José Carlos Sardagna 
A gestão de documentos na nuvem é essencial para que sua empresa seja funcional em qualquer cenário. Veja como implementar.
Fundamental para empresas que desejam colocar os dois pés na era digital, a gestão de documentos na nuvem é uma ferramenta cada vez mais valorizada por empresas do mundo inteiro.
Mais do que informatizar e automatizar a empresa, a gestão de documentos na nuvem permite que o trabalho remoto seja executado sem perdas de produtividade.
Com a pandemia mundial provocada pela Covid-19, doença causada pelo novo Coronavírus, o isolamento domiciliar foi a principal estratégia utilizada pelos governos para frear o contágio da doença.
Nesse contexto, as empresas ficaram sem saída e precisaram abraçar o home office de uma vez por todas.
Neste artigo, você vai entender as vantagens de adotar a gestão de documentos na nuvem na sua empresa, vai conhecer os desafios por trás dessa prática e também vai descobrir ferramentas que auxiliam a gestão no dia a dia.
Ao fim da leitura, você será capaz de implementar a gestão de documentos na nuvem na sua empresa, seja para garantir mais segurança para a documentação, para facilitar o acesso dos seus funcionários ou para viabilizar o home office quando ele for necessário.
Importância da gestão de documentos na nuvem
Para entender a importância da gestão de documentos na nuvem, imagine a situação de um escritório de arquitetura.
Todos os projetos são armazenados em arquivos no escritório, com pastas separadas por cliente, onde constam os detalhes sobre cada obra.
O gestor até possui a versão digital desses documentos, mas eles estão armazenados nos computadores da empresa.
Certa noite, na madrugada, o gestor recebe uma ligação da segurança: o escritório pegou fogo. Todos os arquivos físicos e eletrônicos se perderam.
O que fazer?
Esse trágico exemplo hipotético ajuda a mostrar a importância da gestão de documentos na nuvem para sua empresa, independentemente do tamanho e do número de clientes.
Mas os benefícios da gestão de documentos na nuvem vão além da segurança proporcionada pelo fato de que os arquivos estão salvos na nuvem e acessíveis de qualquer local.
Outra vantagem está associada ao fato de que a gestão na nuvem permite que seus colaboradores atuem de qualquer local, e acessem os arquivos por qualquer dispositivo, como notebook, celular e tablet.
Além disso, você elimina, em muitos casos, a necessidade de papel, e reduz riscos com o extravio de documentos.
Para finalizar, a gestão de documentos na nuvem também garante mais velocidade e eficiência no dia a dia, sem que a equipe perca tempo procurando arquivos físicos.
Isso porque, quando falamos em documentos, há muito mais do que apenas contratos: são relatórios, orçamentos, levantamentos, apresentações, pesquisas, prontuários, histórico de transações, laudos, formulários e dossiês.
Todos esses documentos podem passar pela gestão na nuvem, com benefícios diretos para sua empresa.
Desafios da gestão de documentos na nuvem
Ao passar a gestão dos seus documentos para a nuvem, você vai enfrentar alguns desafios. A seguir, listamos algumas das principais dificuldades desse processo.
Transição
O primeiro desafio relacionado à gestão de documentos na nuvem diz respeito à transição do formato físico, por exemplo, para o digital.
Esse processo pode ser demorado e trabalhoso, dependendo do nível de complexidade do sistema que você escolheu e do volume de documentos que precisam ser inseridos na nuvem.
Treinamento
A transição também exigirá que seus colaboradores sejam treinados para aprender a utilizar a nova plataforma.
Como toda e qualquer novidade no ramo empresarial, essa transição pode causar algum tipo de desgaste, e exigir tempo de adaptação, até que todos estejam habituados à nova plataforma.
Controles de permissão
Quando todos os documentos estão online e acessíveis na nuvem, os controles de permissão precisam ser conduzidos com atenção, para garantir a segurança e a confidencialidade dos materiais.
Por isso, você vai precisar dedicar tempo para encontrar a melhor maneira de controlar os acessos e conceder as permissões para seus funcionários.
Colaboração
Outro desafio relacionado à gestão de documentos na nuvem é o nível de colaboração que a plataforma vai aceitar. Dois colaboradores vão poder atuar no mesmo arquivo ao mesmo tempo?
Como se dará o processo de salvamento automático e de transferência de arquivos? Esses níveis de colaboração são importantes para garantir agilidade e eficiência à empresa.
Ferramentas para a gestão de documentos na nuvem
Agora que você conhece os principais desafios relacionados à gestão de documentos na nuvem, vamos listar algumas ferramentas que você pode começar a utilizar o quanto antes como alternativas para a gestão na nuvem.
Em maior ou menor grau, todas permitem que você faça a gestão online de documentos e arquivos para a sua empresa
Google Drive
O Google Drive é o sistema de armazenamento em nuvem do Google. Gratuito, intuitivo e fácil de utilizar, ele permite que você hospede seus documentos e arquivos na nuvem, e depois acesse pelo celular, tablet ou notebook.
Além disso, o Google Drive possui um “Office” próprio, com editor de texto, programa para criação de planilhas e apresentações, entre outras ferramentas. Tudo isso é online, o que permite edição simultânea de diversas pessoas nas mesmas pastas e arquivos.
Com o Google Drive, você consegue gerenciar equipes a distância e montar uma empresa sem precisar de contato físico entre os funcionários.
Dropbox
O Dropbox tem função semelhante ao do Google Drive, mas funciona muito mais como um repositório de documentos na nuvem. As edições são limitadas, por isso a utilização do Dropbox fica um pouco mais restrita.
A grande utilidade do Dropbox é servir como backup para seus documentos e arquivos mais importantes, porque ele dá a garantia de que, tendo conexão à internet, você terá os arquivos em qualquer lugar do mundo.
WeTransfer
O WeTransfer é uma excelente ferramenta online para compartilhamento de arquivos e documentos, especialmente arquivos densos e pesados, como apresentações, vídeos ou áudios.
Ele não é uma nuvem propriamente dita: funciona mais como um meio de transferência.
Você faz o upload dos arquivos que você deseja compartilhar no WeTransfer, e ele fornece um link para que outro usuário que você indicar possa baixar o material.
Com o WeTransfer, você conhece transferir arquivos pesados com mais agilidade, e supera as barreiras impostas pelos servidores de e-mail, o Google Drive ou o Dropbox, por exemplo.
ERP online
O ERP na nuvem é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja obter ganhos de produtividade e eficiência com tecnologia e automatização.
O sistema ERP integra as informações dos principais setores da empresa, facilitando a organização dos dados e documentos.
Além disso, a plataforma faz a gestão empresarial da empresa, como controle de estoque, fluxo de caixa, emissão de notas e cadastro de clientes e fornecedores.
Quem possui um sistema de ERP online e pode acessá-lo de qualquer lugar ganha uma vantagem competitiva, porque consegue operar a empresa mesmo a distância, além de obter benefícios como eficiência, velocidade e segurança sobre os processos.
E aí, gostou do artigo? Se você também tem dicas para fazer a gestão de documentos na nuvem, compartilhe com a gente nos comentários.