Gestão de academias: como a tecnologia ajuda você a crescer

A gestão de academias eficiente é o segredo do sucesso no mercado fitness. Veja como usar a tecnologia para superar desafios e crescer.

A gestão de academias é repleta de desafios, mas todo o trabalho vale a pena para ter um negócio lucrativo. 

Se você quer empreender no mercado fitness, precisa ir além dos conhecimentos em Educação Física e investir nas suas competências gerenciais. 

Para ter sucesso nesse segmento, você terá que aprender a dominar as finanças, lidar com pagamentos recorrentes, gerenciar pessoas e ter êxito em várias outras responsabilidades.

Neste texto, vamos ajudar com dicas práticas para agilizar sua gestão na academia:

Continue lendo e seja o próximo empreendedor fitness bem-sucedido. 

Transforme a gestão da sua empresa de serviço  A Conta Azul Pro é perfeita para seu segmento. Tem tudo em um só lugar. Experimente grátis  Não precisa de cartão, nem de cadastros complexos

Gestão de academias: por que é importante?

A gestão de academias eficiente é o que garante o sucesso dos negócios fitness em qualquer cenário.

Muitas vezes, os empreendedores acabam abrindo esse tipo de empresa por afinidade, já que vários são profissionais de Educação Física e sempre sonharam em ter sua própria academia. 

No entanto, ser um excelente educador físico não é suficiente para lucrar no mercado fitness: é preciso ser também um bom gestor e ter visão de negócio

Afinal, não é uma empresa fácil de gerenciar, pois são muitos alunos, professores e planos diferentes para acompanhar de perto. 

Além disso, o gestor deve estar sempre atento aos custos de manutenção e compra de equipamentos, à satisfação dos alunos e à qualidade dos treinos. 

Hoje, o Brasil é o segundo maior mercado de academias do mundo, com 35 mil unidades ativas (atrás apenas dos EUA, que possui 40 mil estabelecimentos).

Os dados estão em uma pesquisa da International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA), publicada na Revista Empresário Fitness. 

O país ainda possui 9,6 milhões de alunos matriculados e movimentou 2,9 bilhões de dólares no segmento em 2019.

Mesmo com a pandemia, a modalidade de treinos online tem feito sucesso e o acesso às plataformas e apps fitness cresceu 75%, segundo dados da Smart Fit, publicados no Valor Investe. 

Para aproveitar as oportunidades desse mercado, é preciso dominar a gestão de academias e saber transformar a paixão pela atividade física em um negócio lucrativo. 

Principais desafios na gestão de uma academia

São vários os desafios enfrentados no dia a dia da gestão de uma academia.

Para alcançar os resultados que deseja para o seu negócio, o primeiro passo é saber quais são eles.

Confira os principais:

Controlar o acesso

O controle de acesso é um dos primeiros desafios que você deverá superar à frente de uma academia.

Pense na quantidade de alunos que circulam no local em um único dia, considerando que cada um determina seu horário de treino (fora as aulas agendadas). 

Se você não tiver um sistema inteligente e uma catraca eficiente, pode acabar deixando alunos inadimplentes ou desconhecidos entrarem na academia.

E se isso acontecer, pode gerar prejuízos financeiros e até expor os alunos a riscos.

Por isso, o controle de acesso é uma questão de segurança, organização e saúde financeira dentro do estabelecimento.

Controlar as finanças

Outra área difícil de gerenciar na academia é a das finanças

Mesmo as empresas que trabalham com planos e mensalidades precisam ter atenção máxima na hora de contabilizar o faturamento e avaliar o desempenho do negócio. 

Isso porque a academia possui vários custos, como folha de pagamento de diversos instrutores (fixos e freelancers), manutenção e compra de novos equipamentos, compra de suprimentos e acessórios, limpeza e impostos. 

Então, um faturamento alto não significa, necessariamente, um bom lucro, já que os gastos são consideráveis.

Daí a importância de fazer uma boa gestão financeira e acompanhar de perto o fluxo de caixa. 

Simplifique a gestão financeira da sua empresa  Controle as finanças online e em poucos cliques na Conta Azul Pro. Experimente grátis  Não precisa de cartão, nem de cadastros complexos

Gerenciar os planos 

O modelo de pagamentos recorrentes é um dos favoritos nas academias, porque é muito mais fácil reter alunos com os famosos planos trimestrais, semestrais e anuais. 

Geralmente, essas empresas oferecem descontos mais atrativos conforme aumenta o prazo do contrato.

É uma estratégia para incentivar os alunos a fecharem planos mais longos e permanecerem na academia. 

Mas é claro que não é fácil controlar dezenas (ou até centenas) de alunos com várias opções de planos, garantindo que as cobranças estejam corretas e as matrículas sejam renovadas na data certa. 

Administrar a agenda

A agenda de uma academia pode virar uma bagunça com vários alunos e instrutores cancelando e alterando horários de aulas e treinos. 

Para ter sucesso na gestão, é preciso buscar soluções para unificar o calendário e fazer alterações em tempo real.

Treinar e reter colaboradores

Um dos principais problemas das academias é a alta rotatividade de profissionais, especialmente instrutores.

Como eles são a linha de frente do negócio e determinam a qualidade do serviço (junto à estrutura e equipamentos), o ideal é conseguir treinar e reter uma equipe de alta performance

Para isso, o gestor de academia precisa investir na retenção de talentos e oferecer qualificação contínua aos seus colaboradores. 

Cobrar na recorrência

Com o modelo de planos, a academia precisa de um sistema robusto para fazer a cobrança recorrente de forma eficiente.

Obviamente, é impossível cobrar os alunos de forma manual, já que são inúmeras datas de vencimento, periodicidades de contrato e formas de pagamento. 

Para garantir a receita recorrente, o gestor precisa de um processo de cobrança automatizado. 

Receba dos seus clientes em dia  Facilite a cobrança com o Conta Azul Receba Fácil Boleto. Esqueça a burocracia  do banco e pague apenas por boleto compensado. Experimente grátis  Sem cartão e sem compromissos

Fidelizar alunos

A chave para o sucesso de uma academia está na fidelização de clientes

Esse é um desafio dos grandes, considerando que as pessoas tendem a desistir dos treinos e têm muita dificuldade em manter a frequência. 

A cobrança recorrente por si só é uma solução para esse problema, mas também é preciso investir na estrutura e qualidade dos serviços para conquistar os alunos. 

Lidar com a sazonalidade

Outro problema comum na gestão de academias é a sazonalidade, que impacta fortemente a procura por esse tipo de serviço em determinadas épocas do ano

Tipicamente, as pessoas se engajam no “projeto verão” e fogem dos treinos no inverno.

Para lidar com isso, é preciso promover uma mudança de mentalidade e mostrar aos alunos a importância de manter a frequência dos treinos o ano todo.

Como fazer a gestão de academias: 7 dicas

Agora que você já conhece os desafios da gestão de academias, vamos às dicas práticas.

Confira e tome nota sobre como ser um bom gestor no seu negócio fitness:

1. Tenha objetivos claros

Toda gestão começa com um bom planejamento estratégico e objetivos claros - e não é diferente com as academias.

Você precisa saber aonde quer chegar, qual posição quer alcançar no mercado e o que precisa fazer para atingir suas metas. 

Por exemplo, seu objetivo é alcançar determinado patamar de lucro? Abrir franquias? Ser reconhecido por um conceito diferenciado no mercado fitness?

Dependendo do propósito do negócio, você terá que tomar caminhos diferentes

2. Foque na gestão financeira

Uma boa gestão financeira vai garantir que sua academia alcance o ponto de equilíbrio e comece a dar lucro o quanto antes.

Evidentemente, o retorno do investimento não é tão rápido, considerando os custos iniciais altos com equipamentos, infraestrutura e contratações. 

Por isso, você deve acompanhar o fluxo de caixa e fazer um controle rigoroso de custos e despesas

Planilha Fluxo de Caixa Mensal  Preparamos uma planilha exclusiva para você fazer o controle mensal do caixa  da sua empresa. Faça Download Grátis   

3. Tome cuidado com a precificação

Um dos erros mais graves que você pode cometer na gestão de academias é falhar no processo de precificação

Para formar os preços do serviço, é fundamental levar em conta os custos do seu negócio, os padrões do mercado e a expectativa do aluno.

Lembre-se: o faturamento deve ser suficiente para cobrir os custos de funcionamento do negócio e ainda gerar lucro. 

Como vimos, a estratégia de precificar por planos e dar descontos progressivos é uma ótima maneira de garantir receita recorrente e melhorar suas projeções financeiras. 

4. Contrate os melhores talentos

Grande parte do sucesso de uma academia depende da qualificação de seus instrutores e colaboradores.

Por isso, é importante focar no RH para atrair e reter os melhores talentos do mercado. 

Se você formar uma equipe competente, terá grandes chances de prosperar no mercado fitness. 

5. Crie estratégias de vendas

Criar estratégias para aumentar as vendas é parte fundamental da gestão de academias. 

Para atrair novos alunos, você pode apostar em promoções com descontos para horários menos utilizados (geralmente, à tarde).

Também é possível conceder abatimento no valor para quem levar um amigo ou parente para treinar junto.

Isso sem falar em benefícios especiais para planos premium, por exemplo.

6. Invista em marketing

O marketing é um ponto-chave para o sucesso das academias - e não falta apelo para convencer o público sobre a importância dos exercícios físicos.

Muitas academias bombam nas redes sociais com conteúdos sobre saúde e treinos, que são altamente valorizados pelos alunos.

Por isso, vale a pena separar uma verba para o marketing digital no seu negócio. 

7. Digitalize sua gestão

Por fim, é muito importante que você digitalize a gestão da academia para ter mais agilidade e eficiência no dia a dia.

Como vimos, são inúmeras variáveis para controlar, e você não vai dar conta de acompanhar todas elas sem a ajuda da tecnologia.

Então, o investimento em um sistema de gestão inteligente é indispensável.

Planilha de gestão de academia vale a pena?

Se você acabou de abrir sua academia, a planilha pode ser usada para gerenciar as atividades básicas do negócio. 

Porém, conforme a empresa for crescendo e os alunos forem chegando, você mesmo vai perceber que o Excel não é suficiente para fazer a gestão.

Se você tiver que preencher o recebimento de cada mensalidade, controlar a folha de pagamento de vários instrutores, registrar notas fiscais e boletos de cobrança e controlar a manutenção dos equipamentos, por exemplo, não vai sobrar muito tempo para pensar em crescer.

Fora os riscos de perda de informação, erros de digitação e acesso não autorizado às planilhas. 

Como a Conta Azul ajuda sua academia a crescer

Para dominar a gestão de academias, você precisa de um software inteligente que funcione como um painel de controle.

Com o ERP 100% em nuvem da Conta Azul, você centraliza todas as informações do negócio em um único sistema e tem acesso a recursos de controle financeiro, gestão de contratos, emissão de notas fiscais, controle de vendas e muito mais. 

Além disso, pode cadastrar vendas recorrentes e automatizar a cobrança dos alunos, poupando um tempo precioso. 

Todo mês (ou trimestre, semestre, etc.), o sistema envia automaticamente o boleto e a nota fiscal do serviço para o cliente, e o recebimento é integrado diretamente ao controle financeiro.

Controle sua empresa de ponta a ponta  Gestão financeira, notas fiscais, boletos e relatórios. Tudo isso na Conta Azul Pro. Experimente grátis  Não precisa de cartão, nem de cadastros complexos

Gostou das dicas para melhorar a gestão de academias? 

Então, deixe seu comentário contando se está pronto para gerenciar a sua. 

Quer ter acesso a
materiais gratuitos?