Ferramentas de gestão que podem impulsionar sua empresa

0 Comentários Publicado:  Assunto: Gestão e Negócios

Uso de ferramentas de gestão em pequenas empresas

Você utiliza ferramentas de gestão para qualificar os resultados da sua empresa? Se não o faz, está perdendo boas oportunidades. Há instrumentos capazes de oferecer contribuições valiosas para a tomada de decisões e elaboração de estratégias em cenários diversos. E o melhor: atendem perfeitamente aos pequenos negócios.

Neste artigo, você vai conferir:

  • A importância das ferramentas de gestão
  • Como o Business Model Canvas contribui com seu negócio
  • Matriz BCG: o que é e como aplicar
  • 5W2H: o que é e como aplicar
  • Análise SWOT: o que é e como aplicar
  • Six Sigma: o que é e como aplicar
  • Matriz GUT: o que é e como aplicar
  • Ciclo PDCA: o que é e como aplicar
  • Quais são as 5 Forças de Porter e como aplicá-las
  • Como a tecnologia qualifica ainda mais a gestão. Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

O uso de ferramentas de gestão em pequenas empresas

Você certamente já leu ou ouviu os resultados de alguma pesquisa que destacava a alta mortalidade das pequenas empresas. Em uma das mais recentes, publicada em 2015, o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) apontou que 22,8% dos negócios abertos no Brasil não superam o primeiro ano de vida.

Se você se pergunta sobre as razões para o fechamento precoce de tantas empresas, vale observar o que o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) apontou em seu estudo Fatores Condicionantes e Taxa de Mortalidade de Empresas no Brasil.

Não chega a ser surpreendente que a maioria deles está diretamente relacionado com a gestão. Confira:

  • Capital de giro insuficiente
  • Dificuldade para lidar com a alta carga de impostos
  • Baixo número de clientes
  • Dificuldade para enfrentar a concorrência
  • Baixo lucro e dificuldade financeira
  • Inadimplência no cumprimento de suas obrigações.

Veja por essa relação que, entre aqueles que encerram as atividades em menos de 12 meses depois de iniciá-las, predominam desafios comuns a toda e qualquer empresa.

Dessa forma, é correto acreditar que o problema está na forma como seus gestores enfrentaram tais obstáculos. Afinal, um empreendedor cuidadoso tem um planejamento estratégico definido para os cenários positivos e negativos. Ele sabe que a vida de uma empresa não é feita apenas por períodos de vacas gordas.

E se você acha que gerenciar uma empresa é difícil, que se dedicar ao controle financeiro é entediante e que não há tempo para planejar as decisões à frente dela, você corre o risco de ir pelo menos caminho.

A boa notícia é que a sua tarefa pode ser facilitada por ferramentas de gestão. Muito daquelas ações nas quais você encontra dificuldade ou pelas quais revela desinteresse pode ser realizado de maneira prática e fácil. Basta recorrer à ajuda de instrumentos que já ajudaram incontáveis empreendedores.

Como você vai ver na sequência deste artigo, para cada problema, há uma solução específica.

Uso de ferramentas de gestão em pequenas empresas

8 ferramentas para qualificar a gestão da sua empresa

Se você precisa definir prioridades na empresa, carece de elementos para projetar o seu futuro ou para se posicionar no mercado, use as ferramentas à sua disposição e melhores os resultados do negócio.

Business Model Canvas

O que é: ferramenta visual de análise das principais áreas de uma empresa.

No que ajuda: criar, testar ou rever o modelo de negócio.

O Business Model Canvas, também conhecido como Quadro de Modelo de Negócios, é uma ferramenta de gestão utilizada especialmente no planejamento de uma empresa a ser criada. Pode, também, ser útil para analisar se o projeto atual se comporta dentro do esperado.

Sua principal característica está na projeção em um mapa visual das áreas do negócio e das relações entre elas. Esse é um exercício que busca responder quais são as fontes de receita da empresa, o que ela oferece ao mercado, com que recursos e parcerias conta e quem são os seus clientes, entre outras questões.

Conforme as ideias surgem, devem ser aplicadas com adesivos autocolantes, de modo a permitir que sejam movimentadas entre os nove blocos do quadro:

  1. Segmento de clientes: qual seu público-alvo e as necessidades dele
  2. Proposta de valor: qual o diferencial competitivo da empresa
  3. Canais: por quais meios o cliente deve ser atendido
  4. Relacionamento com clientes: de que forma será construído o vínculo com aqueles que negociam com você
  5. Fontes de receita: como a empresa vai ganhar dinheiro
  6. Recursos principais: como a empresa pode criar valor para o cliente
  7. Atividades principais: que ações são exigidas pela proposta de valor, construção de canais e manutenção de relacionamentos
  8. Parceiros principais: quais alianças serão estabelecidas
  9. Estrutura de custos: quais são os gastos inerentes ao modelo de negócio.
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Matriz BCG

O que é: análise gráfica do valor da empresa, seus produtos e serviços.

No que ajuda: determinar a estratégia adotada a cada produto, serviço ou ao próprio negócio.

Na hora de avaliar a empresa, construir uma Matriz BCG pode dar ao empreendedor subsídios suficientes para a tomada de decisão. Essa é uma representação gráfica que permite identificar o momento e projetar o futuro daquilo que o negócio oferece.

Sua aplicação inicia ao colocar no papel tudo o que a empresa entrega ao cliente, sejam produtos ou serviços. Em seguida, é preciso informar o atual volume de vendas de cada item e o volume registrado há um ano.

Como próximo passo da Matriz BCG, deve ser encontrada a taxa de crescimento, que corresponde à seguinte fórmula: volume atual - volume anterior / volume anterior x 100%. Por exemplo, se um produto hoje vende 50 unidades por mês e, há um ano vendia 45, o cálculo será: 50 - 45 / 45 x 100 = 11,11%. Depois, classifique os itens em ordem crescente.

Feito isso, você deve encontrar o percentual que corresponde à participação de mercado de cada produto ou serviço. Por exemplo, se a mercadoria gera R$ 10 mil em vendas por ano e o mercado dela negocia até R$ 100 mil no período, sua participação será de 10%.

Já a participação relativa compara seu desempenho ao do concorrente mais próximo. A ideia é dividir o seu valor pelo dele, ou seja, se você vendeu R$ 10 mil e ele R$ 8 mil, será de 1,25%. Já se ele vendeu R$ 12 mil, será de 0,83%.

Não canse ainda, pois você vai ver como todos esses cálculos vão valer a pena. Agora, faça um gráfico do tipo cartesiano, aquele em formato de L. Na linha vertical, vai a taxa de crescimento; na horizontal, a participação no mercado.

O ponto onde as linhas se cruzarem será responsável por enquadrar o item em uma das quatro classificações possíveis:

  • Estrelas: boa taxa de crescimento e boa participação no mercado.
  • Pontos de interrogação: boa taxa de crescimento, mas baixa participação no mercado.
  • Vacas leiteiras: baixa taxa de crescimento, mas ainda boa participação no mercado.
  • Abacaxis: baixa taxa de crescimento e baixa participação no mercado.

A partir desses resultados, você poderá decidir com maior embasamento se é o momento de investir no aumento da participação de mercado do item, na sua preservação ou retirada do mercado, que pode ser imediata ou planejada a curto prazo.

Para facilitar seu entendimento, veja no gráfico abaixo, de autoria de Arnaldo Rabelo, como a Matriz BCG é construída.

Uso de ferramentas de gestão em pequenas empresas

5W2H

O que é: check list de atividades relacionadas a um projeto.

No que ajuda: planejar ações para execução e realização de metas.

Apesar do nome estranho, a 5W2H é, entre as ferramentas de gestão, uma das mais fáceis de entender e de aplicar. Ela se refere a uma sequência de ações planejadas, cuja estratégia depende das respostas a sete perguntas. Cinco delas iniciam pela letra W (em inglês) e duas pela letra H - vem daí a origem do seu nome.

A melhor forma de utilizar a ferramenta é criando uma planilha no Excel ou Google Drive, definir uma coluna para cada questão a responder e, em seguida, preencher com as metas e ações que farão parte do seu planejamento.

Veja quais são as sete perguntas e, em seguida, um exemplo de sua aplicação:

  • What (o que): qual a meta a realizar
  • Why (por que): quais são as razões para a proposição da meta
  • Where (onde): em que local ou área da empresa a meta será realizada
  • When (quando): quais são os prazos para a realização da meta
  • Who (quem): quem fará o que para o cumprimento das etapas até a realização da meta
  • How (como): como serão desenvolvidas as ações para a realização da meta
  • How much (quanto): qual o custo de concretização da meta para a empresa.

Exemplo de aplicação da 5W2H:

  1. O que: reduzir o custo fixo do negócio em 10%
  2. Por que: para definir um preço de venda mais baixo que o dos concorrentes
  3. Onde: em todos os setores
  4. Quando: alcançar a redução de custos de 2% em 1 mês, 5% em três meses e 10% em seis meses
  5. Quem: caberá ao gerente financeiro implementar as ações de redução de custos
  6. Como: serão levantados todos os custos fixos, identificando oportunidades de economia
  7. Quanto: o único gasto da meta será em tempo e empenho de todos os envolvidos.

Nesse exemplo, definimos como meta a redução de custos, mas poderia ser o lançamento de um produto, quitar pendências financeiras, abrir uma filial, elevar a carteira de clientes, ampliar o faturamento, enfim, tudo aquilo que é prioritário para o seu negócio.

Uso de ferramentas de gestão em pequenas empresas

Análise SWOT

O que é: ferramenta de análise de cenário e planejamento estratégico.

No que ajuda: identificar pontos fortes e fracos da empresa para fortalecer sua participação no mercado.

Outras das ferramentas de gestão indispensáveis, a Análise SWOT possibilita ao gestor identificar pontos positivos e negativos da empresa no presente e, ao projetar uma visão de futuro, avaliar quais são as oportunidades e as ameaças para o seu crescimento no mercado.

Seu propósito é o de destacar potencialidades, estabelecer um diferencial competitivo e corrigir fragilidades perante os concorrentes. Para tanto, o gestor deve responder a quatro questionamentos, que formam o acrônimo FOFA, como a ferramenta é conhecida em português:

  • Forças: os pontos fortes do negócio (pense nas suas vantagens competitivas)
  • Fraquezas: os pontos fracos do negócio (tudo que o leva a perder vendas ou a elevar custos)
  • Oportunidades: as oportunidades para o negócio (conforme seus indicadores e metas)
  • Ameaças: os riscos para o negócio (como a concorrência pode atuar para reduzir suas vendas ou elevar seus custos).
Uso de ferramentas de gestão em pequenas empresas

Six Sigma

O que é: modelo de gestão de processos de qualidade.

No que ajuda: testar novos processos, produtos ou serviços e qualificar os antigos.

A Six Sigma é uma ferramenta que propõe uma análise objetiva sobre o desempenho da empresa. Ela busca mensurar a frequência com que um processo imperfeito se repete, estabelecendo uma taxa de desperdício e definindo um padrão aceitável para o uso de recursos em uma tarefa.

Sua busca é por maior eficiência, economia e qualidade na empresa, o que pode ser alcançado a partir de duas metodologias diferentes:

DMAIC - voltada a melhorar processos ativos:

  • Definir: qual processo carece de melhorias
  • Mensurar: avalia o desempenho e a causa do desperdício
  • Analisar: propõe estratégias corretivas
  • Incrementar: coloca em prática as soluções propostas
  • Controlar: verifica os resultados e se há necessidade de novos ajustes.

DMADV - destinada a novos produtos e processos:

  • Definir: estabelece um objetivo conforme a estratégia da empresa
  • Mensurar: indica o que se espera do produto ou processo
  • Analisar: avalia como chegar ao nível desejado
  • Desenhar: testa a viabilidade do projeto e planeja a aplicação
  • Verificar: coloca em prática e monitora os resultados.
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Matriz GUT

O que é: matriz de priorização de tarefas.

No que ajuda: definir o que é mais urgente entre as demandas da empresa.

Se o seu desafio é priorizar ações, não há como escapar da Matriz GUT, que considera a gravidade, urgência e tendência do processo para uma tomada de decisão menos prejudicial e mais assertiva para a empresa.

É uma ferramenta relativamente complexa, mas de resultados precisos. Para aplicá-la, é necessário montar uma tabela com cinco colunas: Ação, Gravidade, Urgência, Tendência e GUT.

Em seguida, liste as tarefas no campo Ação. Depois, defina uma pontuação de 1 a 5 para cada atividade nos demais campos, sendo que o número 5 indica uma tarefa extremamente grave, que necessita de ação imediata e cuja tendência sugere que pode piorar rapidamente.

No campo GUT, estará o resultado da multiplicação da pontuação registrada em Gravidade, Urgência e Tendência. A tarefa de GUT mais alto é a prioritária.

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Ciclo PDCA

O que é: ferramenta de qualificação de processos com base em ações cíclicas.

No que ajuda: estabelecer uma estratégia de gestão de erros na empresa.

O Ciclo PDCA é uma ferramenta que pode ser utilizada para finalidades diversas em um negócio, como redução de custos, qualificação do atendimento ou promoção de treinamentos, por exemplo. Seja qual for a meta, a ideia é estabelecer uma sequência de ações cíclicas, como o nome sugere. Ou seja, o processo se repete e não há um fim pré-determinado.

Se há algo a corrigir na empresa, esse é um instrumento perfeito. Seu nome é originário do inglês, e cada letra indica uma das etapas do ciclo:

  • P: Plan - planejar
  • D: Do - fazer
  • C: Check - checar
  • A: Action - agir

Sua aplicação é simples e inicia com um diagnóstico empresarial, de forma a identificar processos que podem alcançar maior nível de qualidade. Depois, deve ser elaborado um plano de ação, colocado em prática, avaliado e aperfeiçoado, retomando novamente a fase do planejamento para reduzir ainda mais a ocorrência de falhas nos processos.

Para facilitar o desenvolvimento do Ciclo PDCA na sua empresa, utilize o diagrama a seguir.

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5 Forças de Porter

O que é: modelo de análise competitiva entre empresas.

No que ajuda: entender a concorrência e definir estratégia para superá-la.

Se o mercado anda concorrido demais, uma boa estratégia é utilizar o método proposto pelo pensador americano Michael Porter. Ele permite identificar onde estão as principais ameaças promovidas pelos competidores e o potencial da sua empresa para se diferenciar e sair na frente.

Como o nome sugere, o modelo é baseado em cinco forças competitivas:

  1. Rivalidade com concorrentes: quem são e quais são suas vantagens competitivas
  2. Entrada de novos concorrentes: o que cabe à sua empresa para desestimular esse movimento
  3. Ingresso de novos produtos: que bens ou serviços podem se igualar ou superar aquilo que oferece
  4. Poder de negociação de fornecedores: como manter parceiros sem depender deles
  5. Poder de negociação de clientes: como garantir que não migrem para a concorrência.

Ao colocar em prática sua análise com base nas 5 Forças de Porter, o gestor adquire subsídios para lidar melhor com a concorrência, explorando seus pontos fortes e atacando os pontos fracos. É essa estratégia que permite, por exemplo, adotar políticas mais agressivas de preço.

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Tecnologia qualifica ainda mais a gestão

Neste artigo, você conheceu ferramentas de gestão capazes de mudar a sua empresa de patamar, qualificando processos internos e fortalecendo o negócio para o enfrentamento de fatores externos.

Antes de concluir, vale citar outro instrumento que contribui de maneira significativa com cada uma das metodologias citadas. Afinal, se você precisa de um diagnóstico das finanças e do fluxo das demandas na empresa, necessita conhecer seu cliente, custos e despesas, além de detalhes sobre vendas e faturamento, a tecnologia dá uma mãozinha.

Essas são informações que estão facilmente ao alcance do empreendedor que utiliza um sistema de gestão online com armazenamento em nuvem. De qualquer lugar, a qualquer momento, ele pode checar tudo aquilo que necessita para a tomada de decisão na empresa. Isso traz agilidade, precisão e qualifica bastante o uso de ferramentas como as que vimos neste artigo. Infográfico - Use um sistema de gestão e pare de perder dinheiro  Um sistema de gestão permite decisões mais precisas e ajuda a economizar.  Baixe agora este infográfico para entender como. Baixar grátis

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Vinicius Roveda
Sobre o autor

CEO da ContaAzul. É formado em Ciência da Computação pela UDESC e tem MBA em Business e Product Manager pela Fundação Getúlio Vargas.

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