Fluxo de caixa para pequenas agências: o que você precisa saber

Acha que um pequeno empreendimento não precisa de tanta organização e um controle muito rigoroso? Está mais que na hora de rever seus conceitos! Lembre-se, afinal, de que o mercado se torna cada vez mais competitivo e o número de pequenas agências vem crescendo exponencialmente (principalmente com o boom do marketing digital).

Assim, para se sobressair e garantir um lugar ao sol, é preciso se preparar muito bem, especialmente no que se refere à gestão do negócio. E, nesse quesito, é praticamente impossível fugir das finanças. Afinal de contas, sem dinheiro fica bem mais complicado chegar a qualquer lugar. E o principal controle financeiro que você deve conhecer e ter é o fluxo de caixa.

O que é o fluxo de caixa?

Basicamente, o fluxo de caixa é o controle de entradas e saídas de dinheiro da sua agência. Mas não se engane: ele esconde uma enorme importância por trás dessa definição simples. É com a ajuda dele que você consegue saber como se dá o fluxo de dinheiro do negócio, de onde ele vem e para onde vai. É também por meio desse controle que você descobrirá, por exemplo, quando será possível investir na agência ou quando será preciso contrair um empréstimo para sanar dívidas. Na prática, o controle de fluxo de caixa serve como embasamento para planejar o futuro da empresa, escolhendo os melhores fornecedores, definindo adequadamente sua margem de lucro e traçando suas metas de vendas e de crescimento.

Como fazer um fluxo de caixa?

Se você pensar apenas no controle de entradas e saídas, concluirá que fazer o fluxo de caixa não é nada difícil. Nesse caso, uma simples planilha eletrônica poderia dar conta do recado, certo? Mas o grande diferencial está em transformar seu controle de fluxo de caixa em uma ferramenta de gestão financeira, que sirva de suporte para as tomadas de decisões. E, para conseguir isso, dois elementos são indispensáveis: um contador e um sistema de controle financeiro que facilite a sua vida. E se no momento você não tem nenhum dos dois, não tem problema. Aqui vão algumas das melhores práticas que você pode adotar para ter um fluxo de caixa bem estruturado e eficiente:

1. Liste os custos da agência

Custos são todos os gastos que a agência tem para manter sua atividade principal em funcionamento: equipamentos, fornecedores, matéria-prima, funcionários e assim por diante. Eles aparecem todos os meses, podendo ser fixos ou variáveis. Os custos fixos são aqueles que não costumam mudar de valor ao longo do tempo (como a assinatura de uma ferramenta de automação de marketing, por exemplo). Já os variáveis podem ou não acontecer e ainda ter valores diversos a cada mês (como os pagamentos de colaboradores freelancer).

2. Levante também suas despesas

As despesas, por sua vez, são aqueles gastos que não têm relação direta com a atividade principal, mas que são essenciais para a manutenção da agência. É o caso das contas de luz, aluguel do escritório, telefone, internet, entre outras. E por mais que elas também possam ser fixas ou variáveis, ter uma previsão desses gastos é essencial para manter seu fluxo de caixa saudável.

3. Enumere suas entradas

É simples: as entradas são as receitas, os pagamentos feitos pelos clientes. Você pode ter contratos fixos, recebendo um valor mensal de determinados clientes, ou contratos para ações pontuais, que caracterizam entradas esporádicas. Pode ainda ter contratos pontuais com pagamento parcelado, como a execução de um evento. Nesse caso, é importante entender que, no seu fluxo de caixa, os valores devem ser lançados conforme a previsão de recebimento mês a mês. Assim, se você tem um contrato pontual no valor de 10 mil reais parcelado em cinco vezes de 2 mil, por exemplo, deverá distribuir esses 2 mil reais em cinco meses, fazendo sua projeção de fluxo de caixa de acordo com o que efetivamente entrará.

4. Passe para a categorização

Categorizar as despesas serve para que você visualize com mais precisão onde exatamente seus recursos estão sendo consumidos. Em vez de lançar no seu controle a despesa banner, por exemplo, você deve inserir essa despesa dentro da categoria marketing. Assim saberá quanto o marketing da agência gasta por mês, podendo ajustar seu orçamento segundo as necessidades de cada setor.

5. Construa seu controle

Para começar a estruturar as finanças de acordo com as demandas da sua pequena agência, você até pode iniciar seu controle de fluxo de caixa com uma planilha eletrônica, mas deve saber que existem ferramentas on-line com preços bem acessíveis e que oferecem controle de vendas de serviços integrado ao fluxo de caixa. Assim você otimiza seu dia a dia incluindo agilidade no processamento de informações financeiras. Além do mais, com uma ferramenta especificamente preparada para fazer esse controle, você passa a ter relatórios analíticos nos mais diversos formatos visuais (gráficos ou planilhas, por exemplo) que o ajudarão a entender como melhorar o desempenho financeiro da sua agência.

6. Atualize o fluxo diariamente

De fato, o dia a dia de qualquer agência não é fácil. Por isso mesmo é que o ideal é que você tenha um sistema que facilite seu controle de fluxo de caixa. Com esse suporte, bastará tirar alguns minutos para realizar os lançamentos que todo o resto do trabalho é feito automaticamente, inclusive a atualização dos relatórios gerenciais. E atenção: toda entrada, todo custo e toda despesa deve entrar no seu fluxo de caixa, independentemente do valor. A confecção de um cartão de visitas em uma gráfica rápida, por exemplo, pode parecer uma despesa insignificante, mas já imaginou se todos os seus funcionários fizerem o mesmo e os valores não forem lançados como despesas? Assim, ao final do mês, você terá um rombo enorme no seu orçamento!

7. Faça a conciliação bancária

A conciliação bancária é quando você confronta seu fluxo de caixa com as contas bancárias da agência para ver se os saldos batem e todas as transações foram realmente registradas. Mais uma vez, ter uma ferramenta de gestão para ajudar aqui é bastante interessante, eliminando esse trabalho manual e consequentemente evitando possíveis erros. Sabia que muitas ferramentas de gestão financeira podem ser integradas a suas contas bancárias e realizar a conciliação automaticamente, avisando quando alguma inconsistência surgir?

Por que fazer fluxo de caixa em pequenas agências?

Manter o fluxo de caixa em dia é o que garante o adequado preparado para tomar melhores decisões na sua agência, seja em relação à contratação de novos profissionais, à aquisição de tecnologias ou à mudança de fornecedores, por exemplo. Afinal, é por meio dele que você medirá a saúde financeira do seu empreendimento no curto, médio e longo prazos. Então mãos à obra!