Ferramentas de comunicação interna para pequenas empresas

Ferramentas de comunicação interna

O gestor que deseja ter sua equipe falando a mesma língua, com funcionários alinhados, tem nas ferramentas de comunicação interna uma oportunidade de qualificar processos. Mesmo em pequenas empresas, é possível ser bem-sucedido nessa estratégia sem gastar tempo e dinheiro.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

Razões para melhorar a comunicação interna

Ao conhecer o que a comunicação interna pode fazer pela sua empresa, fica mais fácil perceber que não se trata de um luxo, mas de uma necessidade. Aprenda com as grandes organizações e veja algumas razões para apostar nessa ideia.

Redução de ruídos

Quando a comunicação interna é negligenciada, ruídos acabam integrados à rotina, gerando conflitos e impactando no resultados.

De um lado, rumores e conversas paralelas tomam tempo e semeiam a discórdia, afastando os colaboradores do seu objetivo e acarretando insatisfação geral com o trabalho. De outro, a falta de entendimento entre as diferentes áreas da empresa contamina processos e chega ao final da cadeia, prejudicando o atendimento ao cliente e as vendas.

Não há justificativa para isso ocorrer em uma pequena empresa. É preciso haver aproximação e diálogo.

Construção de imagem positiva

O seu investimento em marketing e publicidade pode ir por água abaixo se a imagem que os colaboradores passam da empresa destoa daquela que você anuncia. Definitivamente, é preciso que todos falem a mesma língua.

A comunicação é peça-chave para que uma visão positiva seja construída interna e externamente. Se bem trabalhada, com as ferramentas adequadas, ela reverte um processo de descontentamento que chegaria ao cliente, seja no contato direto com ele ou através de comentários postados e compartilhados na internet.

Aumento da produtividade

Uma estratégia de comunicação interna é capaz de despertar no colaborador a real noção sobre a sua importância para a empresa. Lembre-se daquela figura de linguagem, que indica que cada funcionário é uma peça fundamental para o funcionamento da engrenagem. É sobre isso que estamos falando aqui.

Quando ele entende o seu valor, sabe qual é o seu papel e percebe de que forma isso é relevante para que a empresa alcance seus objetivos, ele tende a se sentir parte do processo e, motivado, torna-se mais produtivo. Há ferramentas de comunicação capazes de estimular tal comportamento.

Incentivo à inovação

Não há dúvidas que a inovação pode ser um diferencial competitivo para que uma empresa se destaque do mercado. Mas por vezes fica difícil dedicar tempo para pensar em soluções criativas, não é mesmo?

A saída pode estar no envolvimento de todos, com ações de comunicação interna que favoreçam a troca de ideias e experiências, propondo novas formas de enfrentar velhos problemas. Acredite: seu colaborador tem muito a ajudá-lo nesse desafio e sairá bastante motivado se puder participar.

7 ótimas ferramentas de comunicação interna

Agora você já sabe que, mesmo sendo um micro ou pequeno empresário, seu negócio pode se beneficiar muito com a comunicação interna. E o que não faltam são ferramentas para isso, algumas mais adequadas ao seu perfil do que outras.

Vamos reproduzir abaixo um quadro publicado no livro Comunicação Empresarial (Iesde Brasil), de Luiz Roberto Dias de Melo. Perceba nele a variedade de opções para elaborar a sua estratégia.


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  • Caixa de sugestões
  • Campanhas motivacionais

Vamos falar agora mais detalhadamente sobre algumas das ferramentas de comunicação interna que melhor se aplicam às pequenas empresas.

Intranet

Como o nome indica, essa é uma rede interna, uma espécie de internet corporativa que facilita a troca de informações entre todas as áreas da empresa. Com acesso restrito aos gestores e colaboradores, pode ser usada em complemento a outras ferramentas, como ao divulgar informativos e comunicados. Seu ponto fraco é a necessidade permanente de atualização.

Quadro de avisos

Também chamado de mural de recados, é útil para avisos importantes aos colaboradores, como sobre folgas, feriados e horários diferenciados. Pode trazer também contribuições dos próprios funcionários e abordagens motivacionais da equipe.

Caixa de sugestões

Nem todo colaborador se sente à vontade para expor suas opiniões diretamente ao gestor ou na frente dos colegas. Mas isso não significa que ele não tenha algo importante a dizer. A caixa de sugestões permite que todos participem e ajuda a qualificar processos, especialmente quando críticas anônimas são percebidas como oportunidades de melhoria.

Correio eletrônico

O popular e-mail é barato e eficaz para recados gerais, como para agendar uma reunião ou dividir com os colaboradores alguma novidade sobre a empresa. Possui também um caráter mais profissional que um grupo no Whatsapp, por exemplo, cujo funcionamento envolveria o telefone pessoal do funcionário. Mas é preciso usar a ferramenta com muita objetividade.

Manual do colaborador

É especialmente útil para integrar os novos colaboradores, funcionando como um guia de boas-vindas. O manual pode trazer informações sobre normas internas e benefícios aos quais o trabalhador tem direito, além de apresentar outras ferramentas de comunicação interna existentes. Prefira uma linguagem leve e objetiva para não assustar os novatos.

Integração de funcionários

No início deste artigo, falamos sobre como a comunicação pode reduzir ruídos entre os setores da empresa. Uma das formas mais eficazes de alcançar esse objetivo é através de dinâmicas entre os colaboradores. Ações de integração permitem que eles se conheçam melhor e saibam como cada um contribui para que as metas se concretizem.

Jornal, revista ou newsletter

O formato depende de custos (a impressão é um deles) e da penetração da leitura na equipe (a versão virtual precisa de incentivo para ser visualizada). Deve trazer as principais notícias de interesse geral, novidades, curiosidades e utilidades.

É importante lembrar, contudo, que um processo de comunicação se completa quando a mensagem vai e volta. Ou seja, os colaboradores devem contribuir com a produção do material e se sentirem representados nele. Uma boa ideia é dividir a responsabilidade de elaboração com sua equipe.

Aposte na força da comunicação

Esperamos que este artigo tenha trazido informações relevantes sobre o uso de ferramentas de comunicação interna para a qualificação de processos. É válido estudar qual das estratégias melhor se encaixa na sua realidade, mas agora você já sabe que pode se beneficiar sem que seja preciso gastar tempo e dinheiro nisso. As opções estão à mesa: que tal colocá-las em prática?

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Qual das ferramentas parece mais útil para melhorar a comunicação na sua empresa? Comente!

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