Equipe da Conta Azul
Sobre o que estamos falando?
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Fechamento mensal é o processo de conferência de todas as movimentações financeiras, trabalhistas, fiscais e contábeis da empresa, considerando o período de um mês;
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Esse controle permite ao gestor visualizar seu faturamento, lucros, prejuízos e organizar melhor os seus pagamentos;
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Todos os meses, seja qual for a empresa, o gestor financeiro ou até mesmo o dono do negócio precisa ter uma visão do fechamento mensal. Este processo indica o faturamento, o lucro e todos os gastos na operação neste período.
Porém, nem sempre o empreendedor entende o passo a passo e os cálculos envolvidos nessa atividade, que requer um rigoroso controle financeiro. Afinal, é com o registro de todas as movimentações da empresa que se tem um resultado realista das finanças .
No fechamento mensal, nada pode ficar de fora: da contratação de um novo funcionário até a compra de uma resma de papel. Neste conteúdo, entenda como funciona este processo de ponta a ponta, para acompanhar melhor o trabalho do financeiro e da contabilidade.
Faça uma boa leitura!
Confira os tópicos:
O que é fechamento mensal do caixa?
O fechamento mensal de caixa é a análise de todas as movimentações financeiras, contábeis, fiscais e trabalhistas da empresa no mês anterior.
Trata-se de um processo que vai além da conferências das entradas e saídas do fluxo de caixa, no qual também são verificadas informações comopagamento de impostos, vendas, gastos trabalhistas até o estoque.
Inclusive, até a inadimplência é levada em conta, pois se houve subtração de produtos ou serviços sem o devido pagamento, esse é um número a ser considerado.
Ambos são processos financeiros e administrativos de grande importância. Devem ser feitos com cuidado e com o auxílio das ferramentas certas, como um sistema ERP online ou planilha, para quem ainda não conta com apoio da tecnologia.
Toda essa operação - do controle do fluxo de caixa diário até o fechamento mensal, permite verificar como anda o financeiro, identificar gargalos, custos muitos altos e oportunidades de investimentos de uma empresa, conforme os resultados obtidos dentro daquele mês.
Vale lembrar que não é boa ideia que o empreendedor execute todo este processo sozinho. O profissional da contabilidade é o aliado mais indicado para essa operação. Ele conhece todas as vírgulas desse trabalho e ainda se responsabiliza legalmente pela prestação de contas.
Mas, ao entender como funciona o fechamento mensal, o dono do negócio consegue analisar junto ao contador os resultados, acompanhando melhor o trabalho deste profissional.
Se não saber onde encontrar um contador, use nosso buscador.
Quais informações devem constar no fechamento mensal do caixa?
O contador precisa de algumas informações e documentos para fazer o fechamento mensal. Separamos todos eles em categorias para que você entenda melhor. Confira.
1. Movimentação trabalhista
Os documentos dessa categoria tem a ver com todas as relações de trabalho dentro do negócio. Estamos considerando aqui quem trabalha com carteira assinada, prestadores de serviço no formato pessoa jurídica, terceirizados e semelhantes. Estagiários também entram nessa conta.
Esses documentos são conectados ao processamento da folha e são escriturados na contabilidade. Por fim, podem ser usados na análise de obrigações acessórias.
Nessa categoria, entram documentos como:
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Guia de impostos ou contribuições: INSS, FGTS, contribuição sindical e outras contribuições;
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Movimentos e recibos: relacionados aos serviços contratados de autônomos e cooperados;
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Recibos de pagamento: salários, pró-labore, férias, vale-transporte e atestados médicos de funcionários.
2. Movimentação fiscal
É preciso muita atenção com os documentos desta categoria. Afinal, manter as obrigações fiscais em dia é essencial para uma gestão financeira eficiente, na qual o empreendedor tenha controle total sobre as movimentações da empresa.
Além disso, é através de todos os arquivos fiscais de entradas e saídas que o dono do negócio consegue comprovar as transações financeiras junto à Receita. Fique atento à lista:
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Notas fiscais: é preciso guardar e entregar ao contador todas as notas fiscais, sem exceção. Isso inclui as de entrada e de saída de produtos, de prestação e contratação de serviços, de conhecimento de transporte e de compra de bens;
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Notas fiscais de concessionárias: referem-se a serviços, como os de telefonia e energia elétrica;
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Arquivos eletrônicos: são os documentos emitidos em formato digital. Alguns exemplos são: redução Z, arquivos do Sped Fiscal e notas fiscais em formato XML;
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Comprovantes de pagamento dos impostos: é o caso do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), da GARE (Guia de Arrecadação Estadual) e da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).
3. Movimentação financeira e contábil
As movimentações financeiras e contábeis podem compreender diversos documentos. A lista abaixo é o mínimo de praticamente qualquer empresa, mas você pode precisar de outros conforme seu caso.
Isso porque é necessário contabilizar documentos que comprovem e acompanhem movimentações e manutenção de ativos e passivos, patrimônios, receitas e gastos no geral conforme sua atividade.
Consulte seu contador para mais informações sobre o seu caso. Abaixo, confira os principais documentos desta categoria:
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Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas;
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Arquivos eletrônicos: como extratos em formato OFX e controle de caixa;
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Recibos e contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
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Comprovantes diversos: de despesas e de receitas.
4. Controle de estoque
O último e não menos importante documento é o Livro Inventário do estoque. Você também precisa ter todos os documentos relacionados a ele em mãos.
É obrigação legal de qualquer empresa fazer a manutenção desse livro, já que as informações influenciam diretamente nos demonstrativos financeiros e são essenciais na apuração do custo de mercadorias vendidas.
Papel da contabilidade no fechamento de caixa
Aos contadores cabe, então, analisar os dados, conferir se estão corretos e lançar o resultado final no fechamento para, em seguida, retornar ao financeiro.
Apenas com a análise do fechamento mensal é que são feitas (ou refeitas) as projeções para os meses seguintes, considerando adaptações pertinentes no planejamento estratégico.
O objetivo é, portanto, identificar e discriminar todas as operações de forma correta, de modo que cada uma delas seja examinada e computada no Balanço Patrimonial, na DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) ou mesmo nos dois, dependendo do lançamento a ser feito.
É por isso que, quando há alguma divergência ou erro, os contadores interrompem todas as atividades para conferir com o financeiro o que aconteceu e só então finalizar o processo. É o que chamamos de conciliação contábil.
Em resumo, o papel da contabilidade é executar todo o fechamento mensal e ajudar o empreendedor nas tomadas de decisões com base nos resultados encontrados.
Integração com o financeiro agiliza este processo
Você pode estar se perguntando qual é o papel do setor financeiro nesse processo de fechamento mensal, pois parece que tudo é feito pela contabilidade. Mas não, as duas partes têm a mesma importância e funcionam melhor ainda quando estão integradas.
O setor financeiro é o responsável por reunir toda essa documentação para enviar ao contador, assim como acompanhar os números no dia a dia.
Acontece que a perda de documentos e dados é um dos problemas mais comuns nesse fluxo. E, quando feito de forma manual, os riscos de erros são altos, sem contar com o tempo perdido para corrigi-los.
Automatizar os processos e integrar todos os envolvidos deixa tudo muito mais fácil. Por meio da tecnologia, você economiza tempo, dinheiro e garante a segurança na troca de dados. Vale a pena dar o próximo passo e apostar neste recurso.
A Conta Azul Pro é uma plataforma de gestão completa e integrada, que reúne no mesmo lugar tudo o que você precisa para gerenciar o negócio. Ela também pode ser conectada com a contabilidade, facilitando a troca de informações e envio de documentos.
Com esse ERP online, também é possível monitorar as vendas e o estoque em tempo real e emitir notas fiscais com poucos cliques.
Você pode conferir tudo isso sem gastar nada. Faça o teste grátis da Conta Azul Pro agora e descubra que controlar o seu fluxo de caixa pode ser bem simples!
