Guia das finanças para cafeterias: 5 passos para garantir (e aumentar) seus lucros

Se você dominar as finanças para cafeterias, tem tudo para lucrar mais e crescer nesse mercado. Aprenda com estes 5 passos.

Controlar as finanças para cafeterias é tão importante quanto preparar um café de qualidade e oferecer um atendimento diferenciado.

Se você já encontrou seu lugar nesse mercado, é a gestão financeira que vai garantir seus lucros e abrir caminho para o crescimento do negócio.

Mas nem sempre estamos prontos para lidar com esse universo de cálculos, indicadores e relatórios.

Por isso, reunimos alguns passos essenciais para você se organizar com as finanças em sua cafeteria. 

Continue lendo e entenda como garantir (e aumentar) seus lucros

A importância da gestão de finanças em cafeterias

A gestão de finanças para cafeterias é o que mantém a saúde financeira do negócio e cria condições para explorar todo o seu potencial lucrativo. 

Afinal, esses estabelecimentos fazem parte da rotina e cultura do brasileiro, e têm sucesso garantido quando bem administrados. 

O Brasil é o segundo maior mercado de café do mundo, responsável por 13% do consumo mundial e atrás apenas dos EUA, que detém 14%, segundo dados da Organização Internacional do Café (OIC) publicados pelo Sebrae.

Em 2018, o consumo aumentou 4,8%, com projeção de crescimento de 3,5% até 2021.

Outro dado interessante é que existem cerca de 3,5 mil cafeterias no Brasil, que se dividem em sete categorias:

  1. Especializadas
  2. Não especializadas
  3. Premium
  4. Franquias de cafeterias
  5. Cafeterias brewery
  6. Cafeterias estilo série de TV
  7. Cafeterias veganas e sustentáveis.

A classificação é de um estudo do Euromonitor, que também destaca o crescimento acelerado do café premium no país: o consumo vem aumentando 15% ao ano, contra 3,5% do café tradicional.

Os números mostram um cenário promissor e revelam que o café sobreviveu à crise, diferentemente de outros segmentos de bebidas — e que há espaço para crescer em vários nichos. 

Nas palavras da analista sênior de bebidas do Euromonitor, Angelica Salado, “enquanto todas as outras categorias de bebidas tiveram queda, o café foi resiliente”. 

Em entrevista à Associação Brasileira da Indústria de Café (ABIC), ela ressalta o mérito das empresas em contornar a recessão econômica:

“Foi a capacidade da indústria de responder às mudanças de mercado que manteve a performance positiva do café”.

Para a especialista, as empresas acertaram em procurar novos canais de distribuição, ajustar seu portfólio e buscar inovação para agregar valor aos produtos. 

E claro que uma boa gestão financeira é fundamental para se ajustar às novas demandas do mercado, da redução de custos à escolha de investimentos. 

5 passos para gerir as finanças para cafeterias

As finanças para cafeterias têm suas particularidades e exigem atenção especial em alguns pontos. 

Siga nosso passo a passo para não errar na gestão. 

1. Calcule a demanda com precisão

Um dos erros mais comuns nas finanças para cafeterias e errar no cálculo da demanda e projeção de vendas. 

Afinal, estamos falando de um negócio de alto giro e ticket médio baixo, em que a previsão das vendas é essencial para manter o estoque adequado e estimar o capital de giro.

Ao calcular sua média de pedidos e fazer projeções, você dá um passo importante para organizar suas finanças a partir da demanda do negócio.

2. Priorize o controle de estoque

Outro ponto crucial para a saúde financeira das cafeterias é o controle de estoque, que inclui inventário constante e monitoramento das entradas e saídas.

Ao lidar com produtos perecíveis, é ainda mais importante manter o estoque ideal para a demanda, pois o excesso de itens parados significa perda e desperdício. 

No caso, o melhor é dividir as compras entre semanais e diárias para produtos frescos (frutas e pães, por exemplo), quinzenais para itens estocáveis de alto giro (leite, grãos de café e chás) e eventuais para produtos não perecíveis ou utensílios (copos, pratos, etc.).

3. Registre todos os custos

A saúde das suas finanças depende de uma contabilidade de custos precisa, pois você só pode lucrar se souber quanto gasta. 

Na cafeteria, você tem custos fixos como aluguel, folha de pagamento, pró-labore, aluguel de máquinas e serviços do contador, por exemplo, e ainda os custos variáveis com os ingredientes, impostos, manutenções e contas de consumo. 

Uma dica: não se esqueça de incluir o custo fixo de depreciação do seu maquinário, calculado de acordo com a frequência de uso e vida útil de cada equipamento.

4. Revise constantemente seu preço

A formação de preços é outra questão essencial nas finanças para cafeterias, e exige uma revisão contínua dos valores praticados.

Lembrando que seus preços precisam cobrir os custos variáveis, contribuir com os custos fixos, atender às expectativas dos clientes e ainda ser compatíveis com os da concorrência — gerando lucro depois de todos os descontos.

No caso, o segredo é calcular margens de lucro diferentes para cada produto, após identificar os carros-chefe do negócio e monitorar seus concorrentes. 

5. Acompanhe suas movimentações 

No dia a dia, as finanças para cafeterias devem ser acompanhadas de perto por meio do fluxo de caixa, relatórios financeiros e contas a pagar e a receber.  

Ao monitorar suas entradas e saídas, você tem uma visão clara do balanço comercial do negócio e pode ajustar os prazos de pagamento dos fornecedores de acordo com seus recebimentos. 

Para uma análise mais precisa, consulte relatórios contábeis como o DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) e balanço patrimonial, comparando diferentes períodos.

Agilize a gestão de finanças para cafeterias

Por mais organizado que você seja, a gestão de finanças para cafeterias envolve muitos detalhes e exige um monitoramento constante.

Se você não tem o dia todo para fazer cálculos e preencher planilhas, é melhor recorrer à tecnologia para não se perder entre os números. 

A solução é simples: uma plataforma de negócios 100% online como a Conta Azul, que oferece todas as funcionalidades de gestão em um único sistema. 

Assim, você tem uma frente de caixa online que integra suas vendas com faturamento, cobrança e estoque, além de emitir rapidamente as notas fiscais eletrônicas e boletos. 

No módulo financeiro, você acompanha seu fluxo de caixa em tempo real e visualiza, na mesma tela, as movimentações bancárias e contas a pagar e a receber. 

Quer mais? Ainda tem controle de estoque online, integração com o contador e app de vendas exclusivo. 

Então, se você quer acelerar e melhorar a gestão de finanças na sua cafeteria, vale a pena conferir uma demonstração da Conta Azul.

Gostou das dicas para alavancar seu negócio de cafés?

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