internos e contar com a tecnologia que possa executar tudo aquilo que hoje é feito de forma manual. O envio de documentos ao contador é um exemplo.
Atrair e manter clientes
Todos os desafios que já citamos influenciam um ponto muito importante para qualquer negócio: a necessidade de atrair e manter clientes, ou seja, prospectar e ter um público fiel.
A fidelização não depende “apenas” de um ótimo atendimento jurídico. Também preciso honrar prazos e fortalecer o contato com as pessoas que já foram assistidas pelo escritório. Já para conseguir mais clientes, você precisa de tempo para pensar nas estratégias.
Criar um processo comercial, com base na sua realidade, de prospecção de novos consumidores e um pós-venda eficiente, garante uma receita recorrente.
Organização de documentos e definição de processos
Essas são tarefas repetitivas na vida de um advogado, especialmente de quem também é empreendedor na área jurídica. E aqui vamos reforçar a importância da organização.
Relatórios, peças jurídicas, petições e até planilhas financeiras são documentos fundamentais para o funcionamento do escritório. Por trás de todos eles, devem existir processos e seus respectivos responsáveis.
Além de facilitar o controle, isso evita vários desafios, como ter duas pessoas fazendo a mesma atividade, esquecimentos e perda de prazos.
Como gerenciar um escritório de advocacia com ajuda da Conta Azul Pro?
Até aqui vimos os desafios, mas vamos trazer também as soluções. Aliás, a solução, pois a Conta Azul Pro ajuda a resolver esses obstáculos e simplifica a gestão do escritório de advocacia. Veja como!
1. Visão total das contas a pagar e a receber
Ter uma visão panorâmica de todos os lançamentos financeiros, sem precisar consultar planilhas, é a melhor maneira de organizar o orçamento da empresa de advocacia.
Esse monitoramento permite que você saiba exatamente quando vai receber e quanto precisa pagar. Essa clareza é fundamental para planejar investimentos no escritório e manter uma reserva para capital de giro.
Com a Conta Azul Pro, é possível visualizar facilmente todas as movimentações financeiras, contratos, faturamento, emissão de notas e até mesmo as compras.
2. Conexão com o contador
O ERP online Conta Azul Pro conecta seu contador com o financeiro do escritório em tempo real, facilitando a gestão e envio dos documentos. Com isso, os gastos com impressão de papéis são reduzidos e até eliminados, já que não é necessário fazer os malotes.
3. Aplicativo Conta Azul de Bolso
O aplicativo Conta Azul de Bolso é uma extensão da Conta Azul Pro. Com alguns toques no seu celular, você pode:
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Fazer o cadastro de novos clientes;
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Gerenciar as contas a pagar e a receber;
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Ver o extrato de movimentações por períodos;
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Acompanhe o fluxo de caixa;
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Emitir cobrança por boleto, Pix e cartão de crédito via link;
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Enviar propostas com orçamentos de onde estiver.
4. Conciliação bancária automática
Ter um bom processo de conciliação bancária é fundamental para a saúde financeira do seu escritório. Quando ela é realizada automaticamente, erros são evitados e o controle das finanças fica mais simples.
Na Conta Azul Pro a conciliação bancária é automática e o extrato é atualizado todos os dias, de maneira segura.
5. Gestão de contratos
Com a Conta Azul Pro, o dono do escritório também ganha agilidade na gestão de contratos recorrentes. As renovações – sejam mensais, bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais – são registradas automaticamente na plataforma.
Além disso, com todos os contratos organizados em um único local , você tem uma visão geral dos processos e dos prazos de pagamento de cada um.
6. Envio de cobranças automáticas
Automatizar as cobranças é uma forma eficaz de reduzir a inadimplência e também de evitar constrangimentos com os clientes.
A Conta Azul Pro oferece a possibilidade de definir uma data para o envio automático de cobranças por e-mail. Além disso, as faturas podem ser emitidas por boleto, Pix cobrança e cartão de crédito via link.
Desse modo, você não precisa se preocupar em lembrar todas as datas de vencimentos do escritório.
7. Emissão de notas fiscais de serviço
A emissão de notas fiscais é outro processo que pode ser automatizado com a Conta Azul Pro. A plataforma é mais simples que os sistemas do governo, sem tantas burocracias.
Na Conta Azul Pro, as notas fiscais de serviço são emitidas rapidamente e enviadas aos clientes, reduzindo o custo com impressão e armazenamento de documentos.
Karin Von Hartenthal