[Planilha] Descubra como calcular a folha de pagamento

Entenda na prática o que é folha de pagamento e baixe uma planilha com modelo em Excel. Este é um guia completo para não errar.

Quer entender melhor o que é folha de pagamento e como encarar essa tarefa aparentemente burocrática para acertar os ponteiros financeiros e tributários da empresa?

Essa é uma excelente medida.

Ao administrar sua empresa, você provavelmente tem em mente questões estratégicas para impulsionar vendas, conquistar clientes e fazer o negócio prosperar.

Mas a parte operacional da gestão também é essencial para o seu sucesso.

Neste artigo, você vai tirar toda as suas dúvidas sobre a folha de pagamento e ainda vai encontrar uma planilha completa para não passar trabalho:

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O que é folha de pagamento

Folha de pagamento é o nome dado a uma lista das remunerações pagas aos colaboradores de uma empresa. Também conhecido como holerite, o documento consiste na transformação das informações trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis, para calcular o pagamento líquido e o pagamento bruto.

Ficou confuso?

Bem, calcular uma folha de pagamento realmente não é tarefa simples. Ela exige conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos (RH), leis trabalhistas e noções de matemática financeira no ramo da contabilidade - conforme você vai entender a seguir.

Obrigatoriedade da folha de pagamento

No Brasil, preparar a folha de pagamento dos funcionários é uma obrigação legal de qualquer empresa.

Adotar um bom sistema de gestão para manter essa documentação organizada é fundamental para evitar complicações futuras, como processos trabalhistas.

Realizar o cálculo de uma folha de pagamento representa uma grande responsabilidade. Principalmente porque os detalhes que ali constam funcionam como uma espécie de histórico do funcionário dentro da empresa. O documento tem função operacional, contábil e fiscal.

Como a folha retrata a atividade exercida e espelha a remuneração do trabalhador, ela pode ser utilizada na hora de financiar um carro ou automóvel, por exemplo. O documento é, inclusive, uma exigência comprobatória para a aposentadoria. Daí a relevância de manter um sistema bem organizado.

Já que o cálculo da folha exige conhecimentos específicos, costuma ficar a cargo do departamento pessoal nas empresas. Neste ponto, muitas organizações optam por terceirizar o serviço e contam com o auxílio de uma empresa de contabilidade, para que todos os valores sejam observados com precisão.

Cabe ao RH checar se a legislação está sendo cumprida.

Como calcular a folha de pagamento

O cálculo adequado da folha de pagamento é muito importante.

Nas empresas, a folha é constituída pela soma de todos os registros financeiros de um funcionário: salários, vencimentos, descontos e bônus. Nesse cálculo, devem entrar itens como as horas extras, os descontos de benefícios - vale-transporte e alimentação, por exemplo-, e a incidência de impostos.

Fica a cargo da contabilidade transformar todos os fatores envolvidos na relação de trabalho em valores numéricos, expressos por meio de códigos, referências e percentuais, que têm como resultado a folha de pagamento.

Se você não é especialista, não precisa compreender essa linguagem contábil, mas é interessante conhecer como o documento é elaborado.

1. Classificação do funcionário

Para iniciar o cálculo, o colaborador é classificado de acordo com sua categoria. Esta, por sua vez, é regulamentada por uma Convenção Coletiva, a partir da qual devem ser seguidas as normas base para calcular os valores da folha.

2. Análise das horas de trabalho

A etapa seguinte consiste na observação da folha de ponto de cada funcionário, onde devem estar documentadas horas trabalhadas, horas extras, jornadas adicionais ou descanso remunerado, por exemplo. Também é necessário checar se houve faltas no mês e se elas foram justificadas.

Quando há justificativa da ausência, através de atestado médico em caso de doença, por exemplo, a falta pode ser abonada. Caso contrário, deve ser feito o desconto no pagamento bruto.

3. Desconto de encargos sociais e Imposto de Renda

No cálculo da folha de pagamento, devem ser contabilizados os descontos do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), para assegurar os benefícios mensais na aposentadoria do funcionário, além de outros encargos sociais, como a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Com base nesse cálculo, é feito o desconto do Imposto de Renda.

4. Dedução de benefícios legais

Por fim, ainda é necessário descontar os valores de benefícios legais, a exemplo do vale-refeição, vale-transporte ou contribuição sindical, para então identificar o valor líquido a ser repassado ao trabalhador no fim do mês.

Planilha de folha de pagamento

Como você viu acima, são muitos detalhes para ficar de olho, não?

Mas calcular salário, INSS e horas extras dos seus funcionários pode ser uma tarefa mais simples do que você imagina, desde que você use a ferramenta certa para fazer isso.

Por isso, trouxemos no artigo de hoje uma planilha de folha de pagamento (modelo em Excel), disponibilizada gratuitamente para download.

Planilha de Folha de Pagamento  Preparamos esta planilha para auxiliar sua empresa a gerenciar todos os  funcionários Baixar a planilha agora

Clique no link acima para fazer o download da planilha e depois siga a leitura para entender a sua importância e como montá-la de uma forma eficiente.

Por que usar a planilha de folha de pagamento

Ter essa planilha alimentada todos os meses dá a sua empresa uma direção clara sobre as despesas que a ela tem com cada funcionário. São dados importantes na hora de pensar em um aumento ou até para fazer novas contratações ou cortes.

Outro detalhe: se você paga os salários com variáveis, a planilha é imprescindível. De maneira simples, você consegue notar rapidamente o rendimento do contratado, colocar os valores em gráficos, se preciso, ver oscilações e projetar metas, com referência nos rendimentos fixos e sazonais.

O empreendedor também precisa se planejar para os pagamentos de 13º salário e a remuneração das férias. Não se pode pensar nesse pagamento apenas nos últimos meses, pois dessa forma a probabilidade de ter problemas é grande.

Como usar a planilha de folha de pagamento

Para usar o modelo disponibilizado, você pode abri-lo em diferentes softwares, como Excel ou Planilhas do Google, online ou offline.

Nessa hora, vale a pena lembrar de todas as vantagens de trabalhar na nuvem: segurança, acesso de qualquer lugar, colaboratividade e atualização automática a cada alteração.

Agora, vamos à prática.

Ao abrir o documento, você vai encontrar a seguinte interface:

folha de pagamento

Vamos nos concentrar nas três primeiras abas: Modelo, IRPF e INSS e Cadastro Deptos.

Aba Cadastro

Aqui você deve relacionar as áreas da organização. Assim, cria-se um padrão para cada setor, o que evita que um mesmo setor receba dois nomes diferentes. Por exemplo: "Financeiro" e "Finanças" se referem ao mesmo departamento, mas, com uma nomenclatura diferente, atrapalham a visualização dos dados da planilha.

Aba Modelo

Primeiro, concentre-se na parte dos Impostos/Custos. Ali, você deve inserir os valores de parâmetro do vale transporte e do INSS e seus percentuais. É possível acrescentar linhas de impostos ou custos caso haja outros parâmetros, como vale alimentação ou plano de saúde com coparticipação.

Para cada linha , é preciso criar uma coluna de mesmo nome na tabela de funcionários. Você também deve fixar a fórmula para que o cálculo seja feito de forma automática.

Depois, tenha atenção com a folha de pagamentos em si. Para facilitar as contas, as colunas Vale Transporte e INSS, referentes às linhas da tabela Impostos/Custos, e a Total de Descontos são calculadas automaticamente, dando o resultado final, o Salário Líquido.

Ou seja, você deve preencher apenas as colunas Nome, Departamento (escolher algum da aba Modelo) e Salário Bruto.

Checklist com os detalhes da folha

  • Categoria: Classifique os funcionários de acordo com o estabelecido pela Convenção Coletiva (comércio, indústria ou outras).
  • Salário-base: Considere o valor de registro de cada empregado para começar as contas.
  • Acréscimos: Analise a frequência e a existência de horas extras no sistema de controle de ponto ou livro ponto. Essa avaliação é individual, porque pode haver adicionais (trabalho noturno, periculosidade, insalubridade, salário-família, descanso semanal remunerado etc.).
  • Frequência: Confirme se o funcionário compareceu ao trabalho conforme o previsto, sem faltas não justificadas. As ausências não justificadas podem ser descontadas proporcionalmente do valor bruto do salário.
  • INSS: Calcule o INSS, que pode variar entre 7,65 a 11%, dependendo do valor do salário. O teto da Previdência precisa ser verificado, porque a contribuição é calculada sobre esse patamar máximo para quem ganha mais do que esse limite.
  • Imposto de renda: Considere como base cálculo o valor do salário deduzido o INSS para calcular o Imposto de Renda retido na fonte. Deduções com dependentes, descontos com faltas e atrasos e pensão alimentícia também precisam ser considerados.
  • Outros descontos: Eventuais descontos relativos a direitos e benefícios também entram na conta, como no caso de vale transporte, adiantamento salarial (vale), contribuição sindical, convênio médico.
  • Salário líquido: A remuneração a ser repassada é resultado desses cálculos.

Contabilidade para a folha de pagamentos

Muitos gestores ficam na dúvida sobre a necessidade de obter auxílio de um contador para manter o sistema de folhas de pagamento organizado.

Inicialmente, é válido salientar que, para o gestor, ter seu próprio controle sobre o pagamento dos funcionários é importante. Organizar a folha, porém, vai muito além disso.

Geralmente, à medida que a empresa cresce, monitorar essas informações se torna insustentável diante de outras prioridades na rotina. Neste contexto, manter uma planilha para registrar as horas de trabalho e salários fica mais difícil. E então, qual é a melhor saída?

Uma possibilidade é apostar em um sistema de gestão de confiança para emitir a folha, o que pode ser útil para reduzir custos e otimizar tempo. Da mesma forma, o auxílio de um contador sempre é bem-vindo.

Ele é o profissional apto para lidar com o volume de dados e informações sobre cada funcionário, além de conhecer em detalhes os números e prazos de cada tributo.

Nesse contexto, é possível considerar a contratação de um contador um investimento. Lembre-se de que o holerite é um documento importante e mantê-lo de acordo com a lei pode ajudar a evitar dores de cabeça no futuro.

Antes de contratar um especialista, contudo, é fundamental fazer uma boa pesquisa. Como ele é quem vai lidar com as questões tributárias da empresa, precisa ser alguém de confiança.

Busque opiniões e tenha uma conversa franca com o profissional ou com o representante do escritório de contabilidade antes de contratar o serviço.

Ao contador, também é interessante repassar algumas informações sobre o funcionamento da empresa, sua filosofia e seus princípios. Mas, de forma geral, ter a ajuda de um especialista no ramo é uma forma de prezar pela saúde financeira e pela legalidade do seu negócio.  

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Como reduzir o custo da folha de pagamento

Agora que você está analisando de fato a sua folha de pagamento, é importante verificar todos os custos envolvidos e, sempre que possível, reduzi-los. Isso não significa demitir, mas tomar medidas inteligentes de contenção de gastos.

Uma das medidas que podem ser adotadas é a criação de um banco de horas. Esse instrumento de Recursos Humanos permite uma redução do pagamento de horas extras, que elevam entre 50% e 100% o valor da hora de trabalho do colaborador.

Mas cuidado: essa mudança não deve ser imposta sobre os colaboradores sem um diálogo aberto. Vale a pena conversar, apresentar seu ponto de vista e entender, na prática, como a alteração vai influenciar tanto em custos, quanto em produtividade.

A ideia é convencer os colaboradores de que aqueles minutos extras podem resultar em dias de folga no final do ano para o incremento das férias ou feriados prolongados.Além de demonstrar flexibilidade do empregador, o banco de horas pode ser visto como um acréscimo à qualidade de vida no trabalho.

Outra medida interessante nesse momento de análise e racionalização de custos é a terceirização. Mais uma vez, vale ressaltar que o objetivo aqui não é demitir, e sim aproveitar os recursos da melhor maneira possível.

Em 2017, foi aprovada uma nova legislação sobre o tema, que permite às empresas brasileiras a terceirização não apenas da atividade meio, mas também a atividade fim.

Na prática, trata-se de uma oportunidade interessante para atender demandas extras em certos momentos de crescimento acelerado, por exemplo.

Nesse caso, há uma previsibilidade grande dos custos: não há o desembolso de salários e outras obrigações trabalhistas - que ficam a cargo da contratada.

Mas há cuidados que precisam ser tomados. Você já ouviu falar em responsabilidade subsidiária?

Se a empresa contratada não conseguir arcar com os direitos trabalhistas dos colaboradores que trabalharam para você, o compromisso recai sobre o seu negócio.

O fim do Emissor Gratuito é o começo do seu sucesso

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