Como calcular ponto de pedido e estoque de segurança

Saber como calcular o ponto de pedido e o estoque de segurança são duas das medidas mais importantes para os empreendedores que desejam operar de maneira sustentável e ter sucesso no varejo.

Afinal, a partir desses cuidados, você afasta a falta de produtos e atrasos no recebimento das mercadorias. Esses fatores impactam diretamente na satisfação dos consumidores, na boa negociação com os fornecedores e no próprio equilíbrio financeiro do negócio.

Se você deseja ter um controle mais eficiente e uma operação mais fluida, veio ao lugar certo. A seguir, entenda o que é e como calcular o ponto de pedido, a definição e a fórmula do estoque de segurança, além da importância desses cálculos. Tenha uma boa leitura! 

O que é ponto de pedido? 

O ponto de pedido se refere ao momento ideal para o gestor realizar uma nova compra de estoque, repondo os produtos vendidos na sua empresa. Sua finalidade é evitar a indisponibilidade de itens. Esse processo garante, na prática, que as demandas dos clientes sejam sempre atendidas.

Basicamente, trata-se da definição de uma quantidade mínima atribuída a cada tipo de item armazenado. Quando ela é atingida, significa que você precisa fazer um novo pedido de mercadorias aos seus fornecedores, para não ficar sem seu estoque.

Saber como calcular o ponto de pedido é uma medida preventiva essencial. Do contrário, você corre o risco de enfrentar um período com estoque vazio até que a nova remessa chegue à empresa. 

A consequência dessa situação é a perda de vendas durante o intervalo de espera. Também ocorre o comprometimento da satisfação dos consumidores. Isso porque, eles deixam de ter as suas demandas atendidas.

Além disso, saber qual é o momento exato de repor os volumes ainda ajuda a manter uma administração mais previsível do negócio, facilita o contato com os fornecedores e agrega mais previsibilidade à gestão financeira empresarial.

Evidentemente, todos esses ganhos não são obtidos por meio da intuição do empreendedor. Você precisa saber dos indicadores que compõem o ponto de pedido, fórmula do cálculo e toda a lógica por trás. Entenda como fazer isso logo abaixo.

Como calcular ponto de pedido 

A fórmula para calcular o ponto de pedido leva em consideração três fatores:

• O tempo que o fornecedor leva para entregar o produto ao seu negócio, chamado de tempo de reposição (TR). Esse fator considera apenas o prazo entre o seu pedido até a entrega na sua empresa. Então, se for necessário realizar uma cotação entre fornecedores, lembre-se desse tempo;  
• O estoque de segurança (ES), que você vai aprender a calcular mais à frente neste texto;
• O consumo médio (CM), que corresponde à média diária de mercadorias consumidas (ou vendidas).

 A partir desses 3 elementos, a fórmula para encontrar o ponto de pedido é: 

• PP = (CM x TR) + ES

Vamos a um exemplo. Imagine que uma loja de instrumentos musicais vende 20 violões nos 30 dias do mês. Portanto, seu consumo médio (CM) é de 0,67 (pois são 20 produtos / 30 dias = 0,67). 

Além disso, o tempo que essa empresa espera dos fornecedores para receber novos itens é de até 45 dias. Considerando que seu estoque de segurança é de 27 unidades, o ponto de pedido será calculado assim:

• PP = (0,67 x 45) + 27 = 57,15.

Ou seja, quando a quantidade de instrumentos chegar a 57 no estoque, é o momento de fazer um novo pedido ao fornecedor. 

• Também pode te interessar: Rotatividade de estoque- 9 erros mais comuns

O que é estoque de segurança?

Como você pôde ver, para saber como calcular o ponto de pedido, também é preciso entender o que é estoque de segurança, para aplicar o seu valor na fórmula. Como o próprio nome sugere, ele funciona como uma proteção contra a indisponibilidade de produtos.

Seu principal objetivo é mitigar riscos de ruptura de estoque. Isso porque, ele funciona como uma quantidade adicional de mercadorias, mantida pela empresa como uma reserva.

Assim, o estoque de segurança serve para lidar com imprevistos, que podem ser variações na demanda e no tempo de entrega dos fornecedores, por exemplo. Basicamente, são todos fatores que possam afetar a reposição de mercadorias. 

Vale lembrar que atrasos do fornecedor podem acontecer por motivos variados. Isso vai desde a desorganização da parte dele até demoras além do normal na produção, erros no pedido e até mesmo em razão de um acidente durante o transporte.

Ao estabelecer uma quantidade mínima necessária, o dono de negócio se previne contra esses possíveis problemas no abastecimento e evita que imprevistos externos prejudiquem a experiência de compra dos seus próprios clientes.

Além disso, a definição do estoque de segurança, também chamado de estoque mínimo, vai além do enfrentamento da ruptura. Ela permite fazer compras pontuais, não gastar mais do que o necessário e faz com que os produtos perecíveis não acabem acumulados em quantidades superiores que são vendidos. 

• Confira também: Planilha de controle de estoque- baixe grátis

Como calcular o estoque de segurança (ou estoque mínimo) 

A primeira dica sobre como calcular estoque de segurançaé olhar para o seu histórico de vendas e o perfil do cliente. Ao conhecer o seu consumidor e o que ele compra, fica mais fácil monitorar seus hábitos e prever uma margem de segurança para não faltar nenhum produto.

Lembre-se, porém, de que a compra representará um excedente que só será usado se a sua previsão de vendas for superada. Do contrário, irá valer como uma reposição para o período seguinte, desde que não se trate de um produto perecível – o que exige ainda mais cautela.

A fórmula para calcular o estoque de segurança (ES) resulta da multiplicação da demanda média de vendas diárias pelo tempo de entrega (em dias) dos produtos. Ela fica da seguinte maneira: 

• ES = DM x TE 

Vamos a um exemplo prático. Suponha que uma loja de moda íntima vende 30 peças por dia (DM). Além disso, seus novos pedidos são entregues em média 5 dias após a solicitação (TE). Sendo assim, temos:

• ES = 30 x 5 = 150

Ou seja, essa empresa precisa de, no mínimo, 150 peças no estoque para atender à sua demanda média de vendas no período entre a solicitação e a entrega dos produtos pelo fornecedor. 

Vale lembrar que esse cálculo deve ser feito para todos os tipos de produtos. Contudo, é importante ficar atento aqueles que possuem uma saída maior, ou seja, os mais procurados. 

Por exemplo, em uma loja de produtos infantis, as roupas para bebês costumam ter maior atratividade (e vendas) do que brinquedos eletrônicos. Por isso, vale a pena focar mais nesses itens ao calcular o estoque de segurança. 

• Veja também: Como a receita recorrente ajuda na gestão de estoque da sua empresa?

Riscos no estoque: entenda o que acontece quando este setor não recebe atenção 

Tenha em mente que o estoque representa um grande investimento e patrimônio. Assim, seu bom gerenciamento é vital para a organização financeira empresarial e para o próprio sucesso dos negócios.

Quando a gestão é eficiente, há um controle rigoroso das entradas e saídas no giro de produtos, prevenindo a falta de itens de maior procura e evitando que artigos de giro lento se tornem fonte de dinheiro parado.

Entretanto, quando isso não acontece, os prejuízos aparecem. Nesses casos, uma das consequências possíveis é a ruptura de estoque. Ela se refere às situações em que o consumidor chega a sua loja com uma necessidade e não encontra o que busca.

Independentemente se for alguém que nunca comprou de você ou se for um cliente de presença habitual no seu estabelecimento, se esse tipo de indisponibilidade ocorrer, quem ganha é a concorrência.

Tanto que, segundo estudo da Neogrid publicado na Mercado e Consumo, a falta de produtos está entre as principais causas de perdas de vendas no varejo. 

Neste texto, você viu que calcular o ponto de pedido e o estoque de segurança são medidas cruciais para ter eficiência na gestão das mercadorias. Com esses cálculos, é possível antecipar as necessidades de reposição, prevenir a falta de produtos e manter a satisfação dos clientes. 

Além disso, esses cuidados minimizam os riscos de perdas e desperdícios, otimizando a gestão financeira da empresa. Dominar essas técnicas é fundamental para uma operação eficaz e impulsionar o sucesso do seu negócio.

Mas, agora que você já sabe como calcular o ponto de pedido, que tal otimizar ainda mais a sua gestão? Acesse nosso conteúdo e entenda como um ERP online ajuda na gestão de estoque.