Gestão de academia: como a tecnologia ajuda você a crescer

Sobre o que estamos falando?

  • A gestão de academia engloba atividades como matrículas, retenção de alunos, contratação de professores e oferecimento de diferentes planos;
  • Demandas do setor financeiro devem andar lado a lado com as ações de marketing, por exemplo. O empreendedor precisa acompanhar tudo de perto;
  • O melhor jeito de estar por dentro de tudo que acontece na empresa é contar com a tecnologia. Conheça a Conta Azul Pro e saiba como ela é fundamental para o crescimento da sua academia. Teste grátis!

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A vida de um administrador é repleta de desafios. São vários problemas que batem na porta da empresa e que precisam de rápidas resoluções. Ou, ainda, a responsabilidade em ter que direcionar um negócio rumo ao futuro. A elaboração de planos de expansão também passam pelas responsabilidades do empreendedor, por exemplo.

Todos nós sabemos das dificuldades na administração de qualquer negócio. Isso não é diferente em empresas como academias. São inúmeros processos diários envolvidos para ela funcionar perfeitamente. Todas as áreas, desde o fluxo de caixa até o número de alunos, devem ser consideradas na hora de elaborar estratégias para o crescimento. 

Pensando no desafio da gestão de academia, trouxemos algumas dicas de ferramentas para ajudá-lo nesse caminho. Vamos mostrar como dominar as finanças e gerenciar colaboradores e alunos. A linha de chegada, claro, será o êxito da sua academia em todas as áreas. Vamos lá?


Gestão de academia: por que é importante?

A gestão de academia é essencial para que o negócio consiga crescer e ser lucrativo. Uma organização eficiente tem o objetivo de entender a empresa e colocar tudo na rota de funcionamento. Pense que, assim como nas nossas vidas, organizar uma rotina pode ser a principal resolução dos problemas.

Assim, essa área diz respeito à implementação de planos para que um negócio funcione da melhor forma possível. A gestão de academia corresponde ao controle do fluxo de caixa, relatórios dos alunos e metas no curto e longo prazo, por exemplo. Será por meio dela que um gestor conseguirá executar objetivos e potencializar lucros.

São vários os fatores que influenciam no funcionamento de uma academia. Cada uma das áreas precisa lidar com as próprias demandas e, se uma delas não está organizada como deveria, toda a gestão pode ir por água abaixo. Por isso, é importante entender que ela não é um negócio fácil de gerenciar.

São muitos alunos, professores e planos diferentes para acompanhar de perto. Além disso, as demandas do setor financeiro devem se alinhar com as ações de marketing, por exemplo. Um conjunto de setores integrados é o que deve ser perseguido pelo gestor. Todos esses procedimentos podem gerar dor de cabeça se não forem previstos. 

O primeiro passo para uma gestão de academia eficiente, é encará-la como qualquer outra empresa. Parece, em um primeiro momento, algo simples e lógico. Porém, é nesse ponto que muitos profissionais se perdem na administração. O planejamento estratégico pode ser a saída para desbloquear todo o potencial da sua academia. 

Ser um excelente educador físico não é suficiente para lucrar no mercado fitness. É preciso, também, ser um bom gestor e ter visão de negócio. A gestão de academia é o que garante o sucesso dos negócios em qualquer cenário.

Você percebeu a importância de reunir os conhecimentos sobre gestão de academia. Ela vai permitir que você se localize em uma posição privilegiada nesse grande e lucrativo mercado. Entenda um pouco mais sobre os desafios, e acompanhe as principais dicas de como superá-los. Vamos nessa?

Principais desafios na gestão de uma academia

Vimos que a gestão de academia possui inúmeras atividades, o que não é nada anormal. A tarefa do empreendedor é conciliar esses desafios com as metas que foram estabelecidas para o futuro da empresa. Para alcançar os resultados que deseja para o negócio, o primeiro passo é entendê-los melhor.

Controle de Acesso

Imagine sua academia às 19 horas. É um fluxo intenso de alunos ávidos pelo treino e em tirar a tensão de mais um dia duro de trabalho. São muitas pessoas a passar pelo espaço nesse momento, gerando um entra e sai constante. Agora, imagine ter o controle de todos esse acesso, de uma forma rápida. 

Por isso, o controle de acesso é um dos principais desafios que você deverá superar à frente de uma academia. A quantidade de alunos que circula em um único dia é enorme em todos os horários. Isso fica ainda mais intenso quando esse horário de treino é determinado pelo próprio aluno. Pode causar o alvoroço que falamos ali atrás, por exemplo.

É essencial que a gestão de academia preveja um sistema inteligente para controlar o acesso dos alunos. Uma catraca eficiente é seu principal aliado nesse quesito. Ela vai controlar e autorizar a entrada de alunos, além de evitar que inadimplentes ou desconhecidos tenham acesso às máquinas e ao espaço. 

Controle das finanças

O controle das finanças é uma das bases para a gestão de qualquer empresa. Ela vai prever e direcionar gastos, investimentos, pagamentos e emergências que podem acontecer. Alguns consideram essa área como o foco do negócio.

Empresas que trabalham com planos e mensalidades, como no caso de grande parte das academias, precisam ter atenção máxima na hora de contabilizar o faturamento e avaliar o desempenho. Isso acontece porque uma academia possui vários custos que estão relacionados ao funcionamento pleno.

A gestão de academia deve estar atenta à folha de pagamento de diversos instrutores (fixos ou freelancers), manutenção e compra de novos equipamentos, aquisição de suprimentos e acessórios, limpeza e impostos. Ufa! São vários os campos que a gestão financeira deve cobrir para entender as movimentações da academia

Gerenciamento dos planos

É comum a gestão de academia prever planos diferentes para as atividades oferecidas. Imagine um estabelecimento que conta, além da musculação, com aulas de funcional, spinning, artes marciais e dança. Todas essas modalidades precisam ter valores previstos e quantas vezes na semana deverão ser ofertados. 

O modelo de pagamentos recorrentes é um dos favoritos nas academias, pois permite esse balanço entre as diferentes modalidades. Também, é mais fácil utilizá-lo para reter alunos com planos trimestrais, semestrais e anuais, oferecendo descontos e até incentivos para esse tipo de plano. 

Administração da agenda

A agenda é nossa melhor amiga. Vale para nossa vida pessoal e na gestão de academia. Nela, é crucial que esteja bem estruturada e preparada para alinhar com os imprevistos que surgirão durante o cotidiano. Ela pode virar uma bagunça com vários alunos e instrutores cancelando e alterando horários de aulas e treinos. 

A gestão inteligente dessa área é buscar soluções que unifiquem o calendário e permitam alterações em tempo real. Sistemas que consigam trazer essas funções de forma rápida e prática, como o Google Agenda, são ferramentas essenciais para seu negócio.

Treinamento e retenção de colaboradores

A rotatividade de profissionais é um problema recorrente em diversos tipos de empresas. Os alunos da sua academia não gostarão de irem treinar em uma semana com um instrutor, e ele não estar presente na próxima. Lembre-se que eles são a linha de frente de negócio e determinam a qualidade do serviço, junto à estrutura e equipamentos.

É por isso que o ideal é capacitar e reter uma equipe de alta performance. Deve-se valorizá-los e incentivá-los na profissionalização e treinamento constante. Lembre-se: um colaborador motivado é sinal de uma empresa caminhando corretamente.

Cobrança recorrente

Falamos um pouco sobre o modelo de planos que uma academia pode utilizar. Dentro dele, a gestão deve ter um sistema robusto para fazer a cobrança recorrente. Isso garante a saúde financeira, além de controle mais preciso no fluxo de caixa e dos alunos. 

Para auxiliar a gestão de academia nesse quesito, é importante contar com um processo de cobrança automatizado. Ele vai permitir que o aluno faça o pagamento em qualquer momento, e de qualquer lugar. Além disso, ajuda a desafogar o setor financeiro, permitindo que ele visualize os pagamentos de forma rápida.

Fidelização de clientes

A chave para o sucesso de uma academia está na fidelização de clientes. Esse é um desafio, considerando que as pessoas tendem a desistir dos treinos e ter dificuldade em manter a frequência. A cobrança recorrente é uma solução para esse problema, mas também é preciso investir na estrutura e qualidade dos serviços para conquistar os alunos.

Sazonalidade

A gestão de academia deve lidar com a sazonalidade, que impacta a procura por esse tipo de serviço em determinadas épocas do ano. É normal que as pessoas se engajem no “projeto verão” e fujam dos treinos no inverno. Para lidar com isso, é preciso promover uma mudança de mentalidade e mostrar aos alunos a importância da frequência dos treinos.

7 dicas para uma gestão de academia eficiente

Vimos, até aqui, os principais desafios da gestão de academia. Agora, é importante mostrar algumas dicas práticas para auxiliar no dia a dia. Um planejamento estratégico focado passa pela ação dessas pequenas dicas, que serão grandes no seu futuro. Confira!

1. Tenha objetivos claros

O planejamento está no centro de toda gestão de qualidade. Deve-se ter objetivos claros e estratégias de como aplicá-los. Você precisa saber aonde quer chegar, e o que precisa ser feito para atingir as metas propostas. Os caminhos são variados, de acordo com o objetivo traçado. 

Imagine que o plano estratégico é abrir franquias. Para isso, antes de qualquer execução, deve ter claro os motivos para esse objetivo, e como ele será realizado. Se não, vira apenas uma especulação sobre o futuro. Tenha em mente os motivos dessa aplicação e conheça seus caminhos. 

A ferramenta 5W2H pode ajudar nisso!

2. Foque na gestão financeira

A grande dica das nossas vidas. A gestão financeira vai garantir que a academia alcance o ponto de equilíbrio e comece andar nos trilhos desde cedo. O controle das despesas é indispensável, por isso, acompanhe sempre o fluxo de caixa e faça um rigoroso manejo dos custos envolvidos.

3. Tome cuidado com a precificação

Um dos erros mais graves na gestão de academia é falhar no processo de precificação. Ou seja, na hora de formular os preços para determinados serviços. Para isso, é fundamental considerar os custos, os padrões do mercado e as expectativas dos alunos. Todos esses campos devem se alinhar. 

Vimos, lá atrás, que a estratégia de precificar por planos e dar descontos progressivos é uma ótima maneira de garantir receita recorrente e melhorar as projeções financeiras. Mas, lembre-se: tudo isso deve ser o suficiente para cobrir os custos de funcionamento e, ainda, gerar lucro.

4. Contrate os melhores talentos

A “cara” da academia serão os instrutores e colaboradores. São eles os responsáveis pelo primeiro contato com os alunos, e estarão no dia a dia auxiliando nos treinos. Por isso, é importante focar no RH e atrair e reter os melhores talentos disponíveis no mercado. Uma equipe eficiente é garantia de sucesso.

5. Crie estratégias de vendas

A criação de estratégias para aumentar as vendas é fundamental na gestão de academia. Atrair novos alunos é essencial para o planejamento estratégico. São várias as oportunidades de fidelizar e atrair novos clientes e você pode apostar em promoções para horários menos utilizados ou abater o valor para quem levar um amigo ou parente para treinar junto. 

6. Invista em marketing

O marketing é o caminho do sucesso de qualquer negócio. Na gestão de academia, ele deve captar novos clientes e destacar os benefícios e a importância dos exercícios físicos para o público geral. 

Vemos muitas academias bombarem nas redes sociais com conteúdos sobre saúde e treinos, altamente valorizados pelos alunos. Por isso, é essencial separar uma verba para o marketing de seu negócio. Ele vai garantir uma amplitude maior e destaque no mercado. 

7. Digitalize sua gestão

Por fim, é muito importante digitalizar a gestão da academia para ter mais agilidade e eficiência. Como vimos, são inúmeras variáveis para controlar e você não vai dar conta de acompanhar todas elas sem a ajuda da tecnologia. Então o investimento em um sistema de gestão inteligente é indispensável.

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A tecnologia é uma importante aliada na gestão de academia, já que ela vai proporcionar as ferramentas necessárias para desbloquear sua administração e otimizar todos os processos. Para dominar essa área, conte com a plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro.

A CA Pro é a tecnologia que qualifica a gestão de qualquer negócio que deseja crescer. Ela é muito mais eficiente para a gestão de academias do que as velhas planilhas de Excel. 

A plataforma funciona na nuvem - isso quer dizer que é possível ter acesso a todas as informações da empresa, de qualquer lugar. E ainda reunir determinados dados (como estoque, contas a pagar e a receber, etc) com o App Conta Azul de Bolso, que é gratuito, e permite que o empreendedor acompanhe tudo pelo celular.

Além de todo o controle do negócio, é possível integrar outras ferramentas à CA Pro, como CRM para atendimento ao cliente e automações de marketing para colocar promoções em prática. 

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