Fim do emissor gratuito: como as empresas reagiram em 2016

Durante boa parte do ano de 2016, boa as empresas que vendem produtos conviveram com um cenário de incertezas: a perspectiva de fim emissor gratuito de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) do governo, distribuído pela Sefaz. Apenas no fim do ano é que a medida foi revertida. 

Neste artigo, apresentamos o resultado de uma breve pesquisa com empresários sobre como eles estavam se preparando. 

De fato, o emissor gratuito não é a melhor opção para a maior parte da empresas, especialmente as que evoluem e aumentam no volume de vendas e de clientes. Nesses casos, buscar alternativas ao emissor continua fazendo todo sentido.

Fim do emissor gratuito: você está preparado?

A justificativa da Sefaz, responsável pelo desenvolvimento e manutenção do software, para descontinuar o aplicativo aponta a adesão das empresas a outras soluções, deixando de lado a opção gratuito. Levantamento do órgão indica que 92,2% das notas eletrônicas são geradas no Estado por emissores próprios.

Desenvolvido desde 2006 pela Sefaz de São Paulo, o emissor gratuito é oferecido para download pelas Sefaz de todos os estados, mais o Distrito Federal — onde, aliás, é possível emitir nota de serviço com o emissor.  O anúncio da decisão foi feito em abril.

Muita gente ainda não sabe ou não se organizou para encontrar a melhor alternativa ao emissor. O que fazer após a indisponibilidade do emissor? Para identificar se os empreendedores já estão se acostumando com a ideia, perguntamos a donos de pequenos negócios de todo Brasil para colher depoimentos sobre como eles estão lidando com a situação.

Diferentemente do apurado pela Sefaz, entre aqueles que responderam ao levantamento, 73,3% afirmaram que ainda usam o sistema sem custos para emissão da NF-e. Já entre os participantes que responderam “não” ao questionamento, apenas 25% sempre preferiram outra solução que não o aplicativo gratuito.

O que pode explicar a disparidade nos resultados é que o levantamento do órgão paulista considera o total de notas geradas, mas há diversos negócios que realizam poucos lançamentos do tipo por mês. Ou seja, apesar de o número de NF-e emitidas pelo aplicativo ser baixo, muitas ainda são as micro e pequenas empresas que o utilizam. 

Entre os participantes, há relatos variados contra o fim do emissor, defendendo que o órgão paulista reveja a decisão. Graziela Zan, da Grazi Cosméticos, por exemplo, diz: “Minha empresa é pequena com emissão de poucas notas fiscais mensais“.

O entendimento é o mesmo de Solismar Portella, da Chapecau Reparações Automotivas: “Não acho que a Sefaz devesse deixar de fornecer o emissor gratuito, pois pela quantidade de notas que preciso emitir, e acredito que a grande maioria de oficinas que tem como principal cliente a própria oficina, não tenho necessidade de ter meu próprio emissor, pois as vendas, independente do volume, são concentradas, exigindo poucas notas”.

Edimar Almeida, da Alccom, uma empresa voltada ao atendimento de indústrias e construtoras no segmento de EPIs, contou que ainda não definiu como substituir o emissor. “São tantos compromissos mensais para quem está começando…”, lamenta. E completa: “Pretendia deixar o investimento em um sistema para depois, para quando a engrenagem da empresa estiver funcionando”.

Outro empreendedor, Mario Deglmann, da Deglmann Assessoria Empresarial, explica que não utiliza o emissor gratuito, por ser prestadora de serviços, que emite NFS-e (nota fiscal de serviço eletrônica). “Porém, tenho muitos clientes que, por terem um volume baixo de emissão de notas fiscais, ainda usam a ferramenta, principalmente por ser gratuita.” O foco do negócio dele é oferecer serviços relacionados a temas contábeis e fiscais para outras empresas.

Será que a crise atrapalha investimento em novo sistema?

O investimento em um novo sistema é visto com cautela pelos participantes de nossa consulta. O momento de instabilidade política e econômica do país é uma das justificativas apresentadas para adiar a adoção de um software para emissão de notas. Afinal, trocar um sistema gratuito por um emissor pago não parece uma boa ideia para o negócio. Será mesmo?

Segundo relata Douglas Gayo, da Vettor Gestão Empresarial, é justamente o contrário: o investimento se mostra vantajoso no cenário atual, pois não há tempo a perder em atividades operacionais. “Precisamos canalizar o tempo gerindo nossa empresa da melhor forma possível e um sistema de gestão permite isso”, afirma, destacando que todo o faturamento da empresa é realizado de forma automatizada.

Diante desse exemplo, é válido ao empreendedor se questionar: será que a decisão da Sefaz-SP, que a princípio parece ruim para as finanças do negócio, não pode servir de estímulo para organizar toda a parte tributária e financeira da empresa em um só sistema?

Nessa análise, o micro e pequeno empresário deve considerar que, ainda que precise pagar por um programa de gestão, não o fará apenas pelo serviço de emissão de notas fiscais. No sistema da ContaAzul, por exemplo, essa é apenas uma das tarefas realizadas.

Controle financeiro de receitas e despesas, fluxo de caixa, integração bancária, emissão de boletos, organização de cadastros de clientes, de vendas e do estoque são outras das operações disponíveis. Dessa forma, o empreendedor pode ter mais tempo para se dedicar quase que integralmente às estratégias de crescimento do negócio.

No caso do sistema do ContaAzul, há ainda a vantagem de poder experimentar gratuitamente. Isso permite ter contato com todas as funcionalidades oferecidas e definir pelo investimento ou não com maior segurança. Se, após o período de testes, optar por não confirmar a adesão ao programa, a conta é cancelada automaticamente – ou seja, não há necessidade de comunicar sua decisão e nenhuma cobrança é gerada.

Se ainda está na dúvida, faça como Cristiane de Lima Caldeira, que atua como consultora de design estratégico e inovação diante da notícia de fim do emissor gratuito: “Estou avaliando com meu contador o melhor caminho, mas ainda não definimos a opção”.

Emissão de NF-e: vantagens ao negócio

A modernização do sistema tributário no país se deve, em grande parte, à adoção da NF-e. Antes dela, o empreendedor precisava preencher a nota em papel em três vias: uma para sua empresa, outra para o cliente e mais uma para o Fisco. No formato eletrônico, apenas um comprovante é emitido e direcionado ao cliente.

No sistema, é gerado um arquivo XML, que é emitido para a Secretaria Estadual da Fazenda de forma automática e eletrônica. Um certificado digital comprova a autenticidade do processo e pode ser consultado posteriormente pelo cliente.

Para a empresa, há vantagens como o menor custo de impressão e redução também de despesas com armazenagem de documentos fiscais. Isso sem falar na agilidade que o processo ganha e na facilidade que o relacionamento eletrônico com fornecedores traz.

Tempo é dinheiro: economize

Como você pôde ver neste artigo, contar com um sistema de gestão online para seu negócio não é exatamente um luxo, mas uma solução que vai ao encontro da sua atual necessidade de economia de tempo e recursos. Mesmo sem o fim do emissor gratuito, não faltam estímulos para essa escolha.

Converse com o seu contador, tire suas dúvidas sobre a emissão de NF-e e sobre a automatização dos processos. Esse profissional, com seu conhecimento e experiência, certamente pode auxiliá-lo a encontrar o melhor caminho, permitindo que a empresa cumpra com suas obrigações tributárias de maneira vantajosa.

Ainda não sabe qual alternativa ao emissor de NF-e adotar? Experimente grátis o ContaAzul!