[Planilha] Descubra como calcular a folha de pagamento

 

 

Quer entender melhor o que é folha de pagamento e contar com uma planilha pronta para controlar as informações? 

A Conta Azul montou um guia completo sobre o assunto para você dar fim aos erros no cálculo da folha de pagamento, o que é indispensável para otimizar as finanças e o pagamento de tributos do seu negócio.  

Neste artigo, você vai aprender tudo sobre a folha de pagamento e encontrar uma planilha completa e gratuita para download, feita para facilitar seu controle no dia a dia e reduzir o tempo gasto neste trabalho:

• O que é folha de pagamento?

• O que diz a lei sobre folha de pagamento?

• Qual a importância do cálculo da folha de pagamento?

• Como calcular a folha?

• Planilha de folha de pagamento (modelo para Excel)

• Como reduzir o custo da folha?

• Principais proventos inseridos na folha de pagamento

• Quais são os descontos mais comuns da folha?

• Sobre a desoneração da folha de pagamento

• Folha de pagamento x eSocial

• Contador pode ajudar?

• Como a Conta Azul ajuda as empresas com a folha de pagamento?

Aproveite os tópicos a seguir e esclareça todas as suas dúvidas em relação à folha de pagamento. Boa leitura!

O que é folha de pagamento?

Folha de pagamento é a lista de remunerações pagas aos colaboradores de uma empresa. 

Também conhecido como holerite, o documento transforma as informações trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis para calcular o pagamento líquido e bruto.

Já que o cálculo da folha exige conhecimentos de RH, leis trabalhistas e matemática financeira, ele costuma ficar a cargo do departamento pessoal nas empresas.

Porém, muitas organizações optam por terceirizar o serviço e contam com o auxílio de uma empresa de contabilidade, garantindo que todos os valores sejam precisos.

O que diz a lei sobre folha de pagamento?

As empresas têm a obrigação de preparar a folha de pagamento de seus funcionários. Essa obrigatoriedade consta no Regulamento da Previdência Social e está descrita no artigo 225 do decreto 3048/1999.

Empresas que não fazem a emissão desse documento e não guardam uma cópia das folhas enviadas aos funcionários podem ser punidas com multas.

O artigo 225 define as seguintes obrigações:

1. As empresas devem preparar as folhas de pagamento e manter uma via de cada (assim como dos recibos de pagamento);

2. É necessário lançar as informações no controle de contabilidade detalhadamente;

3. É preciso prestar contas das folhas de pagamento para o INSS e a Secretaria da Receita Federal. 

Existe um padrão a ser seguido nessa folha?

Não existe uma regra quanto ao modelo da folha de pagamento, as empresas têm liberdade de escolha. Mas, uma dica importante é adotar um bom sistema de gestão para manter toda a documentação organizada. Isso evita complicações futuras, como processos trabalhistas.

Realizar o cálculo da folha de pagamento é uma grande responsabilidade. Principalmente, porque os detalhes que ali constam são uma espécie de histórico do funcionário na empresa. 

O documento tem função operacional, contábil e fiscal. Ele é importante para o colaborador atestar sua renda (algo comum quando as pessoas pedem linhas de crédito em bancos ou financeiras) e comprovar a sua aposentadoria. 

Percebe que é fundamental centralizar esses documentos em um só lugar? Sem essa disciplina, os dados podem ser perdidos, gerando consequências ruins para a gestão da empresa e para a vida dos funcionários. 

Lembre-se que cabe ao RH checar se a legislação está sendo cumprida.

Qual a importância do cálculo da folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento importante para a empresa e seus colaboradores. Vamos dividir esse tópico em duas partes para facilitar seu entendimento:

Folha para os negócios

A folha de pagamento é obrigatória e faz parte das exigências fiscais de órgãos como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho. 

Você verá detalhes sobre a legislação da folha de pagamento mais abaixo. Porém, já adiantamos que não realizar o cálculo e registrar as informações é uma atitude perigosa, que acarreta em multas e passivos trabalhistas. 

Lembre-se que a folha, assim como outros documentos fiscais, é uma forma de comprovar que sua empresa está em conformidade com a lei. 

Junto com a importância jurídica e fiscal, a folha também é essencial para a estratégia do negócio. Isso porque empresas com uma boa gestão de pagamentos têm mais eficiência no controle de custos e na análise de investimentos em mão-de-obra. 

Folha para os funcionários

Para quem trabalha com você, a folha de pagamento serve como um comprovante de pagamento. Nela, o colaborador pode ver detalhes sobre seu salário.

Além de servir como um atestado de que o pagamento está correto, apresentar a folha para o funcionário é uma atitude transparente, que evita questionamentos sobre a parte financeira e ajuda a construir relações de confiança. 

Como calcular a folha de pagamento?

O cálculo adequado da folha de pagamento é muito importante.

Nas empresas, a folha é constituída pela soma de todos os registros financeiros de um funcionário: salários, vencimentos, bônus e outros. Nesse cálculo, devem entrar itens como horas extras, descontos de benefícios (vale-transporte e alimentação, por exemplo) e incidência de impostos.

Fica a cargo da contabilidade transformar todos os fatores envolvidos na relação de trabalho em valores numéricos, expressos por meio de códigos, referências e percentuais, que têm como resultado a folha de pagamento.

Se você não é especialista, não precisa compreender essa linguagem contábil, mas é interessante conhecer como o documento é elaborado:

1. Classificação do funcionário

Para iniciar o cálculo, o colaborador é classificado de acordo com sua categoria. Esta, por sua vez, é regulamentada por uma Convenção Coletiva, a partir da qual devem ser seguidas as normas base para calcular os valores da folha.

2. Análise das horas de trabalho

A etapa seguinte consiste na observação da folha de ponto de cada funcionário, onde devem estar documentadas horas trabalhadas, horas extras, jornadas adicionais ou descanso remunerado, por exemplo.

Também é necessário checar se houve faltas no mês e se elas foram justificadas.

Quando há justificativa da ausência, através de atestado médico em caso de doença, por exemplo, a falta pode ser abonada. Caso contrário, deve ser feito o desconto no pagamento bruto.

3. Desconto de encargos sociais e Imposto de Renda

No cálculo da folha de pagamento, devem ser contabilizados os descontos do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) para assegurar os benefícios mensais na aposentadoria do funcionário, além de outros encargos sociais, como a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Com base nesse cálculo, é feito o desconto do Imposto de Renda.

4. Dedução de benefícios legais

Por fim, ainda é necessário descontar os valores de benefícios legais, como vale-refeição, vale-transporte ou contribuição sindical. Em seguida, é preciso identificar o valor líquido a ser repassado ao trabalhador no fim do mês.

Planilha de folha de pagamento

Como você viu acima, são muitos detalhes para ficar de olho, não é mesmo?

Mas calcular salário, INSS e horas extras dos seus funcionários pode ser uma tarefa mais simples do que você imagina – desde que você use a ferramenta certa para fazer isso!

Por isso, trouxemos neste artigo uma planilha de folha de pagamento (modelo em Excel), disponibilizada gratuitamente.

Clique no link acima para fazer o download grátis da planilha e depois siga a leitura para entender a sua importância e como montá-la de uma forma eficiente.

Por que usar a planilha de folha de pagamento?

Ter essa planilha alimentada todos os meses dá a sua empresa uma direção clara sobre as despesas que ela tem com cada funcionário. São dados importantes na hora de pensar em um aumento ou até para fazer novas contratações ou cortes.

Outro detalhe: se você paga os salários com variáveis, a planilha é imprescindível.

De maneira simples, você consegue notar rapidamente o rendimento do contratado, colocar os valores em gráficos (se preciso), ver oscilações e projetar metas, com referência nos rendimentos fixos e sazonais.

O empreendedor também precisa se planejar para os pagamentos de 13º salário e férias. Não se pode pensar nisso apenas nos últimos meses, pois dessa forma a probabilidade de ter problemas é grande.

Como usar a planilha de folha de pagamento?

Para usar o modelo disponibilizado, você pode abri-lo em diferentes softwares, como Excel ou Planilhas do Google, offline ou online.

Nessa hora, vale a pena lembrar de todas as vantagens de trabalhar na nuvem: segurança, acesso de qualquer lugar, colaboratividade e atualização automática.

Agora, vamos à prática! Ao abrir o documento, você vai encontrar a seguinte interface:

Vamos nos concentrar nas três primeiras abas: Modelo, IRPF e INSS e Cadastro Deptos.

Aba Cadastro

Aqui, você deve relacionar as áreas da organização. Assim, cria-se um padrão para cada setor, o que evita que um mesmo setor receba dois nomes diferentes.

Por exemplo, “Financeiro” e “Finanças” se referem ao mesmo departamento. Mas, com uma nomenclatura diferente, atrapalham a visualização dos dados na planilha.

Aba Modelo

Primeiro, concentre-se na parte de Impostos/Custos. Ali, você deve inserir os valores de parâmetro do vale-transporte e do INSS e seus percentuais.

É possível acrescentar linhas de impostos ou custos caso haja outros parâmetros, como vale-alimentação ou plano de saúde com coparticipação.

Para cada linha, é preciso criar uma coluna de mesmo nome na tabela de funcionários. Você também deve fixar a fórmula para que o cálculo seja feito de forma automática.

Depois, fique atento à folha de pagamento em si. Para facilitar as contas, as colunas Vale Transporte e INSS, referentes às linhas da tabela Impostos/Custos, e Total de Descontos são calculadas automaticamente, dando como o resultado final o Salário Líquido.

Ou seja, você deve preencher apenas as colunas Nome, Departamento (escolher algum da aba Modelo) e Salário Bruto.

Checklist com os detalhes da folha

• Categoria: classifique os funcionários de acordo com o estabelecido pela Convenção Coletiva (comércio, indústria ou outras);

• Salário-base: considere o valor de registro de cada colaborador para começar as contas;

• Acréscimos: analise a frequência e a existência de horas extras no sistema de controle de ponto ou livro ponto. Essa avaliação é individual, porque pode haver adicionais (periculosidade, insalubridade, descanso semanal remunerado etc);

• Frequência: confirme se o funcionário compareceu ao trabalho conforme o previsto, sem faltas não justificadas. Estas podem ser descontadas do valor bruto do salário proporcionalmente;

• INSS: calcule o INSS, que pode variar entre 7,65 a 11%, dependendo do valor do salário. O teto da Previdência precisa ser verificado, porque a contribuição é calculada sobre esse patamar máximo para quem ganha mais do que o limite;

• Imposto de Renda: considere como base para o cálculo o valor do salário deduzido e o INSS. Deduções com dependentes, descontos com faltas e atrasos e pensão alimentícia também precisam ser considerados;

• Outros descontos: eventuais descontos relativos a direitos e benefícios também entram na conta, como vale transporte, adiantamento salarial (vale), contribuição sindical e convênio médico;

• Salário líquido: a remuneração a ser repassada é resultado desses cálculos.

Como reduzir o custo da folha de pagamento?

Agora que você está analisando de fato a sua folha de pagamento, é importante verificar todos os custos envolvidos e, sempre que possível, reduzi-los. Isso não significa demitir, mas tomar medidas inteligentes de contenção de gastos.

Uma das medidas que podem ser adotadas é a criação de um banco de horas. Esse instrumento de Recursos Humanos permite uma redução do pagamento de horas extras, que elevam entre 50% e 100% o valor da hora de trabalho do colaborador.

Mas, cuidado! Essa mudança não deve ser imposta sobre os colaboradores sem um diálogo aberto. Vale a pena conversar, apresentar seu ponto de vista e entender, na prática, como a alteração vai influenciar tanto em custos, quanto em produtividade.

A ideia é convencer os colaboradores de que aqueles minutos extras podem resultar em dias de folga no final do ano para o incremento das férias ou feriados prolongados.

Além de demonstrar a flexibilidade do empregador, o banco de horas pode ser visto como um acréscimo à qualidade de vida no trabalho.

Outra medida interessante nesse momento é a terceirização. Mais uma vez, vale ressaltar que o objetivo não é demitir, e sim aproveitar os recursos da melhor maneira possível.

Em 2017, foi aprovada uma nova legislação sobre o tema, que permite às empresas brasileiras a terceirização não apenas da atividade meio, mas também da atividade fim.

Na prática, trata-se de uma oportunidade interessante para atender demandas extras em certos momentos de crescimento acelerado, por exemplo.

Nesse caso, há uma previsibilidade grande dos custos: não há o desembolso de salários e outras obrigações trabalhistas, que ficam a cargo da contratada.

Mas, há cuidados que precisam ser tomados. Você já ouviu falar em responsabilidade subsidiária? Se a empresa contratada não puder arcar com os direitos trabalhistas dos colaboradores que trabalharam para você, o compromisso recai sobre o seu negócio.

Principais proventos que constam na folha de pagamento

Os proventos nada mais são do que os benefícios e valores pagos aos funcionários. Eles devem constar na folha de pagamento e precisam ser discriminados um a um para que não fique qualquer dúvida tanto para a contabilidade, quanto para o colaborador. 

Confira quais são os proventos que precisam estar presentes no documento, a seguir:

PROVENTO	DESCRIÇÃO	DETALHES DO LANÇAMENTO
Salário	Principal item da folha. No documento, é preciso informar se o valor é relativo ao mês, quinzena ou semana de trabalho.	Deve estar presente na folha o valor bruto (sem os descontos) e líquido (a quantia que chega nas mãos do colaborador).
Horas extras	Todo o período de trabalho realizado acima do acordado no contrato de trabalho deve constar na folha.	As horas extras valem 50% a mais que uma hora normal de trabalho. Elas devem ser contabilizadas à parte das horas regulares. Se as horas foram pagas durante a noite, elas devem constar como horas extras noturnas, que confere um adicional de 20% além dos 50% tradicionais.
Adicionais	Os adicionais de salário variam de acordo com o contrato profissional e o regimento da categoria trabalhista. São como extras pagos ao colaborador de acordo com a função e a forma como executa suas tarefas.	Alguns dos adicionais mais comuns são: Adicional de insalubridade; Adicional de periculosidade; Adicional noturno; Adicional por tempo de serviço.
Salário-família	Benefício concedido para famílias de baixa renda e que têm filhos menores de 14 anos.	Os valores pagos seguem uma tabela feita pelo INSS. Confira mais informações sobre o benefício!
Férias	Funcionários registrados sob regime CLT têm direito a férias remuneradas. As informações sobre este benefício devem constar em folha.	O valor pago ao colaborador referente a férias não deve receber qualquer desconto referente a impostos.
13o salário	Direito garantido aos trabalhadores contratados sob regime CLT. A folha deve informar os valores, sejam eles pagos de maneira integral ou fracionada.	O pagamento pode ser dividido em duas parcelas. A primeira deve ser paga entre fevereiro e novembro. A segunda deve constar em folha até dia 20/12. Vale reforçar que o cálculo do valor é feito sobre a quantidade de horas trabalhadas durante o ano, inclusive as horas extras.
Descanso Semanal Remunerado (DSR)	DSR é um direito de todo empregado após executar 7 dias trabalhados. Ele é garantido por lei e deve ser de 24 horas consecutivas. Na maioria dos casos, esse dia é o domingo.	Caso o colaborador não cumpra sua jornada integral de trabalho, o DSR pode ser descontado.

 

Além de todos os proventos listados acima, a folha de pagamento da sua empresa pode conter informações sobre:

1. Controle de ponto;

2. Diárias de viagens;

3. Reembolso de gastos (como combustível, pedágio, alimentação, gastos em visitas aos clientes etc). 

Descontos comuns na folha de pagamento

Para além dos proventos, a folha de pagamento informa sobre os valores que são descontados do salário bruto.

Veja quais são os mais importantes e os detalhes sobre o lançamento na hora do cálculo:

DESCONTO	DESCRIÇÃO	DETALHES DO LANÇAMENTO
Contribuição de INSS	Valor que é descontado do salário e usado para contribuir com a Previdência Social. O desconto não pode ultrapassar R$570,88.	O desconto é proporcional ao salário. 1. Até R$1.556,94: desconto de 8% do salário; 2. Entre R$1.556,95 e R$2.594,92: desconto de 9% do salário; 3. Entre R$2.594,93 e R$5.189,82: desconto de 11% do salário; 4. Quem recebe acima de R$5.189,82 sofre desconto de 11% (mas o desconto é feito somente sobre R$5.189,82 para não ultrapassar o teto de contribuição).
Imposto de Renda	Valor descontado do salário do colaborador para compor o Imposto de Renda. O valor retido diretamente no salário é utilizado como base de cálculo para a declaração do IRPJ e possíveis restituições. O desconto varia entre 7,5% e 27,5%.	O desconto é proporcional ao salário. 1. Até R$1.903,98: não sofre desconto de IR; 2. Entre R$1.903,99 e R$2.826,65: desconto de 7,5% do salário; 3. Entre R$2.826,56 e R$3.751,05: desconto de 15% do salário; 4. Entre R$3.751,06 e R$4.664,68: desconto de 22,5% do salário; 5. Entre R$4.664,69 e R$50.000,00: desconto de 27,5% do salário. Quem possui dependentes cadastrados também contribui com mais R$189,59 por pessoa.
Vale Transporte	Este benefício é custeado pela empresa junto com o funcionário. Parte do valor pago é descontado na folha.	O desconto costuma ser de 6% do salário bruto. Caso o gasto com deslocamento seja maior do que isso, a empresa deve custear a quantia.
Vale Alimentação	Benefício não obrigatório, mas que, se concedido a um funcionário, precisa ser dado a todos dentro da empresa.	Caso a empresa ofereça vale alimentação ou vale refeição, o desconto em folha não pode ser maior do que 20% do salário bruto.
Fundo de Garantia	A contribuição para FGTS é uma obrigação empresarial. O valor é descontado da folha para ser depositado mês a mês em uma conta na Caixa Econômica Federal, que deve estar em nome do funcionário.	Desconto de 8% do salário.

 

O cálculo da folha de pagamento também pode conter informações sobre:

1. Descontos ocorridos por faltas e atrasos;

2. Adiantamentos financeiros;

3. Desconto da contribuição sindical. 

Sobre a desoneração da folha de pagamento

A desoneração da folha de pagamento é uma mudança na forma como as empresas podem recolher tributos relacionados.

A ideia é reduzir a carga tributária para contribuir com o desenvolvimento dos negócios. 

As mudanças na legislação brasileira (registradas nas leis 13.161/2015 e 12.546/2011)  permitiram às empresas substituir a contribuição previdenciária por um tributo calculado em cima da receita bruta. 

Como era antes?

As empresas pagavam tributos ao INSS de uma única forma: pagando 20% sobre o valor total pago em remuneração para os funcionários. Em 2015, essa regra foi revista e outra alternativa foi criada: a desoneração. 

Como ficou?

A desoneração surgiu como uma nova forma de calcular os tributos. Em vez de aplicar a regra dos 20% sobre o total da folha, a quantia é calculada com base na receita bruta, usando uma alíquota que varia entre 1% e 4,5% de acordo com o segmento empresarial. 

Quero desonerar minha folha. O que preciso saber?

Antes de fazer qualquer mudança, saiba que o cálculo é feito com base no imposto de Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). O valor é pago via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF).

A desoneração está disponível para os seguintes setores:

1. Confecção de calçados;

2. Confecções em geral e de vestuário;

3. Call centers;

4. Empresas de comunicação;

5. Construção civíl

6. Construção e obras de infraestrutura;

7. Empresas beneficiadora de couro;

8. Fabricantes de veículos e carroçarias;

9. Fabricantes de máquinas e equipamentos;

10. Empresas que realizam projetos de circuitos integrados;

11. Empresas beneficiadoras de proteína animal;

12. Empresas têxteis;

13. Instituições do setor de transporte (de passageiros) na malha metroferroviária;

14. Empresas da Tecnologia da Comunicação (TIC);

15. Empresas de Tecnologia da Informação (TI);

16. Empresas de transporte rodoviário (coletivo e de carga).

Folha de pagamento x eSocial

O eSocial é uma plataforma digital do Governo Federal que chegou em 2018 para substituir o envio de 15 obrigações trabalhistas. Sua criação deixou a prestação de contas mais simples e o controle das autoridades mais eficiente.

Mas, é preciso entender que ele não é a mesma coisa que uma folha de pagamento digital. Na verdade, a folha faz parte do eSocial.

O preenchimento de dados no eSocial é complementar ao registro da folha de pagamento. Feito isso, ela deve ser enviada à ferramenta. Somente após o envio é que a folha estará, de fato, fechada.

Como se trata de um processo rígido e que não pode conter erros, a recomendação é integrar o sistema de cálculo de folha de pagamento com o eSocial. 

Sabe quem pode fazer essa função na sua empresa? O Conta Azul Pro! Ele concentra todos os recursos para montagem e cálculo da folha de pagamento e simplifica o envio dos dados para você. 

• Envie dados da folha de pagamento ao eSocial usando o Conta Azul Mais
• Guia sobre eSocial

Contabilidade para a folha de pagamentos

Muitos gestores ficam na dúvida sobre a necessidade de um contador para manter o sistema de folhas de pagamento organizado.

Inicialmente, é válido salientar que, para o gestor, ter seu próprio controle sobre o pagamento dos funcionários é importante. Organizar a folha, porém, vai muito além disso!

À medida que a empresa cresce, monitorar essas informações se torna insustentável diante de outras prioridades na rotina. Neste contexto, manter uma planilha para registrar as horas de trabalho e os salários fica mais difícil. E então, qual é a melhor saída?

Uma possibilidade é apostar em um sistema de gestão de confiança para emitir a folha, o que pode ser útil para reduzir custos e otimizar tempo. Da mesma forma, o auxílio de um contador sempre é bem-vindo.

Ele é o profissional apto para lidar com um grande volume de dados sobre cada funcionário, além de conhecer em detalhes os números e prazos de cada tributo.

Assim, é possível considerar a contratação de um contador como um investimento. Lembre-se que o holerite é um documento importante, e mantê-lo de acordo com a lei ajuda a evitar dores de cabeça no futuro.

Porém, antes de contratar um especialista, é fundamental fazer uma boa pesquisa. Como ele é quem lida com as questões tributárias da empresa, deve ser alguém de confiança.

Busque opiniões e tenha uma conversa franca com o profissional, ou com o representante do escritório de contabilidade, antes de contratar o serviço.

Ao contador, também é interessante repassar informações sobre o funcionamento da empresa, sua filosofia e seus princípios. De forma geral, ter a ajuda de um especialista no ramo é uma forma de prezar pela saúde financeira e legalidade do seu negócio.  

Como a Conta Azul pode ajudar com a folha de pagamento?

Não é fácil fazer a folha de pagamento manualmente, concorda? 

Afinal, trata-se de um processo que leva bastante tempo e, ainda por cima, o risco de falhas manuais, como erros nos valores a serem pagos, é bastante alto. 

Mas, com a Conta Azul, a sua folha de pagamento pode ser feita de forma automática e todas as informações são guardadas na nuvem, ou seja, online!

Basta cadastrar apenas uma vez os dados relativos ao pagamento de cada colaborador, como função, valor a ser pago, percentuais de descontos e pronto!

O melhor de tudo é que a Conta Azul cabe no seu bolso e é indicada para qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho ou nicho de atuação. Além disso, as informações podem ser integradas diretamente com o financeiro e com a contabilidade da empresa. 

Gostou da novidade?  Se sim, fale agora mesmo com o seu contador!

E, experimente de graça as facilidades que só a Conta Azul oferece!