Frente de caixa (PDV): o que é e qual a sua importância

Cuidar da frente de caixa (PDV) é garantia de que um cliente finalizará uma compra satisfeito. Não é para menos, afinal, é na frente de caixa que o processo se materializa.

Toda a cadeia logística envolvida na compra de mercadorias e matérias-primas, passando pelo estoque e marketing, terminando ali, naqueles minutos em que o cliente faz o pagamento.

Se fôssemos comparar com o futebol, é a hora em que seu time está “de cara para o gol”. Portanto, um erro nesse momento pode significar uma enorme frustração.

Para não dar chance ao azar, neste artigo, você vai saber:

• O que é frente de caixa (PDV)?
• Quais são as funções da frente de caixa?
• Como funciona a frente de caixa?
• Qual é a importância da frente de caixa (PDV)?
• Por que é essencial fazer um bom atendimento na frente de caixa?
• Qual é a relação entre a frente de caixa e as obrigações fiscais?
• Por que investir em um sistema de frente de caixa (PDV)?

O que é frente de caixa (PDV)?

A frente de caixa é a última etapa do processo de compra dentro do comércio varejista. É o local físico em que o cliente finaliza o processo de aquisição e faz o pagamento do produto adquirido.

Ela é usada como sinônimo para PDV, que significa “Ponto de Venda”. Contudo, um PDV pode ser definido de múltiplas formas, todas elas corretas, conforme o contexto em que se aplicam. Veja só:

• Um display de mercadorias dentro de uma loja;
• Balcões, estandes e lojas em contêineres montados temporariamente;
• Lojas temáticas e megastores;
• O mesmo se aplica a todo e qualquer local onde o cliente entre em contato com o produto e faça o pagamento por ele.

Perceba, entretanto, que estamos aplicando esse termo ao contexto de caixa dentro de uma loja. Ou seja, o ponto em que converge todo o esforço que sua empresa faz para poder disponibilizar produtos à venda.

Outro termo que podemos usar em referência à frente de caixa é sistema de retaguarda, pois os dois se relacionam diretamente e trabalham em conjunto. 

Enquanto a frente de caixa é o local em que o pagamento é realizado, o sistema de retaguarda é responsável por controlar e identificar os produtos que saem da loja, por meio da leitura do código de barras. 

Quais são as funções da frente de caixa?

Além da finalização da compra, outros processos essenciais para os negócios acontecem na frente de caixa. Entre eles, estão:

• Emitir Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e);
• Identificar o cliente pelo nome, CPF ou CNPJ;
• Conferência de produtos;
• Dar descontos;
• Escolher os meios de recebimento;
• Realizar processo de abertura e fechamento do caixa.

Como podemos ver, essas são etapas que auxiliam no controle fiscal, financeiro e contábil de uma empresa.

Como funciona a frente de caixa?

Na hora em que um cliente finaliza uma compra, são desencadeados três tipos de processo. Ou seja, a frente de caixa poderia ser desmembrada nas seguintes partes:

• O terminal de pagamento: local físico, onde fica a máquina de pagamento no cartão, a caixa registradora com a impressora de Danfe ou qualquer outro dispositivo utilizado para efetuar pagamentos;
• O sistema/software: como a maioria dos caixas atuais opera com sistemas informatizados, até para cumprir as exigências do SPED, é necessário ter algum tipo de software instalado. 
• O banco: dispositivos de pagamento e software interligam-se às instituições financeiras, comunicando a entrada e saída de valores na hora em que um pagamento é feito.

Qual é a importância da frente de caixa (PDV)?

Como são múltiplas as operações envolvidas em uma venda, sistemas de retaguarda que forneçam informações estratégicas – como indicar que o movimento de um dia foi responsável por aumentar a margem de lucro – são extremamente valiosos.

Trata-se de um dado útil que você não poderia saber ou sequer pensaria em apurar espontaneamente, mas que pode ser processado por um sistema que tenha essa finalidade.

Logo, o sistema de retaguarda é muito mais do que um processador de pagamentos. Ele pode ser um verdadeiro parceiro em seu negócio, provendo-o com dados valiosos que não seriam extraídos de outra maneira que não fosse eletronicamente.

Outro ponto importante é o papel decisivo que a frente de caixa exerce para a percepção de satisfação do cliente. Basta imaginar que todo um bom atendimento prestado por vendedores em lojas pode ir por água abaixo caso haja demora na conclusão do pagamento.

Quem está dando início a um negócio precisa, o quanto antes, estar preparado para lidar com esse aspecto crucial em empresas varejistas. O cumprimento de uma série de exigências legais, fiscais e contábeis depende da eficiência da frente de caixa.

Sem um PDV bem estruturado, não importa a quantidade de vendas que se faça ao longo do dia: sua contabilidade não poderá se organizar. Da mesma forma, a prestação de contas ao fisco corre sério risco de não ser feita corretamente. 

Por que é essencial fazer um bom atendimento na frente de caixa?

Independentemente da quantidade de vendas que sua empresa faça em um dia, o bom atendimento deve prevalecer na frente de caixa. O cliente não pode ter nenhum tipo de má impressão. Caso contrário, pode sair de sua loja disposto a nunca mais voltar, ou pior, decidido a detonar seu estabelecimento para amigos, familiares e nas redes sociais.

Para que nada disso aconteça, o primeiro fator que deve ser valorizado é a rapidez. Estudos comprovam que a percepção de qualidade de um atendimento está diretamente ligada a essa característica. Sendo assim, seu caixa precisa estar em condições de receber o pagamento de seus clientes de forma ágil.

Essa agilidade, entretanto, não é a mesma coisa que “despachar” o cliente. O mesmo bom atendimento, cordialidade e simpatia observados no momento da escolha do produto deve continuar. A diferença é que, agora, o foco está em fechar a venda de maneira que cause a melhor impressão possível.

A necessidade de reconhecimento move as pessoas do início ao fim de uma compra. Se, na hora de pagar, elas percebem que não são mais reconhecidas, significa que seu negócio está falhando na tarefa a que se propõe.

E isso está diretamente ligado à participação de funcionários para causar uma ótima impressão no cliente. Cabe às pessoas que estão na frente de caixa zelar pela boa imagem de seu estabelecimento, fazendo o máximo para manter o envolvimento das pessoas com sua empresa.

Mas como incutir em seus funcionários o senso permanente por atender bem? A resposta é: treinamento. Se você deixa sua frente de caixa a cargo de pessoas que não sabem o porquê de estarem ali, as chances de um bom atendimento acontecer serão mínimas.

É tarefa sua criar e manter nas pessoas de sua equipe a motivação necessária para estarem sempre dispostas a fazer algo mais. Existem diversas formas de motivar, entre elas bonificar por produtividade, brindes, como reconhecimento por metas atingidas e superadas ou simplesmente um elogio na frente de todos.

Caberá a você estudar a forma ideal de premiar e identificar o que funciona melhor para seu negócio.

Qual é a relação entre a frente de caixa e as obrigações fiscais?

O bom atendimento é fundamental, e ele acontece em meio ao registro dos dados do cliente para pagamento. E é preciso prestar atenção a esse ponto, pois, se algo der errado na hora de registrar a venda, é grande a possibilidade de problemas com a Receita Federal.

É na frente de caixa que é feita a emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), que documenta a movimentação financeira de seu negócio. Além disso, é quando os dados são enviados ao Fisco em tempo real, oferecendo maior agilidade no repasse de informações e facilitando a fiscalização e o combate à sonegação.

Quando a empresa não conta com sistemas adequados para emissão de NFC-e e seu posterior repasse à contabilidade, corre o risco de se ver em maus lençóis depois. Por isso, é fundamental o apoio da tecnologia. Seu sistema de frente de caixa (PDV) precisa ser, ao mesmo tempo, simples, confiável e ágil.

Por que investir em um sistema de frente de caixa (PDV)?

Processos de PDV e retaguarda integrados, como vimos no início, significam atendimento ágil, controle preciso da emissão de notas e, muito importante, uma fonte de informação estratégica.

Você tem muito pouco tempo para pensar em como expandir o seu negócio, certo? Sabemos como é complicado dar conta de tantas obrigações e, ao mesmo tempo, pensar em formas nem sempre garantidas para esse objetivo.

E é justamente nisso que um sistema que integre as movimentações financeiras e fiscais de sua loja pode ajudar. Será dele a responsabilidade por dar ideias que poderão ser úteis no redirecionamento dos negócios.

Sendo assim, o ideal e aconselhável é que, desde o início, uma empresa seja equipada com um sistema de frente de caixa (PDV) com integração entre setores. Será um trabalho a menos, e a garantia de contar com um recurso mais que fundamental, mas estratégico.

A Conta Azul Pro é um exemplo de plataforma dessa natureza. Ao integrar e automatizar diversos tipos de operações financeiras, esse ERP online poupa custos e tempo, permitindo que esses recursos sejam aplicados em outros processos da empresa, como contratação de pessoas, infraestrutura e gestão estratégica.

Além disso, a Conta Azul Pro possui um sistema de frente de caixa (PDV) muito fácil de usar e que traz muito mais agilidade na hora de finalizar a compra do cliente e de fazer o controle de caixa. Entre as funcionalidades disponíveis, estão:

• Abertura e fechamento de caixa;
• Registro de sangria e suprimento;
• Registro de vendas;
• Atalhos do teclado para agilizar o processo de vendas;
• Gerenciamento das movimentações de caixa/vendas do dia;
• Visualizar os produtos mais vendidos;
• Realiza a leitura de código de barras dos produtos;
• Emitir a NFC-e;
• Identificar o cliente pelo CPF, CNPJ, ou nome;
• Cobrar o cliente;
• Visualizar relatórios de movimentação de caixa. 

Agora que você sabe sobre a importância da frente de caixa, vai ficar menos complicado implementar as medidas necessárias em sua empresa. Entretanto, nunca deixe de cuidar dos aspectos elementares de um negócio, como o planejamento financeiro, contábil, fiscal e da parte estratégica.

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