Equipe Conta AzulPrático e seguro, o boleto bancário está entre as opções preferidas dos clientes para o pagamento. Só que a emissão e a cobrança dos boletos exige organização por parte das empresas. Se você não estiver preparado para controlar essa forma de pagamento, vai desperdiçar tempo com tarefas repetitivas e corre o risco de encontrar problemas ao calcular as contas a receber no fim do mês. Péssima ideia para algo que foi concebido para ser uma solução, não é mesmo?
No Brasil, estima-se que sejam gerados até quatro bilhões de boletos bancários anualmente. A presença massiva do boleto indica que ele não pode ser ignorado. Pelo contrário: deve ser otimizado por quem está interessado no crescimento da empresa.
Neste artigo, você vai aprender como emitir e gerenciar boletos bancários, vai entender a diferença entre o boleto registrado e o boleto simples – que está com os dias contatos – e vai conhecer uma alternativa otimizada para quem deseja controle e facilidade na emissão dos boletos, a partir de um sistema integrado a todas as finanças da empresa.
Preparamos um guia definitivo para você não ficar com nenhuma dúvida sobre esse título de cobrança tão presente na rotina das empresas. Vamos lá?
Como gerenciar a emissão de boletos bancários
Antes de continuar, é importante conceituar o boleto bancário, para eliminar ruídos de informação. Os boletos bancários correspondem a títulos de cobrança, podendo ser emitidos por pessoas jurídicas e físicas.
A popularidade dessa forma de cobrança pode ser explicada por vários fatores, desde a simplicidade até a flexibilidade, tanto para os clientes como para os empresários.
O processo é muito simples: você emite boleto bancário, que possui um código de barras e um código numérico, além de valor e data de vencimento. O cliente recebe o boleto em papel ou em um arquivo digital, em formato PDF, e efetua o pagamento pelo internet banking, em agências bancárias, nos caixas eletrônicos ou em lotéricas.
Para o empreendedor, a principal vantagem da emissão de boletos na comparação com outras formas de cobrança está no tempo que o dinheiro leva para entrar na conta. Quando o cliente opta pelo boleto e quita o valor, o dinheiro entra na sua conta em no máximo três dias úteis.
Muito mais rápido do que em uma venda por cartão de crédito, por exemplo, na qual você pode esperar até um mês para receber os valores. É por isso que muitas empresas incentivam a escolha por esse método de pagamento, oferecendo descontos de 10% ou 15% nas compras por boleto.
Para os consumidores, os boletos bancários também podem representar uma vantagem que vai além do potencial desconto. De acordo com a pesquisa mais recente do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), cerca de 55 milhões de brasileiros adultos não possuem conta em banco.
Eles representam mais de 40% dos maiores de 18 anos no país, e têm no boleto uma das únicas formas de pagamento, já que o acesso a cartão de crédito e débito depende de uma conta no banco.
Para emitir os boletos bancários, você precisa ter uma conta bancária e precisa contratar uma carteira de cobrança junto à instituição financeira ao qual está vinculado. Depois disso, basta identificar o cliente e estabelecer um prazo para o pagamento, que será a data de vencimento do documento.
A partir daí, vem a tarefa de gerenciar a emissão de boletos bancários. Isso é importante porque controlar o pagamento do cliente é estratégico para sua empresa: é a confirmação do pagamento que vai permitir a entrega do produto ou a realização do serviço, e a agilidade desse processo impacta na qualidade percebida pelo seu cliente.
São várias etapas, cuja integração é essencial para o sucesso da sua empresa: o ato da compra, a emissão do boleto bancário, o pagamento, a confirmação do pagamento e a entrega do produto.
Como veremos nos próximos tópicos, existem softwares que facilitam esse gerenciamento, automatizando tarefas que, de outra forma, exigiriam tempo e esforço manual.
Antes de abordar as facilidades trazidas pelo sistema de gestão, no entanto, é importante entender as diferenças entre os tipos de boletos existentes, porque isso vai impactar na decisão por um sistema de gestão e no controle financeiro da sua empresa.
Boleto registrado ou sem registro
Os boletos bancários se dividem em dois tipos principais: boleto registrado e boleto simples, sem registro. A diferença está na inscrição do documento no banco emissor – enquanto o boleto registrado exige que qualquer alteração na forma de pagamento seja repassada ao banco, o boleto sem registro não tem suas informações acompanhadas pela instituição financeira, o que reduz as taxas e oferece maior flexibilidade às empresas.
Mas as diferenças vão além. A falta de controle sobre o boleto sem registro, embora seja benéfica às empresas, traz impactos para a segurança do sistema, impactando empresas, bancos e consumidores. Para entender melhor, vamos detalhar como funciona a emissão dos boletos sem registro.
Muito popular no e-commerce, o boleto sem registro vem sendo utilizado desde a criação dos boletos bancários, em 7 de outubro de 1993, por meio da Carta Circular nº 2.414. Na prática, o boleto sem registro é emitido por uma empresa (cedente) sem que o banco seja informado sobre quem realizará o pagamento (sacado). Valores e data de vencimento também não precisam ser discriminados no documento.
O ponto positivo do boleto bancário sem registro está na flexibilidade oferecida por essa forma de pagamento. A lógica é simples: quanto mais simples e sem obstáculos for o caminho até o pagamento, melhor para os clientes e para a empresa.
A preferência das empresas por esse modelo também se é explicada pelo fato de que os bancos só cobram pelos boletos compensados. Se o cliente desistir da compra, o empresário não precisa pagar pelo serviço da emissão do boleto. Além disso, as taxas de emissão dos boletos sem registro costumam ser mais baixas.
Só que essa faca tem dois gumes. Toda essa essa flexibilidade reduz o controle sobre a cobrança. Embora sejam cobradas multas e juros por atraso, nenhuma penalidade pode ser aplicada no caso da falta de pagamento.
Quem vende e emite o boleto precisa verificar – muitas vezes de forma manual – o desfecho do pagamento, para se certificar de que o preço e a data correspondem ao combinado no momento da venda. Se a empresa não possui um sistema de gestão financeira integrado com contas a receber, pode ficar difícil controlar os recebimentos, dependendo do volume da movimentação.
Como você já percebeu, embora o boleto sem registro tenha emissão mais prática e menos burocrática, a falta de segurança, o controle frágil e a carência de informações aumentam o risco de fraudes e cobranças indevidas. Quem perde, quando isso acontece, não é apenas você, empresário. Clientes e bancos enfrentam inconvenientes e prejuízos que poderiam ter sido evitados com a emissão do boleto registrado.
Isso porque o boleto registrado exige que qualquer alteração na forma de pagamento seja comunicada ao banco emissor do boleto, que faz o acompanhamento das informações. O boleto registrado fica inserido no sistema do banco desde a sua emissão, o que garante a transparência, a rastreabilidade e a segurança da operação.
Funciona assim: a empresa que fecha a venda precisa comunicar ao banco o nome, CPF ou CNPJ do cliente, além do preço do boleto e data limite de pagamento. Ao emitir o boleto registrado, um arquivo é criado e enviado ao banco.
Ao contrário do boleto bancário simples, o boleto registrado é cobrado pelo banco no momento da emissão, e não na finalização da cobrança, como ocorria com o boleto simples. Esse encargo ainda provoca resistência por parte de empresários interessados na redução de custos, mas, como veremos a seguir, as vantagens oferecidas pelo boleto registrado valem o seu preço.
Vantagens do boleto registrado
Ao exigir um controle mais rígido sobre as informações de cobrança, o boleto registrado traz segurança e transparência, principalmente para a empresa que vendeu o produto ou serviço e para o banco emissor do documento.
Além disso, o boleto registrado permite o protesto imediato do título em cartório caso não haja pagamento, desde que o serviço tenha sido realizado ou o produto entregue. A exceção para essa regra são as lojas de e-commerce ou as vendas em que a cobrança é realizada antes da realização do serviço ou entrega do produto.
Outra vantagem do boleto registrado é a gestão de carteira. Ao ficar inserido no sistema do banco emissor, o boleto registrado pode ser controlado pela empresa que o emitiu. Com um sistema de gestão integrado, é possível identificar, sem esforço, quem efetuou o pagamento de determinado produto e serviço e quando o valor foi quitado.
Na prática, essa facilidade traz agilidade na operação financeira da sua empresa, já que o boleto registrado é automaticamente inserido nas contas a receber. Além disso, você não precisa fazer consultas manuais para descobrir se o valor foi quitado. Quando o cliente efetua o pagamento, o valor é atualizado e encaminhado para o fluxo de caixa do seu sistema de gestão.
Esse mecanismo centraliza todas as informações e economiza o seu tempo – basta acessar o sistema de gestão para acompanhar a situação dos boletos emitidos. A funcionalidade fica restrita aos boletos registrados. Assim, quem valoriza o controle e a otimização de processos tem mais um motivo para migrar definitivamente para o boleto registrado e inseri-lo no sistema de controle financeiro.
Além disso, com o boleto registrado, as operações através do DDA (Débito Direto Autorizado), ficam mais seguras e cômodas. O boleto vencido pode ser pago em qualquer agência ou atualizado no site do banco emissor.
Tamanha praticidade e segurança em relação ao boleto simples levaram a Federação Brasileira de Bancos (Febraban) a decidir pelo encerramento do boleto simples. Veremos os detalhes dessa mudança a seguir.
Fim do boleto simples
O boleto simples vai acabar. Por decisão da Febraban, levando em consideração os pontos negativos do boleto sem registro, como a falta de controle da cobrança e a insegurança para empresas, clientes e bancos, essa forma de pagamento está com os dias contados.
O projeto Nova Plataforma de Cobrança, implementado pela federação, estabelece um cronograma para o encerramento definitivo do boleto simples. Ele será abolido gradativamente pelas instituições financeiras, que passarão a adotar apenas o boleto registrado.
O cronograma para a adoção do modelo do boleto bancário com registro em todas as faturas, seja qual for o seu valor, chega ao fim em setembro de 2018. Ele já deveria ter entrado em vigor em 2017, mas o elevado volume de documentos emitidos motivou os bancos a adiarem a mudança. Como citamos no início desse artigo, há estimativas de que quatro bilhões de boletos são emitidos por ano no Brasil – a maioria deles simples.
Para atenuar esse impacto em um cenário com presença massiva do documento, as instituições financeiras adotaram um período de adaptação entre os modelos. O projeto está sendo realizado por etapas e tem, como data derradeira, o mês de setembro de 2018.
Desde março de 2018, boletos com valores a partir de R$ 800,00 estão obrigados a adotarem o modelo registrado, sendo vetada a modalidade de boleto simples.
Até 25 de agosto, a exigência é ampliada para boletos com valores a partir de R$ 400,00. A partir de 13 de outubro, boletos com valores de R$ 100,00 ou mais serão obrigados a adotarem o modelo registrado. A partir de 27 de outubro, boletos simples abaixo desse valor também são eliminados.
Finalmente, em novembro, o processo se conclui com a inclusão dos boletos de cartão de crédito e de doações, entre outros. Na prática, a partir de 10 de novembro, não existirá mais boleto sem registro no Brasil.
Sistema para emissão de boletos bancários
A única maneira de a sua empresa emitir boletos bancários é por meio de um programa que faça a emissão dos títulos. E é aí que surge a oportunidade de dar um passo à frente e optar por um sistema de gestão que integre a emissão de boletos ao controle financeiro da sua empresa, como a solução de cobranças da Conta Azul.
Imagine um cenário em que o pagamento do boleto pelo cliente é atualizado automaticamente no seu sistema financeiro. Você ganha tempo, agiliza processos e automatiza tarefas repetitivas, porque tudo fica integrado no Conta Azul.
Tudo é resolvido online e em poucos cliques, da contratação à emissão, do envio ao controle de recebimentos. Escolhendo a Conta Azul, você não precisa mais mexer com arquivos de remessa e retorno e acaba livre de custos fixos e escondidos.
Depois de contratar o sistema, a emissão de boletos bancários pelo Conta Azul é muito simples. Em um primeiro momento, você precisa encaminhar os trâmites com o gerente do banco. Isso é importante para acertar as taxas cobradas pelo boleto registrado e atualizar suas informações com a instituição financeira, para prevenir erros e garantir a eficiência da cobrança. Aí, é só seguir o passo a passo do sistema e emitir os boletos sem complicações.
Além da praticidade oferecida pelo sistema de gestão para emissão de boletos, a solução de cobranças da Conta Azul também vale a pena do ponto de vista financeiro: você só terá custos quando seu cliente pagar o boleto, de forma total ou parcial. A Conta Azul assume custos para facilitar a gestão do seu negócio, de forma que boletos não compensados, alterações e cancelamentos têm custo zero. Em resumo, adotar o sistema para emitir os boletos trará os seguintes benefícios para sua empresa.
- Maior controle: controle total de quem pagou e quem não pagou os boletos
- Maior automatização: integração dos boletos com sistema financeiro
- Menor burocracia: o cadastro ocorre diretamente no Conta Azul, sem homologação no banco, sem configurações complicadas nem campos enormes de preenchimento
- Ganho de tempo: os valores pagos são transferidos automaticamente para a conta bancária de sua empresa
- Menos erros: você não precisa enviar arquivo de remessa para o banco, porque o sistema da Conta Azul se encarrega disso.
- Menor desperdício: você não terá custos sobre boletos bancários não pagos, alterados ou cancelados.
