Gestão de Documentos: Como Planejar o Fluxo Para Crescer Mais

Uma boa gestão de documentos pode acelerar as rotinas da sua empresa e levá-la mais longe. Veja nosso guia completo.

Uma boa gestão de documentos é essencial para a eficiência da empresa.

Na era dos dados e da hiperconectividade, esse controle serve não apenas para evitar extravio de informações e registros, mas também para facilitar o andamento das operações, acelerar as rotinas e favorecer a tomada de decisões.

Essa gestão de documentos pode parecer uma tarefa simples, mas não é — exige atenção, esforço e planejamento.

Então, por onde começar?

É o que vamos descobrir neste guia, que vai mostrar como as pequenas empresas podem melhorar esse controle e utilizar essa organização para elevar e acelerar seus resultados.

O que é a gestão de documentos

A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que têm o objetivo de armazenar e organizar todo tipo de registro de uma empresa.

Veja alguns dos documentos, dados e informações que precisam ser mantidos, organizados e controlados:

• Vendas
• Folha de pagamento
• Notas fiscais
• Relatórios
• Banco de conhecimento
• Estoque e inventário
• Arquivos relacionados à produção
• Textos e imagens de produtos
• Diretrizes da área comercial.

E há muitos outros tipos de registros que fazem parte da gestão de documentos.

Imagine: muitas empresas ainda não realizaram a transição de seus documentos para os meios digitais, o que significa que um funcionário pode perder várias horas do dia buscando uma simples informação.

Também há casos de organizações que até utilizam o armazenamento digital, mas não contam com uma organização sistemática das informações que circulam pela empresa.

Com as facilidades de softwares e sistemas na nuvem, esse cenário pode ser bem menos nebuloso.

Em poucos segundos, um dado ou documento pode ser localizado, compartilhado, editado ou impresso.

Entretanto, mesmo com essa transformação, ainda é possível se perder se não houver preocupação em categorizar dados de diversos formatos e origens.

Por isso, vale a pena seguir a leitura e descobrir como planejar de verdade a sua gestão de documentos.

Importância da gestão de documentos

A gestão de documentos sempre foi importante para qualquer empresa.

Hoje, porém, talvez tenha peso ainda mais relevante na eficiência e produtividade das organizações.

Em uma era de conectividade total, de rotinas e demandas aceleradas e dinâmicas, não há espaço para a perda de tempo.

E quanto melhor a gestão de documentos, mais rápido se torna acessar dados e registros, transmitir informações de um setor para o outro e obter uma visão sistêmica para tomar decisões melhores.

No fim das contas, essa velocidade maior resulta em mais negócios, decisões mais assertivas e redução de erros em prestação de contas, previsibilidade financeira, contabilidade, entre outros.

Vantagens da gestão de documentos online

A seguir, vamos compreender em detalhes cada um dos benefícios de manter uma gestão de documentos online na sua empresa:

Agilidade na tomada de decisão

Como vimos, a organização adequada das informações e dos registros da empresa torna mais rápido e fácil o acesso a esses dados.

Saber onde procurar faz toda a diferença ao tentar encontrar documentos que possam embasar a tomada de decisões.

Muitas vezes, sem essa gestão de documentos, as decisões são menos assertivas e contam com menos insumos para orientar o caminho a seguir.

E para um gestor, esse tipo de ajuda pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso em um lançamento de produto, em um impasse com um cliente, em uma investida no mercado internacional, etc.

Construção e retenção de conhecimento

Ao basear toda a troca de informações em sistemas online, você retém todo o conhecimento e pode construir bancos de dados úteis e práticos para suas equipes.

Dependendo de suas condições tecnológicas e demandas, pode ainda usar o big data e softwares de Business Intelligence para obter insights importantes.

Armazenamento prático

Uma gestão de documentos na nuvem favorece muito o armazenamento.

Com os meios digitais, não é preciso se preocupar com espaço físico, com a dificuldade de localizar certas informações e com o extravio.

Compartilhamento de dados

Com os documentos na nuvem, a colaboração se torna muito mais fácil.

Uma planilha no Google Drive ou no Excel online pode ser compartilhada por diversos membros da equipe e editada até ao mesmo tempo.

Além de ser fácil transmitir dados e editá-los, ainda é possível fazer comentários dentro dos arquivos e assim agilizar ainda mais toda a comunicação.

Rastreamento de documentos

Na nuvem, a busca por um documento pode se resumir à digitação de algumas palavras relacionadas a ele.

Assim, em poucos segundos, surge uma lista de arquivos, e a localização é prática e rápida.

Aumento da segurança dos dados

Armazenar os arquivos na nuvem significa que você não corre riscos de perda das informações.

Bons serviços desse tipo oferecem backup completo das informações e criptografia para impedir que usuários não autorizados acessem os dados.

Redução de custos da impressão

Ao manter tudo online e no digital, você pode imprimir muito menos, o que favorece o meio ambiente e diminui os gastos.

Como fazer uma boa gestão dos documentos

Agora que você já sabe a importância de uma gestão de qualidade, a dúvida pode ser como implementá-la.

Por isso, vamos apresentar algumas medidas básicas para você atingir o seu objetivo.

Para começar, digitalize tudo o que for possível, a fim de que as informações estejam prontas para migração.

Saiba filtrar as úteis das irrelevantes, para não criar um volume desnecessário de arquivos.

Depois, é só seguir as boas práticas abaixo.

Organize os documentos

A melhor forma de controlar as informações é categorizando-as, como por assunto, data, ordem alfabética, e subdividindo por nível de especificidade.

Os documentos físicos também precisam ser devidamente classificados.

Considere a data de expiração das informações na hora da limpeza e converse com a contabilidade para garantir que sua organização esteja correta.

Centralize e salve na nuvem

Se tudo migrar para a nuvem, sua vida se tornará mais fácil.

Guardar, encontrar, editar e compartilhar são as quatro palavras-chave aqui.

Adote assinatura digital

O certificado digital é uma espécie de código dentro dos arquivos, permitindo a assinatura digital de contratos, recibos etc.

Essa inovação é segura e impede violações, uma vez que os dados são criptografados.

Com esse tipo de autenticação, um contrato que demorava duas semanas para ser assinado pode ser ratificado em poucos minutos.

Tenha regras bem definidas de utilização

É importante deixar claro para todos os colaboradores quais são as regras de utilização, guarda e transporte dos documentos, com intuito de evitar danos ou extravio de arquivos.

Viu como é fácil dar os primeiros passos rumo a uma gestão de documentos melhor?

Tudo começa com a conscientização da importância desse controle e termina quando a equipe puder encontrar qualquer registro facilmente, sem estresse e demora, e aproveite o armazenamento online para colaborar mais e melhor.

Gostou das dicas?

Qual é a situação dos dados e informações na sua empresa?

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